Conciliación de las cuentas contables de clientes y recibos Beroni Informática Pág. 1
Introducción... 3 Tipos de conciliaciones... 3 Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos... 4 Solución de posibles errores detectados en el punteo automático de las cuentas de crédito y recibos... 7 No se han traspasado los asientos contables de Retailer a Beconta... 7 La factura/recibo ya se ha cobrado total o parcialmente, y no se ha traspasado a Beconta... 7 Beroni Informática Pág. 2
Introducción Enorme ahorro de tiempo y dinero en el proceso de punteo de los apuntes contables, a través de las diferentes conciliaciones automáticas. Evidentemente cuantos más apuntes contables tenga la agencia, mayor será dicho ahorro. Por ejemplo, en una agencia con 1.000.000 de apuntes contables podemos asegurar un ahorro del tiempo dedicado por 1 persona de 208 días (a 8 horas/día). Forma de obtener dicho cálculo: 208 días = 200.000 apuntes punteados automáticamente * 30 seg (media por apunte) / 60 seg./60 min./8 horas/día. Todas las conciliaciones pueden imprimir un informe de lo conciliado (queda en un histórico que puede volverse a imprimir) y de lo que no ha sido conciliado, y por tanto, debe buscarse manualmente. Tipos de conciliaciones Vamos a ver las diferentes maneras de conciliar los bancos, la caja y las cuentas de clientes: Conciliación de las anotaciones pendientes de bancos Conciliación contable de Bancos Conciliación contable de Cajas Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos. TIPOS DE CONCILIACIONES Se puntea el fichero del banco* con el control de anotaciones pendientes de Retailer ( saco de bancos ). Se puntea el fichero del banco* con los apuntes contables de Beconta del mismo (572). Se puntean los movimientos efectuados en las cajas de Front-Office en la cuenta de caja (570), con los apuntes de Beconta de la cuenta de caja (570). Se puntea el pendiente de cobro de Retailer y de los recibos pendientes de Retailer, con los apuntes de Beconta. *Cuando nos referimos al fichero del banco corresponde al suministrado (lo normal es bajárselo de Internet) por el Banco (idéntico al extracto que actualmente nos llega en papel), norma 43 y tipo CSB. En este documento vamos a basarnos en la conciliación de las cuentas de crédito y recibos. Beroni Informática Pág. 3
Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos Concilia automáticamente con los apuntes de Beconta (cuentas contables de clientes: 4300) todos los movimientos existentes en Retailer. Sólo se conciliarán las facturas o recibos pendientes de cobro. Y los cobros que se hayan podido realizar. Acceder a Contab. Conciliación bancaria Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos: EJERCICIO: Seleccionar el ejercicio contable dónde se encuentren las cuentas contables de clientes a puntear. En este desplegable sólo aparecerán los ejercicios que estén todavía abiertos en Beconta. HASTA: Teclear la fecha hasta la cual se desea conciliar. Beroni Informática Pág. 4
CTA. CTBLE.: Seleccionar la cuenta contable que se desea conciliar (puntear) en Beconta. FACTURAS PDTES. DE COBRO: Marcar si se desean puntear las facturas pendientes de cobro en Retailer. RECIBOS PDTES. DE COBRO: Marcar si se desean puntear los recibos pendientes de cobro en Retailer. SÓLO LO NO PUNTEADO: Marcar esta opción para que al realizar el punteo automático, se puntee solamente todo lo que todavía no esté punteado en Beconta, ya que el usuario ha podido puntear manualmente alguna partida. Si desmarcamos esta opción, se puntearán todos los apuntes que coincidan con los movimientos existentes en el pendiente de cobro de Retailer, estén o no punteados previamente en Beconta. CÓDIGO DE PUNTEO: Por defecto el código de punteo que quedará marcado en Beconta será JB, pudiendo ser cambiado por el usuario antes de realizar el punteo automático. Una vez realizada la selección, pulsar sobre el botón, para ejecutar el proceso de conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos, y veremos el mensaje: Si la respuesta es afirmativa, visualizaremos el mensaje: Beroni Informática Pág. 5
La pantalla de punteo quedará de la siguiente manera: Se activan los siguientes botones en la parte inferior de la pantalla. Pulsar sobre este botón, para visualizar los códigos de cliente de Retailer resultado de la selección de la cuenta contable y fecha indicada. Es posible, que varios clientes tengan la misma cuenta contable asignada en Retailer. Podremos imprimir un informe con los movimientos que se han punteado automáticamente en Beconta: Podremos imprimir un informe con los movimientos que no se han punteado, por alguna razón, automáticamente en Beconta: Beroni Informática Pág. 6
Solución de posibles errores detectados en el punteo automático de las cuentas de crédito y recibos Los factores más comunes por los que Retailer no puntea algunos conceptos del fichero con el Beconta, pueden ser: No se han traspasado los asientos contables de las facturas/recibos pendientes de cobro de Retailer a Beconta. La factura/recibo se ha cobrado total o parcialmente, y no se ha traspasado a Beconta. No se han traspasado los asientos contables de Retailer a Beconta En el caso que se haya realizado el traspaso de datos de Front-Office a Retailer, pero no se haya hecho el de Retailer a Beconta, no se puntearán los registros en Beconta. Siempre aparecerán en el informe de los registros no punteados, indicando que se trata de un pendiente: Se tendrá que realizar dicho traspaso para poder conciliar los movimientos pendientes. La factura/recibo ya se ha cobrado total o parcialmente, y no se ha traspasado a Beconta En el momento que se realiza el cobro total o parcial de una factura o recibo, no se realizará la conciliación automática hasta el momento en que se traspasen estos apuntes a Beconta. Beroni Informática Pág. 7
Siempre aparecerán en el informe de los registros no punteados, indicando que se trata de un cobro: Se tendrá que realizar dicho traspaso para poder conciliar los movimientos pendientes. Beroni Informática Pág. 8