MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS Actualizado al 12/02/2015 1
OBJETIVO DEL MANUAL Definir los mecanismos para la Universidad, con el fin de desarrollar los procedimientos del dpto. de Recursos Humanos. ALCANCE DEL MANUAL: El presente manual describe, de manera formal, los procedimientos orientados a incrementar la eficiencia en los servicios que proporciona el Departamento de Recursos Humanos a las diversas dependencias de la Universidad. Actualizado al 12/02/2015 2
PROCEDIMIENTO PARA RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR Reclutar y Seleccionar. 1. El Departamento o Facultad, debe remitir una nota al Departamento de Recursos Humanos solicitando la contratación de un funcionario explicando los motivos y detallando el puesto a ser ocupado. 2. El Departamento de Recursos Humanos, inicia el proceso de reclutamientos para el cual existe dos fuentes; el interno y externo, posterior a ello procede a la selección, de acuerdo a lo establecido en el manual de funciones y descripción de puesto de los departamentos o facultades. 3. Para el reclutamiento de los candidatos se podrán utilizar los siguientes medios: a) Concurso interno; se dará preferencia para llenar vacancia a los funcionarios y/o pasantes de la Institución siempre y cuando reúnan el perfil requerido; b) A través de anuncios en la prensa escrita, internet (redes sociales) u otros medios; c) Paneles disponibles en la Institución. 4. Los candidatos deberán presentar curriculum vitae actualizado con los documentos que avalen la información presentada: certificado de Vida y Residencia, certificado Judiciales Área Penal, certificado de Antecedentes Policiales, Inforcomf. 5. RRHH es responsable de verificar los antecedentes y referencias. 6. Los curriculums de los candidatos más aptos (que se aproxime al perfil del cargo) se remitirán al responsable de la Dirección/Facultad o Departamento, que realizó el pedido para que éste los entreviste y realice su recomendación al Dpto. de RRHH. Actualizado al 12/02/2015 3
7. El responsable de la entrevista es quien solicitó la contratación, y es quien toma la decisión por uno de los candidatos y solicita a recursos humanos inicie los trámites para la contratación. 8. RRHH, presenta su informe (incluir condiciones laborales) a la Gerencia General, para la contratación del candidato/a que ha sido seleccionado/a, de manera a que pueda solicitar la aprobación al Consejo de Administración. Contratar 1. Aprobada la solicitud de contratación la GG comunica a RRHH. 2. RRHH se comunica con el seleccionado, para fijar la fecha de incorporación y el horario de presentación. 3. RRHH remite un memo a la Dirección Administrativa indicando las condiciones de la contratación: - salario, - horario, - fecha de inicio, - tipo de contratación (prestación de servicios o con inclusión en IPS), - dependencia a la que pertenecerá (departamento) - términos de referencia (funciones) - fecha de aprobación del CA. 4. La Dirección Administrativa, comunica al encargado de Personal y a la Dirección Financiera; 5. El responsable de Personal se comunica con el nuevo funcionario para que complete los formularios para proceder al alta en el sistema de sueldos, control de entradas/salidas de personal y en IPS; 6. RRHH., solicita a Dirección de Comunicación, la información oficial de la nueva incorporación. Actualizado al 12/02/2015 4
7. Una vez que la persona seleccionada haya firmado el contrato recibirá una copia del Reglamento Interno de Trabajo. Luego de haber cumplido los requisitos de la contratación, el funcionario pasará al proceso de inducción que estará a cargo del jefe del Departamento para el cual fue contratado. PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN Responsables del proceso de Inducción y Orientación: - Personal responsable del Departamento de Recursos Humanos - Jefe directo. - Persona encargada específicamente para el efecto. Método de Inducción y Orientación: - Entrevistas con responsable del Departamento de recursos humanos. -Recorrido por las instalaciones de la UAA - Folletos informativos. - Manuales Proceso 1. La persona responsable del dpto. de RRHH, recibe al nuevo funcionario, le entrega el reglamento interno de trabajo, el manual de inducción y le proporciona información respecto de; la jornada de trabajo, normas de asistencia al trabajo, uso del uniforme, remuneraciones y sistema de pago. 2. El nuevo funcionario completa su ficha personal para el alta en el sistema de manera a registrar su horario de entrada y salida, además de firmar el contrato de trabajo. Actualizado al 12/02/2015 5
3. La persona responsable del dpto. de RRHH, acompaña a un breve recorrido por las instalaciones de la UAA, de manera a que el nuevo funcionario pueda ubicar los servicios más importantes de la institución, posterior a ello procede a la presentación del Jefe directo. 4. El jefe directo se encarga de la presentación ante todos los integrantes del equipo de trabajo, y le da las orientaciones y los manuales relativos a las tareas que debe desarrollar PROCEDIMIENTO DE RENUNCIA El/la funcionario/a debe presentar a su jefe directo una nota en la que expone su deseo de desvincularse de la Institución El Jefe directo debe presentar la nota al Departamento de Recursos Humanos, con copia a su superior directo. RRHH, deberá reunirse con el jefe directo para conocer los detalles de la renuncia. Posterior a este trámite RRHH, conversará con el funcionario/a renunciante para saber los motivos de su salida. En el caso que el funcionario manifieste alguna posibilidad de continuidad en la Universidad, la propuesta será evaluada por RRHH, quien remitirá un informe a la GG, para elevar el pedido al CA, quien dará la autorización correspondiente. 1. En el caso que el CA apruebe la propuesta presentada por RRHH, se comunicará al funcionario su continuidad y las condiciones establecidas para el efecto. 2. RRHH, se encargará de comunicar al Dirección Administrativa lo aprobado por el CA. 3. En caso de que el CA, rechace la propuesta presentada por RRHH, este último deberá comunicar al funcionario su desvinculación y remitir la renuncia al Departamento Administrativo. Actualizado al 12/02/2015 6
La Dirección Administrativa comunicará al encargado de personal y a la encargada de la generación de salarios sobre la desvinculación, para que procesen los documentos pertinentes, y al Departamento de Recursos Humanos, la fecha de inicio y finalización del pre-aviso que el funcionario/a deberá cumplir. Departamento de Recursos Humanos comunica dichas fechas al funcionario/a. El último día de preaviso el funcionario deberá pasar por la Dirección Financiera para cobrar sus haberes y firmar la documentación correspondiente. El Departamento de Recursos Humanos solicita a Dirección de Comunicación, que informe sobre dicha desvinculación. PROCEDIMIENTO DE DESPIDO El Jefe directo deberá presentar a su inmediato superior y al Departamento de Recursos Humanos una nota explicando los motivos por los cuales solicita el despido del funcionario/a. Con el Visto Bueno del inmediato superior, el Departamento de Recursos Humanos, solicitará a la Dirección Administrativa y a la Dirección Financiera, información respecto de la antigüedad, antecedentes sobre amonestaciones, y cálculo del monto total que corresponde se otorgue por el despido. El Departamento de Recursos Humanos remitirá el legajo del funcionario a la asesoría jurídica para revisión y dictamen. La Asesoría Jurídica remite el dictamen al Departamento de Recursos Humanos detallando el periodo de preaviso y la documentación que deberá firmar el empleado. La Gerencia General, pasa los antecedentes del caso y solicita el Visto Bueno del Consejo de Administración. Actualizado al 12/02/2015 7
El Consejo de Administración notifica a la GG la decisión tomada. En caso de aprobación del pedido de despido, RRHH se encargará de comunicar a la Dirección Administrativa para que solicite al encargado de personal y a la encargada de generación de salarios los documentos pertinentes. RRHH comunica al funcionario su despido, le hace firmar su carta de preaviso y le indica la fecha que debe pasar a retirar su liquidación. RRHH solicita a DIRCOM informe de la desvinculación del funcionario/a. PROCEDIMIENTO DE TRASLADO 1- El funcionario presenta una nota a RRHH, explicando los motivos del pedido de traslado. 2- RRHH, se entrevista con el jefe directo del funcionario para interiorizarse de lo solicitado y ver la viabilidad del traslado 3- RRHH, investiga sobre la vacancia existente en otro departamento, de manera a plantear al al responsable del mismo la posibilidad de aceptar al funcionario/a. 4- RRHH, elaborar un informe, con una recomendación, parar elevar a la GG, quien solicita la aprobación del CA. 5- Si el CA, aprueba el pedido, la GG comunica a RRHH la aceptación del traslado. 6- RRHH comunica al Departamento Administrativo, el traslado aprobado. Actualizado al 12/02/2015 8
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR APOYO ECONOMICO CAPACITACIÓN FUNCIONARIO -DOCENTE 1. El/la funcionario/a, docente solicita a su jefe directo o Director de Departamento, ayuda económica para realizar cursos de capacitación. 2. El jefe directo o Director de Departamento, evalúa la solicitud en función a criterios definidos y si lo considera pertinente, remite el pedido con su conformidad, a RRHH. 3. RRHH presentará la solicitud a Gerencia General, con las recomendaciones del apoyo económico, o la negativa, según el siguiente parámetro: Ayuda económica del 100%: Se solicitará el apoyo económico del 100% si el curso está relacionado directamente con las funciones que realiza, o materias que imparte y se demuestre que beneficiará al desempeño de sus actividades. Ayuda económica hasta el 50%: Se solicitará el apoyo económico hasta el 50%, si el curso le proporcionará herramientas para mejorar la calidad de su trabajo, aún sin estar relacionado directamente con las funciones que desempeña. No se otorgará ayuda económica, a las solicitudes de capacitación que no guarden relación alguna con las actividades que realiza. 4. La GG eleva el pedido al CA, quién autoriza o rechaza el otorgamiento de la ayuda económica. 5. La GG comunica la decisión del CA a RRHH para que lo notifiquen a quienes lo solicitaron. 6. RRHH presenta a la GG la orden de pedido y pago de acuerdo al monto aprobado, adjuntando a la misma los detalles de la capacitación. 7. RRHH se responsabiliza del pago y la rendición de los comprobantes ante la Dirección Financiera Actualizado al 12/02/2015 9
PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 1. El funcionario o docente asume el compromiso de participar del curso. 2. En caso que el funcionario o docente no asista al curso de capacitación, RRHH conversará con el/la beneficiario/a solicitando una explicación del motivo de su ausencia y en caso de que abandone tendrá que devolver el importe abonado por la Universidad. 3. RRHH remitirá un informe del control de las capacitaciones a GG PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DOCENTE 1. El Decano o Director de Departamento del cual depende la materia, incorpora a la plataforma (e-trabajo) las planillas con las propuestas de nombramiento de docentes, para el análisis y opinión del Comité de Revisión de dichas propuestas. 2. El Comité conformado por un profesor del Departamento designado por CA la GG, la Rectora, el Director/Decano, y el responsable de la Unidad de Planificación y Control de Gestión Académica. Los miembros del comité de revisión deben emitir opinión sobre acuerdo de las propuestas presentadas. 3. Con el dictamen del Comité, la Gerencia General remite las propuestas al al Consejo de Administración. 4. Aprobadas las propuestas la Unidad de Planificación y Control de Gestión Académica realiza las siguientes actividades: Asignar profesores a los cursos dados de alta en el Sistema CaWin. Envía a la Dirección Financiera copias de las propuestas aprobadas y de los documentos de identidad de los nuevos docentes. Actualizado al 12/02/2015 10
PROCEDIMIENTO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO DOCENTE Al inicio de cada semestre, las Gerentes de Facultad (GDF) preparan los contratos de los profesores y los remiten al Departamento de Recursos Humanos. El Dpto. de RRHH verifica con la planilla, aprobada por el Consejo de Administración, que contiene el número de curso, la materia, el profesor, la categoría del profesor, el horario de clase y el turno que le corresponde y los remite a la Dirección Administrativa. En la Dirección Administrativa se realiza un nuevo control, y con la firma del responsable asignado a dicho control, se remite nuevamente al Departamento de Recursos Humanos. El dpto. de RRHH remite los contratos a las diferentes Facultades para la firma correspondiente de cada profesor. Las GDF remiten al dpto. de RRHH todos los contratos firmados para su archivo. Actualizado al 12/02/2015 11
PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICADO O CONSTANCIA DE TRABAJO FUNCIONARIO -PROFESOR 1. El funcionario o profesor, debe presentar su solicitud de certificado o constancia de trabajo al dpto. de RRHH. 2. La solicitud debe realizarse a través del formato diseñado para ello, el cual debe ser firmado por RRHH en señal de acuse de recibo y devolver una copia al solicitante. 3. RRHH, procede a verificar los datos del funcionario y/o profesor. 4. RRHH remite el pedido al dpto. de personal (unidad dependiente de la Dirección Administrativa). 5. El dpto. de personal confecciona los certificados o constancia de trabaja para que los mismos sean firmados por la Directora Administrativa. 6. Posteriormente hace entrega del certificado o constancia de trabajo al interesado con acuse de recibo. 7. En el caso de certificados de trabajo para docentes de Grado o Postgrado, se piden los datos al departamento de Recursos Humanos, quien obtiene los datos del sistema CAWIN (historial docente) 8. La solicitud del certificado debe decir para qué lugar va dirigido. Actualizado al 12/02/2015 12
PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE HORAS EXTRAORDINARIAS. 1. Cuando un departamento o facultad requiera ejecutar labores fuera de los horarios señalados como horas de trabajo, debe solicitar la autorización correspondiente de su jefe directo (Rector, GG, Dirección Administrativa, Dirección Financiera), esto con la finalidad de reconocer posteriormente el pago adicional. 2. Para efectos de pago de las horas extraordinarias, el departamento solicitante debe remitir un informe de horas extraordinarias, en el cual debe Será responsabilidad del Jefe inmediato velar por el control del tiempo extraordinario efectivamente 3. Las horas extraordinarias se remunerarán de conformidad con lo dispuesto en el Código de trabajo, salvo situaciones especiales reguladas por la Universidad. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE VACACIONES. 1. La encargada del dpto. de Personal (dependiente de la Dirección Administrativa), remite al dpto. de RRHH la nómina de funcionarios indicando los días de vacaciones que le corresponde a cada uno, a fin de enviar a cada departamento la información para la planificación de las vacaciones del funcionariado. 2. En la medida que cada departamento presenta a RRHH la planificación de vacaciones, esta envía la planilla al dpto. de personal. 3. El dpto. de personal se encarga de preparar las notificaciones de vacaciones para cada funcionario que son firmadas por la directora administrativa. 4. Posteriormente hace entrega de las notificaciones con acuse de recibo a cada funcionario. Actualizado al 12/02/2015 13
5. En caso de que por algún motivo el funcionario dese modificar las fechas de sus vacaciones o quiera adelantar u cobrar debe presentar una nota al dpto. de RRHH. 6. El dpto. de RRHH verifica el pedido y lo presenta a la GG. 7. La GG, solicita autorización del CA. 8. Una vez que se reciba la autorización del CA, se comunica a RRHH para que informe al funcionario. PROCEDIMIENTO PARA AMONESTACIÓN, SANCIÓN y/o SUSPENSIONES 1. Las sanciones, amonestaciones, suspensiones surgen por lo general por llegadas tardías o por incumplimiento de la normativa de la institución en cuanto a la gestión de algún pago, pedido, etc. 2. La encargada del Dpto. de Personal confecciona las notificaciones de sanciones para funcionarios que son firmadas por la directora administrativa. 3. El registro de marcas de cada funcionario se envía a los jefes de Dpto. respectivos para que confirmen las sanciones o definan su omisión. 4. Las suspensiones se aplican de acuerdo a la violación del Reglamento Interno de Trabajo. Actualizado al 12/02/2015 14
ANEXO. NORMATIVA RRHH PARA BAJA FUNCIONARIOS, PASANTES E INSTRUCTORES 1. Para el caso de baja de funcionarios: RRHH deberá comunicar la salida de los funcionarios Al Jefe del dpto.. Técnico para que elimine accesos de áreas restringidas; elimine los usuarios y los emails (cuando no sean académicos, como el caso de profesores) Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los accesos a sistemas A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las listas de difusión interna. A la encargada de personal para que realice la exclusión de IPS A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos 2. Para el caso de los pasantes: RR.HH. deberá comunicar la salida de los pasantes. Al Jefe del dpto.. Técnico para que elimine accesos de áreas restringidas; elimine los usuarios y los emails (cuando no sean.alu) Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los accesos a sistemas A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las listas de difusión interna. A la encargada de personal para que borre sus nombres del sistema de marcación de horas. A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos. Actualizado al 12/02/2015 15
3. Para los instructores RR.HH. deberá comunicar la salida de los pasantes para restringir accesos de áreas restringidas; eliminar los usuarios y los emails (cuando no sean.alu) y comunicará a: Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los accesos a sistemas. A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las listas de difusión interna. A la encargada de personal para que borre sus nombres del sistema de marcación de horas. A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos. 4. Para los profesores RRHH deberá comunicar la desvinculación de los mismos ni bien sea comunicada al respecto y realizar la baja en IPS según corresponda. Comunicará a: A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos (si correspondiese) Actualizado al 12/02/2015 16