INSTRUCTIVO GESTIONAR RESULTADOS DE AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN Código: IP-3 Versión: Fecha: Septiembre 0. OBJETIVO Señalar los requisitos y actuaciones necesarias para tramitar los resultados obtenidos de las solicitudes de audiencias de para cerrar los casos según su desarrollo y desenlace.. DESARROLLO. Trámite de asunto conciliable Realizar la audiencia de conciliación Levantar el Acta de conciliación total o parcial, diligenciando el formato Acta de conciliación Centro de. 3 Hacer lectura en voz alta del contenido del Acta de a objeto de que las partes hagan sus observaciones para corrección Imprimir el Acta de conciliación. Hacer firmar el acta de todas las partes interesadas, en señal de aprobación del Acta de conciliación y entregar copia a todas las partes Acta de Centro de 7 8 Entregar al del Centro de el original del Acta de conciliación y las copias para su respectivo registro, inmediatamente o dentro de los tres (3) días calendario siguiente a la fecha de celebración de la audiencia de conciliación. Verificar el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación contenidos en el formato lista de verificación control de legalidad del Acta de Registrar el caso en el Sistema de Información de la del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso del Acta de el formulario de resultado del caso ingresado. 9 Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC. 0 Hacer constar en las copias de las Actas si se trata de las primeras copias que prestan merito ejecutivo. Realizar seguimiento al acuerdo logrado en el formato Seguimiento acuerdos de conciliación Centro de en la fecha señalada por el del y/o denominación del cargo persona encargada del Centro. y Centro de y Centro de y Centro de y Centro de Lista de verificación control de legalidad del acta de conciliación Acta de Centro de Seguimiento Acuerdos de Centro de - Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental, con los documentos debidamente legajados. Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página de 7
. Trámite en caso de suspensión de la audiencia Diligenciar el formato suspensión de Audiencia de Centro de - en caso de existir ánimo conciliatorio entre las partes, coordinando con la la disponibilidad de las salas así como la fecha y hora de realización de la nueva Audiencia de conciliación. suspensión audiencia de conciliación Centro de Acordar fecha y hora de realización de nueva Audiencia de conciliación, en caso de haber ánimo conciliatorio de las partes y diligenciar la suspensión audiencia de conciliación Centro de. suspensión audiencia de conciliación Centro de 3 Firmar y a hacer firmar tanto de las partes como del Asesor conciliador en señal de aprobación la suspensión de Audiencia de Centro de - Entregar expediente a la Consultorio jurídico, con los documentos generados suspensión audiencia de conciliación Centro Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental con los documentos debidamente legajados..3 Trámite en caso de no acuerdo Realizar la audiencia de conciliación Levantar No Acuerdo, diligenciando el formato constancia de no haberse obtenido acuerdo Centro de Consultorio Jurídico. 3 Hacer lectura en voz alta de la constancia de no haberse obtenido Acuerdo, con el fin de que las partes hagan sus observaciones para corrección. Imprimir la no haberse obtenido acuerdo. Firmar y a hacer firmar tanto de las partes como del Asesor conciliador en señal de aprobación la no haberse obtenido acuerdo. Sacar tantas copias de la no haberse obtenido acuerdo como partes haya. No Haberse Obtenido Acuerdo Centro de 7 Entregar al del Centro de el original de la no haberse obtenido acuerdo y las copias para su respectivo registro. Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página de 7
8 Registrar el caso en el Sistema de Información de la del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la Constancia de no haberse obtenido acuerdo, el formulario de resultado del caso ingresado. 9 Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC. 0 Entregar a las partes copia de la no haberse obtenido acuerdo inmediatamente o dentro de los tres (3) días calendario siguiente a la fecha de celebración de la audiencia en caso de no haberse podido realizar el registro. Sistema de Información de Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental, con los documentos debidamente legajados.. Trámite en caso de inasistencia Verificar que se entrego la citación a la parte convocada por medio de la Guía de envió correo certificado. Solicitar los datos generales de ley y demás que sirven para la radicación del asunto ante la plataforma de Ministerio de justicia. 3 Levantar inasistencia de una o ambas partes, Constancia de no comparecencia por ambas partes Centro de o no comparecencia Centro de -, cuya fecha de expedición es el cuarto día hábil siguiente a la fecha en que debió celebrarse la audiencia de conciliación. Hacer lectura en voz alta de la constancia a objeto que la parte que asistió haga sus observaciones para corrección. Informar al interesado que debe esperar tres días para la justificación de la inasistencia del que no comparece, y que después del cuarto día puede presentarse a reclamar la correspondiente constancia. Firmar y hacer firmar del asesor del Centro de en señal de aprobación la inasistencia de una o ambas partes. No Comparecencia por Ambas Partes Centro de - Consultorio Jurídico No Comparecencia Centro de - Consultorio Jurídico 7 8 9 Reprogramar audiencia de conciliación, en caso de recibir justificación por la no asistencia de una de las partes, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la audiencia, siempre y cuando la parte asistente esté de acuerdo. Coordinar con la del Consultorio jurídico la disponibilidad de las salas así como la fecha y hora de realización de la nueva Audiencia de conciliación. Diligenciar Citación audiencia de conciliación civil centro de conciliación consultorio jurídico o Citación audiencia de conciliación familia centro de conciliación consultorio jurídico. Escrito justificación inasistente de del Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página 3 de 7
0 Firmar los documentos de citación a los usuarios para entrega de respuesta o para citar a audiencia de conciliación según sea el caso. Enviar nuevamente la citación según formatos citación audiencia de conciliación civil Centro de - o Citación Audiencia de conciliación familia Centro de -Consultorio jurídico. Citación audiencia de conciliación civil centro de conciliación consultorio jurídico Citación audiencia de conciliación familia Centro de consultorio jurídico Diligenciar el formato no comparecencia Centro de, en caso que la parte asistente no esté de acuerdo con la reprogramación de la audiencia. 3 Entregar a la consultorio jurídico el expediente de usuario con los documentos generados. Registrar el caso en el Sistema de Información de la del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la Constancia de no comparecencia, el formulario de resultado del caso ingresado. Sistema de Información de la Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC. Entregar a la parte que compareció a la audiencia de conciliación copia de la no comparecencia al cuarto día hábil siguiente a la fecha en que debió celebrarse la audiencia. 7 Archivar expediente de acuerdo al proceso organización Documental, con los documentos debidamente legajados. Secretaria(o) del centro de conciliación Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página de 7
. Trámite en caso de otros resultados (Desistimiento, imposible notificación, acuerdo extra-conciliación, retiro de la solicitud, otros) Elaborar constancia indicando el motivo por el cual se cierra el caso. Nota: El término para cerrar el caso es de tres (3) días hábiles siguiente a la fecha en que debió de celebrarse la audiencia. En el evento de que la programación de la audiencia de conciliación dependa de algún documento o información que deba aportar el solicitante, y no lo haga, el cierre del caso no podrá exceder de quince días calendario, contados a partir de la fecha en que debía entregarse la información o documentos. Constancia Ingresar el caso en el Sistema de Información de la del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la constancia elaborada, el formulario de resultado del caso ingresado. Constancia 3 Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC. Constancia Entregar expediente a la con los documentos generados Archivar expediente de acuerdo al Procedimiento para la Gestión Archivística de documentos con los documentos debidamente legajados. Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página de 7
. Trámite de asunto no conciliable Expedir asunto no conciliable dentro de los 0 días calendario, siguientes a la presentación de la solicitud de, cuando el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. Imprimir asunto no conciliable. 3 Firmar y hacer firmar del asesor del Centro de en señal de aprobación la asunto no conciliable Sacar copia de la asunto no conciliable. Entregar al del Centro de el original de la asunto no conciliable y la copia para su respectivo registro. Registrar el caso en el Sistema de Información de la del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la asunto no conciliable, el formulario de resultado del caso ingresado. 7 Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC. 8 Sacar copias de los documentos que se deban devolver al usuario. 9 Diligenciar el formato Registro de devolución de documentos consultorio jurídico. 0 Entregar o enviar al interesado, copia del registro Constancia de asunto no conciliable Centro de - Consultorio Jurídico, junto con los documentos aportados en la Solicitud de conciliación. Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental, con los documentos debidamente legajados. y Centro de Asunto No Conciliable Centro de - Registro devolución de documentos - consultorio jurídico. 3. DEFINICIONES SIC: Sistema de Información de la. Acta de : Documento en el que constan las declaraciones de voluntad que se han emitido por las partes conciliantes ante el Conciliador, con el fin de solucionar un conflicto. Constancia: Documento mediante el cual se evidencia los resultados de los trámites conciliatorios diferentes al acuerdo. Cosa juzgada: Efecto de la conciliación, en virtud del cual todo asunto objeto de conciliación, y que ha culminado con un acuerdo, no puede someterse de nuevo al conocimiento de otro conciliador o de un juez de la República. Mérito Ejecutivo: Efecto que se predica del acuerdo de conciliación, en virtud del cual sobre los asuntos conciliados las partes pueden iniciar un proceso ejecutivo para su cumplimiento, siempre y cuando las obligaciones sean claras, expresas y exigibles. Requisitos de procedibilidad: Requisito que debe cumplirse cuando, por mandato legal, se quiere acudir a la jurisdicción y que si no se cumple le impide al juez conocer del proceso y debe rechazar la demanda. Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página de 7
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 0 de 00: Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones. Ley 7 de 999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 9 d 000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Acuerdo 097 de 00 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Concepto de Línea Institucional 3-9 del 0 de Julio de 00 del Ministerio de Justicia y del Derecho Decreto 89 de 03: Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las leyes 3 de 99, de 998, 0 de 00 y 3 de 0. Acuerdo Superior Universitario N 09 de julio 7 de 007: Por el cual se modifica, adecua e integra la codificación de los acuerdos 00 del 9 de julio de 99 y 3 de septiembre de 003 que crearon los Centros de en la Facultad de Derecho de la Universidad Cooperativa de Colombia para todas sus secciónales y unidades descentralizadas. Manual del administrador de centros de conciliación del Ministerio de Educación Nacional Manual de usuario Director Centro de Página Web Ministerio de Justicia y del Derecho Documentó Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas Cargo: Especialista de Proyección Social Revisó / Aprobó Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas Cargo: Especialista de Proyección Social Fecha: Julio de 0 Fecha: Julio de 0 Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Página 7 de 7