Página 1 de 8 INSTRUCTIVO DE SOLICITUD Y/O Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Firma Carolina Carmona Subgerente de Administración Cristhian Wainer Gerente de Administración y Cristhian Wainer Gerente de Administración y Fecha
Página 2 de 8 OBJETIVO Establecer los procedimientos administrativos para la asignación de fondo fijo, reposición y utilización de fondos. Asegurar el correcto funcionamiento y administración de dinero entregado a los responsables de fondo fijo y/o fondo a rendir. Establecer funciones y responsabilidades del proceso. ALCANCE Dirigido a todas las áreas que conforman el grupo Maestra, que soliciten, administren, autoricen y realicen control de rendiciones de gastos. DEFINICIONES Fondo Fijo: Suma de dinero que se entrega a un trabajador con contrato indefinido para cubrir gastos menores, no previsibles con tiempo para el proceso habitual de compras o urgencias de la unidad. Fondo por Rendir: Monto de dinero solicitado para atender gastos de carácter especial, imprevistos o urgentes, sujetos todos a rendición posterior. Responsable del fondo fijo: Es el titular asignado con un fondo fijo, el cual rinde cuentas periódicamente y el solicitante de reposiciones de su fondo. SOLICITUD DE FONDO FIJO O FONDO POR La solicitud de cheque de fondo fijo debe ir expresamente firmada junto con la CONSTANCIA DE ENTREGA DE FONDO FIJO O FONDO POR Y DECLARACIÓN 1 y cedula de identidad. Una vez autorizado por la jefatura directa y gerencia correspondiente, el departamento de contabilidad (Jefe de Contabilidad) revisará la ficha contable del trabajador, para determinar si este no tiene fondos pendientes de rendición, si es así, el área de contabilidad podrá realizar el requerimiento de pago para envío a finanzas, para la emisión del cheque, y posterior envío a recursos humanos (Asistente de RRHH) para incorporar a la ficha del trabajador. (Copia de cheque, 1 Descargar Constancia de entrega de Fondo Fijo http://www.maestra.cl/iso/repositorio/adjuntos/10-05- 2017_13_05_48I8PSQ185YH.doc Descargar Constancia de entrega de Fondo por Rendir http://www.maestra.cl/iso/repositorio/adjuntos/10-05- 2017_13_05_46YGYHQGYBPH.doc
Página 3 de 8 comprobante contable, copia cedula de identidad del responsable y autorización de descuento). Si existe rechazo por parte del departamento de contabilidad se regresará al responsable. El fondo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo indique las necesidades de operación. En cualquier momento, el efectivo más el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto nominal del fondo fijo. La función de administrar el Fondo no es delegable, vale decir que la custodia del dinero y la documentación, como así también la preparación de las rendiciones, es de responsabilidad exclusiva del funcionario encargado del Fondo. AUMENTOS, DISMINUCIONES, TRASPASOS DE FONDOS Y CIERRES Para realizar un aumento de fondo fijo se deberá adjuntar la misma información referida en el párrafo anterior para solicitud de fondo, indicando que corresponde a un aumento de fondo. No se aceptarán traspasos de fondo fijo, cada persona debe cerrar su fondo fijo y quien requiera uno nuevo debe solicitarlo. Con el traspaso de personal de una empresa a otra, debe realizarse el traspaso del fondo fijo asignado contablemente a la empresa actual, Recursos Humanos debe enviar a contabilidad mensualmente la copia de la autorización de descuento nuevamente firmada por el responsable del fondo al momento del traspaso de empresa para que revisar y regularizar al trabajador en la contabilidad. Al momento de finiquitar a una persona, recursos humanos debe solicitar la cuenta corriente del personal, para verificar si existen fondos pendientes, además verificar con el área de finanzas si existen rendiciones en proceso de pago y que deban ser regularizadas. Para el cierre del fondo fijo se debe enviar a contabilidad la rendición correspondiente. La rendición del fondo por rendir debe hacerse como máximo 15 días después su entrega. Si existe devolución de fondo fijo en dinero se debe enviar un correo electrónico al encargado de finanzas, el que dará a conocer la cuenta corriente de la empresa para realizar el depósito correspondiente. REPOSICIÓN DE FONDOS La reposición de fondos fijos deben efectuarse según PG 09-R001 (rendición de fondo fijo) y PG 09- R002 (solicitud de cheque). Se deben enviar los documentos a la oficina central, adjuntando los respaldos correspondientes ya
Página 4 de 8 sean facturas y/o boletas, tickets de tarjetas BIP, Voucher de Peajes y/o Parquímetro, los cuales deben sumar exactamente la cantidad de dinero que se solicita reponer. Los respaldos para reposición deben estar asociados directamente al motivo o razón por la cual se otorga el fondo fijo, esta variable dependerá del jefe directo, el cual revisará su cumplimiento al momento de autorizar la reposición. En caso de ser rechazada se devolverá al responsable para su rectificación. Se debe dejar escrito a que corresponde cada gasto efectuado. Las reposiciones deben ser respaldadas con: Facturas, Boletas de ventas, Boletas de honorarios etc. En general todo respaldo aceptado por el Servicio de Impuestos Internos 2, toda esta documentación tributaria debe ser nominativa a nombre de la empresa a la que corresponde el gasto y debe ser acompañado con la descripción del articulo o servicio, además de indicar en que fue utilizado y por quienes. Para realizar compras con factura se debe portar la copia del e-rut de la empresa, para que el documento sea bien emitido. El cual debe ser solicitado al área de contabilidad. Esta nueva Cédula RUT es en formato electrónico, que reemplaza a la anterior en plástico, es un archivo en formato PDF, el cual puede ser impreso y guardado. De preferencia los gastos deben ser respaldados con facturas. No se aceptarán gastos sin facturas por montos superiores a $ 100.000.- Todos los documentos se deben presentar en original. La rendición de boletas y facturas será aceptada con un plazo máximo de 60 días. Se recomienda rendir a lo menos una vez al mes para agilizar la reposición de fondos. Todo colaborador que compre con factura debe enviar el mismo día a la encargada de control proveedores, la copia de la factura indicando que se encuentra cancelada y será rendida posteriormente. En el caso de facturas, quien rinda después de 2 meses, el monto aceptado será sólo el Neto (Es indispensable incluir facturas antes de éste periodo para no incurrir en una pérdida de IVA o este será costo del trabajador responsable del fondo). 2 http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/renta/001_002_2256.htm
Página 5 de 8 El formulario de rendición de fondo fijo deberá realizarse a través de Intranet según Manual de Uso de rendición 3. En caso de no tener habilitado algún concepto de imputación de gastos permitidos al momento de rendir por intranet solicitar a soporte@maestra.cl USO Y MANEJO DE LOS FONDOS Gastos Permitidos Los bienes y servicios adquiridos deben corresponder a las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. Son para gastos menores que por su naturaleza necesitan atención inmediata. A continuación se detallan los tipos de desembolsos: Código Concepto de Imputación (ITEM) Conceptos de Imputación Observaciones 3002 Gastos legales Terreno Inscripciones CBR - Gastos Notariales 3101 Permiso Anteproyecto 3102 Permiso fusión Terreno 3103 Contribuciones 3104 Patente Comercial 3106 Certificados 3505 Regalos premios y promociones clientes 3600 Agua 3601 Luz 3602 Gas 3701 Equipamiento sala de ventas 3702 Viajes Pasajes areos o de Bus 3703 Gastos viviendas piloto 3705 Gastos operacionales 3706 Mantención oficina comercial - salas de venta Mantención, reparación, construcción, articulos de aseo, equipamiento, mantención extintores, 3707 Gastos legales comerciales 3708 Gastos oficina comercial Articulos escritorio, imprenta, fotocopias, ploteos, insumos computacionales 3714 Mantención oficinas centrales Mantención, reparación menores, articulos de aseo, equipamiento, mantención extintores, 3715 Gastos legales administrativos Juicios, gastos notariales. 3716 Gastos oficina central Articulos escritorio, imprenta, fotocopias, ploteos, insumos computacionales 3718 Correspondencia 3719 Gastos de Representación Almuerzos, cenas u otros rendidos por gerencia 3720 Movilización Taxi, cargas tarjetas BIP, peajes 3721 Colación Tope $ 5,000 por persona en caso de horas extras o salidas a terreno 3722 Vehículos Gastos de Vehiculos corporativos 3723 Multas Vehiculos en caso que corresponda, por ruidos molestos, uso publico ( autorizados por Contraloria) 3801 Servicios Básicos de viviendas sin entregar 3804 Contribuciones de viviendas sin entregar 3903 Comunicaciones telefonía fijo, Internet Permisos Municipales Materiales Inferiores a $ 500.000.- y de urgencia Retiro de Materiales Se solicita planificar los viajes a regiones para evitar pasajes aéreos de precios excesivos. Gastos Prohibidos Los fondos no podrán ser utilizados en aquellos casos en que los gastos sean previsibles (programables), ni aquellos que superen el monto asignado. A continuación se detallan los gastos prohibidos Préstamos personales o anticipos de sueldos 3 Descargar Manual de uso http://www.maestra.cl/iso/repositorio/adjuntos/05-07-2017_12_07_10rwjj3dhs1c.pdf
Página 6 de 8 Pagos con comprobantes no autorizados (Ej. Vales por, comprobantes de transferencias) Celebraciones: los gastos asociados a la celebración de cumpleaños y otras actividades que no se encuentren autorizadas por recursos humanos. Regalos a terceros Productos como Bebidas alcohólicas, energéticas, cigarros y compras personales en general. Equipos computacionales o cualquier equipos tecnológicos, estos deben ser canalizados por TI. No se aceptaran respaldos de movilización de UBER, ya que estos se encuentran a nombre de una persona y no de la empresa, lo cual es rechazado por el SII. Bencinas por horas extras. Cuentas de Teléfonos particulares Rendiciones de TAG, reparaciones y mantenciones de vehículos personales, (sólo se podrá rendir según lo estipulado en el presente instructivo). Traslados desde lugar de residencia al lugar habitual de trabajo. Desistimientos de clientes Movilización En el caso del personal que se encuentre autorizado para realizar viajes, se considera lo siguiente: Uso de Vehículo particular: El uso de un vehículo particular deberá ser justificado por el responsable del fondo y aprobado con anterioridad a su utilización por el Gerente del área. Se le pagará, por cada kilómetro de recorrido efectuado, según distancias oficiales como referencia y en planilla de Rendición de traslados 4. Este monto incorpora los gastos por Gasolina o Diésel, Tag, Mantención y desgaste del vehículo (no considera peajes). Respaldar la distancia según lo indicado por la dirección de vialidad en el siguiente Link: http://servicios.vialidad.cl/distancias/distancias.asp o algún otro medio justificable. El monto por Kms, es el siguiente: Descripción traslado Valor por kms fuera de Región Metropolitana : $ 172.- Valor por kms dentro de Región Metropolitana : $ 296.- Km Ida Santiago - Quilpue 116,67 Santiago - Rancagua 83,73 Oficina Comercial San Pablo - Oficina Las Condes 17,00 Santiago - Los Andes 76,83 Santiago - Buin 35,34 4 Descargar Rendición de Traslados http://www.maestra.cl/iso/repositorio/adjuntos/10-05-2017_15_05_50rfl6qxxxl3.xlsx
Página 7 de 8 Personal autorizado para el uso de Fondo Fijo. El personal autorizado para el uso de fondo fijo será según los siguientes cargos y montos se asignarán, según las necesidades correspondientes. Obra Adminstrador De Obra Secretarias Arquitectura Jefe De Proyectos Jefe Prevencion De Riesgos/ Maquinaria Comercial Escrituracion Subgerente Operaciones Ventas Subgerente Ventas Supervisor De Ventas Mantencion - Entrega Y Post Venta - Servicio Al Cliente Subgerencia Jefe Supervisor Postventa Supervisor Post Venta Encargado Mantencion Supervisor Mantencion Administracion De Condominio Marketing Encargada Marketing Oficina Central Subgerente Contabilidad Subgerente Administracion Recursos Humanos Subgerente Rrhh Adquisiciones Asistente Adquisiciones Ti Subgerente De Ti Fiscalia Fiscal Calidad Supervisor De Calidad Servicios Generales Encargado Servicios Generales
Página 8 de 8 RESPONSABILIDADES Actividades Responsable de la administración del Fondo Fijo o Fondo por rendir Plazo de Ejecución 1. Solicita asignación de fondo fijo y autorización de descuento. Detectada la necesidad 2. Emite solicitud de cheque para reposición a lo menos una vez al mes para agilizar pago 3. Emisión de Cierre de Fondo por Cierre de Fondo o Finiquito 4. Emisión de Cierre de Fondo por Rendir Jefe directo de responsable de Fondo Fijo Máximo 15 días después de la entrega del cheque 1. Autoriza solicitud de Fondo Fijo. 1 día hábil. Gerente y/o Subgerente de área 1. Autoriza fondo asignado. 2 días hábiles 2. Revisa rendición y autoriza reposición fondo fijo. 2 días hábiles Contabilidad 2. Revisa Ficha Contable. 2. Contabiliza nuevo fondo fijo y cierre de Fondo Fijo y Fondo por rendir. 1 día hábil desde que recibe la solicitud de cheque. 1 día hábil desde que recibe la solicitud de cheque. 3. Actualizar listado de Fondos fijos autorizados Fin de mes 4. Devuelve al área correspondiente en caso de no ser autorizado Gestión de Proveedores 1. Revisa documentos de reposición de fondos fijos 2. Contabiliza reposición de Fondo Fijo 1. Gira Cheque 2. Revisa comprobante contable con cheque y visación por subgerente y gerente 3. Envío a RRHH copia de cheque, solicitud de cheque, copia de cédula de identidad y autorización de descuento de Asignación de fondo fijo 4. Entrega de información de cuenta corriente para depósito, según corresponda Contraloría 1. Revisa y da VB para continuar con el proceso de firmas Apoderados 2 días hábiles desde que recibe la solicitud de cheque. Según Calendario de Pagos Cada vez que se apertura y/o aumenta un fondo fijo. Detectada la necesidad 1 día hábil desde emitida nomina desde 1. Revisa y firma cheque. 1 día hábil desde visación de Contralor Recursos Humanos 1. Recibe documentación y archiva. Según Calendario de Pagos Cada vez que se apertura y /o aumenta fondo fijo EL PROCESO DE PAGO SE INFORMARÁ MEDIANTE CALENDARIO