1.8
Tema 2. Desarrollo de los equipos de trabajo 2.1. Introducción En las empresas, aunque varias personas trabajen en un mismo departamento o que realicen la misma actividad, no implica que nos encontremos ante un trabajo en equipo. Para que esto se lleve a cabo es necesario que las personas que integran el equipo tengan un sentimiento de pertenencia, interacción, que acepten unos valores y unas normas. Además cada integrante debe asumir un rol dentro del grupo y que el resto de los miembros le acepten. 2.2. La importancia de crear y desarrollar un equipo Establecer un equipo es una tarea que debe hacerse en la etapa inicial del proyecto. Puede incluso ser la primera tarea que se realice en los diferentes departamentos de la organización. Una vez se ha establecido el equipo, hay que prestar atención a su desarrollo. El equipo va a operar en un medio donde los roles y responsabilidades se determinan en consenso. Los encargados de establecer el equipo pueden seleccionar un equipo homogéneo, sin embargo, esto puede producir una visión muy limitada. Por qué surge el trabajo en equipo? El trabajar en equipo surge como una necesidad primaria de relacionarnos con otras personas. El desarrollo de equipos debe comenzar con el sentimiento de una firme necesidad de mejorar algunas situaciones o factores que no permiten un desarrollo adecuado de las metas en las organizaciones. Las personas al trabajar en equipo lo hacen con una mayor eficacia. Ciertos trabajos se pueden realizar de forma individual pero el trabajo en grupo genera una mayor motivación individual y un ritmo más rápido de trabajo. 1.9
2.3. Formación de equipos El trabajar en equipo de manera eficaz es uno de los aspectos que más valoran las empresas en sus profesionales. Por esta razón la creación de equipos de trabajo eficaces es prioritaria para muchas organizaciones. El grupo se considera un sistema social abierto y si busca resultados realmente eficaces, se debe comenzar por la identificación de las condiciones en que el grupo debe realizar su actividad y deben de aclararse los procesos internos a través de los cuales el grupo pueda conseguir sus objetivos. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: 1. Cohesión: Atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo. Los grupos tienen cohesión en la medida en que ser miembro de ellos sea considerado algo positivo y los miembros se sienten atraídos por el grupo. En los grupos que tienen asignada una tarea, el concepto se puede plantear desde dos perspectivas: cohesión social y cohesión para una tarea. 2. Asignación de roles y normas: Todos los grupos asignan roles a sus miembros y establecen normas. Éstas son reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo. Atenerse a los roles explícitamente definidos permite al grupo realizar las tareas de un modo eficiente. 3. Comunicación: Una buena comunicación interpersonal es imprescindible para un adecuado desarrollo de cualquier tipo de tarea. 4. Definición de objetivos: Resulta importante que los miembros del equipo tengan objetivos en común en relación con el trabajo del equipo y que cada uno pueda explicitar claramente cuáles son sus objetivos individuales. Para ello se sugiere asignar a los grupos recién formados la tarea de definir su misión y sus objetivos, teniendo en cuenta que los objetivos compartidos son una de las propiedades definitorias del concepto "equipo". 1.10
5. Interdependencia positiva: Los miembros del grupo se necesitan unos a otros y cada uno aprende de los demás compañeros, con los que se relaciona habitualmente. 2.3.1. Cómo se crean los equipos de trabajo? El primer paso para crear un equipo de trabajo eficaz, y uno de los más importantes, es la selección de los integrantes. Es fundamental que su formación sea la adecuada para cumplir con las tareas que tendrán que llevar a cabo, que sean compatibles emocionalmente con el resto de los miembros y que se sientan motivados por el proyecto en el que van a participar. La formación, las emociones y la motivación deben estar en equilibrio. No basta con que los miembros del equipo posean una buena cualificación técnica, sino existe confianza entre ellos, las funciones y tareas de cada uno no se integrarán adecuadamente con las de los demás y no surgirán sinergias. Se habrá creado un equipo disgregado. 2.3.2. Selección del equipo: El equipo está formado por un número limitado de personas, cada una de ellas tiene su propia personalidad y su contenido profesional. Sabemos que el grupo formado configura su propia personalidad y contenido profesional como si se tratase de otro individuo. Cada individuo puede ser identificado por tres rasgos: CAPACIDAD: Suma de conocimientos, experiencias y competencias. IMPULSO: Motivación hacia la organización y hacia el trabajo en equipo PERSONALIDAD: Conjunto de modelos de comportamiento. En un equipo altamente eficaz se requiere que cada miembro aporte un grado óptimo de estos tres ingredientes. De todo esto se deduce la importancia de una correcta selección de los miembros de un equipo. 1.11
2.4. Etapas en el desarrollo de un equipo. 2.4.1. Etapa de dependencia La primera etapa a emprender por los miembros del equipo es la aceptación de que son dependientes de algún tipo de autoridad dentro de la organización. El estado de dependencia se caracteriza por la incertidumbre y la ansiedad de las personas ante el desconocimiento de los objetivos y expectativas del líder, quien asume, por poder, la organización y la dirección del equipo. El comportamiento del equipo se orienta a seguir las instrucciones de qué hacer, cómo realizar la tarea encomendada. Las consecuencias de una situación así pueden ser: la falta de colaboración y la insatisfacción, que inciden sobre la productividad de la organización. Si el líder tiene la capacidad necesaria para identificar los efectos negativos que producirá este estado en los resultados de la organización, intentará que se produzca un cambio, pero cuando no es así se busca una persona externa que ayude al equipo a superar sus temores. 2.4.2. Etapa de contradependencia En esta etapa se requiere cierta apertura por parte del líder, puesto que los miembros del grupo empezarán a manifestar no sólo sus opiniones con respecto al trabajo, sino que expresarán sus estados de ánimo cada vez con más naturalidad y plantearán sus necesidades o inconformidades de manera más libre. El líder deberá utilizar su habilidad para escuchar los puntos de vista de los demás, dialogar con ellos a fin de plantear soluciones y negociar las diferencias, deberá tener en cuenta la diferencia que existe entre necesidades y deseos, tanto de la organización como de los individuos. Esta etapa está caracterizada por contradicciones a través de las cuales el grupo busca su identidad un compromiso con la organización. En este proceso se favorece el sentido de responsabilidad social. 2.4.3. Etapa de independencia En esta epata el equipo se siente más relajado y aparentemente cohesionado. Se busca el consenso en la toma de decisiones. En esta etapa los miembros del equipo se preguntan sobre las implicaciones que tiene su integración en el equipo 1.12
Una vez más el equipo busca, en medio de la confusión y de opiniones opuestas, cuál es el nivel de participación auténtica que permita a la vez cooperar y no perder la individualidad. Cuando esto es posible el equipo ha logrado una comunicación más completa. 2.4.5. Etapa de interdependencia En esta etapa los miembros del equipo tienen conciencia de la capacidad de cada uno de los miembros y de las habilidades que disponen, así como de la aceptación de sí mismo y de los demás con todas sus posibilidades y limitaciones. Dada su interdependencia, el equipo es capaz de funcionar por sí mismo y de expresar su autonomía. Evalúa su progreso, controla su funcionamiento, regula las tensiones que surgen e interviene activamente para modificar la situación cuando ésta no es satisfactoria o productiva. 2.5. Roles en el equipo de trabajo 2.5.1 Definición de rol de equipo Vamos a centrarnos en la definición que realiza de rol de equipo el DR. Belbin: Sería la capacidad que tenemos de comportarnos, contribuir y relacionarnos socialmente. Una persona o un equipo pueden beneficiarse del conocimiento personal y conseguir una mayor adaptación al entorno. Un equipo de trabajo eficaz será aquel que reúne personas capaces de asumir los roles necesarios para lograr el resultado apetecido. El Dr. Belbin ha dedicado más de veinte años al estudio, experimentación y creación de equipos. Ha editado sus teorías y aplicaciones prácticas. La investigación llevada a cabo por el Dr. Belbin dio como resultado que existe un número finito de funciones o roles, éstos implican a su vez una serie de patrones de comportamientos que las personas pueden asumir en los trabajos de manera natural. Para comprender el funcionamiento de un equipo de trabajo es necesario conocer como se distribuyen estos roles entre los integrantes. 1.13
2.5.2. Tipos de roles El Dr. Belbin distingue dos tipos de roles. ROL FUNCIONAL: Correspondería a las tareas que se realizan en el puesto de trabajo que el que el individuo ha sido contratado. Por ejemplo: contabilidad, diseño, informática, etc ROL EN EL EQUIPO: Sería el conjunto de tareas asumidas en el seno del equipo. Se han identificado nueve roles que aparecen normalmente en todos los equipos. Según esto se podría pensar que lo ideal es formar equipos de nueve miembros, cada uno con un rol especifico. Esto en la práctica no funciona así por diversas causas: No siempre se dispone de nueve miembros. A veces los equipos ya están formados con unas personas concretas y el equilibrio de los roles se podrá lograr asumiendo una misma persona roles distintos y combinando roles primarios (rasgos predominantes) con roles secundarios (rasgos no predominantes) 1.14
Los nueve roles de equipo son: ROL CARACTERISTICAS PUNTOS + PUNTOS - CREATIVO Individualista, serio, heterodoxo Genialidad, imaginación, inteligencia Distraído, ignora los incidentes EVALUADOR Templado, sin emociones, prudente Buen juicio, discreción, obstinación Falta de chispa para motivar a otros. RESOLUTIVO COORDINADOR IMPULSADOR COHESIONADOR Extrovertido, comunicativo, curioso Tranquilo, auto confiado, controlado Dinámico, abierto Extrovertido, entusiasta, curioso, comunicativo Habilidad para promover espíritu de equipo Fuerte sentido de los objetivos. Maduro, delega bien. Impulso para combatir la inercia y el conformismo Habilidad para contactar personas y promover equipos Inconstancia, pierde el interés por las cosas fácilmente No tiene pretensiones en creatividad ni potencia intelectual. Provocativo, agresivo Indecisión en las crisis IMPLMENTADOR Conservador, cumplidor, predecible Capacidad organizativa Rigidez, resistencia al cambio FINALIZADOR Cuidadoso, ordenado, concienzudo, ansioso Perfeccionismo, cumplidor Se pierde en detalles ESPECIALISTA Profesional, tiene iniciativa Conocimientos y habilidades difíciles de encontrar en los demás Muy polarizado en lo suyo. 1.15
Resumen Establecer un equipo es una tarea que debe hacerse en la etapa inicial del proyecto. Puede incluso ser la primera tarea que se realice en los diferentes departamentos de la organización. El trabajar en equipo de manera eficaz es uno de los aspectos que más valoran las empresas en sus profesionales. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: cohesión, asignación de roles y normas, comunicación, definición de objetivos e interdependencia económica. El primer paso para crear un equipo de trabajo eficaz, y uno de los más importantes, es la selección de los integrantes. Las etapas en el desarrollo de un equipo son: de dependencia, de contradependencia, de independencia y de interdependencia. El Dr. Belbin define el rol de equipo como la capacidad que tenemos de comportarnos, contribuir y relacionarnos socialmente. Se distinguen dos tipos de roles: funcional y de equipo. En éste se identifican nueve roles diferentes: creativo, evaluador, resolutivo, coordinador, impulsador, cohesionador, implementador, finalizador y especialista 1.16