INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE UNIDAD PECUARIA DE CAPACITACION E INVESTIGACION POLICLINICO FERNANDO CABIESES SERVICIOS CORPORATIVOS MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS 2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO. TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER AUTORIZADO EN FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO.
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS INDICE I.- ALCANCES...4 II.- BASE LEGAL...4 III.- OBJETIVO...5 IV.- TERMINOLOGIA...5 V.- POLITICAS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS...6 VI.- NORMAS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS...7 VII.- PROCESOS Y FLUJOGRAMAS...9 7.1. Proceso de Ingreso de Equipos Informáticos...9 7.2. Proceso de Salida de Equipos Informáticos...12 VIII.- FORMATOS...17 8.1. Formato de Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos :...17 8.2. Guía de Usuario del Formato Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros:...19 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 3
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS I.- ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal que intervenga en los Procesos de de Propiedad de Terceros. II.- BASE LEGAL Para la UCSUR: Decreto Legislativo Nº 882. Ley de Promoción a la Inversión en Educación. Resolución Nº 356. Autoriza nuestro funcionamiento. Estatutos de la Universidad Científica del Sur. Ley Universitaria Reglamento General. Para Instituto SISE: Ley General de Educación 28044. Ley 27444 de Procedimientos Administrativos Generales. DS 036-85-ED Reglamento para el otorgamiento, expedición e inscripción del Título a los egresados. RD 776-88-ED Evaluación Académica de los IST y Escuelas Superiores. DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores. DS 011-98-ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las instituciones educativas particulares. DS 014-2002-ED Reglamento de Creación, Autorización de funcionamiento de Instituciones Educativas No Universitarias de Formación Tecnológica. RVM 085-2003-ED Aprueban catálogo Nacional de Títulos y Certificados. RVM 175-2003-ED Aprobar las normas de Revalidación. RD 1109-2003-ED Aprueban formatos para revalidación y criterios para la evaluación de infraestructura de Institutos Superiores Tecnológicos. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 4
RD 044-2004-ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y módulos Educativos asociados de los títulos profesionales del Catálogo Nacional de Títulos y Certificaciones. III.- OBJETIVO Establecer las políticas, normas y procedimientos sobre el Ingreso y Salida de Equipos Informáticos. IV.- TERMINOLOGIA Computadora: Herramienta que por su técnica permite realizar al hombre cálculos a gran velocidad y manejar la información, almacenando datos y derivando trabajos correlativos. Componente Interno: Son cada una de las partes internas de un PC. Equipos Informáticos: Integrada por: PC, impresora, scanner, servidores, cañón multimedia, hub, cables, adaptadores de corriente, cables de red, swicth, transformadores, web cam, etc. PC: Está integrada por una computadora más sus periféricos (Teclado, mouse, monitor). Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 5
V.- POLITICAS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS 5.1. Está prohibido ingresar un Equipo Informáticos a la Institución sin la autorización correspondiente. 5.2. Todo Equipo Informáticos que ingrese a la Institución deberá contar con el Formato correspondiente para tal fin; debidamente llenado y autorizado. 5.3. La Institución no se responsabiliza por los daños o desperfectos que puedan sufrir los Equipos Informáticos ingresados por Alumnos, Docentes o Personal Administrativo. 5.4. Los Equipos Informáticos que ingresen a la Institución para una clase (clase de hardware, ensamblaje, etc.) donde se requiera abrir el mencionado equipo deberán contar la firma de autorización del Docente responsable del curso y del Director de Escuela (en el caso de la UCSUR), antes de pasar a la firma de la Dirección de Sede o Coordinador Académico (en el caso de SISE) o Jefe de Administración (en el caso de UCSUR). Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 6
VI.- NORMAS SOBRE INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS 6.1. El Director de Sede o Coordinador Académico (en el caso de SISE), el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de la U.N.S.O.), son los únicos que podrán autorizar el ingreso de Equipos Informáticos a la Institución. 6.2. El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte (en el caso de SISE) o Servicios Generales (en el caso de la UCSUR) deberá sellar (con cintas de seguridad) el Equipo Informático que ingresa a la Institución. 6.3. Todo Equipo Informático que ingrese a la Institución deberá contar con el Formato Solicitud de Ingreso de Equipo Informático ; el mismo que deberá estar debidamente llenado (información fehaciente del equipo que se ingresa) y autorizado. 6.4. Los Alumnos, Docentes o Personal Administrativo deberán solicitar la autorización de ingreso de Equipos Informáticos, con dos (02) días de anticipación. 6.5. La instalación de un Equipo Informáticos en la Institución (aula, laboratorios, etc.) será autorizada sólo por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede. 6.6. Sólo en el caso de que el Equipo Informático sea para el dictado de clases donde se requiera abrir el equipo (hardware, ensamblaje, etc.) no se le colocará la Cinta de Seguridad ; el Responsable de Soporte Técnico o Técnico en Soporte deberá constatar que la Solicitud de Ingreso del Equipo Informático sea igual al Equipo Informático que se desea ingresar a la Institución. 6.7. Para el caso de ingresos de accesorios de equipos informáticos será necesario marcarlos con una cinta adhesiva para diferenciarlos y evitar que se confundan con los de la Institución 6.8. El Responsable de Control de Puerta, verificará que los Equipos de Cómputo que salen de la Institución cuenten con la Cinta de Seguridad y que ésta se encuentre en buen estado. 6.9. Los Equipos Informáticos en los cuales se detecte la Cinta de Seguridad en mal estado (roto, o con indicios de manipulación), quedarán retenidos Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 7
hasta realizar las averiguaciones pertinentes y se deberá informar al Responsable de Soporte Técnico de la Sede, Técnico en Soporte (SISE) o Servicios Generales (UCSUR). 6.10. Toda situación de pérdida de equipos y/o componentes que sea debidamente esclarecido y detectado a los responsables; se les aplicará las sanciones determinadas por el Director de Sede (en el caso de SISE), Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de la U.N.S.O.). 6.11. En las Unidades de Negocios donde se cuente con personal que pertenezcan a un SERVICE; es responsabilidad del Director de Sede (en el caso de SISE), el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de la U.N.S.O.) hacer de conocimiento y cumplimiento del contenido del presente documento a todo el personal del SERVICE. 6.12. La salida de Equipos Informáticos a los que se le detecte una disconformidad entre la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos y el Equipo Informático sólo podrá ser autorizado por el Director de Sede (en el caso de SISE), el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de la U.N.S.O.). 6.13. El Responsable de Control de Puerta de todas las Unidades de Negocios deberá contar con la Hoja de Firmas Autorizadas la misma que servirá para verificar la firma de autorización en la salida del Equipo informático de la sede. Nota: La hoja de firmas autorizadas, es una hoja en la cual figura las firmas, nombre, apellidos y cargos de todos los directores, jefes y coordinadores de todas las Unidades de Negocios. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 8
VII.- PROCESOS Y FLUJOGRAMAS 7.1. Proceso de Ingreso de Equipos Informáticos INICIO ALUMNO / DOCENTE / PERSONAL ADMINISTRATIVO: Solicitar el formato de Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros al personal de Atención al Cliente o al Responsable de Control de Ingreso (en los casos que no exista Atención al Cliente). ATENCIÓN AL CLIENTE / RESPONSABLE DE CONTROL DE INGRESO: Entregar el formato de Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros al Alumno, Docente o Personal Administrativo: un juego de formatos. ALUMNO / DOCENTE / PERSONAL ADMINISTRATIVO: Llenar el formato de Solicitud de Ingreso de Equipos de Informáticos de Propiedad de Terceros con las características del Equipo de Cómputo que se va ingresar, deberá detallar todos los datos; en original y dos copia. Entregar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos a Atención al Cliente o Responsable de Puerta (en la sede donde no exista Atención al Cliente). ATENCIÓN AL CLIENTE / RESPONSABLE DE CONTROL DE INGRESO: Entregar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos al Director de Sede o Coordinador Académico (en el caso de SISE) y Jefe de Administración (en el caso de UCSUR) para que autorice el ingreso de los Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros en el original y en la copia. DIRECTOR DE SEDE / COORDINADOR ACADEMICO/ JEFE DE ADMINISTRACIÓN / DIRECTOR DE ESCUELA: Verificar el motivo de ingreso del Equipo Informático a la Institución, revisará si el alumno o docente tiene clase en el curso y ese horario mencionado en al solicitud. Firmar en el original y en la copia de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros y entregarla al Alumno, Docente o Personal Administrativo. ATENCIÓN AL CLIENTE / RESPONSABLE DE CONTROL DE INGRESO: Entregar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos original al Alumnos o Docente o Personal Administrativo. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 9
ATENCIÓN AL CLIENTE / RESPONSABLE DE CONTROL DE INGRESO: Entregar la copia de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros al Responsable de Soporte Técnico o Técnico en Soporte (en el caso de SISE) o Servicios Generales (UCSUR). RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO / TECNICO DE SOPORTE / SERVICIOS GENERALES: Esperar la llegada del Equipo Informático. Revisar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos y verificar que cuente con las firmas de autorización. Sellar o Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos en el original y la copia. Sellar el Equipo Informáticos con una Cinta de Seguridad. Devolver el Equipo Informáticos al Alumno, Docente o Personal Administrativo correspondiente junto con la copia de la solicitud. Entregar una copia de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros. Archivar la copia de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros. FIN Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 10
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7.2. Proceso de Salida de Equipos Informáticos INICIO ALUMNO / DOCENTE / PERSONAL ADMINISTRATIVO: Entregar la copia de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros al Responsable de Control de Ingreso. RESPONSABLE DE CONTROL DE INGRESO: Verificar que la copia de la solicitud coincida con el original de la solicitud dejada en Puerta cuando ingresó el equipo. Verificar la Cinta de Seguridad en el Equipo Informáticos. Cinta de Seguridad está conforme? Si está conforme: Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos indicando la fecha y hora de salida. Devolver el Equipo Informáticos y la solicitud al Alumno, Docente o Personal Administrativo. No está conforme: Retener el Equipo Informáticos del Alumno, Docente o Personal Administrativo. Comunicar al Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte (SISE) o Servicios Generales (UCSUR) la retención del Equipo Informáticos. RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE / TECNICO DE SOPORTE / SERVICIOS GENERALES: Investigar sobre la manipulación de la Cinta de Seguridad. Registrar la incidencia en una hoja Excel. Revisar el Equipo Informáticos, verificando si corresponde las características del equipo a la Solicitud de Ingreso de Equipos Informático presentada por el Alumno, Docente o Personal Administrativo. Corresponde el Equipo de Cómputo a lo indicado en la solicitud? Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 12
Si corresponde: Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos indicando la fecha y hora de salida. Devolver el Equipo Informáticos al Alumno, Docente o Personal Administrativo. Fin del Proceso. No corresponde: Verificar si no hay faltantes en los Equipos del Laboratorio, aula u oficina donde estuvo el alumno, Docente o Personal Administrativo. Hay faltantes? No hay faltantes: Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos indicando la fecha y hora de salida. Devolver el Equipo Informáticos al Alumno, Docente o Personal Administrativo con la copia de la solicitud. Archivar en forma permanente la copia de la Solicitud. Fin del Proceso. Si hay faltantes: Comunicar al Director de Sede (en el caso de SISE), al Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), al Gerente (en el caso de la U.N.S.O.), o al Administrador (en el caso del Policlínico, ECPP) sobre el faltante. DIRECTOR DE SEDE / JEFE DE ADMINISTRACIÓN / PERSONAL ADMINISTRATIVO: PASO A: Ejecutar las medidas de acción necesarias. Equipo tiene autorización de salida? No se autoriza salida: Ir al Paso A. 0Si se autoriza salida: Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 13
Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos indicando la fecha y hora de salida. Devolver el Equipo Informáticos al Alumno, Docente o Personal Administrativo con la copia de la solicitud. FIN Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 14
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VIII.- FORMATOS 8.1. Formato de Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos : CODIGO: Ver página siguiente. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página. 17
SOLICITUD DE INGRESO DE EQUIPOS INFORMATICOS DE PROPIEDAD DE TERCEROS Yo, Alumno Docente Personal Administrativo Del Programa Académico: Turno: Ciclo: con Código / DNI : me presento y expongo que para (motivo) en el Aula /Laboratorio /Oficina: Hora de Ingreso: Solicito el ingreso de lo que se indica a continuación: Equipo PC : Otros : Placa: HDD : Memoria: Monitor: Teclado : Mouse: Cables de Red: Cable de Poder: Otros: EQUIPOS DE COMPUTO Características del Equipo Por lo expuesto anteriormente, a ustedes señores solicito se sirvan acceder a mi solicitud, para lo cual, me hago responsable del equipo y excluyo de cualquier responsabilidad a la Institución; de romperse los sellos, deberé justificar con las facturas de compra para no tener inconvenientes al salir. Lima,.. de... del 200 Firma del Alumno / Docente / Personal Administrativo Firma del Docente del Curso (sólo en caso de abrir el equipo) Firma de Autorización de lngreso Director de Sede / Coordinador Académico / Jefe de Administración / Director de Escuela Firma del Responsable de Soporte Técnico / Técnico de Soporte / Servicios Generales Fecha de Ingreso Autorizado: Hora de Ingreso Autorizado: Firma de Autorización de Salida Fecha de Salida Autorizada: Hora de Salida Autorizada: Nota: - A los equipos que ingresen a la Institución se les colocará una Cinta de Seguridad la misma que no deberá ser manipulada. - En los casos en que la Cinta de Seguridad se encuentre manipulada, se procederá a retener el equipo hasta que el personal de Soporte Técnico o de Servicios Generales investigue sobre la incidencia. - La Solicitud de Ingreso de Equipos es el único documento que permite la salida de un Equipo de la Institución y es intransferible.
Ingreso y Salida de Equipos de Cómputo Personal 8.2. Guía de Usuario del Formato Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros: A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato de "Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos " se deberá utilizar para ingresar cualquier Equipo Informáticos a la Institución. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: El Alumno, Docente o Personal Administrativo deberá llenar en formato de Solicitud de Ingreso de Equipo Informáticos en original y dos copias; indicando las características de los equipos que ingresarán a la Institución. Esté formato sólo es valido con la firma de autorización del Director de Sede o Coordinador Académico (en el caso de SISE) o Jefe de Administración o Director de Escuela(en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de U.N.S.O.). Si existiera la necesidad de ingresar un equipo para los cursos de Hardware, ensamblaje u otro se deberá solicitar la firma del Docente del curso y Director de Escuela (UCUSR). C. LLENADO DEL FORMATO: Los siguientes datos lo registrará el Alumno o Docente o Personal Administrativo según sea el caso: Yo: Escribir los nombres y apellidos completos del Alumno o Docente o Personal Administrativo que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Alumno / Docente / Personal Administrativo: Marca con una aspa si el que solicitante el ingreso de Equipos Informáticos es Alumno o Docente o Personal Administrativo. Del Programa Académico: Indicar el Programa al que pertenece el Alumno o Docente que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Turno:. Indicar el Turno al que pertenece el Alumno o Docente que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Ciclo:. Indicar el Ciclo al que pertenece el Alumno que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 19
Ingreso y Salida de Equipos de Cómputo Personal Código / DNI:. Indicar el Código del Alumno o DNI del Docente o Personal Administrativo que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Motivo: Indicar el motivo por que se solicita el ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros a la Institución. Aula / Laboratorio/ Oficina: Indicar el Aula o Laboratorio o Oficina donde se utilizará el Equipo Informáticos que se ingresará a la Institución. Hora de Ingreso: Indicar la hora en la que se ingresará el equipo a la Institución, es necesario que sea exacto. EQUIPO DE COMPUTO: Equipo: Indicar los nombres de los Equipos Informáticos que se ingresarán a la Institución. Características del Equipo: Indicar todas las características de los Equipos Informáticos (PC, Impresoras, hub, cables, escaners, etc.) que se ingresarán a la Institución, detallar claramente las características de: Placa, HDD, Memoria, Monitor, Teclado, Mouse, Cables de red, Cable de Poder y otros que sea necesario. Fecha de la Solicitud: Indicar la fecha de la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos a la Institución. Firmar la Solicitud: Firmar por el Alumno, Docente o Personal Administrativo que solicita el ingreso de Equipos Informáticos. Firmar del Docente: Firmar Docente que autoriza el ingreso de el Equipo Informático sólo en caso de que se necesite abrir el equipo y del Director del Escuela (UCSUR). Firma Autorizada: Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros autorizando el ingreso a la Institución; aquí firma el Director de Sede o Coordinador Académica (en el caso se SISE), el Jefe de Administración o Director de Escuela (en el caso de UCSUR), Gerente (en el caso de la U.N.S.O.) pues son los únicos que podrán autorizar el ingreso de Equipos Informáticos a la Institución. Los siguientes datos lo registrará el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte o Servicios Generales (UCSUR) : Fecha de Ingreso: Indicar la fecha en la que ingresan los Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros a la Institución. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 20
Ingreso y Salida de Equipos de Cómputo Personal Hora de Ingreso: Indicar la hora en la que ingresan los Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros a la Institución. Firma del Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte o Servicios Generales (UCSUR): Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos de Propiedad de Terceros en el momento en que se Ingresa el Equipo Informático a la Institución. Los siguientes datos lo registrará el de Control de Puerta o Responsable de Soporte Técnico o Director de Sede (en caso de SISE) o Jefe de Administración o Servicios Generales (en el caso de UCSUR) según sea el caso: Fecha de Salida: Indicar la fecha en que se autoriza la salida de los Equipos Informáticos. Hora de Salida: Indicar la hora en la que se autoriza la salida de los Equipos Informáticos. Firma de Autorización de Salida: Firmar la Solicitud de Ingreso de Equipos Informáticos en el momento en que se autoriza la salida del Equipo Informático, puede ser por el Responsable de Control de Puerta (cuando la Cinta de Seguridad no ha sido manipula ni se presento algún incidente) el Responsable de Soporte Técnico o Servicios Generales (UCSUR) (cuando la Cinta de Seguridad ha sido manipula o se presento algún incidente) o el Director de Sede (en caso de SISE) o el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR) cuando se presento algún incidente. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 21