1. Propósito y Alcance: Describir el instructivo a seguir para el otorgamiento de Pensiones y Jubilaciones a los trabajadores adscritos a la nomina del Municipio de Cajeme, de acuerdo a la normatividad establecida. Este instructivo es aplicable para todos los que interactúan con el mismo como lo establece en la matriz de interacciones. Abarca desde la solicitud de reconocimiento de antigüedad hasta la aprobación de una Pensión. 2. Definiciones: Pensión Es un beneficio que se otorga a los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos en el Régimen de Pensiones y Jubilaciones vigente para trabajadores del Municipio de Cajeme. Ley Núm. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora Invalidez Total y Permanente Licencia Prejubilatoria Pensionista o pensionado Es la Ley que regula las relaciones de trabajo entre los trabajadores del Servicio Civil, los titulares de las entidades y dependencias públicas en que prestan sus servicios. Es la Inhabilitación física o mental que imposibilita al trabajador para ejercer una función laboral. Es un permiso con goce de sueldo, que se otorga al personal que adquiere el derecho de una pensión y que a solicitado ante la Coordinación de planeación presupuestal previsión social los trámites de su jubilación. Toda persona que tiene derecho a percibir y cobrar una pensión. Expediente Personal Cédula de Antigüedad Alta Baja Conjunto de documentos personales del trabajador, así como los que acreditan su antigüedad, desde su ingreso hasta su retiro del servicio público. Documento donde se acredita la antigüedad de los trabajadores al servicio del Municipio de Cajeme, que describe los puestos, adscripciones y períodos en los cuales ha desempeñado sus funciones, acumulando la antigüedad en años, meses y días. Movimiento de inclusión en nomina del Municipio de Cajeme de un trabajador. Término de la relación Laboral, movimiento quincenal de la Subdirección de Nómina. Página 1 de 8
Cambio Finiquito Suspensión Licencia Médica Licencia con goce de sueldo Licencia sin goce de sueldo Quinquenios Movimiento en la situación laboral del trabajador. Pago de los adeudos de sueldos y prestaciones de un trabajador que termina o suspende su relación laboral. Movimiento de suspensión temporal, definitiva o inhabilitación del trabajador Documento en el cual se otorga un permiso a un trabajador para permanecer separado de sus funciones, cuando rebasa el número de días al que tiene derecho permanecer incapacitado. Documento mediante el cual se autoriza a un trabajador a ausentarse de sus labores con todos los beneficios a los cuales tiene derecho. Documento mediante el cual se autoriza a un trabajador a ausentarse de sus labores por un tiempo determinado. Prestación económica que se otorga a los trabajadores de base y de confianza que prestan sus servicios al Municipio de Cajeme en base a su antigüedad. 3. Responsables: OM DRH EPJ CMPJ E DC DE OFICIAL MAYOR DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS COORDINADOR DE PLANEACION PRESUPUESTAL Y PREVISION SOCIAL ENCARGADO DE PENSIONES Y JUBILACIONES COMISION MIXTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES EMPLEADO DIRECCION DE CONTABILIDAD DIRECCION DE EGRESOS Página 2 de 8
4. Diagrama de Flujo: INICIO Recibe solicitudes para trámite de pensiones y/o jubilaciones NO Revisa y valida que cumpla con lo estipulado en el Régimen de Jubilaciones y Pensiones SI Elabora la solicitud de pensión, el dictamen de pensión y las licencias prejubilatorias Se somete para aprobación con la Comisión Mixta de Jubilaciones y Pensiones las solicitudes de pensiones Autorización de solicitud SI NO Se notifica al interesado Se notifica las nuevas pensiones con oficios a Nómina y Desarrollo Organizacional Solicita la elaboración de finiquitos y realiza los cambios en el servicios médico Se hace entrega de reconocimientos a nuevos Jubilados y/o Pensionados Se integra el Expediente de Pensionado FIN Página 3 de 8
INICIO Recepción de reportes de movimientos de nómina y expedientes de personal para elaboración de cálculo de antigüedad Revisar expediente de los reingresos de los trabajadores depositados bajo el resguardo de la Dirección de Recursos Humanos Se le solicita al trabajador documentos oficiales que respalden la antigüedad No La Documentación del expediente respalda la antigüedad? SI 1 No El trabajador comprueba Antigüedad? Revisa el expediente y determina el otorgamiento de la cédula de antigüedad Imprime y se recaban firmas de cédula de antigüedad 2 Si 2 Se actualiza el sistema de cálculo de antigüedad y se pasa a la Subdirección de Nómina para la actualización del SAP y pago de quinquenios 1 FIN Página 4 de 8
5. Descripción de Actividades: 5.1 EPJ E CMPJ OM DRH SN SDO Criterios para recibir solicitudes y realizar trámites de pensiones y/o jubilaciones: El trámite de la solicitud de jubilaciones y/o pensiones se debe realizar a través de formato oficial de solicitud de Pensión determinado por la Coordinación de Planeación Presupuestal y Previsión Social, el cual deberá estar debidamente requisitada y que cumpla con los documentos comprobatorios exigibles. Sólo se deberán realizar trámites de jubilaciones y/o pensiones del personal vigente. Para dar trámite a las solicitudes de jubilaciones y/o pensiones ante la comisión Mixta de jubilados y pensionados, debe de cumplir con los requisitos estipulados en el Régimen de y Jubilaciones y Pensiones vigente para el Municipio de Cajeme, así como los documentos comprobatorios exigibles, una vez cumplidos los requisitos señalados se elabora la Solicitud de autorización de jubilación y/o pensión turnándose copia al a la dependencia y al trabajador. Una vez analizada la información del expediente del trabajador se determina el tipo de pensión, en apego al Régimen de Jubilaciones y Pensiones. Se debe presentar, para aprobación de jubilación y/o pensión por la comisión mixta de jubilados y pensionados, el expediente integrado y sus antecedentes con el fin de obtener la aprobación definitiva. Para ellos se reúne la comisión Mixta de Jubilados y Pensionados mediante citatorio en el cual se pone a su disposición el expedientes personal del solicitante. Una vez obtenida la resolución de la solicitud de pensión, es firmada por el titular de Coordinación de Planeación Presupuestal y Previsión Social, y por el Oficial Mayor. Si cumple con todos los requisitos necesarios y no existe objeción de los miembros de la comisión, se firma el dictamen previo por cada uno de sus miembros para posteriormente reafirmar la aprobación mediante firma de acta (anexo 1) que se levantara después de cada reunión de la comisión mixta de Jubilados y Pensionados. Se notifica dentro de la misma reunión, la fecha del evento para entrega de reconocimientos a los nuevos Jubilados y/o Pensionados. Una vez firmada la aprobación del dictamen previo y la solicitud de pensión, se deberá enviar a la dirección de RH, Nomina y Desarrollo Organizacional, mediante oficio la relación con los nombres de los nuevos pensionados para que se le dé tramite al finiquito correspondiente por la terminación de la relación laboral como trabajado, se de de alta en la nomina de Jubilados y Página 5 de 8
5.2 5.3 SN OM DC DE 5.4 EPJ SN Pensionados y efectúen las actualizaciones de plantillas. Se notifica la aprobación de la pensión y de los nuevos derechos al pensionado, citándolos para el llenado de los formatos para tramitar finiquito, alta ante ISSTESON los cambios de activos a pensionados y se llena el formato de carta testamentaria. Criterio para autorizar licencias pre-jubilatorias: Sólo se autorizan licencias pre-jubilatorias al personal que ocupa una plaza de base o de confianza y a iniciado ante la Coordinación de Planeación Presupuestal y Previsión Social su trámite de jubilación. De no cumplir con este requisito se informa al solicitante de la improcedencia de la solicitud. Criterios para la administración de los fondos de ahorro para el retiro y de pensiones y jubilaciones: Dentro de los primeros 5 días del mes se obtienen del sistema de administración de personal los importes correspondientes a los siguientes conceptos: Fondo de pensiones y jubilaciones del personal activo (concepto 52). Fondo de ahorro para el retiro personal activo (concepto 53) Fondo de ahorro para el retiro de funcionarios (concepto 59) Fondo de Jubilaciones y Pensiones, de pensionados y jubilados (concepto 91) Costo de nómina de Jubilados y Pensionados. Con los importes obtenidos de estos reportes se actualiza el estado de situación financiera del fondo de ahorro para el retiro de los trabajadores, el fondo de ahorro para el retiro de los funcionarios y el fideicomiso de jubilaciones y pensiones. Mensualmente, la dirección de contabilidad envía la conciliación contable de estos fondos para el análisis y validación de la información registrada en la cual se incluyen los importes cargados a los fondos de retiro y jubilaciones y pensiones que no han sido considerados en los registros de las pólizas quincenales y mensuales de nomina como son: Finiquitos, Devolución de pensiones y depósitos en efectivo de OOMAPASC para el reconocimiento de trabajadores trasladados a Ayuntamiento. Una analizada la información se envía mediante oficio a la Tesorería Municipal la instrucción de depósito del recurso mediante oficio de las aportaciones a las cuentas bancarias para la actualización de los fondos. Criterios para reconocimiento de antigüedad: La Coordinación de Planeación Presupuestal y Previsión Social, quincenalmente revisa los movimientos de nomina para detectar al personal que reingresa al la nómina del Municipio de Cajeme, Página 6 de 8
DRH en base a esto solicita a la dirección de RH los expedientes de E los trabajadores para capturar la información en el sistema de cálculo de antigüedad, del cual se emitirá la Cedula de Antigüedad del reingreso y se recabaran las firmas de autorización para posteriormente enviarlas a nomina y actualizar el archivo de antigüedad. En los casos en que el expediente del trabajador que contiene la documentación posterior a la fecha de su reingreso se encuentre extraviado o no exista, será responsabilidad del trabajador recabar la información necesaria que acredite la antigüedad manifestada. En el comprobante de pago deberá señalar la antigüedad reconocida de los trabajadores, en los casos en que el trabajador no está de acuerdo con la antigüedad reconocida, presenta su inconformidad ante la Coordinación de Planeación Presupuestal y Previsión Social, para que se revise el expediente. Si el trabajador cuenta con documentación que ampare su cambio de antigüedad, se elabora la cedula registrando la información que soporta el cambio y se anexa a su expediente copia de la documentación presentada. 5.5 E Criterios para la administración de expedientes de pensionados: La documentación contenida en los expedientes de pensionados es propiedad del cliente, únicamente podrá tener acceso a la información el interesado y las autoridades que lo soliciten de manera oficial. 6. Documentos de Referencia: N/A N/A 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: Página 7 de 8
6.3 Formatos: OFM-CPP-F02.01 Solicitud de pensión OFM-CPP-F02.02 Cedula de Control de Antigüedad OFM-CPP-F02.03 Dictamen previo OFM-CPP-F02.04 Cuadro esquemático de pensionados y jubilados OFM-CPP-F02.05 Solicitud de valoración medica OFM-CPP-F02.06 Situación financiera del fondo de ahorro para el retiro OFM-CPP-F02.07 Situación financiera del FARF OFM-CPP-F02.08 Situación financiera de fondo de pensiones y jubilaciones OFM-CPP-F02.09 Ficha de Expediente Pensionados OFM-CPP-F02.10 Encuesta de supervivencia de jubilados y pensionados OFM-CPP-F02.11 Convenio de aportaciones por concepto de pensiones y jubilaciones OFM-CPP-F02.12 Constancia informativa de pensión N/A N/A 6.4 Anexos: 6.5 Otros documentos de Referencia: 7. Objetivos de Calidad: Los objetivos de calidad para este instructivo son los siguientes: (La eficacia para este instructivo es medida mensual) OBJETIVO META INDICADOR Tramitar las solicitudes de pensiones y/o jubilaciones que se reciban Tramites de Cedulas de Antigüedad 100 % 100% Solicitudes tramitadas VS Solicitudes recibidas Solicitud de Cedulas VS Elaboración de cedulas de antigüedad La medición de los objetivos de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes y son presentados al proceso de Oficialía Mayor para su revisión. Reviso Innovación Gubernamental Página 8 de 8 Aprobó Coordinador de Planeación Presupuestal y Previsión Social