NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT:
2 Qué son los conceptos contables? Qué son los conceptos contables? 3 Principios de su funcionamiento 3 Defina los conceptos contables 3 Modificar en bloque 6 Aplique los conceptos contables 7 Facturas expedidas y facturas recibidas 7 Asientos 9 Resumen 10 Muy importante 10
3 Qué son los conceptos contables? Qué son los conceptos contables? Los contables buscan en una herramienta informática un sistema que les permita automatizar sus procesos de contabilización. Habitualmente, se denominan ASIENTOS PREDEFINIDOS aquellos que permiten contabilizar asientos de una forma muy rápida. El problema es que, generalmente, estos asientos no permiten modificación alguna en lo que a la composición de cuentas y movimientos se refiere. Los CONCEPTOS CONTABLES del SIT constituyen una herramienta indispensable para que el trabajo de introducción de datos sea lo más rápido y exacto posible. Utilizando los Conceptos Contables, el usuario evitará en gran medida la introducción repetida de informaciones semejantes. De forma accesoria, el uso intensivo de esta herramienta consigue que una contabilidad realizada por varios operarios tenga un aspecto más uniforme. También es de destacar que cualquier usuario, sin conocimientos amplios de contabilidad, puede realizar una contabilidad perfecta si hace su trabajo bajo indicaciones de uso de los Conceptos Contables. Principios de su funcionamiento Una vez creado el concepto contable, el usuario introducirá su código en el campo "CONCEPTO" del asiento o factura que se esté contabilizando. A partir de ahí, el SIT desencadena de forma automática una serie de acciones que, de no hacerlo así, el usuario se vería obligado a realizarlas manualmente. Defina los conceptos contables MUY IMPORTANTE: la definición de los conceptos contables debe ser realizada por una persona experta, o al menos, que conozca los términos contables y la repercusión que los datos en ellos introducidos tiene en la contabilidad. El primer paso consiste en definir cada uno de los conceptos contables que le pueden ser útiles para su contabilidad: [ADMINISTRACIÓN : MÁS: LISTAS CONTABILIDAD : Botón CONCEPTOS CONTABLES]. Haga clic en "Nuevo" para crear un nuevo concepto contable. El SIT le mostrará la siguiente ventana:
4 Defina los conceptos contables Los campos que puede cumplimentar son los siguiente: Código: escriba un código sencillo, de 2 ó 3 caracteres, y que le resulte fácil de recordar. Por ejemplo, para crear un concepto contable que le permita registrar y contabilizar sus facturas de teléfono, puede escribir "TEL". Descripción: coincide con el concepto de la factura o asiento. Puede tener o no "campos claves", es decir; códigos del SIT que serán sustituidos por sus valores correspondientes en cada registro. Se distinguen porque van entre los caracteres "[" y "]" o "<" y ">". Los campos claves más utilizados son: <!- - #4DTEXT [Cuentas]Descripcion- - >: introduce el nombre (campo descripción) del proveedor o cliente. <!- - #4DTEXT [Facturas]FacProveedor- - >: introduce el nº de factura del proveedor. <!- - #4DTEXT [Facturas]Documento- - >introduce el nº de la factura emitida o registro de la recibida. <!- - #4DTEXT [Facturas]FechaProveedor- - > introduce la fecha de la factura. El usuario podrá introducir cualquier otro dato de la factura ayudándose de los procesos establecidos para ello: Pulse el botón procesos que encontrará a la derecha del campo descripción y seleccione Insertar campo :
5 Defina los conceptos contables SIT le pedirá ahora que seleccione el fichero desde el que desea incorporar el campo. En este caso, seleccione Facturas : Acepte. A continuación, seleccione el campo deseado (por ejemplo, fecha de la factura del proveedor): Siguiendo con nuestro ejemplo, para crear el concepto contable que utilizaremos al contabilizar una factura de teléfonos será: Código: TEL Descripción: Teléfonos F/ <!- - #4DTEXT [Facturas]FacProveedor- - > <!- - #4DTEXT [Cuentas]Descripcion- - >
6 Defina los conceptos contables Contrapartida: corresponde con la cuenta de Gasto/Ingreso de la factura, o con la cuenta de la contrapartida en el modelo de asientos P/C (partida / contrapartida). Importe: base total de la factura o importe del asiento. Cumplimente este campo sólo si el importe es fijo. En caso contrario, dejar en blanco. Reparto analítica: código de reparto de analítica válido (con el módulo de Analítica). En Partida / Contrapartida: en los asientos de tipo P/C (partida / contrapartida), sitúa el cursor en el campo partida o contrapartida. Tipos de IVA, R.E. e IRPF: escribir los porcentajes correspondientes.. No es necesario escribir el signo "%" a continuación de la cantidad. Al lado encontrará un desplegable para especificar el tipo de IRPF que se aplicará, en su caso. Una vez cumplimentado el concepto contable según el ejemplo descrito, éste quedará así: Modificar en bloque Una vez definidos sus conceptos contables, puede tener la necesidad de modificar los porcentajes de IVA o de IRPF de todos o varios de estos conceptos. El SIT dispone de una herramienta para facilitarle este trabajo. Para ello, seleccione los conceptos contables que desea modificar y clic en el botón "Procesos" de la parte superior izquierda. Seleccione entonces la opción Modificar en bloque :
7 Aplique los conceptos contables El SIT le mostrará una ventana donde deberá seleccionar el valor quiere modificar y su nuevo porcentaje: Es muy importante que marque el concepto que quiere modificar, además del porcentaje. Aplique los conceptos contables Una vez definidos sus conceptos contables, le será muy fácil aplicarlos en el SIT. Puede hacerlo desde las siguientes rutas: Facturas expedidas y facturas recibidas [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : FACTURAS EXPEDIDAS / FACTURAS RECIBIDAS : NUEVA].
8 Aplique los conceptos contables Cumplimentar los datos cliente o proveedor, número de factura, medio de pago y base (salvo que ya esté definida en el concepto contable). En el campo "Concepto", escribir el código del concepto contable o un signo de interrogación y tabule si quiere obtener un listado de todos los conceptos contables disponibles: Recomendamos moverse de campo en campo utilizando la tecla "tabulador" para confirmar el dato introducido en el campo "concepto". El SIT, de forma automática, cumplimentará todos los datos del concepto contable: Por último, sólo tiene que contabilizar o confirmar la factura. Repita los mismos pasos si registra sus facturas desde:
9 Aplique los conceptos contables [ ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : ASIENTOS : Botones FE o FR ]: Asientos P/C [ ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : ASIENTOS : Botón P/C ]. Si crea un asiento de "partida / contrapartida" puede incluir un concepto contable para facilitar su contabilización. Cumplimente los datos fecha, número de documento y número de factura (si procede) y en el campo "concepto" teclee el código del concepto contable (o un signo de interrogación si no lo conoce o tiene dudas). Si cuenta con muchos conceptos contables, en la parte inferior de esta ventana dispone de un campo de búsqueda con el fin de facilitar su localización. Sólo tiene que introducir parcialmente la descripción del concepto que desea utilizar. Para el siguiente ejemplo, hemos utilizado un concepto contable denominado "Comisiones Banco"
10 Resumen En el campo "Llevar el cursor al:" hemos seleccionado la opción "Haber". Cuando contabilice con este concepto contable, el SIT introducirá el importe en el haber de la "Partida": Resumen Las acciones que se desencadenan al contabilizar utilizando "Conceptos Contables" se resumen en las siguientes: Concepto de la Factura / Asiento: el texto introducido en dicho campo es sustituido por la Descripción del Concepto Contable. Además, esa descripción puede tener "campos clave" que serán sustituidos por sus valores correspondientes El SIT introducirá como cuenta de Gasto/Ingreso o como contrapartida (en el modelo de asientos P/C) la cuenta introducida en "Contrapartida" del Concepto Contable. Como importe del asiento o como base total de la factura aparecerá el introducido en el campo "Importe" del Concepto Contable. Se aplicarán los tipos de I.V.A., R.E. e I.R.P.F. detallados en el Concepto Contable, así como el tipo de Retención de I.R.P.F. correspondiente. Si el usuario se encuentra realizando un asiento por Partida / Contrapartida (P/C), el cursor irá directamente al campo Debe o Haber según lo indicado en el Concepto Contable. Muy importante Para un uso más intensivo de estos CONCEPTOS CONTABLES, el usuario debe conocer que: Los datos introducidos mediante el uso de un Concepto Contable son revisables y modificables por el usuario antes de confirmar el asiento o registro de factura que está realizando (a diferencia de lo que ocurre con los Asientos Predefinidos).
11 Resumen Puede crear tantos conceptos contables como desee. Desde Telegestión le recomendamos que utilice códigos mnemotécnicos de manera que sean fácilmente memorizables por el usuario. En cualquier caso, tiene la herramienta? para poder consultarlos en cualquier momento. De otro modo, también puede escribir una sola letra del código y pulsar tabulador de modo que SIT le mostrará todos aquellos conceptos contables que contengan esa letra en su código. El usuario puede utilizar cualquier Concepto Contable para ayudarse en el registro de un asiento o factura, aunque dicho asiento no corresponda en su totalidad a lo descrito en el Concepto. Por ejemplo. Si no tiene introducido un determinado concepto contable porque es la primera y única vez que lo va a utilizar, puede introducir cualquier otro con similares características (cuenta de gasto, IVA, retención, ) y posteriormente, modificar tan sólo la descripción