Pág. 1 12 1. OBJETIVO Entregar a la entidad información financiera confiable y fidigna acor con los principios contabilidad establecidos y la normatividad vigente, para la correcta toma cisiones y el cumplimiento entrega información a las instancias correspondientes. 2. ALCANCE Inicia con la preparación las condiciones en el aplicativo acuerdo con las normas l plan general contabilidad pública y culmina con la aprobación y divulgación los estados financieros la Orquesta Filarmonica Bogotá. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Balance general: Es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental la entidad contable pública, expresada en unidas monetarias, a una fecha terminada y revela la totalidad sus bienes, rechos, obligaciones y la situación l patrimonio. Para efectos su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente. Causación: Principio Pública según el cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales ben reconocerse en el momento en que sucedan, con inpenncia l instante en que se produzca la corriente efectivo o l equivalente que se riva estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los rechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados l período. Centro costos: El aplicativo Datasixx trae una opción la cual permite finir en las cuentas centros costos para ser utilizados como divisiones o auxiliares ntro las cuentas con el fin asociar conceptos según requerimientos, para el caso la OFB se han finido en cuentas ingresos y gastos por cuales por ejemplo en servicios públicos se asocian por se. En el plan cuentas se termina que cuentas manejan centros costos y hay listado con los mismos que se imprime por la opción 401 l aplicativo. Contaduría General la Nación CGN: La Contaduría General la Nación es el organismo técnico regulación la contabilidad para el sector público en el país, que en sarrollo l mandato constitucional y legal es responsable : Determinar las políticas, principios y normas contabilidad que ben regir en el país para el sector público, uniformar, centralizar y consolidar la información contable, y elaborar el Balance General Consolidado la Nación. Estado Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Es un estado contable básico que revela el resultado la actividad financiera, económica, social y ambiental la entidad contable pública, con base en el flujo recursos generados y consumidos en contabilidad Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013
Pág. 2 12 cumplimiento las funciones cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período terminado. Este estado se revela intificando las actividas ordinarias y las partidas extraordinarias. Las actividas ordinarias se clasifican en operacionales y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consiran no operacionales. Estado cambios en el patrimonio: Es el estado contable básico que revela en forma tallada y clasificada las variaciones las cuentas l Patrimonio la entidad contable pública, un período terminado a otro. Libros : Son estructuras que sistematizan manera cronológica y nominativa los datos obtenidos las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad las entidas contables públicas. Estos libros permiten la construcción la información contable pública y son la base para el control los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. Libros Principales: Son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros transacciones, hechos y operaciones. Tratándose las entidas societarias, el libro socios o accionistas es un libro principal. Libros Auxiliares: Contienen los registros contables indispensables para el control tallado las transacciones y operaciones la entidad contable pública, con base en los comprobantes contabilidad y los documentos soporte. Notas a los estados financieros: Corresponn a las explicaciones carácter general y específico, que complementan los estados contables básicos y forman parte integral los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la sagregación valores contables en términos precios y cantidas, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que puen evinciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o puen afectar la situación la entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son carácter general y específico. Notas a los estados financieros carácter especifico: Tienen relación con las particularidas sobre el manejo la información contable, estructurada acuerdo con el Catálogo General Cuentas, que por su materialidad ben revelarse manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos: Relativas a la consistencia y razonabilidad las cifras, Relativas a la valuación, Relativas a recursos restringidos y Relativas a situaciones particulares las clases, grupos, cuentas y subcuentas Notas a los estados financieros carácter general: Se refieren a las características, políticas, prácticas contables la entidad contable pública, así como a los aspectos que afectan o puen afectar la información contable, modo que permiten revelar una visión contabilidad
Pág. 3 12 global la entidad contable pública y l proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso agregación la información contable pública, 4) Limitaciones y ficiencias generales tipo operativo o administrativo que incin en el normal sarrollo l proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable. Operaciones Recíprocas: Los saldos las transacciones económicas y financieras realizadas con otras entidas públicas, las cuales están asociadas con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, que son objeto eliminación en el proceso consolidación Plan General Pública (PGCP): Contiene las pautas conceptuales que ben observarse para la construcción l Sistema Nacional Pública (SNCP), y está integrado por el Marco Conceptual y la estructura y scripciones las clases Proceso Contable: Se fine como un conjunto ornado etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos recursos una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos la realidad económica y jurídica las entidas contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos medición las magnitus los recursos que tratan los datos, los incorpora en su estructura clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio instrumentos como la partida doble y la base l vengo o causación en su estructura libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma cisiones sobre los recursos, por parte diversos usuarios. Entidad Contable Pública para efectos l SNCP(Sistema nacional contabilidad Publica): En Colombia, la entidad contable pública es la unidad mínima productora información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que sarrolla funciones cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia lucro y que, por estas características, be realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas control y a rendir cuentas sobre el uso los recursos y el mantenimiento l patrimonio público. En consecuencia, la entidad contable pública be sarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General la Nación. Registro Contable: Asiento o anotación contable que be ser realizada para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atien los principios causación y pruncia. Esta pue ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio partida doble. contabilidad
Pág. 4 12 1 Sistema CHIP: Consolidador Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema información diseñado y sarrollado por el Ministerio Hacienda y Crédito Público programa FOSIT, para que con la acuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad la Contaduría General la Nación DATASIXX: módulo contabilidad. Aplicativo utilizado por la OFB para el registro la contabilidad 4. CONDICIONES GENERALES Toda la actividad contable está regulada por el Régimen Pública y por las directrices la Contaduría General la Nación CGN. La Orquesta Filarmónica Bogotá, como entidad pública, be generar los estados contables finidos por la Contaduría General la Nación y trasmitirlos a través l sistema chip, y el validador Secretaría Hacienda, en las condiciones y fechas establecidas por ella. La Entidad, garantizará la publicidad la información contable para facilitar el control social. El área contable la Orquesta Filarmónica Bogotá, be garantizar que se envíen los informes financieros y contables a la Contraloría Distrital, Dirección Distrital y la más entidas según requerimientos. El área contable la Orquesta Filarmónica Bogotá, tiene bajo su responsabilidad la preparación y presentación las claraciones tributarias impuestos nacionales y distritales acuerdo con la normatividad vigente. El área contable la Orquesta Filarmónica Bogotá, be realizar una revisión constantemente las normas que rigen sus procedimientos. Los Principios Pública son: Gestión continuada: se presume que la actividad la entidad contable publica, se lleva a cabo por tiempo infinido, conforme a la ley o acto creación Registro: los hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales ben contabilizarse manera cronológica y conceptual observando la etapa proceso contable relativa al 1 Las finciones contenidas en este procedimiento fueron extraidas l Plan General la Pública, pág. Contaduría General la Nación y Secretaría Hacienda contabilidad
Pág. 5 12 reconocimiento con inpenncia los niveles tecnológicos que cuenta la entidad contable publica. Devengo o causación: los hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales ben reconocerse en el momento que se suce, con inpenncia en que ocurra la corriente l efectivo o el equivalente que se riva estos. El reconocimiento se dara cuando ocurra los rechos y obligaciones. Asociación: el reconocimiento los ingresos be estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución las funciones su cometido estatal y con los gatos y/o gastos relacionado con el consumo recursos necesarios para producir tales ingresos. Medición: hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales ben reconocerse en función los eventos y transacciones que lo originan empleando técnicas cuantitativas o cualitativa, los hechos susceptibles ser cuantificados monetariamente se valuaran al costo histórico y serán objeto actualización. Pruncia: en relación con los ingresos ben contabilizarse únicamente los realizados durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna y en cuanto los gastos se ben registran los realizados en el periodo y los potenciales s cuando se tenga conocimiento. Período contable: correspon al tiempo máximo en que la entidad be medir los resultados sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales y patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables, ajuste y cierre. Revelación: los estados y reportes contables be reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental la entidad pública así como el resultado l sarrollo sus funciones l cometido estatal por medio la información contenida en ellos. No compensación: en ningún caso ben presentarse partidas netas como efecto compensar activos y pasivos l balance o ingresos y gastos y costos que integran la actividad económica social y ambiental. Hechos posteriores al cierre: la información conocida entre la fecha cierre y la emisión o presentación los Estados Contables, que suministre evincia adicional sobre condiciones existentes antes la fecha cierre, así como la indicada hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables ben ser registradas en el periodo objeto cierre o revelada por medio notas a los Estados Contables respectivamente. contabilidad
Pág. 6 12 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Ley, 819 2003 Ley 734, 2012 Circular 26 2012 Decreto 101 2010 Decreto 111 1996 Resolución 1602 2001 Decreto, 714 1995 Acuerdo 20 1996 Decreto 410 1971 Resolución 354 2007 Resolución 660 2011 Resolución 1 2008 Resolución 13 2011 Circular 12 2011 Resolución 273 2011 Ley 1474 2011 Ley 873 2003 Resolución 15 2010 Circular 3 2010 Circular 12 2010 Directiva 1 1990 Circular 2004 Carta Circular 65 2005 Resolución 354 2007 Resolución 355 2007 Resolución 356 2007 Resolución 357 2008 Resolución 397 2008 Circular 3 2010 Ley 1607 2012 Ley 1111 2006 Ley 1370 2009 Resolución 2031 2008 Ley 1430 2010 Ley 1493 2011 Ley 1450, 2011 Decreto 3590 2011 Decreto 4907 2011 Resolución 12383 2011 Resolución 11963 2011 Resolución 11429 2011 contabilidad
Pág. 7 12 Resolución 99 2013 Decreto 19 2012 Ley 79 1993 Ley 80 2006 Decreto 4375 2006 Decreto 2434 2006 Decreto 2474 2008 Decreto 2473 2010 Ley 1150, 2007 Decreto 61 2007 Resolución 1 2001 Resolución 273 2011 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No Actividad Descripción Responsable 1 Pasar a saldos iniciales l período contable El periodo contable inicia, con el traslado los saldos l año anterior al sistema, previamente realizado cierre; Se inicia las cuentas resultado ( ingresos y gastos) se abre el directorio la vigencia correspondiente, don se asegura que los libros y más reportes correspondan a vigencia actual. - Documento o Registro Balance Inicial, Sistema Contable. Puntos Control Comparar saldos finales con saldos iniciales. 2 Revisar y ajustar plan cuentas Se revisa el plan cuentas a utilizar en la vigencia, (cuentas auxiliares ingresos, gastos y costos, centros costos y más condiciones para registro). Especializado Plan cuentas vigencia Revisar normatividad vigente. la 3 Elaborar tabla documentos Los documentos soportes transacciones se ben clasificar por tipo documento, dándole un código en el sistema, - Tabla documentos verificar numeración- Pue venir consecutivo años anteriores o se inicializa en 1 contabilidad
Pág. 8 12 No Actividad Descripción Responsable 4 Causar obligaciones e ingresos propios y nómina Se reciben las cuentas para pago, facturas venta Tesorería y nomina, se les asigna la imputación contable con su número consecutivo en el aplicativo opción 421 Datasixx contabilidad Documento o Registro Documento soporte con el sello causación. Puntos Control Revisar la razonabilidad la imputación contable. 5 Registrar órnes pago, ingresos propios y movimientos almacén. Se reciben las órnes pago, comprobantes ingreso, facturas venta, notas tesorería, y transferencias Secretaría Hacienda, nómina movimientos almacén, los cuales se registran uno a uno en el aplicativo, por la opción 421 Datasixx - Registros comprobantes ornes Pago, Se verifica que estén previamente numerados, que existe claridad en los conceptos y veracidad en los scuentos tributarios correspondientes y Revisar la razonabilidad la imputación contable 6 Conciliar con las áreas tesorería, almacén y presupuesto Antes efectuar el cierre mensual se concilian los saldos las cuentas correspondientes con las áreas tesorería (Efectivo, bancos, acreedores, ingresos), almacén (Inventarios, Propiedad planta y equipo, diferidos) y presupuesto (Compromisos, giros e ingresos) - Conciliaciones almacén, presupuesto y tesorería. 7 Conciliar con Entidas públicas con las que se hayan realizado transacciones. Se concilian con la Secretaría Hacienda Distrital los movimientos y saldos por cuenta única e ingresos; con FONCEP los aportes, traslados, pagos cesantías, saldos Fiducia y gasto por comisiones, previa contabilidad - Conciliaciones Secretaría hacienda, Foncep
Pág. 9 12 No Actividad Descripción Responsable entrega l insumo por parte los responsables. Documento o Registro Puntos Control 8 Realizar cierre mensual Una vez verificados y conciliados los saldos en el aplicativo Datasixx se realiza cierre l mes activo, para abrir un nuevo mes opción 002. contabilidad Verificar la razonabilidad los saldos. 9 Iniciar mes contable El proceso sigue para el mes que se inicia con los saldos que el aplicativo trae en sus cuentas por centros costos y terceros. - 10 Registrar transacciones mes actual Y se sigue el procedimiento scrito para el registro las diferentes transacciones realizados por la OFB en el mes actual - Comprobantes contabilidad 11 Preparar informes trimestrales a las instancias correspondientes. Con la información contable conciliada se proce a transcribirla a una matriz en Excel, enviada previamente por SHD. Para el cuarto trimestre se ben preparar las notas a los estados financieros. - Matriz pública medio magnético 12 Validar y enviar información trimestral a la SHD Cuando se tiene la información en la matriz, para validar la información en SHD se be filtrar, quitar formulas, líneas colores, firmas, jando en el libro la matriz tres hojas que corresponn a saldos y movimientos, operaciones reciprocas y operaciones reciprocas con el Distrito, contabilidad - Matriz pública medio magnético/soporte envío a SHD Se be validar la información hasta que salga con éxito.
Pág. 10 12 No Actividad Descripción Responsable posteriormente se ingresa a http://extranet.shd.gov.co/, y Bogotá consolida dos validadores contables, se importan la matriz previamente purada y se valida y se envían. Documento o Registro Puntos Control 13 Validar y enviar información trimestral a la CGN (Sistema Chip) Cuando se tiene la información en la matriz, para validar la información en el sistema Chip se be filtrar, quitar formulas, líneas colores, firmas, columnas scripción cuenta, cambiar los códigos contables al formato solicitado por la CGN, generar s el chip interno el protocolo importación para el encabezado cada libro, se crea un libro para saldos y movimientos nombrado CGN-2005-001 y otro para operaciones reciprocas nombrado CGN-2005-002, luego se convierten a archivo plano, posteriormente se ingresa al sistema CHIP interno se importan los archivos planos. Para el cuarto trimestre se ben preparar las Notas a los Estados Financieros. contabilidad Matriz pública medio magnético/soporte envío a Contaduría General la Republica Se be validar, la información hasta que salga con éxito. 14 Validar y enviar información Anual a la Contraloría Distrital y enviarlo al Sistema Sivicof Con base a la matriz la Secretaría Hacienda, se lista y se transcribe a los formatos específico CBN 009- AL CBN11 y CBN NOTAS. Para el cuarto trimestre se ben preparar las Notas a los Estados Financieros. contabilidad contabilidad Se be validar, la información hasta que salga con éxito.
Pág. 11 12 No Actividad Descripción Responsable Documento o Registro Puntos Control 15 Imprimir y entregar para aval subdirección administrativa y Financiera y la Dirección General. Posteriormente al envío a la SHD y a la Contaduría General la Nación, se proce a imprimir los estados financieros, para el aval la Subdirección Administrativa y Financiera y la Dirección General. Dirección General Subdirección Administrativa y Financiera Especializado Estados financieros suscritos por las partes.( Contador, Subdirección Administrativa y Financiera y el Director General.) 16 Enviar y publicar Estados Financieros Los estados financieros validados y suscritos son entregados a la Secretaría Hacienda en medio físico y magnético, y se envía correo electrónico a la. Oficina Asesora Comunicaciones para publicación en las carteleras la Orquesta y en la página web. - Estados financieros publicados. 17 Preparar presentación estados financieros al comité SIG y Junta directiva Con base en los estados financieros anuales se prepara una presentación con análisis las principales cuentas, el comparativo ingresos, y más hechos relevantes, esta presentación se hace primero al comité SIG y luego a la Junta directiva ntro l primer trimestre cada vigencia. - Presentación Estados financieros Comité SIG y Junta Directiva OFB FIN DEL PROCEDIMIENTO Anexo 1. Control Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza l Cambio 1 Diciembre 2010 Se ajustan las actividas l procedimiento. 2 Diciembre 2011 Ajuste a las actividas l procedimiento y condiciones generales contabilidad
Pág. 12 12 3 Marzo 2012 Ajuste las actividas l procedimiento. 4 Octubre 2013 Ajuste las actividas l procedimiento y responsables, inclusión puntos control contabilidad