MANUAL DEL PROCESO DE CA CGAF 01 P02 Versión 1.0 23/07/2015
Página: 2 de 13 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 3 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 4 3. ROLES... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE... 7 6.1. PROPÓSITO... 7 6.2. ALCANCE... 7 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 7 7. INDICADORES... 12 8. ANEXOS... 12 2
Página: 3 de 13 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso CA CGAF 01 P02 PROPÓSITO Realizar la administración y abastecimiento de los materiales de oficina y aseo, y consumibles de impresión, solicitadas por las distintas unidades requirentes con el fin de satisfacer las necesidades institucionales. DISPARADOR Necesidad de materiales o consumibles Descripción ENTRADAS Solicitud de proveeduría. ACTIVIDADES PRINCIPALES Verificación de existencias Registro en el inventario Entrega de materiales y consumibles Reporte mensual Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESO RELACIONADO Ingreso a Bodega Materiales y consumibles entregados Adjetivo Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 3
Página: 4 de 13 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO 1. La Unidad de Sección, es la responsable de recibir los materiales y consumibles adquiridos por la Unidad de Contratación y Compras Públicas, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y coordinaciones zonales que forman parte de la Institución. 2. debe mantener actualizado el Catálogo o la lista de materiales de oficina y aseo y consumibles de impresión, que constan en el registro Solicitud de, y enviar a las unidades solicitantes, para que en el mismo realicen sus requerimientos. 3. Todo requerimiento se tramitará y despachará, únicamente con el formato Solicitud de, recibido de manera digital, de manera que se pueda revisar si está correcta la solicitud. El formato físico se lo recibe para realizar el despacho de los materiales y consumibles con la respectiva firma de responsabilidad. 4. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos, o no se dispone en existencia los materiales o consumibles solicitados, será devuelta a la Unidad requirente. Sin embargo será parte de los insumos para realizar la solicitud de adquisición de todo lo que no se dispone en existencia 5. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina y aseo, o consumibles de impresión de forma razonable, lo cual es controlado por en función del número de funcionarios de la unidad o en base a estadísticas de consumos anteriores, para evitar devoluciones tiempo después de su recepción. 3. ROLES. Es responsable de la supervisión de ingreso, egreso y consumo de suministros, materiales, de dar atención a los requerimientos de bienes de consumo realizados por las diferentes dependencias de la institución, así como de su entrega y recepción correspondiente. Asistente de Control,. Da apoyo en la supervisión de ingreso, egreso y consumo de suministros, materiales, así como de preparar los pedidos y realizar la entrega de los requerimientos de bienes de consumo realizados por las diferentes dependencias de la institución. 4
Página: 5 de 13 Analista/ Asistente de Tecnología. Para efectos uso de este manual, es el funcionario que verifica y confirma que existe la necesidad de los consumibles de impresión en la unidad requirente, así como de aprobar la solicitud de proveeduría. Unidades Requirentes. Dependencias institucionales que realizan requerimientos de materiales, suministros de oficina y aseo o consumibles de impresión en base a las necesidades presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Kardex. Es un reporte contable que se utiliza para mantener el control de los materiales y consumibles que se encuentran en el inventario, de manera que se pueda controlar las entradas y salidas de los materiales o consumibles y conocer las existencias de cada artículo que se dispone en Bodega. Materiales. Para efectos de uso de este manual, se consideran como materiales a todos los útiles de oficina, suministros de aseo, que utilizan los servidores públicos o los proveedores de la Institución para desempeñar su trabajo. Consumibles de impresión. Corresponde a los toners, cartuchos, partes o piezas de las impresoras que se consumen con el uso de las mismas, las cuales se mantiene en el inventario de las bodegas. Acta de entrega recepción. Es el documento en el cual consta el detalle de los materiales y/o consumibles de impresión que se entregan a la unidad requirente, y en el que queda registrado la entrega y correspondiente recepción de los mismos. Control de impresión IP. Es el sistema de control de impresoras, en el que un Técnico de la Dirección de Tecnología verifica la cantidad de tinta que tiene la impresora, a fin de determinar si existe la necesidad. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 5
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Página: 7 de 13 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del proceso de proveeduría, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales de oficina, aseo y consumibles de impresión a ser despachados por la Unidad de Sección a las distintas unidades de la Institución, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso para garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo. 6.2. ALCANCE El alcance del proceso de proveeduría abarca el conjunto de actividades comprendidas desde el requerimiento de materiales y consumibles de impresión que le realizan las unidades requirentes a nivel nacional hasta la entrega recepción de los mismos y su respectivo reporte. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN 1. Realizar la solicitud de materiales o consumibles Unidad requirente La unidad realiza la solicitud de materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión en el formulario de Solicitud de y lo envía por correo a la Unidad de Sección. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Solicitud de 2. Verificar los datos registrados de la solicitud Recibe la solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la unidad requirente para que vuelva a realizar el requerimiento, y si están correctos procede con la atención del mismo. Mail 7
Página: 8 de 13 3. Subproceso Ingresos a Bodega Por otra parte el Analista recibe del Subproceso Ingresos a Bodega de, los materiales y consumibles por adquisiciones realizadas o por devolución de alguna unidad, con los cuales atienda los requerimientos que correspondan. 4. Verificar la existencia de materiales o consumibles solicitados Si los datos de la solicitud están correctos, verifica la existencia de los materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión solicitados. Revisa también los materiales y consumibles que recibe del Subproceso Ingresos a Bodega de. En caso de que no existe ningún material y/o consumible solicitado, procede a informar a la unidad requirente y realiza la devolución de la solicitud, hasta que se disponga de los mismos. En caso de que existe de manera parcial o total, debe revisar además si se trata de una solicitud de consumibles de impresión para pedir a la Dirección de Tecnología que verifique si hay la necesidad. Si se trata de una solicitud de materiales de oficina o aseo, se continúa con el punto 12. Mail 5. Informar lo que no dispone a Unidad requirente Si en Bodega de no se dispone de los materiales y/o consumibles solicitados por la unidad requirente sea de manera total o parcial, el Custodio de Bienes informa a la unidad requirente el detalle de los materiales que no dispone en Bodega, y devuelve la solicitud hasta realizar la adquisición y tener en stock lo requerido. 8
Página: 9 de 13 6. Reunir documentos y consolidar requerimientos para adquisición El Custodio de Bienes, reúne todas las solicitudes de proveeduría que no se ha podido atender y las consolida para realizar la solicitud de adquisición a través del Subproceso Ingresos a Bodega. 7. Solicitar a la Dirección de Tecnología que verifique la necesidad Si se trata de un requerimiento de consumibles de impresión, el Analista de Control, y, solicita a un Analista o Asistente de Tecnología que realice la verificación de que existe la necesidad de los mismos, para lo cual le informa o envía la Solicitud de. 8. Verificar la necesidad de requerimiento de consumibles de impresión Analista/Asistente de Tecnología El Analista/Asistente de Tecnología verifica en el sistema de control de impresión IP la cantidad de tinta que dispone la impresora o acude a la unidad requirente a fin de determinar si se requiere el reemplazo de los consumibles solicitados. 9. Informar y/o aprobar la solicitud de consumibles Analista/Asistente de Tecnología Una vez realizada la verificación, el Analista/Asistente de Tecnología aprueba la Solicitud de en caso de que confirme el requerimiento o informa al, de que no existe la necesidad de los consumibles, según corresponda. Solicitud de 10. Recibir respuesta y verificar si procede El Custodio de Bienes, recibe de parte del Analista/Asistente de Tecnología la solicitud aprobada por duplicado o el informe respectivo según corresponda. En caso de no existir la necesidad de los consumibles, devuelve la Solicitud de a la unidad requirente con lo cual se termina el proceso, y en caso de recibir la solicitud aprobada continua con el registro de la solicitud para realizar el suministro. Mail 9
Página: 10 de 13 11. Devolver solicitud a unidad requirente Si no es necesario atender el requerimiento de los consumibles solicitados, el Analista devuelve la solicitud a la unidad requirente, informando que no procede. 12. Registrar la solicitud y marcar lo que no se dispone en stock Una vez que proceda la solicitud sea ésta de materiales y/o consumibles, la registra en el Listado de Control de Actas, y le asigna el número correlativo de la solicitud, de acuerdo al orden de llegada. Luego procede a marcar en la Solicitud de los materiales o consumibles que no dispone en stock. Listado de Control de Actas 13. Elaborar el acta de entrega recepción El Custodio de Bienes, elabora el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega de los materiales a entregar, y la imprime por duplicado, para realizar el despacho. Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega 14. Registrar los egresos del kardex Los materiales o consumibles que constan en el Acta de Entrega Recepción, los registra y los rebaja en el archivo digital del kardex. Kardex 15. Seleccionar los materiales y preparar el pedido Asistente de Control, Custodio de Bienes y El Asistente de Control, Custodio de Bienes con el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega, prepara el pedido, para lo cual ubica los materiales o consumibles en la Bodega y los selecciona. 16. Revisar el pedido y embalarlo Asistente de Control, Custodio de Bienes y Una vez que ha seleccionado los materiales y/o consumibles, revisa que el pedido esté de acuerdo con el Acta. En caso de que no esté correcto realiza los cambios necesarios hasta que se complete el pedido y pueda realizar la entrega. 10
Página: 11 de 13 17. Firmar el acta de entrega recepción y entregar el pedido Asistente de Control, Custodio de Bienes y Con el pedido embalado completo, firma el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega y la Solicitud de por duplicado y se destina el pedido para el lugar o Unidad Requirente o se entrega a la persona delegada por la Unidad. Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega Solicitud de 18. Recibir el pedido, y revisar materiales en el acta de entrega recepción Unidad requirente La persona que recibe el pedido, revisa los materiales o consumibles que constan en el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega. En caso de que no esté conforme con el pedido recibido solicita que se lo revise y regresa a la actividad 15. 19. Firmar la recepción en el acta, devolver un original y archivar otra Unidad requirente Si la persona de la Unidad Requirente acepta los materiales y/o consumibles de impresión que le están entregando, firma y sella la Solicitud de y el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega en señal de conformidad, entonces se queda con un original de cada documento para archivo de la Unidad requirente y devuelve otro de cada documento al Asistente de Control, y, o los envía por correspondencia si se encuentra en alguna zonal. Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega Solicitud de 20. Archivar el acta con la solicitud en físico y digital El Custodio de Bienes digitaliza la Solicitud de y el Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega y archiva estos documentos en el consecutivo de control tanto en físico como en digital. 11
Página: 12 de 13 21. Realizar el reporte mensual a Contabilidad Al finalizar cada mes, el Analista de Control, y, realiza un consolidado mensual del Listado de Control de Actas y del Kardex y entrega mediante memorando un Reporte Mensual a Contabilidad en digital, en el que incluye además cada Solicitud de con su respectiva Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega. Adicionalmente entrega en físico con memorando al Director Administrativo el reporte mensual, para que lo remita a la Dirección Financiera. Reporte mensual Kardex consumibles Reporte mensual Kardex suministros de oficina y aseo Reporte mensual Listado de Control de actas consumibles Reporte mensual Listado de Control de actas suministros de oficina y aseo 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Unidad de Medida Porcentaje Responsable de Medición Director Administrativo Frecuencia de Medición Mensual 8. ANEXOS Solicitud de Listado de Control de Actas Acta de Entrega Recepción Egreso de Bodega Kardex Reporte mensual Kardex consumibles Reporte mensual Kardex suministros de oficina y aseo Reporte mensual Listado de Control de actas consumibles Reporte mensual Listado de Control de actas suministros de oficina y aseo 12
Página: 13 de 13 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Priscila Villarreal Analista de Procesos Aprobado Por: William Pérez Paúl Cevallos y y Servicios Generales Validado por: Valeria Yánez Directora Administrativa CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 23/07/2015 13