Área: Coordinación Administrativa Lugar Fecha de revisión Codificación Morelia, Michoacán 21/06/2010 CA/PG/001 Tipo de documento Nivel de revisión Página Procedimiento N/A 1/9 Título: Reclutamiento y selección de personal Elaboró : Técnica Auxiliar del Comité de Equidad de Género Revisó: Lic. Ramiro Nepita Chávez Coordinador del Firma Firma Autorizó: Mtro. Leonel Godoy Rangel Gobernador del Estado Firma. 23:00 HRS DE 1/9
Historial de revisiones Nivel de revisión Descripción de cambio Secciones afectadas Fecha de revisión Elaboró N/A Liberación inicial Todas 21/06/2010 Ing. Melba Idalia Pérez Garfias. 23:00 HRS DE 2/9
1. Propósito y Alcance 1.1 Propósito Establecer los lineamientos a cumplir las Unidades Responsables del Despacho del C. Gobernador para el reclutamiento y selección de prospectos/as o participantes que reúnan las características académicas y laborares requeridas para ocupar las vacantes o espacios de nueva creación. 1.2 Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los servidores/as públicos/as de contrato del Despacho del C. Gobernador que participen en el proceso de reclutamiento y selección de personal de nuevo ingreso. Quedan exceptuados del alcance del presente documento los servidores/as públicos/as de contrato que ya formen parte de éste, sindicalizados, o los prospectos/as o participantes a ocupar puestos de confianza en el Despacho del C. Gobernador del Estado. 2. Compromiso de Reclutamiento y Selección de Personal Para el Despacho del C. Gobernador, el recurso humano es primordial, por tal motivo el despacho asume el compromiso de brindar las mismas oportunidades tanto a hombres y mujeres ante un proceso de contratación, por tal motivo el Despacho del C. Gobernador, establecerá un proceso de reclutamiento y selección de personal. 3. Terminología y definiciones Administración de personal. Es la utilización de los recursos humanos para alcanzar objetivos organizacionales. En consecuencia, comprende a los mandos de todos los niveles. Entrevista de selección. La entrevista personal es un factor determinante en la decisión final respecto de la aceptación o no de un candidato/a al empleo. La entrevista de selección debe ser dirigida con gran habilidad y tacto, para que realmente pueda producir los resultados esperados. Además, tiene innumerables aplicaciones: elección en el reclutamiento, selección, consejería y orientación, evaluación del desempeño, desvinculación, etc.. 23:00 HRS DE 3/9
Etapas de la entrevista de selección a) Preparación: Las entrevistas de selección, determinadas o no, deben ser preparadas o planeadas de alguna manera. Aunque el grado de preparación varíe, debe ser suficiente para determinar: Los objetivos específicos de la entrevista; El método para alcanzar el objetivo de la entrevista; y La mayor cantidad posible de información acerca del candidato/a entrevistado/a. b) Ambiente: puede ser de dos tipos. Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y solo para ese fin; Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial. c) Desarrollo de la entrevista: es la etapa fundamental del proceso, en el que se obtiene la información que ambos componentes desean. d) Terminación de la entrevista: Para su terminación existe una necesidad semejante. El entrevistado(r/a) debe hacer una señal clara que indique el final de la entrevista. El candidato/a tiene que recibir algún tipo de información referente a lo que debe hacer en el futuro. e) Evaluación del candidato/a: A partir del momento en que el entrevistado/a se marcha, el entrevistador/a debe iniciar la tarea de evaluación del candidato/a, puesto que los detalles están frescos en su memoria. Pruebas Cualquier medida de rendimiento u otra información escrita utilizada para tomar una decisión laboral. Pruebas de conocimiento o de capacidad. Las pruebas de conocimiento tienen como objetivo evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades adquiridos mediante el estudio, la práctica o el ejercicio. 1- Según la manera como las pruebas se apliquen, pueden ser: Orales: preguntas y respuestas verbales; Escritas: preguntas y respuestas escritas; De realización: ejecución de un trabajo, prueba de mecanografía, de taquigrafía, de diseño, o de manejo de un vehículo o fabricación de piezas. 2- En cuanto al área de conocimientos, las pruebas pueden ser generales cuando tienen que ver con nociones de cultura o conocimiento generales y específicos cuando indagan conocimientos técnicos directamente relacionados con el cargo en referencia. 3- En cuanto a la manera como se elaboran: Tradicionales: disertativo, expositivo; Objetivas: mediante pruebas objetivas; Mixtas Pruebas psicométricas. Se basan en el análisis de muestras del comportamiento humano, sometiéndose a examen bajo condiciones normativas, verificando la aptitud, para. 23:00 HRS DE 4/9
intentar generalizar y prever cómo se manifestará ese comportamiento en determinada forma de trabajo. La prueba psicométrica es una medida objetiva y estandarizada de una muestra de comportamiento. Se basan en las diferencias individuales que pueden ser físicas, intelectuales y de personalidad, y analizan cómo y cuánto varía la aptitud del individuo/a con relación al conjunto de individuos/as, tomado como patrón de comparación. Prueba de conocimiento ofrece un diagnostico real de las habilidades del candidato/a, en tanto que una prueba de aptitud proporciona un pronóstico futuro de su potencial de desarrollo. Pruebas de personalidad. Las pruebas de personalidad pretenden analizar los diversos rasgos determinados por el carácter (rasgos adquiridos) y por el temperamento (rasgos innatos). Se denominan genéricas cuando revelan los rasgos generales de personalidad en una síntesis global; y especificas, cuando investigan determinados rasgos o aspectos de la personalidad como equilibrio emocional, interés, frustraciones, ansiedad, agresividad, nivel de motivación, etc. Puesto. Consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus objetivos. Conjunto de tareas y responsabilidades especificas que debe asumir una persona y que generalmente incluye una relación entre dos o más personas. Descripción de las actividades que se realizan en el trabajo y las condiciones bajo las cuales se realizan. Reclutamiento. Es el proceso de atraer individuos/as de manera oportuna, en número suficiente y con los atributos necesarios, y alentarlos para que soliciten los puestos vacantes en una organización. Entonces se pueden seleccionar los/as solicitantes con los atributos que están relacionados más estrechamente con las especificaciones del puesto. Obtención de los candidatos/as para ocupar los puestos de la organización. Selección. Proceso administrativo para la identificación de candidatos/as e incorporación de personal, realizado a partir de la definición de las necesidades de la organización, sus objetivos y resultados previstos. Es un proceso complejo que implica equiparar las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad de los/as solicitantes con las especificaciones del puesto. Es la etapa final del proceso de reclutamiento, durante la que se decide quién ocupará el puesto. Una decisión tan importante debe tomarse de la manera más objetiva posible. La selección tiene como objetivo asignar a cada puesto a los/as individuos/as que tendrán éxito en la realización de su trabajo, alcanzar las metas de desempeño e integrarse a los equipos de manera que sea efectiva en cuanto a los costos, legal y no discriminatoria.. 23:00 HRS DE 5/9
4. Responsables Es responsabilidad del/la Coordinador/a del : Revisar este procedimiento para que la Alta Dirección lo apruebe para su posterior implantación. Del/la Técnico/a Auxiliar del Elaborar y actualizar este procedimiento, cada doce meses o antes si se requiere, a partir de su fecha de emisión. De la Coordinación Administrativa Revisar este procedimiento para su implantación. Asegurar que los documentos que se solicitan se encuentren disponibles para su acceso cuando sea requerido. Capacitar al personal responsable en la aplicación del procedimiento. Aplicar este procedimiento con el apoyo del personal a su cargo. Resguardar y mantener los documentos internos originales asociados a este procedimiento. Conservar los documentos obsoletos (en original) de la versión anterior a la vigente, así como su identificación. Destruir las copias controladas obsoletas. Revisar la estructura del documento y realizar su distribución, entrega y retiro. De los/las Jefes/as de Departamento y Responsables de la aplicación del procedimiento Aplicar estrictamente los documentos aprobados. Apegarse estrictamente a este procedimiento. Participar en la elaboración y actualización de los documentos según se requiera. Asegurar el estado de los documentos en condiciones que prevengan su daño o deterioro.. 23:00 HRS DE 6/9
5. Políticas de Operación 1. El proceso de reclutamiento y selección de personal, se regirá bajo la Ley General de los Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado y las Condiciones Generales de Trabajo 2010. 2. La Coordinación Administrativa es responsable del reclutamiento y selección de prospecto/as. 3. El reclutamiento y selección de prospectos/as o participantes para ocupar áreas vacantes o de nueva creación, se deberá de efectuar de acuerdo con las especificaciones de los perfiles de puestos establecidas por cada Unidades Responsables (U.R.), del Despacho del C. Gobernador. 4. El proceso de reclutamiento, contemplará la entrega del formato de Solicitud de Empleo (CA/FM/001), formato de Entrevista Inicial (CA/FM/002), el Análisis Curricular y el formato de Entrevista Final (CA/FM/003). 5. Es facultad del titular de la U.R. proponer algunos/as prospectos/as para ocupar un puesto vacante de su área y solicitar por escrito a la Coordinación Administrativa que se apliquen las evaluaciones a que haya lugar, anexando currículum vitae actualizado. 6. En caso de que la U.R. requiera prospecto/as, por no contar con participantes en su área, deberá solicitarlos por escrito a la Coordinación Administrativa, para lo cual se elaborará la convocatoria interna para invitar a participar al personal que así lo solicite, demostrando en la convocatoria el compromiso con la equidad de género, alentando tanto a hombres y mujeres a calificar para este proceso. 7. La Coordinación Administrativa, será la encargada de llevar el programa de reclutamiento y selección y aplicar las pruebas correspondientes. 8. La Coordinación Administrativa verificará que los/as aspirantes a cubrir los puestos vacantes cumplan con los perfiles establecidos por cada U.R., sin distingo de género. 9. La Coordinación Administrativa, podrá verificar vía telefónica, los antecedentes laborarles de los prospectos/as con base a la información proporcionada en su currículum vitae o en la entrevista inicial. 10. Si la Coordinación Administrativa detecta prospectos/as con antecedentes laborales negativos en las entrevistas o resultados desfavorables en la ponderación de los criterios de selección de personal, no procederá la contratación del prospectos/as. Así mismo, en caso de que la información proporcionada por el evaluado resultara falsa, éste será eliminado del proceso de selección. 11. La Coordinación Administrativa, elaborará un resumen ejecutivo que remitirá a la U.R. interesada, sin dar detalles de la entrevista, el resumen incluirá: nombre, fecha de evaluación, perfil académico, trayectoria laboral, con lo cual se determinará si es apto o no para la contratación. 12. En caso de que los resultados de la evaluación técnica sean negativos, la Coordinación Administrativa solicitará por escrito a la U.R. interesada se envié otros prospectos/as.. 23:00 HRS DE 7/9
13. La Coordinación Administrativa, será responsable de llevar un registro de los/as aspirantes evaluados e integrar debidamente los expedientes de estos. 14. Una vez concluido el proceso de reclutamiento y selección, la Coordinación Administrativa previo visto bueno de la U.R. interesada iniciará los trámites correspondientes para llevar a cabo la contratación. 6. Procedimiento Responsable Unidad Responsable (U.R.) Coordinación Administrativa Unidad Responsable (U.R.) Coordinación Administrativa Actividad Envía por escrito el requerimiento o la propuesta de personal a la Coordinación Administrativa, anexando curriculum vitae actualizado y último comprobante de estudios Comprueba que las características de los/as participantes correspondan con las especificaciones del puesto. Cubren con el perfil? No: se notifica a la Unidad Responsable Si: continua con la siguiente actividad Cita a los prospectos/as para entrega de formato de solicitud de empleo, y realiza la entrevista inicial, y realiza la evaluación de los/las candidatos/as. Informa a la Unidad Responsable, los resultados de la entrevista inicial, sin dar detalles en específico de esta, así como el porcentaje de la evaluación de los/ las candidatos/as. Determina quién debe de presentarse a la entrevista final, y remite a la Coordinación Administrativa dicha relación. Realiza la entrevista final y remite a la Unidad Responsable los comentarios de la evaluación Unidad Administrativa Remite oficio a la Coordinación Administrativa el candidato/a seleccionado/a para iniciar la contratación y realizar los trámites correspondientes.. 23:00 HRS DE 8/9
Flujo grama de selección y contratación de personal Unidad Responsable Coordinación Administrativa Inicio Envía por escrito el requerimiento o la propuesta de personal a la Coordinación Administrativa, anexando curriculum vitae actualizado y último comprobante de estudios Comprueba que las características de los/as participantes correspondan con las especificaciones del puesto. Remite oficio a la Unidad Responsable con los resultados No Cubre con el Perfil? si Cita a los prospectos para entrega de formato de solicitud de empleo, y realiza la entrevista inicial, y elabora la evaluación de los/las candidatos/as. Recibe los resultados de la entrevista y determina quien debe de presentarse a la entrevista final y remite a la Coordinación Administrativa el oficio correspondiente Informa a la Unidad Responsable, los resultados de la entrevista inicial, sin dar detalles en específico de esta, así como el porcentaje de la evaluación de los/ las candidatos/ as. Recibe la solicitud para la entrevista final. Realiza la entrevista y remite resultados a la Unidad Responsable Recibe los resultados y remite a la Coordinación Administrativa el/la prospecto/ha seleccionado/a para que se inicien los trámites correspondientes Recibe el nombre del candidato/a seleccionado/a e inicia los trámites correspondientes de contratación Fin. 23:00 HRS DE 9/9