DESCRIPTIVO PHC Flota CS PHC PHC Flota CS Controle todos los costes y usuarios de su flota La solución para el control total de los costes de la flota, mantenimiento y estado de la misma. BUSINESS AT SPEED Visite www.phcsoftware.es Puede guardar toda la información sobre cada vehículo y consultarla desde su ficha respectiva. Destinatarios Empresas con flota de automóviles Solución Gestión de mantenimientos pasados y futuros Control de costes Gestión de accesorios de vehículos Importación de datos del sistema Galp Flota Beneficios Control de vehículos y conductores Gestión de costes y viajes Mantenimientos Historial de siniestros
Características principales Control total sobre la flota, conductores, accesorios y mantenimientos. Estadísticas por vehículo, departamento, viaje, etc. Rankings de vehículos con más costes, los que más viajan, etc. Análisis gráfico de la evolución de cualquier tipo de gasto. Control de gastos a los 100 Kms, mensual o anual. Emisión automática de compras a partir de gastos (solo con PHC Gestión). Análisis de medias de consumos y evolución de las mismas. Exportación de datos a una hoja de calculo. Gestión de los accesorios de cada vehículo. Control total de conductores. Gestión y control del mantenimiento de la flota. Análisis de información por centro de coste. Historial de siniestros de cada vehículo. Control de seguros y leasings. Control de fechas de pago del ICV y fechas límites de ITV. El módulo PHC Flota CS se ha diseñado para controlar toda la información de su flota. Para ello el objetivo era desarrollar un programa que además de guardar toda la información sobre cada vehículo, permita también: Toda la información sobre el parque de vehículos Archivar toda la información sobre cada vehículo, así como datos del documento de registro, accesorios que posee, historial de gastos y mantenimientos y mucha más información. Puede consultar inmediatamente la media de sus costes, n.º de kilómetros, costes mensuales así como obtener el tipo de listados que desee. Control y estadísticas completas sobre los gastos Puede obtener gráficos y evoluciones de gastos, así como exportar los datos a hojas de cálculo. Todos los gastos verificados con los vehículos se van introduciendo en el programa a medida que se producen, lo que permite obtener en cualquier momento las estadísticas que desee. Puede incluso definir el tipo de gasto, cuál es el conductor y cuál es el viaje al que se refiere el gasto. De esta forma, obtiene fácilmente totales por tipo de gasto, realiza la gestión de viajes realizados, obtiene el control e información sobre los conductores. Control de kilómetros por contrato de Leasing/Renting Existe la posibilidad de definir un número de kilómetros contratados cuando se hace un contrato de leasing o de renting para cada vehículo. Al introducir gastos de flota, la aplicación avisará cuando esté cerca del total de kilómetros contratados. También se incluye un análisis que permite ver los kilómetros realizados por año de contrato. Control sobre los gastos de la flota (integración con Gestión) El Software permite controlar los gastos efectuados con los vehículos, respetando el kilometraje de cada uno. Los gastos pueden ser: accesorios, combustible, peajes, etc. Si posee el módulo PHC Gestión CS, siempre que introduzca compras, introduzca gastos en la flota de forma inmediata, los campos de valor y cantidades se incluyen automáticamente en el fichero de gastos. Por otro lado, un documento de compra se p. 2
traduce en varios gastos, como abastecimiento del vehículo y adquisición de piezas, si los introduce mencionando los datos de la factura, puede crear el expediente inverso, es decir, puede emitir automáticamente un documento de compra con los gastos de su vehículo. Puede imprimir en una hoja, toda la información sobre determinado mantenimiento para entregarla en el taller. Es en este fichero donde registra toda la información sobre determinada operación de mantenimiento que posteriormente puede marcarse como realizada. Historial de revisiones y mantenimientos Puede crear un historial de revisiones y mantenimientos con todos los datos de cada vehículo. De esta forma podrá organizar las revisiones en función de los kilómetros indicando, en ese momento, el programa y el tiempo que falta para la intervención, de acuerdo con los kilómetros que el vehículo hace de media. También puede realizar mantenimientos en los vehículos, como por ejemplo: registrar mas citas de las revisiones obligatorias (ej.: las de 30.000 km, 60.000km, 90.000 km), registrando, por ejemplo, un mantenimiento para los 30.000km sin fecha, porque no sabe cuándo se va a producir. Se puede imprimir una ficha para entregar en la revisión, donde constan, además de los datos del vehículo, otro tipo de comentarios registrados hasta ese momento como, por ejemplo, ruidos extraños, luces para sustituir, etc. Control de los accesorios instalados El software permite controlar todos los accesorios de cada vehículo, así como sus respectivos gastos. Podrá saber en cualquier momento en qué vehículo se encuentra determinado accesorio. Concretamente, en el caso de los neumáticos podrá saber, por ejemplo, cuántos kilómetros tiene cada neumático, si se ha reparado en alguna ocasión, etc. Historial de siniestros de los vehículos El software permite controlar los siniestros de los vehículos, registrando: el conductor, el lugar del accidente, los datos del otro vehículo, etc. A través de la ficha del vehículo es posible consultar todos los siniestros del mismo, así como introducir un nuevo siniestro. Los usuarios que trabajan a diario con este módulo conocen la importancia de saber anticipadamente las acciones que sucederán con la flota que están gestionando. De esta forma, con el módulo PHC Flota CS, pueden contar con una configuración preparada, basada en una BD ejemplo y que permite, a través del Monitor de trabajo, avisar en tiempo útil de todas las fechas importantes relacionadas con seguros o, por ejemplo, mantenimientos pendientes, etc. Todo esto es configurable, pero el usuario puede decidir lo que quiere ver y cuándo quiere recibir una notificación de los asuntos relacionados con la flota. p. 3
Análisis y estadísticas globales Puede obtener la evolución anual por tipo de gasto o por grupo de gasto, para determinado centro de coste, relativo a determinado modelo, etc. Puede obtener también rankings de gastos, tales como: vehículos con más costes; vehículos con mayor media de consumo por kilómetro; vehículos que recorren más kilómetros; kilómetros recorridos por contrato de Leasing/Renting; etc. Dashboard PHC Flota CS (opcional) Esta plantilla incluye un conjunto de análisis e indicadores que permiten analizar los costes detallados de todos los vehículos de su empresa, contribuyendo a mejorar el soporte para la decisión. Es una herramienta de gestión importante para el decisor, ya que le permite saber rápidamente el estado de su flota sin tener que interpretar grandes volúmenes de datos, todo desde un solo lugar y de forma centralizada. Esta plantilla está disponible en un panel de información, formado por varias pestañas, donde cada pestaña muestra información de un área determinada de su flota. En un único monitor puede consultar una serie de variaciones que permiten analizar los gastos de sus vehículos. Al analizar esta pestaña, conocerá datos más objetivos que permiten saber el peso de cada vehículo en los indicadores presentados. Al añadir el módulo PHC Dashboard CS al módulo PHC Flota CS puede: analizar los costes por vehículo durante el año y comparar los resultados con el año anterior; ver los costes anuales de los vehículos, detallados en formato gráfico; supervisar los mantenimientos de sus vehículos y saber para cada tipo de mantenimiento, en qué áreas hay más costes; ver detallado y en gráfico los mantenimientos de sus vehículos durante el año; saber de inmediato cuáles son los vehículos con más kilómetros en el año y en total, cuáles tienen más gastos y cuáles tienen más mantenimientos; conocer los costes totales de sus vehículos, por km y por 100 kms, la media en kilómetros de los mismos, la validez de los seguros y leasing/renting y también los accesórios asignados a cada vehículo. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 4
VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon
Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en 29.200 empresas clientes utilizan el Software PHC. PHC Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño www.cabine.pt p. 6