UCSUR-FN-P-4-V1 2 / 5 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para el traspaso temporal de un fondo fijo, de manera que se agilice la gestión y disposición del dinero asignado a un concepto. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por el Tesorero y es fuente de consulta y aplicación para el área de Tesorería, Finanzas y Contabilidad. 3. NORMAS A CONSULTAR 3.1 Procedimiento de Fondo Fijo. 3.2 Procedimiento de Cierre de Fondo Fijo. 3.3 Procedimiento de Gastos de Viaje. 3.4 Procedimiento de Emisión de Cheque, Carta de Transferencia y Pagos Electrónicos. 3.5 Procedimiento Administrativo: Guía de Orientación de Manejo de Fondo Fijo. 3.6 Procedimiento Administrativo: Manejo de Efectivo. 4. DEFINICIONES 4.1 Fondo fijo o Caja Chica : Constituye una cantidad determinada de dinero destinado a cubrir los gastos menores, excepcionales y urgentes que permitan solucionar los problemas de cada Unidad de Negocios para su buena marcha y funcionamiento. 4.2 Vales de Caja: Son documentos provisionales que se utilizan para realizar gastos de compras, movilidad y/o servicios; con cargo a rendir cuenta; canjeándolos posteriormente por los documentos contablemente sustentatorios. 4.3 Recibos de Movilidad: Son documentos que se utilizan para sustentar los gastos de movilidad y en el cual se debe adjuntar los boletos que sustenten el gasto de los mismos (en los casos de uso de los servicios de transporte público). 4.4 Documentos Contables Sustentatorios o Comprobante de Pago (C.P): Facturas, Boletas de Venta, Tickets, Recibos por Honorarios, Recibo de Movilidad, Liquidación de Bancos y Notas de Depósitos y otros establecidos por la normatividad de de Pago vigentes. 4.5 Formatos internos: Vale de caja, recibo de movilidad, formato de rendición de Fondo Fijo. 4.6 Reembolso: Es la reposición del dinero gastado por un trabajado para cumplir con el pago del proveedor. 5. NORMAS GENERALES 5.1 Gastos considerados por Fondo Fijo: Movilidades, gastos urgentes correspondientes a viáticos, agasajos, actividades festivas, accidentes y emergencias, accesorios eléctricos, gasfitería y de servicios generales, eventos especiales, reparación de equipos urgentes y alimentos en días no laborables. 5.2 La custodia del dinero de los Fondos Fijos es responsabilidad del Cajero. 5.3 Toda solicitud de dinero correspondiente a Fondo Fijo deberá ser solicitado en los formatos previamente establecidos para tal fin; los mismos que deberán ser visados (firma y sello) por la persona que autoriza. 5.4 La apertura del Fondo Fijo así como los reembolsos correspondientes en todos los casos se hará con Cheque a nombre del Responsable del Fondo Fijo : nombre del custodio: Cajero y no se consignará el sello de no negociable para que pueda ser canjeado en caja y así evitar el tiempo que se utilizaría en ir al banco y regresar. 5.5El traspaso temporal de un fondo fijo se producirá cuando la persona encargada de administrarlo, salga de vacaciones, de permiso o cambie de funciones temporalmente. 6. NORMAS ESPECÍFICAS 6.1 El gasto por cada transacción de compra y/o servicio excepcional (Servicio por Honorarios u otros) no debe exceder del 20% del Fondo Fijo hasta un límite de trescientos nuevos soles (S/. 300.00); si se supera dicho porcentaje o monto deberá tramitarse el Pago con Cheque. Por ningún motivo deberá recibirse un Vale de Caja a nombre de una persona que no tiene relación laboral directa con la empresa. 6.2 La Rendición de Vales de Caja (Gastos) por parte del trabajador que solicita dinero deberá rendirse dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de recibido el efectivo por parte del Cajero. 6.3 Si el trabajador que solicita dinero no hace el Rendimiento del Gasto dentro de las cuarenta y ocho (48) horas y el Cajero después de haber solicitado la rendición no obtiene respuesta ni la rendición; entonces deberá comunicar a su Jefe inmediato a fin de que este pueda realizar el informe al Director de Sede en SISE quien comunicará a para el descuento por planilla. 6.4 El Cajero deberá verificar en todos los de Pago recepcionados que la Razón Social, el Número de RUC, que la fecha del Comprobante de Pago no esté vencida y que los demás datos sean los correctos, que no haya borrones y/o enmendaduras, que los montos y que la suma sea la correcta (valor de venta más IGV), y que cumpla con todos los vistos buenos y sellos del DCAF (UCSUR) o Director de Sede (SISE); si el Comprobante de Pago no cumple con lo solicitado no deberá ser recepcionado por el Cajero. 6.5 Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad capacitar al Cajero para asegurar el adecuado funcionamiento del manejo del Fondo Fijo incluso en los casos en que se cambie de Responsable del Fondo Fijo; deberá capacitar al nuevo personal, hacer rendición de todos los desembolsos efectuados con el Fondo Fijo sustentados con los de Pago y un levantamiento de Acta de entrega del Fondo Fijo.
UCSUR-FN-P-4-V1 3 / 5 6.6 El responsable del fondo fijo: Cajero deberá llevar un registro de control de la utilización de los fondos asignados; de tal manera que en todo momento el Saldo de dicho control coincida con el efectivo disponible; este registro debe estar disponible en la computadora del responsable del Fondo Fijo, el cumplimiento de la norma de responsabilidad del Director de la Sede. 6.7 LA solicitud de reposición de fondo fijo que contengan gastos realizados en los primeros días del mes, no deberán considerarse como gastos del mes anterior; ya que estos se contabilizan en el respectivo; para este caso, la Solicitud de Reposición de Fondo Fijo, deberá ser separado presentando dos rendiciones independientes. La Solicitud de Reposición de Fondo Fijo a una fecha determinada, debe incluir todos los comprobantes que sustentan desembolso del fondo hasta la fecha de la reposición mencionada. Así mismo la reposición subsiguiente sólo debe incluir de Pagos que sustentan desembolso con fechas a partir de la reposición anterior y los siguientes. 6.8 Cualquier irregularidad encontrada durante el arqueo del Fondo Fijo realizado por la Dirección de Contabilidad o Auditoría Interna deberá informarse al Director de Sede y Director General de Institutos para tomar medidas correctivas. 6.9 En los casos de faltantes no sustentados en los Arqueos de Fondo Fijo se efectuará el descuento respectivo, en coordinación con la Dirección de, Dirección de Contabilidad y Dirección de Finanzas. 6.10 En los casos de sobrantes no sustentados detectados en los Arqueos de Fondos Fijos, estos serán recogidos y depositados a la Cuenta Bancaria de la empresa a la que corresponda el arqueo en coordinación de la Dirección de Contabilidad y con la Dirección de Finanzas. 6.11 Las Solicitudes de Reposición de Fondo Fijo sin excepción, serán recepcionadas en todo momento por la Dirección de Contabilidad. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable Inicio 1 Programa sus vacaciones y/o permiso. Cajero a ser Reemplazado 2 Acepta la programación y coordina la fecha de salida del cajero a ser reemplazado. Director de Finanzas y/o Tesorero 3 24 horas antes de su salida se realiza el arqueo de Fondo Fijo con presencia de finanzas. 4 La rendición consta de 4 partes: Efectivo, Cheques, Gastos y Vales. 5 En caso exista falta de dinero se envía el aviso a. Asistente de Contabilidad 6 Se procede al descuento del dinero faltante en su liquidación. 7 En caso el cuadre de fondo fijo esté correcto o exista un sobrante se continúa con el proceso de entrega; solo para el caso de sobrante se deposita en la cuenta correspondiente de UCSUR. Lo que es el efectivo y cheques, es contado y entregado al supervisor de caja. 8 Se da aviso al persona que tiene vales de dinero pendientes de rendir para que se acerquen a la brevedad. 9 Los Gastos con comprobantes de pago que lo acreditan son rendidos en el sistema para su seguimiento, va al flujo de Fondo Fijo Rendición en el módulo de 10 Terminada la rendición entrega los documentos del cuadre y su contraseña con la firma de un Acta a la Supervisora de caja. 11 Recibe la información, efectúa el cambio de contraseña en ese momento en presencia del cajero a ser reemplazado. 12 Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes de rendir recepcionados. 13 Para el caso de Conformes se continúa con el procedimiento de anticipo del módulo de 14 Para el caso de no Conformes se emite memorándum y adjunta copia de los comprobantes no. 15 Procede al descuento por planilla de la persona que tiene el comprobante de pago no conforme por contabilidad. 16 Archivo. 17 Fin Cajero en Retiro 18 Solicita su fondo fijo cuadrado y nueva contraseña. Cajero a ser Reemplazado de 19 El día de se realiza el arqueo del Fondo Fijo con presencia de Finanzas para devolver el fondo al cajero que está de regreso. 20 La rendición consta de 4 partes: Efectivo, cheques, gastos y vales. 21 En caso exista falta de dinero se envía el aviso a. Asistente de Contabilidad 22 Se procede al descuento del dinero faltante en su liquidación. Recursos humanos 23 En caso del cuadre de fondo fijo esté correcto o exista un sobrante se continua con el proceso de entrega; solo para el caso de sobrante se deposita en la cuenta correspondiente de UCSUR. Lo que es el efectivo y cheques, es contado y entregado al cajero de retorno.
UCSUR-FN-P-4-V1 4 / 5 N Acción Responsable 24 Se da aviso al personal que tiene vales de dinero pendientes de rendir para que se acerquen a la brevedad. 25 Los gastos con comprobantes de pago que o acreditan son rendidos en el sistema para su seguimiento, va al flujo de Fondo Fijo Rendición en el módulo de 26 Terminada la rendición entrega los documentos del cuadre y su contraseña con la firma de un Acta al Cajero de. 27 Recibe la información, efectúa el cambio de contraseña en ese momento en presencia del cajero a ser reemplazado. 28 Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes de rendir recepcionados. 29 Para el caso de Conformes se continúa con el procedimiento de anticipo del módulo de 30 Para el caso de no Conformes se emite memorándum y adjunta copia de los comprobantes no. 31 Procede al descuento por planilla de la persona que tiene el comprobante de pago no conforme por contabilidad. 32 Archivo. Fin Cajero a ser Reemplazado de 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Documento Código de Formulario Código de Cartilla de Instrucción Cheque Voucher UCSUR-FN-F-006-V1 UCSUR-FN-CI-006-V1 Rendición de Fondo Fijo UCSUR-FN-F-7-V1 UCSUR-FN-CI-7-V1 Vale de Caja UCSUR-FN-F-8-V1 UCSUR-FN-CI-8-V1 Recibo de Movilidad UCSUR-FN-F-9-V1 UCSUR-FN-CI-9-V1 9. ANEXOS DESCRIPCIÓN 9.1. Flujograma A ANEXO
UCSUR-FN-P-4-V1 5 / 5 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE FONDO FIJO SUPERVISOR DE CAJA RECURSOS HUMANOS ASISTENTE DE CONTABILIDAD DIRECTOR DE FINANZAS Y/O TESORERO CAJERO A SER REEMPLAZADO INICIO Entrega el efectivo y cheques del cuadre. Avisa al personal pendiente de vale se acerque a rendir. Cuadre correcto o con Sobrante-retorno 24 horas antes de su salida realiza arqueo de Fondo Fijo con presencia de Finanzas. Acepta la programación y coordina la fecha de salida Programa sus vacaciones y/o permisos. Entrega el efectivo y cheques del cuadre. Rendición- Rinde en el sistema los gastos con comprobantes de pago que lo acreditan. * Efectivo * Cheques * Gastos * Vales Cuadre correcto O con sobrante Avisa al personal pendiente de vale se acerque a rendir. Entrega su contraseña con la firma de un Acta a la Cajera. Recibe la información y efectúa el cambio de contraseña en ese momento. Procede al descuento por planilla. Falta dinero Rendición- Rinde en el sistema los gastos con comprobantes de pago que lo acreditan. Entrega su contraseña con la firma de un Acta. Acta Anticipo- Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes. No Avisa y coordina con la persona que generó el gasto con el comprobante no conforme. El día de realiza arqueo de Fondo Fijo con presencia de Finanzas. Solicita su fondo fijo cuadrado y contraseña. Si no canjea el documento aun plazo definido Memorándum Avisa y coordina con la persona que generó el gasto con el comprobante no conforme. Procede al descuento por planilla de la persona que tiene el comprobante de pago no conforme por contabilidad. Archivo Anticipo- Memorándum Emite memorándum y adjunta copia de los comprobantes no. Fin no Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes terminada la rendición. Elaborado por: BPTC Revisado por: Jorge Fajarado Tesorero / Raúl Marcos - Contador Aprobado por: Miluska Ciprian Director de Finanzas Recibe la información y efectúa el cambio de contraseña en ese momento. Revisión: Cada 6 meses Fecha de aprobación: Diciembre 2009