OBJETIVO GENERAL Proporcionar y controlar los servicios de correspondencia de las unidades administrativas de la INICIO/TÉRMINO Inicia en el, con la recepción de correspondencia de las unidades administrativas de la Secretaría, y termina con el reporte diario de entrega de correspondencia. NORMATIVIDAD GENÉRICA Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría César Martínez Valdez 1/4
No. ACTIVIDAD DURACIÓN 1. Entregan al, la correspondencia que desean enviar a otras dependencias, organismos y otras instancias externas. RESPONSABL E Usuarios de las Unidades Administrativas de la Secretaría. NORMATIVID AD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control 2. Recibe la correspondencia y procede a: Registrar en el Libro de Registro de. Clasificar de acuerdo a la cantidad y los domicilios de los destinatarios. 5 minutos 15 minutos 15 minutos Personal del Materiales y Libro de Registro de. Establecer las rutas más convenientes para su entrega. Requisitar el formato de salida de vehículo y aviso de comisión y solicitar la autorización al titular del 2 minutos César Martínez Valdez 2/4
No. ACTIVIDAD DURACIÓN 3. Firma el formato de salida de vehículo y aviso de comisión. RESPONSABL E 1 minuto Jefe del Materiales y NORMATIVID AD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Formato de salida de vehículo y aviso de comisión 4. Entrega la correspondencia recabando acuses de recibo. 5 horas Personal del Materiales y N/A 5. Entrega a las unidades administrativas los acuses de recibo y recaba la firma de recibido. 1 hora Personal del Materiales y Libro de Registro de. 6. Elabora reporte diario de entregas de correspondencia y notificaciones externas y lo entrega al Jefe del 20 minutos. Personal del Formato de Reporte Diario de Entrega de César Martínez Valdez 3/4
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL E Materiales y NORMATIVID AD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Externa 7. Recibe reporte diario de entregas de correspondencia y notificaciones externas, lo revisa y lo archiva. 20 minutos Jefe del Materiales y Formulario de Reporte Diario de Entrega de Externa. TOTAL DE TIEMPO: 8 Horas César Martínez Valdez 4/4
USUARIOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS Y EXTERNAS RESPONSABLE DE OFICIALIA DE PARTES DIAGRAMA DE FLUJO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 25 de octubre de 2004 REVISIÓN C. Alvaro A. Cárcamo Calderón y César Martínez Valdes 1/3
DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1 Entrega al, la correspondencia que desea enviar a otras dependencias, organismos y otras instancias externas. 2 Recibe la correspondencia y procede a: Registrar en el Libro de Registro de. Clasificar de acuerdo con su cantidad y domicilios de los destinatarios. Establecer las rutas más convenientes para su entrega Solicitar al titular del la autorización de salida de los vales de gasolina para su recorrido. 3 Firma el formato de salida de vehículo y aviso de comisión. 4 Entrega la correspondencia recabando acuses de recibo. 5 Entrega a las unidades administrativas los acuses de recibo y recaba la firma de recibido 25 de octubre de 2004 REVISIÓN C. Alvaro A. Cárcamo Calderón y César Martínez Valdes 2/3
DIAGRAMA DE FLUJO USUARIOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS Y EXTERNAS RESPONSABLE DE OFICIALIA DE PARTES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 6 Elabora reporte diario de entregas de correspondencia y notificaciones externas y lo entrega al Jefe del 7 Recibe reporte diario de entregas de correspondencia externas, lo revisa y lo archiva. FIN 25 de octubre de 2004 REVISIÓN C. Alvaro A. Cárcamo Calderón y César Martínez Valdes 3/3