Revisó: Secretario General Director de Certificación y Gestión Documental Vicerrector Administrativo Aprobó: Vicerrector Académico Página 1 de 19 Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N 1736 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema de Gestión integrado. Aplica a todos los registros que se utilicen dentro de los Procesos de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO, NTC OHSAS 18001:2007 Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000 DEFINICIONES Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición. Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados. Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros sistemas que la universidad incorpore.
Página 2 de 19 CONSIDERACIONES Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, remitirse al Procedimiento control de Documentos Internos PGD.01. Los responsables de diligenciar de los formatos de la Universidad, deben hacerlo en tiempo real, en forma legible o utilizando una herramienta software. El Líder del proceso tendrá en cuenta la Guía para la Organización de Archivos GGD.03 para el almacenamiento de sus registros y las medidas de protección según el tipo de información (si es de acceso general o restringido, de acuerdo al Listado Maestro de Registros FGD.03). En el Listado Maestro de Registros FGD.03 se referencia tres (3) tipos de registros: los que provienen de los formatos establecidos por los Sistemas de Gestión de Calidad, de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental, libres de formato (sin una estandarización) o externos (que provengan de otras entidades). Cada Líder de proceso debe garantizar la protección de los registros de factores que alteren sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, sol, entre otros. Registros de carácter obligatorio. (se incluirá cuadro)
Página 3 de 19 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Identifica los registros 1. Identifica los registros que pertenecen al Sistema de Gestión Integrado. Ver Anexo. Registros de Carácter Obligatorio. Nota: Si se requiere crear, modificar o anular un formato, se debe seguir el Procedimiento de Control de Documentos Internos PGD.01. Líder del Proceso y/o Grupo primario Determina el lugar de almacenamiento y el acceso 2. Determina el lugar de almacenamiento y el acceso (general o restringido) de los registros. Para el almacenamiento se tendrá en cuenta la Guía para la Organización de Archivos GGD.03. Se deben determinar los cargos que pueden tener acceso al archivo de los registros, teniendo en cuenta que si una persona no autorizada requiere algún registro debe consultarlo a través de los cargos autorizados. Esta información se registra en el Listado Maestro de Registros. Líder del Proceso y/o Grupo primario Listado Maestro de Registros FGD.03 Guía para la Organización de Archivos GGD.03 Establece el tiempo de retención 3. Establece en el Listado Maestro de Registros el tiempo de retención o conservación de cada uno de los registros del SGI. Se deben tener en cuenta los requerimientos legales para determinar el tiempo de retención de algunos registros. Líder del Proceso y/o Grupo primario Listado Maestro de Registros FGD.03 1
Página 4 de 19 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Determina la disposición final 4. Determina la disposición a aplicar a cada registro una vez haya culminado el periodo de retención del archivo, registrando esta información en el Listado Maestro de Registros. Líder del proceso y/o funcionario asignado Listado Maestro de Registros FGD.03 Actualiza y envía el Listado Maestro de Registros 5. Actualiza el Listado Maestro de Registros cuando se requiera, resaltando aquellos que fueron actualizados. Líder del proceso y/o funcionario asignado Listado Maestro de Registros FGD.03 Envía a Secretaría General 6. Envía el Listado Maestro de Registros a Secretaría General para su revisión. Líder del proceso Listado Maestro de Registros FGD.03 Revisa el Listado Maestro de Registros 7. Revisa que los campos del Listado Maestro de Registros estén diligenciados correctamente. Auxiliar de Secretaría General Listado Maestro de Registros FGD.03 Envía a la División de Servicios de Información 8. Envía la versión digital a la División de Servicios de Información para su publicación. Funcionario de la División de Servicios de Información. Listado Maestro de Registros FGD.03 Publica y actualiza la Web 9. Publica el Listado Maestro de Registros en la Web Líder del proceso y grupo primario FIN
Página 5 de 19 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento 02 Noviembre 24 de 2008 Adecuación a la norma NTCGP 1000:2009 03 Febrero 16 de 2009 Actualización de nombres de documentos de referencia citados 04 Marzo 31 de 2009 Modificación a la actividad 5. 05 Junio 22 de 2010 Actualización de la inscripción norma NTCGP 1000:2004 por norma NTCGP 1000:2009. 06 Enero 21 de 2011 Inclusión inscripción NTC ISO 9001:2008, NTC ISO, NTC OHSAS 18001:2007 Inclusión de la definición de SGI. Inclusión de consideraciones y el anexo de registros obligatorios por sistema.
Página 6 de 19 - Introducción - Introducción Introducción 1 0 Introducción 0.1 1.1 0.2 1.2 Principios de gestión de la calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios Enfoque Basado en Procesos 0.3 Relación con la norma ISO 9004 1.3 0.4 Compatibilidad con Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión otros sistemas de gestión 1 Objeto y campo de aplicación 1 Objeto y campo de Objeto y campo de aplicación aplicación 2 2.1 2.2 Aplicación 1 1.1 1.2 Objeto y campo de aplicación Aplicación
Página 7 de 19 2 Referencias normativas Referencias normativas Referencias normativas 2 2 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 3 Términos y definiciones 3 Términos y 3 definiciones Términos y definiciones 4 Requisitos generales 4 Requisitos generales 4 Requisitos generales 4 Requisitos generales Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5 5.5 5.5.1 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad 4.2 4.2 5.1 Política de S Y SO Política Ambiental Compromiso de la 5.3 Política de Calidad 8.5.1 Mejora Continua 5.1 Compromiso de la 5.3 Política de Calidad 8.5.1 Mejora Continua 4.3 Planificación (sólo titulo) 4.3 Planificación (sólo titulo) 4.3 4.3 Planificación (sólo titulo) Planificación
Página 8 de 19 4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.1 Aspectos ambientales 5.2 Enfoque al cliente 5.2 Enfoque al cliente Procedimiento de 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 7.2.1 7.2.1 Determinación de los Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o la prestación del servicio 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.2 5.2 Enfoque al cliente 7.2.1 Determinación de los 7.2.1 requisitos relacionados con el producto y/o la prestación del servicio requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto identificación de aspectos y valoración de impactos Procedimiento de identificación de peligros, determinación de controles y valoración de riesgos Matriz de aspectos e impactos ambientales. Matriz de peligros y riesgos Registros que evidencien la participación del personal en la identificación de los peligros, valoración de riesgos, identificación de aspectos y valoración de impactos 5.2 Enfoque al cliente Procedimiento para Determinación de los requisitos relacionados con el producto identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos Matriz de requisitos legales y otros requisitos.
Página 9 de 19 4.3.3 Objetivos y programa 4.3.3 Objetivos, metas y 5.4.1 Objetivos de calidad 5.4.1 (s) programas 5.4.2 Planificación del 5.4.2 Sistema de Gestión de la Calidad Objetivos de la calidad Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad 8.5.1 Mejora Continua 8.5.1 Mejora Continua HV indicador del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. Archivos (documentos) soportes de los requisitos identificados Planes de acción para el cumplimiento de los requisitos legales Objetivos y metas SYSO y ambiental 4.4 Implementación y operación (sólo titulo) 4.4 Implementación y operación (sólo titulo) 7 Realización del producto o prestación del servicio (sólo titulo) 7 Realización del producto 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad 5.1 Compromiso de la 5.1 Compromiso de la Manual de Funciones y responsabilidades Niveles de autoridad (MDI.01) Identificación y asignación de recursos para los SG
Página 10 de 19 4.4.2 Competencia, 4.4.2 4.4.3 formación y toma de conciencia Comunicación, participación y consulta 4.4.3 Competencia, formación y toma de conciencia 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.1 5.5.2 Representante de la 5.5.2 6.1 6.3 6.2.1 6.2.2 5.5.3 Provisión de recursos Infraestructura (Talento Humano) Competencia, toma de conciencia y formación 6.2.1 6.2.2 5.5.3 Responsabilidad y autoridad Representante de la 6.1 Provisión de recursos 6.3 Infraestructura Competencia, toma de conciencia y formación Ajuste a perfiles de los cargos (Educación, formación, habilidades y experiencia) Plan de formación SYSO y ambiental (a lo significativo, crítico, y programas de gestión) Comunicación Comunicación interna Comunicación interna P. comunicación interna y externa Matriz de comunicación Ajuste de P. de PQRS 7.2.3 Comunicación con el 7.2.3 cliente Comunicación con el cliente Registro de PQRS y comunicaciones externas Informes PQRS x sistema
Página 11 de 19 4.4.4 4.4.4 4.4.5 4.4.5 4.2.1 4.2.1 Documentación Documentación (Gestión Documental) 4.2.3 4.2.3 Control de documentos Control de documentos Control de documentos Control de documentos P. control de documentos internos P. control de documentos externos G. elaboración de documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional 7.1 7.2 Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio Procesos relacionados con el cliente 7.1 7.2 Planificación de la realización producto Procesos relacionados con el cliente Ajustes documentos incorporando SYSO y A en la selección, evaluación y reevaluación por tipo de proveedores y contratistas (CO) Manual para contratistas y proveedores xa SYSO y A Manual de interventoría Listas de chequeo SYSO y A: extintores, botiquines, vehículos, y otros Incorporación SYSO y A para la evaluación y aprobación de proyectos
Página 12 de 19 7.2.3 Comunicación con el 7.2.3 cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.1 Comunicación con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto de inversión (PI) Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen con los requisitos Evidencia de que los procesos que requieren controles de administración de riesgos, los posean. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Planificación del diseño y desarrollo 7.2.2 7.3.1 7.3.1 Revisión de los requisitos relacionados con el producto Planificación del diseño y desarrollo Resultado de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por las mismas Procedimiento o guía de diseño: Registros de diseño: Plan de calidad cuando se considere necesario.
Página 13 de 19 7.3.3 Resultados del diseño 7.3.3 y desarrollo 7.3.4 Revisión del diseño y 7.3.4 desarrollo 7.3.5 7.3.6 7.3.7 Resultados del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Verificación del diseño y desarrollo Validación del diseño y desarrollo Control de los cambios de diseño y desarrollo 7.4.1 7.4.2 Proceso de compras Información de las compras Manual de contratación. Procedimiento de compras Procedimientos de 7.4.3 selección, evaluación y Verificación de los reevaluación de productos comprados proveedores: Manual HSE para 7.5.1 Control de la Contratistas. producción y Manual de Interventoría prestación del Formatos para servicio selección, evaluación y reevaluación.
Página 14 de 19 4.4.7 Preparación y 4.4.7 respuesta ante emergencia Preparación y respuesta ante emergencia 4.5 Verificación (sólo 4.5 Verificación (sólo 8 Medición, análisis y titulo) titulo) mejora (sólo titulo 8 Medición, análisis y mejora (titulo solamente Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias: Planes de contingencia. Registros de simulacros. Capacitaciones a Brigadistas y Coordinadores de Evacuación. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad Para los procesos donde sea necesario la identificación y trazabilidad incorporar en los documentos necesarios el cómo se hace. 7.5.4 Propiedad del cliente Para los procesos donde sea necesario
Página 15 de 19 incorporar en los documentos necesarios el cómo se hace. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición Inventario de equipos de medición y seguimiento; Planeación de calibración; Procedimiento para calibración cuando se hace internamente. Registros de calibración: Registros de patrones utilizados. 8.1 8.1 (Medición, análisis y mejora) Seguimiento y medición de los procesos (Medición, análisis y mejora) 8.2.3 8.2.3 Seguimiento y Indicadores de 8.2.4 8.2.4 Seguimiento y medición del producto o la prestación del medición de los procesos Seguimiento y medición del producto o la prestación del procesos y productos: Formato desempeño de procesos Guía de desempeño de
Página 16 de 19 Evaluación del cumplimiento legal y otros Evaluación del cumplimiento legal 8.4 servicio producto procesos. Análisis de datos 4.5.2 4.5.2 8.2.3 8.2.3 8.2.4 Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto o la prestación del servicio 8.4 8.2.4 Análisis de datos Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto Procedimiento para identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos Matriz de requisitos legales y otros requisitos. HV indicador del cumplimiento de requisitos legales y otros req. Archivos (documentos) soportes de los requisitos identificados Planes de acción para el cumplimiento de los req legales. Indicadores de procesos y productos: Formato desempeño de procesos. Guía de desempeño de
Página 17 de 19 4.5.3 Investigación de incidentes, NC, AC y AP - - - - procesos. 4.5.3.1 Investigación de incidentes 4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva - - - - Procedimiento de investigación de incidentes. Registro de reporte e investigación de incidentes. 4.5.3 8.3 8.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de producto y/o servicio no conforme Control del producto no conforme Procedimiento de producto no conforme; Formato de producto no conforme; Procedimiento de acciones correctivas y preventivas; 8.4 Análisis de datos 8.4 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.2 Análisis de datos Acción correctiva Formato de acciones correctivas y preventivas; Guía de análisis de datos.
Página 18 de 19 8.5.3 Acción Preventiva 8.5.3 Acción Preventiva 4.5.4 Control de los registros 4.5.4 Control de los registros 4.2.4 Control de los registros 4.2.4 Control de los registros Procedimiento de control de registros; Listado maestro de registros; 4.5.5 Auditoría interna 4.5.5 Auditoría interna 8.2.2 Auditoría interna 8.2.2 Auditoría interna Procedimiento de auditorías internas integradas; Matriz de impacto de procesos, riesgos e impactos; requisitos. Perfil de auditores. Hoja de vida de auditores, Programa de Auditorías Internas; Listas de verificación; Informe de auditorías internas. Evaluación de auditores internos. 4.6 4.6 Revisión por la Revisión por la 5.1 Compromiso de la 5.1 Compromiso de la Registro de Revisión por la Procedimiento de revisión por la. Asignación de recursos para el SGI.
Página 19 de 19 5.6 5.6 Revisión por la (sólo titulo) 5.6.1 5.6.1 Revisión por la (sólo titulo) 5.6.2 Información de entrada para la revisión 5.6.2 Información de entrada para la revisión Resultados de la revisión 5.6.3 5.6.3 8.5.1 Mejora Continua 8.5.1 Resultados de la revisión Mejora Continua