Diffupar S.A. Asistencia en la Identificación de Oportunidades de Mejora en la operación y en la organización Kick Off del Proyecto 20 de Septiembre de 2013 People & Change Services
Objetivo del Proyecto Evaluación e identificación de oportunidades de mejora en relación a los procesos, controles y organización de Diffupar S.A., con el fin de: 1 2 Analizar la situación actual de la compañía en materia de procesos, controles y organización Detectar fortalezas y debilidades de los procesos, controles y de la organización 3 Desarrollar un Plan de Acción que permita implementar los cambios y mejoras identificadas 2
Alcance del Proyecto El alcance del trabajo incluye todas las areas y procesos de Diffupar S.A. y de los negocios Rouge. PROCESOS Administración y Finanzas RRHH Ventas y Distribución Compras Comex AREAS Todas las Áreas Funcionales de la Compañía. 3
Recomendaciones Generales Sobre qué aspectos vamos a trabajar para alcanzar los objetivos? Liderazgo Liderazgo Identificar y promover a aquellos actores claves de la organización que pueden cumplir un rol de liderazgo en la organización, para guiar a los empleados del núcleo operativo hacia la estrategia que tiene el negocio. Considerar roles de liderazgo, en contraposición con roles de jefatura. Procesos y Estructura Estandarizar y automatizar los procesos es fundamental para alcanzar la eficiencia operativa. Esto permite llevar a cabo tareas más rápidas, más claras y de forma menos compleja, lo que impacta directamente en reducciones significativas de costos. El éxito en la gestión se fundamenta en la medición sistemática de los resultados y en la introducción continua de mejoras. Promover la colaboración horizontal transversal entre las distintas áreas de forma de promover la multifuncionalidad, un entorno de solidaridad y por sobre todo que se pueda compartir el conocimiento. Sistemas Explotar la herramienta SAP para que permita reducir las tareas que son llevadas a cabo manualmente y no efectuar duplicidad de estas. Automatizar controles que aseguren a la Dirección la confianza en la operación. Obtener un estado de situación del proyecto SAP que pueda ser entendido y permita identificar lo estimado a completar Personas Promover el desarrollo y compromiso de las personas. Cada persona de la organización debe aplicar el principio de hacer las cosas bien y desde la primera vez logrando la satisfacción de las necesidades del destinatario del servicio que brinda dentro de la organización. Crear un ambiente propicio para el desarrollo de la innovación y la creatividad como elementos clave para la introducción de mejoras (cambios organizacionales). Capacitar al personal en todo lo concerniente a su puesto de trabajo (herramientas técnica excel, utilización de SAP, entre otros-), como así también en el desarrollo de habilidades blandas (gestión del cambio, trabajo en equipo, liderazgo). Recompensar/reconocer a las personas que se encuentren en línea con las prioridades estratégicas y tengan la capacidad de motivar al resto del personal para el logro de los objetivos organizacionales. 2013 KPMG, sociedad civil y firma miembro de la red de firmas miembro independientes de KPMG afiliadas a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), una entidad suiza. Derechos reservados. 4
Enfoque de trabajo Nuestro enfoque combina un foco en el desarrollo estructural y una orientación hacia la identificación de soluciones de alto impacto a corto plazo que llamamos quick wins, y que son oportunidades de mejora de alto valor y de implementación a corto plazo. Existe una oportunidad de mejora? Cuáles son las opciones posibles? Cuáles son las soluciones posibles? Entendimiento de procesos, de la organización y su gente Identificación de alternativas de cambio y mejora Desarrollo de un plan de acción estableciendo prioridades Quick Wins KPMG Member Firm Approach Traditional Approach Analysis Quick wins Analysis Wave 1 Wave 2 Wave 3 Wave 1 Wave 2 Cumulative Financial Impact Illustrative KPMG Traditional Approach Desarrollo de Matriz de Prioridades Identificación de prioridades de cada iniciativa en forma conjunta o individual en términos de riesgo o dificultad para ser alcanzada y tiempo de implementación. Basado en estas dimensiones, se priorizan las iniciativas en una secuencia lógica de actividades que generan beneficios rápidamente a un costo bajo. 5
Detalle de secuencia del proyecto Modelo de gestión del cambio Lineamientos de KPMG Ejecutaremos el Proyecto con un enfoque de gestión del cambio que está basado en los siguientes factores clave: Alineamiento estratégico Abordaje sistemico La alineación del management es crítica para lograr el éxito de cualquier proceso de cambio. El cambio de comportamientos es complejo ya que impacta en toda la organización. Involucramiento de la gente La gente tiene una mejor performance en un entorno en donde han sido parte del diseño de la solución. Beneficios sostenibles El cambio sostenible es el objetivo primario de cualquier proceso de cambio. Medir el impacto del cambio permite un enfoque sostenible. Estrategias de comunicación La comunicación es una palanca estratégica que mejora la toma de conciencia, el involucramiento y el compromiso dentro de la organización. 6
Factores Críticos para el Éxito del Proyecto Los siguientes aspectos son críticos para el logro de los objetivos de este proyecto: Entendimiento y acuerdo de expectativas de objetivos y alcance del trabajo Respaldo de la Dirección Compromiso y dedicación de todos los responsables Confianza Participación Cumplimiento del plan y cronograma de trabajo Valores Buena comunicación del Equipo de Trabajo Seguimiento del proyecto y control y satisfacción de avance Esfuerzo Compromiso 7
Duración del Proyecto y equipo de trabajo de KPMG La duración del Proyecto está prevista en 6 meses aproximadamente, comenzando el 20 de Septiembre 2013. Susana Rodriguez Gerente del Proyecto Santiago Lebled Susana Rodriguez Gerente Senior, Management Consulting KPMG Tel.: + 54 11 4316-5700 Bouchard 710 C1106ABL Dir.: + 54 11 4316-5745 Buenos Aires, Argentina Fax.:+ 54 11 4316-5800 srodriguez@kpmg.com.ar Santiago Lebled Gerente, Management Consulting KPMG Tel.: + 54 11 4316-5700 Bouchard 710 C1106ABL Dir.: + 54 11 4316-5745 Buenos Aires, Argentina Fax.:+ 54 11 4316-5800 slebled@kpmg.com.ar 8