Versión: 1.3 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 25/07/2015 1.0 DIEGO GUERRERO 19/09/2015 1.1 DIEGO GUERRERO 22/10/2015 1.2 DIEGO GUERRERO 05/11/2015 1.3 DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa
TABLA DE CONTENIDO 1. PROCESO COMPRAS DE CERDAS Y MACHOS REPRODUCTORES 4 1.1 CREACIÓN ORDEN DE COMPRA 4 1.2 ENTRADA DESDE ORDEN DE COMPRA 6 1.3 CAUSACIÓN FACTURA COMPRA DE CERDAS / MACHOS 8 2. COMPRA MEDICAMENTOS 10 2.1 ORDEN DE COMPRA 10 2.2 ENTRADA DESDE ORDEN DE COMPRA 12 2.3 CAUSACIÓN FACTURA COMPRA DE CERDAS / MACHOS 14 3. PEDIDO INSUMOS 16 3.1 PEDIDO NO FACTURABLE 16 3.2 REMISIÓN DESDE PEDIDO NO FACTURABLE 19 3.3 ENTRADA DE ALIMENTO AL INVENTARIO 20 3.4 AJUSTE DE COSTO VS PRECIO DE VENTA 22 3.5 SOBRECOSTO POR FLETE 24 3.6 CAUSACIÓN FACTURA DE SOBRECOSTOS POR FLETE 26 3.7 REMISIÓN DE ALIMENTO 27 3.8 DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS CONSUMIDOS 30 4. NACIMIENTO LECHONES 33 4.1 AJUSTE DE INVENTARIO POR NACIMIENTO 33 5. AMORTIZACIÓN 35 5.1 AMORTIZACIÓN CERDAS / MACHOS REPRODUCTORES 35 6. MORTALIDAD CERDOS 41 6.1 AJUSTE DE INV POR MORTALIDAD CERDAS INVENTARIO 41 6.2 AJUSTE AMORTIZACIÓN CERDA GESTANTE 43 7. TRASLADO ENTRE ETAPAS 47 7.1 ESCENARIOS DE TRASLADO ETAPAS 47 8. TRASLADO A BODEGA DE VENTA 50 8.1 TRANSFERENCIA DE INVENTARIO A BODEGA DE VENTA 50 8.2 SOBRECOSTOS POR FLETE 51 Page 2 of 75
8.3 CAUSACIÓN FACTURA DE SOBRECOSTOS 53 8.4 ENTRADA POR SACRIFICIO 55 8.5 CAUSACIÓN SERVICIO SACRIFICIO 57 8.6 TRASLADO A CARNE EN CANAL 60 9. VENTA DE CERDOS 64 9.1 FACTURA DIRECTA VENTA DE CERDOS 64 10. GASTOS FINANCIEROS 68 10.1 CAUSACIÓN GASTO ARRENDAMIENTO 68 10.2 REPORTE COSTOS A DISTRIBUIR 70 10.3 DISTRIBUCION DE GASTOS 72 Page 3 of 75
1. PROCESO COMPRAS DE CERDAS Y MACHOS REPRODUCTORES 1.1 CREACIÓN ORDEN DE COMPRA La creación de la Orden de Compra la realiza la persona encarga del almacén, remitida por el técnico de la granja. La ruta que se debe seguir para establecer la Orden de Compra ingresando al módulo comercial de la siguiente forma para generar un documento OCC: Compras Órdenes de compra Directas. Se despliega un menú el cual se debe diligenciar con los datos solicitados por este. C.O: Centro de operación, ubicación geográfica donde se realiza el documento Tipo docto: OCC ORDEN DE COMPRA COMERCIAL Proveedor: Tercero a quien se le cargará la orden de compra. Sucursal: Sucursal del tercero a quien se le cargará la orden de compra. Moneda: Código de la moneda en la que se realizará el documento. Page 4 of 75
En la pestaña Ítem se ingresan los datos del ítem que se va a cargar en la Orden de compra, dando click sobre el botón Adicionar en la parte inferior de la pantalla. Ítem: El producto que se va a comprar, ya sean cerdas en reemplazo o machos reproductores. CERDOS: en este campo se indica la extensión del ítem. Bodega: Ubicación donde será destinado los ítems a comprar. Motivo: 23 Negocio Cerdos Cant ordenada: La cantidad de cerdos o cerdas que se van a comprar. Precio unitario: el precio de cada uno de los ítems a comprar. C.O: Centro de operación donde se genera el documento U.N: 12 NEGOCIO CERDOS Notas: Texto breve que describa el documento. Page 5 of 75
1.2 ENTRADA DESDE ORDEN DE COMPRA El proceso continua ingresando al inventario las cerdas de reemplazo compradas, generando un documento EAC con fechas actuales. Siguiendo la ruta por el módulo Comercial Entrada desde OC. : Compras Entradas y devoluciones Al ingresar al documento se ingresan los datos que solicita el encabezado. C.O: Centro de operación, ubicación geográfica donde se realiza el documento Tipo docto: EAC ENTRADA ALMACEN POR COMPRAS O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón O.C El resto de campos se completarán automáticamente al tener identificado el consecutivo de Orden de Compra. Page 6 of 75
En la pestaña Ítem se ingresan los datos del ítem que se va a cargar en la entrada por compra, dando click sobre el botón Adicionar en la parte inferior de la pantalla. Se despliega una serie de campos que se deben diligenciar con la siguiente información. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Información automática traída desde la Orden de Compra. Dentro de la pestaña Orden de compra se verifican que los ítems incluidos en ésta, serán los que los elegidos para generarles la entrada de inventario. Se debe dar click en Marcar Dentro de la pestaña Ítems se pueden agregar más elementos dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Para finalizar el documento, se da click en Salvar (F7), seguido del botón Aprobar (Ctrl + A) Se despliega una ventana a la que se debe dar click en SI Page 7 of 75
1.3 CAUSACIÓN FACTURA COMPRA DE CERDAS / MACHOS Existen dos opciones para realizar el registro de la factura o causación de esta, que son: Dentro del documento de entrada se accede a la causación dan click al botón de la registradora ubicado en la parte superior, allí se despliega el menú correspondiente a la causación. Se completan los campos en la cabecera del documento. Se procede a causar la factura emitida por el proveedor que vendió las cerdas, este proceso crea un documento FPC, siguiendo la ruta Compras Facturas y notas de proveedor Facturas por el módulo Comercial. Al ingresar a la opción, se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información: Page 8 of 75
En la pestaña Entradas se selecciona la entrada creada por la compra de los CERDOS / CERDAS y se selecciona el valor del documento. Dentro de la pestaña CxP se aplica el valor a la cuenta por pagar dependiendo el tipo de proveedor. Y para finalizar el documento se aprueba dando click en Aprobar (Ctrl + A) Page 9 of 75
2. COMPRA MEDICAMENTOS 2.1 ORDEN DE COMPRA La creación de la orden de compra se realiza de la misma manera que se hizo la compra de CERDAS / MACHOS La ruta que se debe seguir para establecer la Orden de Compra ingresando al módulo comercial de la siguiente forma para generar un documento OCC: Compras Órdenes de compra Directas. Se despliega un menú el cual se debe diligenciar con los datos solicitados por este. C.O: Centro de operación, ubicación geográfica donde se realiza el documento Tipo docto: OCC ORDEN DE COMPRA COMERCIAL Proveedor: Tercero a quien se le cargará la orden de compra. Sucursal: Sucursal del tercero a quien se le cargará la orden de compra. Moneda: Código de la moneda en la que se realizará el documento. Page 10 of 75
En la pestaña Ítem se ingresan los datos del ítem que se va a cargar en la Orden de compra, dando click sobre el botón Adicionar en la parte inferior de la pantalla. Ítem: El medicamento que se va a comprar. CERDOS: En este campo se indica la extensión del ítem. Bodega: Ubicación donde será destinado los ítems a comprar. Motivo: 23 Negocio Cerdos Cant ordenada: La cantidad ítems que se van a comprar. Precio unitario: El precio de cada uno de los ítems a comprar. C.O: Centro de operación donde se genera el documento U.N: 12 NEGOCIO CERDOS Notas: Texto breve que describa el documento. Page 11 of 75
2.2 ENTRADA DESDE ORDEN DE COMPRA El proceso continua ingresando al inventario los medicamentos e insumos comprados, generando un documento EAC con fechas actuales. Siguiendo la ruta por el módulo Comercial Entrada desde OC. : Compras Entradas y devoluciones Al ingresar al documento se ingresan los datos que solicita el encabezado. C.O: Centro de operación, ubicación geográfica donde se realiza el documento Tipo docto: EAC ENTRADA ALMACEN POR COMPRAS O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón O.C El resto de campos se completarán automáticamente al tener identificado el consecutivo de Orden de Compra. Page 12 of 75
En la pestaña Ítem se ingresan los datos del ítem que se va a cargar en la entrada por compra, dando click sobre el botón Adicionar en la parte inferior de la pantalla. Se despliega una serie de campos que se deben diligenciar con la siguiente información. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Información automática traída desde la Orden de Compra. Dentro de la pestaña Orden de compra se verifican que los ítems incluidos en ésta, serán los que los elegidos para generarles la entrada de inventario. Se debe dar click en Marcar Dentro de la pestaña Ítems se pueden agregar más elementos dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Para finalizar el documento, se da click en Salvar (F7), seguido del botón Aprobar (Ctrl + A) Page 13 of 75
Se despliega una ventana a la que se debe dar click en SI 2.3 CAUSACIÓN FACTURA COMPRA DE CERDAS / MACHOS Existen dos opciones para realizar el registro de la factura o causación de esta, que son: Dentro del documento de entrada se accede a la causación dan click al botón de la registradora ubicado en la parte superior, allí se despliega el menú correspondiente a la causación. Se completan los campos en la cabecera del documento. Se procede a causar la factura emitida por el proveedor que vendió los medicamentos e insumos, este proceso crea un documento FPC, siguiendo la ruta Compras Facturas y notas de proveedor Facturas por el módulo Comercial. Page 14 of 75
Al ingresar a la opción, se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información: En la pestaña Entradas se selecciona la entrada creada por la compra de los Medicamentos e Insumos y se selecciona el valor del documento. Dentro de la pestaña CxP se aplica el valor a la cuenta por pagar dependiendo el tipo de proveedor. Y para finalizar el documento se aprueba dando click en Aprobar (Ctrl + A) Page 15 of 75
3. PEDIDO INSUMOS 3.1 PEDIDO NO FACTURABLE Se realiza la solicitud de alimento a la granja por medio de un pedido no facturable que genera un PQN, para éste se debe seguir la ruta por el modulo Comercial Ventas Pedidos No Facturable. Se diligencian los campos requeridos en la cabecera del documento, Page 16 of 75
Dentro de la pestaña Generales se registra el tipo de cliente y en Notas un texto breve que haga referencia al documento. ha En la pestaña Ítem se registran todos los productos que se va a consumir la granja. Picando en el botón Adicionar luego de haber culminado cada uno. Page 17 of 75
Completando los campos de cada Ítem de la información equivalente a la unidad de medida y las cantidades que se va a consumir la granja de cada producto. En la pestaña Compromisos se muestran las cantidades comprometidas de cada ítem anteriormente seleccionado. Page 18 of 75
3.2 REMISIÓN DESDE PEDIDO NO FACTURABLE Se realiza remisión del alimento con base en el pedido no facturable creado previamente, la crea el encargado de la facturación siguiendo la ruta por el módulo Comercial Ventas Remisiones Desde pedidos no facturables. Una vez dentro de esta opción se completan los campos necesarios en los filtros para consultar y llegar hasta el pedido que se desea. En la pestaña Resultado se halló el pedido deseado, allí se da click sobre el icono Remisionar Page 19 of 75
En la ventana que se despliega se indica la información de la fecha en que se quiere deja la transabilidad del documento. Y se da click en Aceptar. 3.3 ENTRADA DE ALIMENTO AL INVENTARIO Para ingresar a esta opción se realizará un documento I10 por el la ruta es Inventarios Documentos Entradas Directas. Completamos los campos requeridos en el menú que se despliega como Centro de Operación, Tipo documento, Nota. Page 20 of 75
En la pestaña Ítem se ingresan los datos del alimento que se va a realizar la entra y de la bodega que se va a afectar por esta estrada. Motivo: 01 Ent Alimento/Insumos Neg Cerdos. Al finalizar la entrada de dicho alimento se verifica el movimiento contable dejando por resultado. Que se afectó de manera débito la cuenta 143005 Producto Terminado y acreditando la cuenta 7105530 Costo Otros Animales. Page 21 of 75
3.4 AJUSTE DE COSTO VS PRECIO DE VENTA Se realiza ajuste del costo al precio de venta, generado por el autoconsumo de alimento que se hará posteriormente, versus el precio de venta, que se evidencia en el formato físico de la remisión no facturable. Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos. Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento. Dentro de la pestaña de movimientos, se ingresa la información equivalente a este ajuste de costo, como el ítem de alimento. Page 22 of 75
Ajustando el costo según los ítem y la cantidad de alimento que hayan ingresado a la granja. Al finalizar la nota de ajuste, se verifica el movimiento contable, identificando las cuentas que se afectaron en este fueron de Inventario para modificar el costo. Page 23 of 75
3.5 SOBRECOSTO POR FLETE Se realiza una nota de sobrecosto por el flete que se generó al transportar el alimento de la planta hacía la granja que va a consumir dicho alimento. La ruta a seguir para la creación del documento NSC es, Compras Entradas y devoluciones Sobrecostos Por mayor valor, dentro del módulo Comercial Al desplegarse la ventana de Sobrecostos por mayor valor, se completan los datos requeridos en la cabecera del documento. Dentro de la pestaña Generales se indica el comprador o el usuario que ésta creando el documento actual. Page 24 of 75
En la pestaña Sobrecostos se indica el ítem por el que se está generando éste sobrecosto y su valor. Al finalizar la nota de sobrecostos se verifica el movimiento contable, ingresando de manera débito a la cuenta 143005 Producto Terminado el valor del flete y creando una provisión a la cuenta 220505 Proveedores Nacionales que más adelante será cancelada. Page 25 of 75
3.6 CAUSACIÓN FACTURA DE SOBRECOSTOS POR FLETE Se procede a causar la factura emitida por el proveedor que prestó los servicios por transporte, este proceso crea un documento FPC, siguiendo la ruta Compras Facturas y notas de proveedor Facturas por el módulo Comercial. Se completan los campos en la cabecera del documento, del proveedor y la fecha. Dentro de la pestaña Generales se verifican los datos del pronto pago y en el campo Notas un texto breve que explique el documento. Page 26 of 75
En la pestaña CxP se diligencia el documento con el que va a cruzar la causación y se confirman las fechas tanto de pronto pago como de vencimiento. Al finalizar la causación se evidencia lo que previamente se anunció, que la cuenta 220505 Proveedores Nacionales se cancela al afectarla de forma débito y se genera una cuenta por pagar 2334595 Compra Activos Fijos. 3.7 REMISIÓN DE ALIMENTO Cuando se ha reportado la cantidad de alimento que se consumió la granja, siendo indiferente la etapa en la que los cerdos se encuentran. Ya sea Reemplazo, Gestantes, Lactantes, Vacías o Machos éste costo se le cargará a la etapa Lechón Lactante será el ítem que asumirá el valor del alimento consumido. Se realiza un documento de remisión no facturable para evidenciar el autoconsumo del alimento. Page 27 of 75
La ruta para la generación de este documento tipo RQN es por el módulo Comercial Ventas Remisiones No facturable. Se completan los datos en la cabecera del documento, revelando las sucursales a afectar y la fecha. En la pestaña Generales se indica la condición de pago y en Notas un texto breve que explique el documento. Page 28 of 75
En la pestaña Puntos de envío se indica hacía que parte se va a dirigir el alimento y el contacto para este traslado. En la pestaña Ítem se digita la siguiente información obligatoria: Ítem: 0002217 CERDO FINALIZADOR NARANJA Motivo: 12 Autoconsumo Cerdos C. Costo: 2001011000 GASTOS POR DISTRIBUIR LA JORDANA Page 29 of 75
3.8 DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS CONSUMIDOS Se plasma éste Costo-consumo mediante un documento de ajuste de inventario I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial : Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento indicando el centro de operación. De la bodega común en la que se encuentra el alimento F034 FUN NEG.CER LA JORDANA se saca el total de los bultos. Dentro de la pestaña Ítem para el ingreso de sólo costo se va a cargar siempre al ítem 0002392 CER LECHON LACTANTE relacionando el valor y la etapa que se consumió el alimento. Page 30 of 75
Para CERDAS REEMPLAZO. Para CERDAS EN GESTACIÓN, vacías a lechón lactante. Page 31 of 75
Para MACHOS REPRODUCTORES Page 32 of 75
4. NACIMIENTO LECHONES 4.1 AJUSTE DE INVENTARIO POR NACIMIENTO Se realiza ajuste de inventario por el nacimiento de los cerdos reportado por el usuario dueño del proceso. Siguiendo la ruta se creará un documento I10 dentro del módulo Comercial : Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento indicando el centro de operación. Para el registro de este ajuste los campos obligatorios se diligencian con la siguiente información: C.O: Centro de operación que indica la ubicacipon geografica donde se realizó el documento. Tipo docto: I10 INV NEG CERDOS Número: Consecutivo de los documentos creados a ese Centro de Operación. Docto alterno: Número alternativo para control (Opcional) Notas: Texto descrptivo del documento. Page 33 of 75
Dentro de la pestaña Ítem se completan los datos del nacimiento de los lechones Referencia: 0002392 CER LECHON LACTANTE Cerdos: 2001010601 LT LECHONES Bodega: Dependiendo la ubicación del ítem Motivo: 16 Ent Nacimiento Cerdos Cantidad: Número reportado por nacimiento de lechón C. Costo: 2001010601 LT LECHONES Notas: texto breve con descripción del documento. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 34 of 75
5. AMORTIZACIÓN 5.1 AMORTIZACIÓN CERDAS / MACHOS REPRODUCTORES Este cálculo se halla con información que proveen, y el ajuste se realiza en sólo cantidad para Lechones precebos cerdos de ceba Lactantes. La amortización es registrar el cálculo de cada animal dependiendo de la etapa e ingresarlo a un ítem la misma cantidad de animales que se tiene en la etapa. Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos. Al ingresar a esta opción se dispone a completar los campos requeridos en la cabecera del documento. C.O: Centro de operación que indica la ubicacipon geografica donde se realizó el documento. Tipo docto: I10 INV NEG CERDOS Número: Consecutivo de los documentos creados a ese Centro de Operación. Docto alterno: Número alternativo para control (Opcional) Notas: Texto descrptivo del documento. Page 35 of 75
En la pestaña Ítems se da click en Adicionar va aplicar la amortización reportada. y se indica el ítem al que se le Se despliega la ventana Movimiento y se completan los campos del ítem seleccionado a realizar mortalidad dependiendo del reporte. Referencia: CERAMORT CER AMORTIZACIÓN CERDOS CERDOS: 2001010301 LT ET GESTANTES. Bodega: Ubicación donde se halla el ítem. Motivo: 23 Ent Amortización Cerdos. C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realiza el documento. C. Costo: 2001010301 LT ET GESTANTES Este ajuste será de sólo cantidad, sin relacionar ni afectar en ningún momento el costo de los ítems. Page 36 of 75
Nuevamente se da click en Adicionar para registrar los movimientos adicionales correspondientes a la amortización de la cerda muerta y tener el asiento contable que se desea afectando las cuentas indicadas. Este ajuste será el sólo costo sin relacionar cantidades. Referencia: CERAMORT CER AMORTIZACIÓN CERDOS CERDOS: 2001010301 LT ET GESTANTES. Bodega: Ubicación donde se halla el ítem. Motivo: 23 Ent Amortización Cerdos. C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realiza el documento. C. Costo: 2001010301 LT ET GESTANTES Page 37 of 75
Se realizan dos documentos adicionales para poder conseguir el modelo que se necesita de causación. Ingresando el ajuste por amortización en sólo costo. Referencia: CERAMORT CER AMORTIZACIÓN CERDOS CERDOS: 2001010301 LT ET GESTANTES. Bodega: Ubicación donde se halla el ítem. Motivo: 21 Ent Ajuste x Amortización Cerdos C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realiza el documento. C. Costo: 2001010301 LT ET GESTANTES Referencia: CERAMORT CER AMORTIZACIÓN CERDOS CERDOS: 2001010301 LT ET GESTANTES. Bodega: Ubicación donde se halla el ítem. Motivo: 24 Sal ajuste x Amortización Cerdos Page 38 of 75
C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realiza el documento. C. Costo: 2001010301 LT ET GESTANTES Salida del ajuste por la amortización. Referencia: CERLL001 CER LECHON LACTANTE CERDOS: 2001010301 LT ET GESTANTES. Bodega: Ubicación donde se halla el ítem. Motivo: 23 Ent Amortización Cerdos C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realiza el documento. C. Costo: 2001010301 LT ET GESTANTES Page 39 of 75
Entrada amortización de los lechones. Al interior del documento se evidencian todos los ajustes que se le ingresaron a este, para poder darlo como aprobado Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar CONTABILIZACIÓN: Page 40 of 75
6. MORTALIDAD CERDOS 6.1 AJUSTE DE INV POR MORTALIDAD CERDAS INVENTARIO Se realiza ajuste por mortalidad reportada durante la etapa en la que se encuentra el cerdo. Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos. Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento. C.O: Centro de operación que indica la ubicacipon geografica donde se realizó el documento. Tipo docto: I10 INV NEG CERDOS Número: Consecutivo de los documentos creados a ese Centro de Operación. Docto alterno: Número alternativo para control (Opcional) Notas: Texto descrptivo del documento. Page 41 of 75
En la pestaña Ítems se da click en Adicionar y se indica el ítem al que se le va aplicar la mortalidad reportada utilizando el motivo 12 Sal Mortalidad Cerdos-1445. Este proceso se realiza para los cerdos que aún se encuentran dentro del inventario, los cuales son: Ítems: CERRE001 CERLL001 CERLP001 CERCE001 CER CERDAS REEMPLAZO CER LECHON LACTANTE CER LECHON PRECEBO CER LECHON EN CEBA En la ventana Movimiento se completan los campos del ítem seleccionado a realizar mortalidad dependiendo del reporte. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 42 of 75
6.2 AJUSTE AMORTIZACIÓN CERDA GESTANTE Se realiza ajuste por mortalidad reportada durante la etapa de gestación dentro de los activos fijos en la que se encuentra la cerda, adicional al documento se ingresan dos movimientos para obtener el asiento contable que registre la mortalidad y su respectiva amortización. Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos. Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento. C.O: Centro de operación que indica la ubicacipon geografica donde se realizó el documento. Tipo docto: I10 INV NEG CERDOS Número: Consecutivo de los documentos creados a ese Centro de Operación. Docto alterno: Número alternativo para control (Opcional) Notas: Texto descrptivo del documento. Page 43 of 75
En la pestaña Ítems se da click en Adicionar y se indica el ítem al que se le va aplicar la mortalidad reportada utilizando el motivo 78 Sal Ajuste mortalidad Cerdos. Referencia: Ítem al que se va a generar le ajuste. Extensión: Extensión del ítem a ajustar. Bodega: Bodega de ubicación del ítem a amortizar. Motivo: 78 Sal Ajuste mortalidad Cerdos. C.O: Centro de operación del documento. C. Costo: Centro de costo de la extensión aplicada al ítem. Se da click en el botón Adicionar nuevamente para obtener el movimiento contable deseado. Page 44 of 75
Referencia: Ítem al que se va a generar le ajuste. Extensión: Extensión del ítem a ajustar. Bodega: Bodega de ubicación del ítem a amortizar. Motivo: 79 Ent Ajuste mortalidad Cerdos. C.O: Centro de operación del documento. C. Costo: Centro de costo de la extensión aplicada al ítem. Page 45 of 75
Se da click en el botón Adicionar nuevamente para obtener el movimiento contable deseado. Referencia: Ítem al que se va a generar le ajuste. Extensión: Extensión del ítem a ajustar. Bodega: Bodega de ubicación del ítem a amortizar. Motivo: 80 Ent Costo Mortalidad Cerdos. C.O: Centro de operación del documento. C. Costo: Centro de costo de la extensión aplicada al ítem. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 46 of 75
7. TRASLADO ENTRE ETAPAS 7.1 ESCENARIOS DE TRASLADO ETAPAS Se realiza proceso de traslado desde la Cerda en Reemplazo comprada al inicio a la Cerda Gestante en desarrollo que será el ítem que se utilizará. Los traslados de una etapa a la siguiente se realizarán siguiendo la misma ruta explicada previamente, sólo cambian los ítems a afectar. Escenarios: TRASLADO DE GESTANTE A LACTANTE TRASLADO DE LACTANTE A VACIAS TRASLADO DE VACIAS A GESTANTES TRASLADO DE GESTANTE A VACIAS Motivos: 08 Salida Cerdos 09 Entrada Cerdos Códigos: CERGE001 CER CERDAS GESTACION CERLC001 CER CERDAS LACTANTES CERVC001 CER CERDAS VACIAS Para la creación de este documento I10 se debe seguir la ruta Inventario Documentos Procesos/Ensambles Manual y Automático, dentro del módulo Comercial. Page 47 of 75
Se completan los campos en la cabecera del documento. Dentro del mismo documento se registra la salida del ítem 0002242 CER CERDAS DE REEMPLAZO que sólo saldrán 2 de las 5 compradas, el motivo que se utilizará será el 08 Proceso SALIDA Cerdos. Page 48 of 75
Dentro de la pestaña de Movimientos se registra la entrada de ítem 0002239 CER CERDAS GESTACIÓN que ingresarán sólo 2 cerdas de las 5 compradas inicialmente. CONTABILIZACIÓN: Al finalizar el documento se verifica el movimiento contable, que acreditó la cuenta 144550 Inventario Semovientes e ingresando de manera débito a la cuenta 158405 Activos Fijos Semovientes. Page 49 of 75
8. TRASLADO A BODEGA DE VENTA 8.1 TRANSFERENCIA DE INVENTARIO A BODEGA DE VENTA Se realiza transferencia de inventario generando un documento I10 que indica el traslado a la bodega en que se factura. Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Transferencias. Luego de ingresar a esta opción se dispone a completar los campos requeridos en la cabecera del documento C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realizó el documento de traslado. Tipo docto: I10 INV NEG CERDOS. Notas: Texto breve que describa el documento de traslado. Bodega salida: F034 FUN NEG.CER LA JORDANA. Bodega entrada: F035 FUN NEG.CER FACTURACIÓN. Page 50 of 75
Se da click en el botón Adicionar que se encuentra en la parte inferior derecha, se despliega la ventana movimiento con los campos para registrar los siguientes datos: Ítem: CERCE001 CER CERDO EN CEBA. CERDOS: 2001010801 LT 1 ET CEBA (Extensión). Motivo: 03 TRANSF NEG CERDOS. UND: Cantidad de cerdos que se van a trasladar. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar 8.2 SOBRECOSTOS POR FLETE Dentro del documento de transferencia creando previamente se accede a la nota de sobrecostos generada por el transporte. Dando click en el botón del camión ubicado en la parte superior de la pantalla. Allí se despliega el menú de sobrecostos con una serie de campos por completar, con la siguiente información: Page 51 of 75
C.O: Centro de operación que indica la ubicación geográfica donde se realizó el documento de traslado. Tipo docto: NSC NOTA DE SOBRECOSTO Docto base: El consecutivo del documento con el que se generó la transferencia. Proveedor: Tercero que prestó el servicio de transporte por el traslado. Dentro de la pestaña Sobrecostos se selecciona el motivo 13 Negocio Cerdos En la parte inferior el botón ítem se selecciona el número 24 FLETES NEG ESPECIALES y se indica su valor, seguido de aplicar Se da click en el botón Generar Allí se despliega una ventana que consulta de qué manera se desea distribuir la nota de sobrecosto que se está creando. Page 52 of 75
Se debe elegir la opción Cantidad y se acepta. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar 8.3 CAUSACIÓN FACTURA DE SOBRECOSTOS Dentro del documento de sobrecostos se accede a la causación dan click al botón de la registradora ubicado en la parte superior, allí se despliega el menú correspondiente a la causación. Se completan los campos en la cabecera del documento. C.O: Centro de operación ubicación donde se realizó el documento. Tipo docto: DEQ DOCUMENTO EQUIVALENTE Número: Consecutivo de los documentos previos a este Centro de operación Proveedor: Tercero que prestó el servicio de transporte Sucursal: Sucursal del tercero que prestó el servicio de transporte. Moneda: Código de la moneda con que se va a generar el documento. Page 53 of 75
Dentro de la pestaña Generales se registra la condición de pago de este documento equivalente. Dentro de la pestaña Entradas se pica en el botón Generar Dentro de la pestaña CxP se verifica el valor del sobrecosto y se indican los descuentos por pronto pago en caso que apliquen. Dentro de la pestaña Retención se verifica que la llave de retención aplicada al ítem este de manera correcta. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 54 of 75
CONTABILIZACIÓN: 8.4 ENTRADA POR SACRIFICIO Se generará un documento EAC siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Compras Entradas y devoluciones Entradas por compra. Page 55 of 75
Al ingresar por la ruta indicada se completan los datos en el encabezado del documento. C.O: Ubicación geográfica donde se realizó la entrada. Proveedor: tercero que efectúa la entrada. Moneda: Código de la moneda en que se va a realizar la entrada. Dentro de la pestaña Ítems se da click en el botón Adicionar los campos. y completa Referencia: CSNE008 SERVICIO SACRIFICIO Bodega: Ubicación del ítem a sacrificar. Motivo: 23 Compras Neg Cerdos C.O: Centro de operación ubicación geográfica. Page 56 of 75
Seguido a esto se da click en el botón Adicionar Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar 8.5 CAUSACIÓN SERVICIO SACRIFICIO Se accede a esta opción dando click en el botón Facturar (Ctrl + F) Allí se evidencia una serie de campos a diligenciar con la siguiente información. C.O: Centro de operación que se habilita automático por realizar causación desde la entrada por compra. Tipo docto: FPC FACTURA PROVEEDOR COMPRA Proveedor: Se diligencia automático por realizar la causación desde la entrada por compra. Sucursal: Sucursal del proveedor obligatoria, también diligencia automática por realizar la causación desde la entrada por compras. Moneda: Código de la moneda con que se va a realizar el documento. Page 57 of 75
En el cuerpo del documento evidencio la actualidad de ese proveedor, como si se encuentra bloqueado por cupo y demás información. Se da click en Siguiente, al llegar a la pestaña Generales se completa la información que solicita el documento. Docto proveedor: Documento informativo para futuras consultas. Condición de pago: Información automática dependiendo de la sucursal del cliente y la previa negociación. Notas: Texto breve que describa el documento. Page 58 of 75
Se da click en Siguiente, al llegar a la pestaña Entradas se evidencia la entrada por compra realizada previamente, donde se valida que los valores concuerden con la información inicialmente ingresada. Al validar estos valores se da click sobre el botón Generar ubicado en la parte inferior de la ventana. Se da click en Siguiente, en la pestaña Retenciones se confirman los valores de impuestos y retenciones ya parametrizados, en caso de faltar alguna retención se puede ingresar manualmente dando click en Adicionar Se da click en Siguiente, en la pestaña CxP se confirma el valor de la cuenta por pagar, en la parte inferior debe dar click en Aplicar Se da click en Siguiente, en la pestaña Entidades se debe seleccionar FACTURAS PROVEEDOR en la lista que se despliega. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 59 of 75
8.6 TRASLADO A CARNE EN CANAL Para la creación de este documento I10 se debe seguir la ruta Inventario Documentos Procesos/Ensambles Manual y Automático, dentro del módulo Comercial. Se completan los campos en la cabecera del documento. Se ubica en la opción salida para hacer la transformación de ítems. Allí completa la siguiente información en la ventana que se despliega. Page 60 of 75
Referencia: CERCE001 CER CERDO EN CEBA Bodega: Bodega de ubicación del cerdo a trasladar. Motivo: 08 Proceso SAL cerdos Costo unitario: Costo actual de cada cerdo a trasladar a carne en canal. Costo total: Costo de todas las cantidades. C.O: Centro de operación donde se genera el documento. U.N: 12 NEGOCIO CERDOS C. Costo: Lote de ubicación de los cerdos. Notas: Texto breve que describa el documento. Al finalizar este paso, se cambia el estado a entrada para continuar con el documento. Page 61 of 75
Referencia: CERCAN01 CER CARNE EN CANAL Bodega: Bodega a afectar la misma que en la salida. Motivo: 09 Proceso ENT Cerdos Cantidad: Cantidad en kilos resultantes del proceso. Costo unitario: Costo de cada kilo resultante. Costo total: Valor total de los kilos procesado. C.O: Centro de operación donde U.N: 12 NEGOCIO CERDOS C. Costo: Lote de ubicación de los cerdos. Notas: Texto breve que describa el documento. Al adicionar este nuevo ítem creado, se puede evidenciar en la pantalla el movimiento que generó el proceso. Page 62 of 75
En la parte superior la Entrada y en la inferior la Salida. Entrada Salida Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar Page 63 of 75
9. VENTA DE CERDOS 9.1 FACTURA DIRECTA VENTA DE CERDOS Se dispone a realizar la venta de los cerdos, para esto se crea una factura de venta documento FVN siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Ventas Facturas Directa. Se completan los campos en la cabecera del documento, indicando quien factura y a quien se le factura con sus sucursales. Page 64 of 75
Dentro de la pestaña Generales se ingresan las condiciones de pago y el Notas un texto breve que explique el documento. Dentro de la pestaña Puntos de envío se registran los datos del contacto y quién será el vendedor. Dentro la pestaña Ítem se indica la información del producto que va a ser vendido con su precio. Ítem: 0002275 CER CARNE EN CANAL Motivo: 04 VENTA NEGOCIOS ESPPECIALES Page 65 of 75
C. Costo: 2001010801 LT 1 ET CEBA Bodega: F035 FUN NEG.CER FACTURACION Dentro de la pestaña CxC se registran los datos de descuentos por pronto pago, fechas de vencimiento. Page 66 of 75
Al finalizar el documento se verifica el movimiento contable que se generó, creando una cuenta por cobrar 130505 Clientes Nacionales y generando un ingreso 410565 Cría Otros Animales Vtas Excluidas. NOTA: Los posibles cerdos a facturar son las Cerdas Descarte, Lechones pre cebo, este genera una factura de venta de cerdos en píe CONTABILIZACIÓN: Adicionalmente al realizar la factura de venta se genera una remisión automática que afecta el inventario 14301011 Carne en Canal de cerdo Exento y la cuenta del costo de venta 61056511 Costo de ventas cría de otros animales. Page 67 of 75
10. GASTOS FINANCIEROS 10.1 CAUSACIÓN GASTO ARRENDAMIENTO Se creará el documento de Gastos financieros DEF siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Compra Servicios Facturas Directa. En la cabecera del documento Allí en la pestaña Servicios se ingresa a adicionar para acceder a la ventana de servicio y completar los datos de este con su valor. Page 68 of 75
En la parte inferior se diligencia la siguiente información. C.O: Centro de operación de creación del documento. U.N: 12 NEOCIO CERDOS C. Costo: Extensión de ubicación de los cerdos a distribuir. Tercero: Dato automatico ttraido por el documento. Notas: Texto breve que describa el documento en creación. Y se da click en Adicionar para verlo reflejado. En la pestaña Retención se pueden evidenciar los impuestos y movimientos en retenciones aplicados a este documento. Dentro de la pestaña CxP se aplica el valor si concuerdan los datos anteriormente indicados. Page 69 of 75
Se da click sobre Aplicar para ingresar el valor a pagar. Se da click en Siguiente, en la pestaña Entidades se debe seleccionar FACTURAS PROVEEDOR en la lista que se despliega. Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar 10.2 REPORTE COSTOS A DISTRIBUIR Se realizará una consulta de cuentas auxiliares para poder identificar los valores que se deben distribuir dentro de esta unidad de negocio. Este proceso se realizará al final del mes, previo al cierre contable programado periódicamente. Se creará el reporte siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero Libros auxiliares Cuenta. : Contabilidad Page 70 of 75
Allí se despliegan las opciones para la creación del reporte deseado, que se completarán con la siguiente información. Plan: PUC PLAN ÚNICO DE CUENTAS Libro: PCGA Mayor: 73 COSTOS INDIRECTOS En la parte inferior se deben completar los campos con las fechas en que se requiere el reporte solicitado, si será sólo de un periodo o un acumulado del año. Al tener finalizado el esquema, se da click sobre el botón Pantalla si desea ver el reporte dentro del sistema a modo de consulta o Exportar si se requiere en tipo Excel, PDF, Word o si prefiere imprimirlo ubicado dese allí debe ingresar a la opción Impresora. Page 71 of 75
10.3 DISTRIBUCION DE GASTOS Se realiza ajuste de inventario con la información contenida en el anterior reporte. Con el fin de distribuir los gastos relacionados al proceso de cerdos que se debe cargar al ítem CERLL001 CER LECHON LACTANTE. Cada posible gasto tiene un motivo ya creado. Motivos 65 Honorarios 66 Arrendamientos 72 Gastos de Nomina 67 Ent Reg Otros Servicios 68 Ent Reg Gastos legales 69 Ent Reg gastos de viaje 70 Ent Reg Adecuaciones e instalaciones 71 Ent Reg gatos diversos 73 Ent Reg impuestos 74 Ent Reg contribuciones 75 Ent Reg depreciación 76 Ent Reg Seguros 77 Ent Reg Mantenimiento y Reparaciones Se generará un documento I10 siguiendo la ruta dentro del módulo Comercial Inventarios Documentos Ajustes Ajustes Directos. Page 72 of 75
Se completan los campos requeridos en la cabecera del documento. En la pestaña de Ítems se registra cada gasto que se haya reportado para ser distribuido, todos cargados al CERLL001 CER LECHON LACTANTE. Gasto Honorarios Cada vez que se vaya a registrar un nuevo ítem de gasto a reclasificar, es necesario dar click en el botón Adicionar para que se abra una nueva ventana. Page 73 of 75
Gasto Registo Nomina GastoArrendamiento Page 74 of 75
CONTABILIZACIÓN: Al finalizar el documento se verifica el movimiento contable que muestra como se distribuyeron los gastos disminuyendo la cuenta de inventario en transito y aumentando la cuenta de inventarios de forma débito. Page 75 of 75