SIIGO Pyme Elaboración Cotizaciones Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Cotización? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Cotización? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Cotización?
Presentación A continuación se presenta una guía que explica el proceso para la elaboración de los Documentos Extracontable (Tipo V) Cotizaciones.
ELABORACIÓN COTIZACIONES Qué es una Cotización? Una Cotización es un documento extracontable y tienen efecto solo a nivel administrativo a nivel de informes para controlar lo cotizado versus lo facturado por cada producto que maneja la empresa o cada cliente con quien tiene relaciones comerciales. Cuál es la Ruta para Elaborar una Cotización? La ruta para elaborar Cotizaciones es: Ventas Administración de Cotizaciones Elaboración Una Cotización solo se puede elaborar cuando se tiene el Modulo de Ventas; NO es posible elaborar este Tipo de Documento por el Modulo de Documentos ni por Entrada de Comprobantes.
Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Cotización? Al momento de elaborar Cotizaciones el sistema habilita la siguiente pantalla: En esta ventana se debe escoger el tipo de Cotización que se va a elaborar, las cuales deben estar previamente parametrizadas por el modulo de contabilidad. A continuación solicita los siguientes datos: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual
se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable en la cual se entregara el producto al cliente, o la indicada por el cliente según su necesidad. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del
nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación Fr. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta con el cliente. Ejemplo. Contado, Crédito 30 días. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera Mora: Solo muestra valor si la factura o facturas en cartera están vencidas. En los campos Disponible, Saldo y Mora, el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catálogo de terceros
Datos Adicionales del Cliente: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero. DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica). Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto o Referencia.
Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el catálogo de terceros. En caso que en el campo Lista de Precio se asigne la lista de precio 13; al momento de elaborar el documento el sistema trae el cuadro con todas las listas de precios definidas para el producto y así el usuario seleccionara la correspondiente. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y permite realizar modificaciones Referencia: El sistema trae automáticamente la referencia del únicamente si se digito esta información en la creación del catálogo de producto y este no es un campo editable
Saldo: Corresponde al número de unidades que se encuentran en el inventario y de las cuales el usuario dispone para la venta Cantidad: Se debe digitar el número de unidades a cotizar. Valor unitario: El sistema trae el valor unitario del producto seleccionado de las listas de precios. Valor Total: El sistema realiza el cálculo automáticamente, multiplicando el valor unitario por el número de unidades del producto cotizado. Porc. Descuento: Permite asignar un porcentaje de descuento, solo si se parametrizo el campo en la definición del documento. En caso que se maneje Porcentaje de Descuento por producto el sistema descuenta de manera automática en el Valor Total, el valor del porcentaje de descuento.
DESCUENTOS Y CARGOS: DESCUENTOS: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos.
CARGOS: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A COTIZAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter.
Por último el sistema pregunta si el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. VALIDEZ DE LA OFERTA:
Los datos que solicita el sistema al momento de enviar la impresión son de carácter informativo y se visualizan en la impresión del documento En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel Para volver a imprimir una Cotización se debe realizar por la opción de Impresión de Documentos previos en la Ruta: Documentos Impresión Documentos Previos, donde es necesario repasar nuevamente los datos de VALIDEZ DE LA OFERTA.