ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
MÓDULO 1 FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
La obligación de los Órganos del Estado de proporcionar información a cualquier persona (art.1.) sin que se motive o justifique su utilización (art.40.iv) excepto la información considerada reservada y confidencial
Objetivo: Transparentar la Gestión Pública (art.4) Beneficiados: Las personas y sus organizaciones (art.2)
Los tres grandes ejes: DISEÑO INSTITUCIONAL OBLIGACIONES ESTÁTICAS OBLIGACIONES DINÁMICAS
DISEÑO INSTITUCIONAL Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (art. 33)
OBLIGACIONES ESTÁTICAS Establece la obligación del Estado, de publicar infomación reelevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12), excepto la reservada y confidencial (arts.13-19) más tardar el 12 de junio de 2003 (art.2 a GOBIERNO
OBLIGACIONES DINÁMICAS Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41, 44 y 8 transitorio)
Coordina y supervisa acciones tendientes a proporcionar información e instituye procedimientos para acceso a la información COMITÉ DE INFORMACIÓN Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información Realiza gestiones a través de la Unidad de Enlace para localizar información Elabora informes Establece criterios específicos para la conservación, organización de archivos
Recibe y trámita solicitudes de información Lleva registros de solicitudes Propone procedimientos al comité de información Coordina las obligaciones de transparencia
Obligaciones: Artículo 32 Asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos, Elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus catalogación y, Completar la organización del archivo sistemas de clasificación y
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2002-2006 POLÍTICA INTERIOR Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL DOF 20/02/04
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL DOF 20/02/2004 DISPOSICIONES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS CONTROL DE GESTIÓN ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS TRANSITORIOS
PROBLEMÁTICA A NIVEL INSTITUCIONAL ORGANIZACIÓN CONFUSIÓN OPERATIVA ORGANIZACIÓN HETEROGENEA DISPERSIÓN ORGANIZATIVA COTECIAD (IRREGULAR) ARCHIVOS DOCUMENTACIÓN INFORMACIÓN FUNCIONAMIENTO RECURSOS FUNCIONAMIENTO TÉCNICO LIMITADO INDEFINICIÓN DE POLÍT. Y PROCEDIMIENTOS FUNCIONAMIENTO DE 4 PAREDES UCAD, DIFICULTAD EN EL CONTROL, PROGRAMACIÓN Y SERVICIO MATERIALES: LOCALES INHOSPITOS; MOBILIARIO Y EQUIPO DE DESECHO. HUMANOS: PERSONAL NO ESPECIALIZADO SIN ESTIMULOS SALARIALES Y PROFESIONALES. FINANCIEROS: AUSENCIA GENERALIZADA SITUACIÓN JURÍDICA INEXISTENCIA DE DISPOSICIONES JURÍDICAS GLOBALES TENDIENTES A: REGULAR LA PRODUCCIÓN, USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DEFINICIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO INTEGRAL DE LOS ARCH. REGULAR LA DISPOSICION Y USO DE RECURSOS INTEGRANDO POLÍTICAS DE DESARROLLO.
PROBLEMÁTICA A NIVEL DOCUMENTAL PRODUCCIÓN ANÁRQUICA. ABUSO DE TÉCNICAS DE REPRODUCCIÓN, FALTA DE TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CIRCULACIÓN INEXISTENCIA O LIMITADAS TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS, INDEFINICIÓN DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN, SATURACIÓN DE ARCHIVOS, DISPENDIO DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE DEPURACIÓN CRECIMIENTO Y COMPLEJIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EXPLOSIÓN DOCUMENTAL USO CONTROL USO INADECUADO DE TESTIMONIOS OFICIALES, PROPIEDAD PRIVADA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS, CONSERVACIÓN INEFICIENTE, USO LIMITADO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN LAS GESTIONES PÚBLICAS DOCUMENTAL EN LAS INSTITUCIONES, AUSENCIA DE POLÍTICAS DE CONTROL, AUSENCIA DE MECANISMOS INTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES ENCARGADAS DE DICHA RESPONSABILIDAD COMO A NIVEL DE SU FUNCIONAMIENTO RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACIDAD INFORMATIVA
PROBLEMÁTICA PROBLEMAS GLOBALES A NIVEL INSTITUCIONAL A NIVEL DOCUMENTAL ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DEL GOBIERNO DEL D.F. OBJETIVO DE TRABAJO DOCUMENTACIÓN INFORMACIÓN ORGANIZACIÓN FUNCIONAMIENTO RECURSOS JURÍDICOS PRODUCCIÓN CIRCULACIÓN USO CONTROL
CIRCULO VICIOSO DISPERSIÓN Y DEBILIDAD ORGANIZATIVA. HETEROGENEIDAD Y OBSOLESCENCIA TÉCNICA. MASIFICACIÓN DOCUMENTAL. PASIVIDAD E INEFICIENCIA EN LOS SERVICIOS. FALTA DE PREPARACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL. INCONVENIENCIA DE LOCALES, MOBILIARIOS Y EQUIPO. ALTOS COSTOS Y RIESGOS DE OPERACIÓN. MARGINACIÓN ADMINISTRATIVA. DEPREDACIÓN Y APROPIACIÓN DE ARCHIVOS. INCREMENTO DE TRÁMITES O DESCONOCIMIENTO.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: Información Documentación Archivos
INFORMACIÓN CONOCIMIENTO QUE ES COMUNICADO DOCUMENTO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN REGISTRADA EN UN SOPORTE, SIRVE DE CONSULTA
DOCUMENTO DE ARCHIVO ES INFORMACIÓN CONTENIDA EN CUALQUIER SOPORTE Y TIPO DOCUMENTAL, PRODUCIDA, RECIBIDA Y CONSERVADA POR CUALQUIER ORGANIZACIÓN (PÚBLICA O PRIVADA) O PERSONA EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES LEGALES O EN EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD O FUNCIÓN
+ + =
CARÁCTER DE LOS DOCUMENTOS UNICIDAD: SON ÚNICOS A DIFERENCIA DE OTROS COMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SON MÚLTIPLES. ORGÁNICOS: SERIADOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO, DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUJO Y SOLO ALCANZAN SENTIDO RELACIONÁNDOSE ENTRE SI. SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VAN ACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOS ARCHIVOS, FORMANDO SERIES.
SERIE DOCUMENTAL + + + + Qué es? Un conjunto de expedientes de Estructura y contenido homogéneo De Quién? De un mismo órgano o sujeto productor Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones o Funciones específicas
ARCHIVO ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR UNA PERSONA O INSTITUCIÓN (PÚBLICA O PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIÓN A LAS PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo. Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida
ELEMENTOS QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS LEGISLACIÓN ESTRUCTURA PROGRAMA
LEGISLACIÓN Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e históricos) Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los documentos. Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.
ESTRUCTURA Elementos : COMITÉ DE INFORMACIÓN Oficialía de Partes Recursos humanos COORDINADOR DE ARCHIVOS ARCHIVO DE TRÁMITE Un órgano normativo y de decisión ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO Los órganos operativos Los canales de comunicación necesarios entre los distintos órganos del sistema.
PROGRAMA Los elementos que lo componen:
PROGRAMA Los elementos que lo componen Producción Circulación Uso Conservación Selección Eliminación Cuadro de Clasificación Catálogo de Disposición Documental
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas (fases, edades) en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN CARACTERÍSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA TIPO DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO USO USUARIOS VALORES TRANSFERENCIA DESTINO CONSTANTE ADMINISTRACIÓN E INTERESADOS PRIMARIOS ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL PRIMARIA POTENCIAL CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL ADMINISTRACIÓN PRIMARIOS ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL SECUNDARIA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL VALORACIÓN ELIMINAR DIVERSO SOCIAL, RELIGIOSO, ACADÉMICO, POLÍTICO, ETC. TODOS SECUNDARIOS TESTIMONIAL EVIDENCIAL INFORMATIVO CONSERVACIÓN PERMANENTE PROYECTOS DE DIFUSIÓN
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN EN SOPORTES TRADICIONALES ETAPA UBICACIÓN USUARIO VALORES TIEMPO DE CONSERVACIÓN INST. TÉCNICOS ACTIVA A partir de la creación o recepción del documento durante su gestión y hasta la conclusión del asunto. Archivo de Trámite Archivos de oficina Archivos centrales Los generadores o responsables del trámite del documento o público conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Primarios: Administrativos Contables o Fiscales Legales o Jurídicos Se conservan en oficinas durante el tiempo que dura el trámite y hasta su conclusión, son de uso frecuente Transferencia primaria cuando el uso es exporádico Registro Cuadro de clasificación Inventario Control de préstamos Tabla de vigencias Expedientes en formación SEMIACTIVA No prescriben los valores primarios pero su uso es exporádico INACTIVA Han prescrito sus valores primarios Archivo de Concentraci ón Baja documental o transferencia secundaria al Archivo Histórico Las unidades administrativas que hacen la transferencia a través de las cuales la Unidad de Enlace solicitará los documentos que les demande la ciudadanía en atención a lo que señala la LFTAI. Público en general Primarios: Administrativos Contables o Fiscales Legales o Jurídicos Secundarios: Informativos Testimoniales Evidenciales Permanecen en el archivo hasta cumplir sus vigencias, se realiza el proceso de valoración para determinar su baja o transferencia al archivo histórico Se tramita la autorización de baja. Contienen valores secundarios, transferencia al Archivo Histórico Registro y control Tabla de vigencias Inventarios Formatos de préstamo Control y registro Guías, inventarios, catálogos Difusión
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ETAPA UBICACIÓN USUARIO VALORES TIEMPO DE CONSERVACIÓN INST. TÉCNICOS ADMINISTRATIVA Desde la generación, registro, trámite y conclusión hasta cumplir su vigencia documental El servidor central de la Dependencia o servidores de unidades administrativas que cuenten con sistemas de manejo y conservación de archivos validados Los autorizados para acceder a todos los servicios del sistema o parte de los mismos. Abiertos a la consulta ciudadana cuando no se encuentren dentro de las reservas que marca la Ley de Acceso y Transparencia a la Información Pública Gubernamental Primarios: Administrativos Contables o Fiscales Legales o Jurídicos El que corresponda a las vigencias establecidas para las series y/o documentos Procede baja, autoriza AGN. Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos *Cuadro de clasificación *Tabla de vigencias HISTÓRICA Servidor asignado para la conservación permanente de documentos y archivos institucionales En su control y manejo se establecerán Unidades Informáticas En acceso y consulta al público en general Primarios: Administrativos Contables o Fiscales Legales o Jurídicos El Sistema deberá garantizar que los archivos sean conservados y utilizados Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos
Teoría de las tres edades. Rousseau Procedencia interna Procedencia externa Documentos activos Creación de documentos Valor primario máximo Conservación en los espacios administrativos 100% de documentos creados Eliminación de cierto número de documentos TRANSFERENCIA Documentos Semiactivos Documentos inactivos a) Primario reducido b) Primario débil c) Primario nulo Valor secundario máximo Centro de procesamiento de semiactivos o centro de archivo Depósito de archivo Eliminación de cierto número de documentos 5 a10% del conjunto de documentos creados
SISTEMA DE: INFORMACIÓN-DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS Sistema de información que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y proporciona acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias documentales y dispone de los mismos cuando éstas han prescrito.