Proceso: Administración de Bienes y Servicios Procedimiento: Control y Seguimiento de Bienes Muebles (ABS-CB-P-02) CONTENIDO Descripción Políticas Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Referencias Formatos y Anexos Página 1 de 13
I. Descripción Objetivo Verificar y controlar el inventario físico de bienes muebles asignados a las entidades académicas y dependencias, así como conciliar el resultado de las existencias físicas con el registro contable, a fin de mantener actualizado y depurado el inventario de bienes muebles. Alcance Es de observancia y aplicación al personal de las entidades académicas, dependencias y demás personal participante en este procedimiento. Definiciones y Terminología Bienes extraviados: Son los bienes de activo fijo que se pierden por descuido o negligencia del usuario. Bienes muebles: Los bienes son muebles por su naturaleza o por disposición de la Ley. Son muebles por su naturaleza, los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro ya se muevan por si mismos o por efecto de una fuerza exterior, y son bienes muebles por determinación de la Ley, entre otros, las patentes, marcas y derechos de autor; la producción artística, literaria, científica y tecnológica; los productos químicos, biológicos y agropecuarios; los activos biológicos; los vehículos automotores, así como las donaciones de derechos y donaciones en especie Bienes no localizados: Bienes de activo fijo no encontrados en el momento del levantamiento físico del inventario, se consideran en esa situación porque pudieran haberse movido del área o espacio donde se encuentran asignados. Bienes robados: Son aquellos que fueron sustraídos de manera ilícita de la Universidad Veracruzana. Bienes siniestrados: Son aquellos que sufrieron un daño parcial o total, durante un suceso de origen natural o por la acción humana. Bienes sobrantes: Son los bienes muebles que están de más en una entidad académica o dependencia, ya sea porque pertenencen a otra, o son de propiedad personal, que resultan durante levantamiento físico del inventario. Custodia: Guardar algo con cuidado y vigilancia. DCBMeI: Dirección de Control de Bienes Muebles e. Guarda: Acción de conservar en buen estado un bien asignado para el ejercicio de las actividades institucionales HERMES: Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia de la Universidad Veracruzana. Página 2 de 13
Levantamiento Físico del Inventario: Es la verificación periódica de la existencia de bienes muebles patrimonio la Universidad Veracruzana, la cual se realiza por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio. LFI: Levantamiento Físico del Inventario. Resguardo: Documento firmado por el usuario o responsable de la custodia y guarda de un bien mueble patrimonio de la Universidad Veracruzana. SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria. II. Políticas Generales 1. Los miembros de la comunidad universitaria que incumplan en tiempo y forma con las obligaciones incluidas en este Procedimiento y las indicadas en la Legislación Universitaria aplicable, se harán acreedores a las infracciones y sanciones establecidas en los artículos 110 al 114, capítulo II de la Ley Orgánica en vigor. 2. La correspondencia y comunicación oficial con las entidades académicas y dependencias universitarias se realizará a través del Sistema de Administración y Seguimiento de correspondencia (HERMES), preferentemente. 3. Los integrantes de la comunidad universitaria que tengan bajo custodia, guarda y resguardo de bienes muebles patrimonio de la Universidad Veracruzana, en caso de conocerse el robo, extravío, siniestro o destrucción parcial o total de los mismos, deberán elaborar un acta administrativa con la presencia de dos testigos y deberá notificarlo por escrito, en un plazo no mayor a 24 horas, a la Dirección de Asuntos Jurídicos dependiente de la Oficina del Abogado General, con copia a su superior jerárquico inmediato, al Administrador de la entidad académica o dependencia, y a la Secretaria de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de Control de Bienes Muebles e ; conforme a lo establecido a los artículos 60 fracción II y 65 del Reglamento para el Control de Bienes Muebles e. 4. En caso de que el bien mueble haya sido robado o siniestrado, se deberá informar en un plazo no mayor a 24 horas, por comparecencia o por escrito, ante el Ministerio Público; y en el caso aplicable, solicitar una constancia a la Dirección Municipal de Protección Civil por el siniestro ocurrido. La Dirección de Control de Bienes Muebles e 5. Es el área responsable de controlar el inventario de bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana, a través de verificaciones físicas y documentales. 6. Elaborará el acta administrativa y anexos de los resultados del LFI programado y del proceso de entrega-recepción, recabando la firma del titular y administrador de la entidad académica o dependencia. 7. Es responsable de integrar en las bitácoras, los resultados del LFI programado, semestral y del proceso de entrega-recepción de todas las regiones para proporcionar informes sobre el inventario consolidado del patrimonio universitario a la SAF y a los organismos fiscalizadores o de transparencia que se lo requieran. Página 3 de 13
Los titulares y administradores de las entidades académicas o dependencias 8. Son responsables de vigilar la guarda, conservación y posesión de los bienes muebles; manteniéndolos actualizados (Artículo 70 fracción III de la Ley Orgánica; Artículo 317 fracciones IX, XIX, XX y Artículo 336 fracción XV del Estatuto General). 9. Deberán elaborar, firmar y sellar el reporte Resultado Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles, por motivo del LFI Semestral, Programado y por Proceso de Entrega- Recepción. 10. Son responsables de vigilar que los bienes muebles a su cargo permanezcan dentro de las instalaciones, a excepción de aquellos que por su uso y/o razón justificada deban salir de las mismas, para lo cual será obligatorio cumplir con los requisitos del formato: Vale de Salida de Bienes (ABS-CB-F-16), mismo que tendrá una vigencia máxima de 6 meses a partir de la fecha de su emisión, el cual podrá ser renovado presentando el bien mueble para su verificación física. 11. Deberán elaborar, actualizar y conservar los reportes de Resguardo de Bienes por Usuario Responsable FWRRBUD del total de los bienes muebles asignados; así como, verificar que las características físicas de los bienes coincidan con las registradas en el SIIU (número de inventario, serie, modelo, marca, entre otros), con los datos impresos en la factura y con los datos del reporte Reporte de Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación FWRIUBI. 12. Deberán requerir a los responsables de cualquier daño producido a los bienes muebles propiedad de la Universidad Veracruzana, por actos u omisión imputables a ellos, o por incumplimiento e inobservancia a la legislación universitaria y/o procedimientos administrativos aplicables vigentes, debiendo restituir a satisfacción de ésta, los importes estimados de los daños y perjuicios causados, conforme a lo establecido a los artículos 67, 69, 70 y 71 del Reglamento para el Control de Bienes Muebles e. Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles Semestral: 13. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar las actividades necesarias que permitan cumplir en tiempo y forma con el LFI de manera semestral de los bienes muebles asignados, sujetándose a lo establecido en la circular correspondiente, de acuerdo a lo estipulado en los artículos 314, 317 fracciones XIX y XX, 336 fracción XIII y XIV del Estatuto General. 14. La Secretaría de Administración y Finanzas instruirá, mediante oficio circular, la realización del LFI de bienes muebles semestral y el calendario con las fechas para entregar el resultado. 15. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar, preparar y entregar el resultado del LFI semestral del total de los bienes muebles asignados, con anexos, firmado y sellado. Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles programado y por proceso de entrega recepción: 16. La DCBMeI verificará que las entidades académicas y dependencias hayan realizado el LFI por programado y proceso de entrega-recepción, por el total de los bienes muebles asignados o mediante pruebas selectivas, asentando los resultados y compromisos en actas administrativas de los titulares y administradores. Página 4 de 13
17. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar y preparar la documentación por el total de los bienes muebles asignados, para el LFI programado y por proceso de entrega-recepción, de acuerdo a lo establecido en el artículo 336 fracción XVIII del Estatuto General; y entregar el resultado a la DCBMeI. III. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo 1. El Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles: 1.1. LFI de Bienes Muebles Semestral 1.2. LFI de Bienes Muebles Programado o por Proceso de Entrega-Recepción 2. Control de bienes muebles 2.1. Resguardos de bienes muebles derivados de LFI de bienes muebles semestral 2.2. Resguardos de Bienes Derivados por Modificaciones de Datos en el Sub Modulo de Activo Fijo del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) 1. EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1.1 LFI DE BIENES MUEBLES SEMESTRAL RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCIÓN DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Analista de Seguimiento Analista Verificador Analista de Seguimiento 1. Recibe de las entidades académicas y dependencias, el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) semestral (ABS- CB-G-21), con sus anexos, (con base en la fecha y hora establecida en el calendario de entrega del LFI de bienes muebles semestral del oficio circular publicado en el portal de la SAF). 2. Turna la revisión del Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos, con el Analista Verificador. 3. Recibe y revisa en el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos, que el contenido de la documentación esté completa y cumpla los requisitos establecidos en la Guía: Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (ABS-CB-G- 16) llenando el formato Análisis del Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral (ABS-CB-F-17). 4. Turna al Analista de Seguimiento, el reporte y anexos revisados. 5. Recibe y valida en el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos, que el contenido de la documentación esté completa y cumpla los requisitos establecidos en la Guía: Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (ABS-CB-G- 16) conforme al formato Análisis del Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral (ABS-CB-F-17). Si están incompletos los anexos o contienen errores lo devuelve al Administrador de la entidad académica o dependencia, y se le agenda cita para una nueva revisión, indicando hora y día. Regresa Página 5 de 13
Secretaria Ejecutiva Analista de Seguimiento Director de Control de Bienes Muebles e al Punto 1. 6. Si el reporte y anexos, están completos y cumplen los requisitos, lo turna a la Secretaria Ejecutiva para que lo firme y selle de recibido. 7. Recibe el reporte con anexos. Firma y sella de recibido en el reporte. 8. Digitaliza el reporte con anexos y fotocopia el reporte. 9. Archiva la fotocopia en el expediente de la entidad académica o dependencia. 10. Envía el reporte con anexos digitalizados, al Analista de Seguimiento. 11. Registra el reporte con anexos en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 12. Turna el reporte con anexos originales al Analista de Seguimiento. 13. Captura diariamente en el formato de Bitácora de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral (ABS-CB-F-18), las cifras de los bienes reportados por cada entidad académica o dependencia, anotados en el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y soportadas con la evidencia documental de los anexos. 14. Al finalizar el plazo establecido en el calendario de recepción de LFI, imprime y firma de elaborado, en el formato de Bitácora de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral (ABS-CB- F-18). 15. Accede a la forma Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWALFIB) en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y completa el proceso de cierre de cada entidad académica o dependencia. 16. Turna la Bitácora (ABS-CB-F-18) al Director de Control de Bienes Muebles e. 17. Recibe y revisa Bitácora (ABS-CB-F-18). Si tiene errores, regresa al punto 13. 18. Si está correcto el llenado, firma de autorizado en la Bitácora (ABS- CB-F-18) y la envía al Secretario de Administración y Finanzas, para su conocimiento. Fin de la Etapa 1.2 LFI DE BIENES MUEBLES PROGRAMADO O POR PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCION DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Secretaria Ejecutiva 1. Recibe el oficio con la solicitud de las entidades académicas y dependencias para realizar el LFI programado o por proceso de entrega-recepción. Página 6 de 13
Director de Control de Bienes Muebles e Secretaria Ejecutiva Director de Control de Bienes Muebles e Analista Verificador Analista de Resguardos Analista Verificador Analista de Seguimiento Analista Verificador 2. Digitaliza y fotocopia el oficio. 3. Registra el oficio en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 4. Archiva el oficio original en el expediente de la entidad académica o dependencia. 5. Envía al Director, por medio del Hermes el oficio digitalizado. 6. Entrega al Director, la fotocopia del oficio. 7. Recibe la fotocopia del oficio con la solicitud de las entidades académicas y dependencias para realizar el LFI programado o por proceso de entrega-recepción. 8. Solicita a la Secretaria Ejecutiva, que elabore los oficios de notificación de LFI y de comisión del Analista Verificador designado. 9. Elabora los oficios de notificación de LFI y de comisión, y los turna al Director. 10. Recibe, revisa y envía los oficios de notificación de LFI y de comisión, al titular de la entidad académica o dependencia y al Analista Verificador, respectivamente. 11. Recibe oficios de notificación de LFI de bienes muebles y de la comisión. 12. Emite, digitaliza y respalda en.pdf el "Reporte de inventario por dependencia con cortes por ubicación" FWRIUBI, conforme a la Guía: Emisión de Reporte de Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación FWRIUBI (ABS-CB-G-17). 13. Solicita al Analista de Resguardos que le envíe el formato Resguardos faltantes en el archivo de la DCBMeI (ABS-CB-F-19). 14. Elabora el formato Resguardos faltantes en el archivo de la DCBMeI (ABS-CB-F-19) y lo turna al Analista Verificador. 15. Recibe el formato Resguardos faltantes en el archivo de la DCBMeI (ABS-CB-F-19), concilia los datos, con los del Reporte Inventario por dependencia con cortes por ubicación" FWRIUBI y determina diferencias. 16. Solicita al Analista de Seguimiento, copia digital de los reportes de Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (FWRLFIB), de los 2 semestres próximos pasados. 17. Digitaliza los reportes de Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (FWRLFIB) de los 2 semestres próximos pasados, y los turna al Analista Verificador. 18. Recibe y analiza en los 2 reportes anteriores, los bienes no localizados, robados, extraviados, siniestrados o en alguna situación particular, reportados anteriormente. 19. Determina el porcentaje de la muestra de los bienes muebles a seleccionar y verificar. 20. En la fecha programada, se presenta en la entidad académica o dependencia, ante el titular o el administrador. 21. Inicia el LFI con base en la Guía: Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (ABS-CB-G-16), elaborando y recabando evidencia de lo siguiente: Página 7 de 13
21.1. Solicita los reportes de Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (FWRLFIB) de los 2 semestres próximos pasados; comprueba que se conserva una copia en su archivo; coteja los datos con los del punto 10; comprueba que se cumplió con la entrega en tiempo y forma de los 2 reportes, conforme a las fechas establecidas en los oficios circulares que emitió y publicó la Secretaría de Administración y Finanzas. 21.2. Solicita, revisa y determina que el expediente de los resguardos de la entidad, estén actualizados, vigentes y con las firmas correspondientes, y cuantifica el resultado en cédulas de excel. 21.3. Verifica físicamente los bienes muebles seleccionados en la muestra o el total de los bienes asignados, utilizando la lectora óptica de código de barras conforme a la Guía: Uso de Lector Óptico para el Levantamiento Físico de Inventario (ABS-CB-G- 22). 21.4. Verifica físicamente que los bienes se encuentren localizados en su ubicación registrada en el Sub módulo de activo fijo del SIIU. 21.5. Corrobora que los bienes que se encuentren fuera de las instalaciones por motivo de actividades académicas, de investigación, administrativas, laborales, reparación, mantenimiento, entre otras, cuenten con el Vale de Salida de Bienes (ABS-CB-F-16) requisitado y vigente; y documenta las incidencias. 21.6. Revisa y comprueba que los bienes tengan adherida su respectiva etiqueta de código de barras del SIIU y esté en buen estado; enlista en el formato Relación de bienes (ABS-CB-F- 20), los bienes que carecen de etiqueta o que está dañada. 21.7. Confirma que los datos del bien correspondan al registro en el SIIU, tales como número de inventario, modelo, marca y serie; enlista los que tengan diferencias en el formato Relación de bienes (ABS-CB-F-20). 21.8. Verifica que los bienes estén instalados y en funcionamiento; solicita la justificación por escrito de los que faltan de instalar y los enlista en el formato Relación de bienes (ABS-CB-F-20). 21.9. Solicita y analiza los expedientes con las actas administrativas y ministeriales, dictámenes, así como la evidencia documental de los bienes no localizados, extraviados, siniestrados, robados o en alguna situación particular, así como de los que se consideran dar de baja. 21.10. Determina y cuantifica los bienes localizados, no localizados y sobrantes, con base en los reportes: 21.10.1. Bienes Localizados de la Dependencia FWRBLDE, conforme a la Guía Emisión del reporte Bienes localizados de la dependencia FWRBLDE (ABS-CB-G-23) 21.10.2. Bienes No Localizados de la Dependencia FWRFALD, conforme a la Guía Emisión del reporte Bienes No Localizados de la dependencia FWRFALD (ABS-CB-G- 24) 21.10.3. Bienes Sobrantes de la Dependencia FWREMAD, Página 8 de 13
Analista de Actas Director de Control de Bienes Muebles e Analista de Actas Director de Control de conforme a la Guía Emisión del reporte Bienes Sobrantes de la dependencia FWREMAD (ABS-CB-G-25) 22. Elabora el formato del Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes (ABS-CB-F-21) o el formato de Acta Levantamiento Físico de Inventario Selectivo Programado (ABS-CB-F-30), describiendo los resultados obtenidos. 23. Elabora los anexos del acta con la evidencia documental o digital, (reportes en.pdf y cédulas en Excel), que soporten el resultado. 24. Turna el formato del Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes (ABS-CB-F-21) con los anexos de la misma, al Analista de Actas, para su revisión y validación. 25. Recibe, revisa y valida el formato del Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes (ABS-CB-F-21) con sus respectivos anexos. Si contiene errores, la devuelve al Analista Verificador. Regresa al punto 22. 26. Sí está correcta el Acta y anexos, los turna al Director de Control de Bienes Muebles e, para su aprobación. 27. Recibe, revisa y aprueba el contenido del formato del Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes (ABS-CB-F-21) con sus respectivos anexos. 28. Convoca por oficio vía Hermes al titular de la entidad académica, administrador y demás personal de la comunidad universitaria involucrado en el proceso, a la lectura del Acta con el resultado de la verificación del LFI, para establecer compromisos y firmarla. 29. En la fecha y hora establecida, preside la lectura del Acta con el personal de la comunidad universitaria convocado. 30. Establece compromisos y fechas para regularizar el inventario de bienes muebles con el titular de la entidad académica y dependencia. 31. Instruye al Analista de Actas, que imprima un juego del Acta para cada participante. 32. Imprime un juego del formato del Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes (ABS-CB-F-21) original por cada participante y un sólo tanto de los anexos originales. 33. Recaba las firmas de los participantes en los tantos originales del Acta y en el único tanto de anexos. 34. Entrega un juego del Acta original a cada participante. 35. Digitaliza el Acta y los anexos, entregando el acta original a cada participante en el evento. 36. Envía de manera física o electrónica, los anexos digitalizados a cada participante. 37. Captura los datos del resultado del LFI, en el formato Bitácora del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes programado o por proceso de entrega-recepción (ABS-CB-F-22). 38. Archiva un tanto del Acta y anexos originales en la Dirección de Control de Bienes Muebles e, en el expediente de LFI programado o por proceso de entrega-recepción del ejercicio correspondiente. 39. Envía la Bitácora (ABS-CB-F-22) al Director de Control de Bienes Muebles e. 40. Recibe y revisa la formato Bitácora del Levantamiento Físico de Página 9 de 13
Bienes Muebles e Inventario de Bienes programado o por proceso de entregarecepción (ABS-CB-F-22) y firma de autorizado. Si contiene errores, la devuelve al Analista de Actas. Regresa al punto 37. 41. Sí está correcta, la envía al Secretario de Administración y Finanzas para su conocimiento. Fin de la Etapa 2.1 RESGUARDOS DE BIENES DERIVADOS DE LFI DE BIENES MUEBLES SEMESTRAL RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCIÓN DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Secretaria Ejecutiva 1. Recibe del Analista de Seguimiento, los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD (ABS-CB-G- 19) y el Inventario de bienes muebles por dependencia con cortes por ubicación FWRIUBI (ABS-CB-G-17), originales con firmas autógrafas y en archivo digitalizado en disco compacto, que entregaron las entidades académicas y dependencias con el LFI de bienes muebles semestral. 2. Registra los reportes recibidos, en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 3. Turna los reportes originales y el disco compacto, al Analista de Resguardos, mediante el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01) y le solicita que firme de recibido en el mismo. Analista de Resguardos Director de Control de Bienes Muebles e Analista de Resguardos 4. Recibe los reportes originales y el disco compacto de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD y el Inventario de bienes muebles por dependencia con cortes por ubicación FWRIUBI ; firma de recibido en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 5. Revisa en los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD, que contengan firma autógrafa y sello de la entidad académica o dependencia; que no tengan tachaduras o enmendaduras. Por los resguardos que estén correctos, se continúa en el punto 8. 6. En caso de no cumplir los requisitos anteriores, se notifica al Director de Control de Bienes Muebles e. 7. Envía un oficio a la entidad académica o dependencia, solicitándole los reportes Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD (ABS-CB-G-19), que no cumplieron los requisitos. Regresa el punto 1. 8. Los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD (ABS-CB-G-19) que estén debidamente requisitados, se sustituyen y archivan, en la carpeta que le corresponde a la entidad académica o dependencia. 9. Los resguardos sustituidos, se guardan en el expediente de archivo muerto. FIN DE LA ETAPA Página 10 de 13
2.2 RESGUARDOS DE BIENES DERIVADOS POR MODIFICACIONES DE DATOS EN EL SUB MODULO DE ACTIVO FIJO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA (SIIU) RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCION DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Secretaria Ejecutiva 1. Recibe de la entidad académica o dependencia, los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD, originales con firmas autógrafas, derivados de modificaciones de datos en el Sub Módulo de Activo Fijo del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU). 2. Digitaliza el oficio recibido, y lo fotocopia. 3. Envía el oficio por Hermes, al Analista de Resguardos. 4. Registra el oficio y los reportes recibidos, en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 5. Turna al Analista de Resguardos, la fotocopia del oficio con los resguardos originales, mediante el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01) y le solicita que firme de recibido en el mismo. 6. Archiva el oficio original en el expediente correspondiente a la entidad académica o dependencia. Analista de Resguardos Director de Control de Bienes Muebles e Analista de Resguardos 7. Recibe los reportes originales de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD; firma de recibido en el formato de Control de correspondencia (ABS-CB-F-01). 8. Revisa en los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD, que contengan firma autógrafa y sello de la entidad académica o dependencia; que no tengan tachaduras o enmendaduras. Por los resguardos que estén correctos, se continúa en el punto 9. 9. En caso de no cumplir los requisitos anteriores, se notifica al Director de Control de Bienes Muebles e. 10. Envía un oficio a la entidad académica o dependencia, solicitándole los reportes Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD, que no cumplieron los requisitos. 11. Los reportes de Resguardo de bienes muebles por usuario responsable FWRRBUD que estén debidamente requisitados, se sustituyen y archivan, en la carpeta que le corresponde a la entidad académica o dependencia. 12. Los resguardos sustituidos, se guardan en el expediente de archivo muerto. FIN DE LA ETAPA Página 11 de 13
IV. Referencias IDENTIFICACIÓN S/N NOMBRE DEL DOCUMENTO a) Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana b) Estatuto General de la Universidad Veracruzana c) Ley General de Contabilidad Gubernamental d) Reglamento para el Control de Bienes Muebles e de la Universidad Veracruzana V. Formatos y otros Documentos IDENTIFICACIÓN ABS-CB-F-01 ABS-CB-F-16 ABS-CB-F-17 ABS-CB-F-18 ABS-CB-F-19 ABS-CB-F-20 ABS-CB-F-21 ABS-CB-F-22 ABS-CB-F-23 ABS-CB-F-24 ABS-CB-F-25 ABS-CB-F-26 ABS-CB-F-27 ABS-CB-F-28 ABS-CB-F-29 ABS-CB-F-30 ABS-CB-G-16 ABS-CB-G-17 ABS-CB-G-18 ABS-CB-G-19 ABS-CB-G-20 ABS-CB-G-21 ABS-CB-G-22 ABS-CB-G-23 ABS-CB-G-24 ABS-CB-G-25 NOMBRE DEL DOCUMENTO Formato Control de correspondencia Formato Vale de Salida de Bienes Formato Análisis del Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral Formato Bitácora del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Semestral Formato Resguardos faltantes en el archivo de la DCBMeI Formato Relación de bienes Formato Acta de Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Formato Bitácora del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes programado o por proceso de entrega-recepción Formato Hoja de trabajo para el Inventario Físico Formato Acta Administrativa Formato Acta de Investigación de Bienes No Localizados Formato Comisión para notificar Formato Notificación a usuario activo en UV Formato Notificación personal Formato Citatorio de Notificación Formato Acta Levantamiento Físico de Inventario Selectivo Programado Guía Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles Guía Emisión del reporte Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación FWRIUBI del SIIU Guía Cambio de Ubicación, Usuario y Encargado de Área FWACUAF Guía Emisión de Reporte de Resguardo de Bienes Muebles por Usuario Responsable FWRRBUD Guía Uso de la Forma de Resultado del Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles FWALFIB Guía Emisión de Reporte Resultado del Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles FWRLFIB Guía Uso de Lector Óptico para el Levantamiento Físico de Inventario Guía Emisión de Reporte Bienes Localizados de la Dependencia FWRBLDE (conforme a la guía de Uso de Lector Óptico) Guía Emisión de Reporte Bienes No Localizados de la Dependencia FWRFALD (conforme a la guía de Uso de Lector Óptico) Guía Emisión de Reporte Bienes Sobrantes de la Dependencia FWREMAD Página 12 de 13
ABS-CB-G-26 ABS-CB-G-27 (conforme a la guía de Uso de Lector Optico)" Emisión del Reporte Ficha Tecnica de Obras de Arte FWRROAR Guía Levantamiento Físico del Inventario de Obra Plastica VI. Histórico de revisiones VII. Firmas de autorización \~~--- -+-.t~~ U17 20/Abr/2017 Pr'oceso: Administracl6n de Bienes Muebles Procedimiento: AB$-CP P-02 Control y Seguimiento de Bienes Muebles Pagina 1] de 1)