PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
1. OBJETIVO Determinar los criterios para la selección, evaluación y reevaluación de los en función de su capacidad para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por Equipos y Terratest. S.A.S 2. ALCANCE El tipo y alcance del control aplicado a los, se determina con base en los productos y/o servicios adquiridos considerados de impacto para la ejecución sus actividades. 3. DEFINICIONES EPP: Elementos de protección personal BIEN: Corresponde a la clasificación genérica para la compra general de un bien tangible SERVICIO: Corresponde a la clasificación genérica para la compra general de un servicio no tangible SELECCIÓN : Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la compra de acuerdo a los requisitos establecidos para su selección. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o prestación de un servicio 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9001: 2015. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos OHSAS18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Requisitos Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para
contratistas. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EVALUACION Y REEVALUACION 5. DESARROLLO 5.1 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Es la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación y aprobación de algunos, que tiene las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades detectadas en la organización. Al futuro proveedor se le comunica los siguientes registros vía correo, para su diligenciamiento y acorde a los criterios comunicados presenten sus documentos vía correo para su estudio. HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Vs. 02 HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de Vs. 01, Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Luego de revisar los documentos enviados por el proveedor, y se toma como calificación el puntaje asignado para la documentación legal recibida, manejo administrativo indicado y documentos de calidad acreditados que presente; mediante el diligenciamiento de la parte exclusiva para la organización identificada en el HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Cuando la calificación sea igual o mayor a 270 puntos, el proveedor se acepta, inferior a ello el proveedor es postergado y no se considera para futuras. 5.2 EVALUACION DEL PROVEEDOR Para evaluar al proveedor, se realiza la calificación mediante el registro HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación, tomando en cuenta el servicio al cliente presentado, el manejo administrativo recibido, criterios de seguridad ambiente salud y la calidad recibida, cada uno de estos ítem equivalen al 25% del total de la calificación. 5.3 COMUNICACIÓN AL PROVEEDORES DE RESULTADOS
De acuerdo con el resultado de la evaluación, se informara al proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones correspondientes. Calificado: Se envía un correo electrónico al proveedor informándole su resultado y su próxima fecha de evaluación Descalificado: Se le envía un correo electrónico al proveedor, informándole que con base en la calificación realizada, ha sido descalificado y estará suspendido durante un (01) semestre, para poder volver a ser proveedor de la organización, debe dar solución a las no conformidades encontradas antes de presentar la cotización pertinente 5.4 REEVALACION DEL PROVEEDOR Acorde al resultado de la evaluación, se programan las reevaluaciones según la siguiente tabla: CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑO % DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN 96-100 Sobresaliente Calificado 85-95 Satisfactorio Calificado 70-84 Aceptable Calificado PROGRAMACION DE REEVALUACION Requiere evaluación cada dos años Requiere evaluación cada año Requiere evaluación semestral 0-69 No Aceptable Descalificado Descartado Tanto los resultados de la evaluación como la programación de las fechas para su reevaluación son actualizadas en el registro HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas. Para los de bienes sus resultados con el registro HSEQ-FS- 09 Ranking de Proveedores de bienes. 6. RELACIONADOS Este procedimiento es transversal a todos los procesos. 7. PUNTO DE CONTROL CONTROL RESPONSABLE PERIODICIDAD EVIDENCIA Solicitud de registro de y/o subcontratista Cuando ingrese un proveedor HSEQ-FS-06 Registro de y/o
subcontratista Solicitud de autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Comunicación al proveedor de la matriz de documentación específica para selección de Diligenciamiento de la evaluación y reevaluación Cuando ingrese un proveedor Cuando ingrese un proveedor Acorde a programación Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación Comunicación de la evaluación de Programación de evaluación de Dir. Servicios centrales Dir. Servicios centrales Acorde a programación Acorde a resultados HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas Vs. 02 HSEQ-FS-09 Ranking de Proveedores de bienes Vs. 01 8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios
HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de HSEQ-FS-09 Ranking de Proveedores de bienes 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN MODIFICACIÓN FECHA 1 Elaboración del documento Noviembre 21 de 2017 ELABORÓ REVISÓN APROBACIÓN DIR.SERVICIOS CENTRALES RESPONSABLE HSEQ GERENTE GENERAL