SIIGO WINDOWS Elaboración Nota de Remisión Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Nota de Remisión? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Remisión? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Remisión?
Presentación Este instructivo es una guía que explica al usuario el proceso de elaboración y contabilización de la Nota de Remisión (Documento Tipo S); este documento registra la salida del inventario en el proceso de ventas.
ELABORACION NOTA DE REMISION Qué es una Nota de Remisión? La Nota de Remisión es un documento contable que descarga los productos del inventario y al momento de manejar Costeo en Línea o Predeterminado también contabilizara el costo de cada producto. La Nota de Remisión es un documento contable que registra las salidas de los productos descargando el inventario; se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de la mercancía a un cliente, para luego realizar la correspondiente factura de venta. En SIGO se utiliza el Documento Tipo S como la Nota de Remisión, estos documentos se parametrizan por el Modulo de Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos
Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Remisión? La ruta para elaborar una Nota de Remisión es: Documentos Documentos Notas Documentos Notas Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Remisión? Al momento de elaborar una Nota de Remisión el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Nota de Remisión a elaborar:
La Nota de Remisión, puede ser cruzada con la Cotización, con la Orden de Pedido (Documentos Extracontables) o puede no tener cruce. 1. NOTA DE REMISION CRUZA CON COTIZACION (Documento Extracontable) Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Nota de Remisión se selecciono el campo cruza con cotización. En esta pantalla se debe indicar cuál es la cotización que cruzara con el presente documento; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V (Cotizaciones) que no han sido cruzadas; toma todos los terceros y permite seleccionar una o varias Cotizaciones siempre y cuando todas correspondan al mismo Nit.
Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Nota de Remisión todos los datos digitados en la cotización, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la cotización.
2. NOTA DE REMISION CRUZA CON ORDEN DE PEDIDO (Documento Extracontable) Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Nota de Remisión se selecciono el campo cruza con pedido. En esta pantalla se debe indicar cuál es la orden de pedido que cruzara con el presente documento; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo Z (Ordenes de Pedido) que no han sido cruzados; toma todos los terceros y permite seleccionar una o varias Ordenes de Pedido siempre y cuando todas correspondan al mismo Nit
Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Nota de Remisión todos los datos digitados en la orden de pedido, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la orden de pedido.
3. NOTA DE REMISION SIN CRUCE Campos Generales: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el número de identificación y asignando alguno datos principales.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: Se debe digitar el código del vendedor previamente creado o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de función F2 (búsqueda alfabética). Datos Adicionales del Cliente: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero. Campos de Transacciones:
Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda Como se presenta en la siguiente descripción: Búsqueda por Descripción Búsqueda por Producto Búsqueda por Referencia de Fabrica Búsqueda por Código de Barras Búsqueda por Marcas Muestra todos los productos Activos e Inactivos Conmutar tercera columna entre REFERENCIA / MARCA / COD. BARRAS Mostar todos los productos Materia Prima y Productos Terminados
Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras. Luego el sistema solicita más datos a saber: Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos.
Dependiendo del Tipo de SIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento Pero este se puede cambiar realizando la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) Si se cambia el Nit que el sistema trae el cual corresponde al del encabezado el programa presenta la siguiente ventana: Sucursal: Este campo se habilitara solo si el Nit asignado esta marcado en su creación que maneje sucursales Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un crédito, ya que se está descargando mercancía del inventario.
Datos Generales del Producto: Producto: El sistema trae automáticamente el producto de la información digitada en el cuadro de transacciones. Costo Unitario: El sistema trae automáticamente esta información del catalogo de productos, esta información se actualiza automáticamente de acuerdo al movimiento del producto (Compras y entradas al inventario). Este campo solo se visualiza si en la definición del documento se selecciono el campo Muestra Valores. Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta. Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y dependiendo del tipo de SIIGO. Saldo Bodega: El sistema trae automáticamente este valor de la bodega seleccionada con anticipación
Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se registraran en el documento y las cuales descargan el inventario. Valor: En este campo el sistema trae el costo del producto solo cuando se maneja SISTEMA DE COSTEO EN LINEA O PREDETERMINADO, en caso de manejar COSTEO EN BACH, este campo debe quedar en ceros. Este campo solo se habilita si en la definición del documento se selecciono el campo Muestra Valores.
NUEVAMENTE SE HABILITA EL CUADRO DE TRANSACCIONES PARA LLAMAR EL SIGUIENTE PRODUCTO QUE SE REQUIERA INGRESAR, AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS, LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto El programa traerá automáticamente el número de la Nota de Remisión si en la definición del documento se marco la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el numero del consecutivo. El documento se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.
La Nota de Remisión es un Documento contable por lo cual descarga las cantidades de producto del inventario.