HR Página 1 de 8 1. OBJETIVO El objetivo de esta Política (en adelante la Política ) es establecer los parámetros que se deben seguir para formalizar la vinculación y la desvinculación del personal de ADIDAS COLOMBIA LTDA (en adelante La Compañía ) de acuerdo con la legislación vigente. 2. ALCANCE Los procedimientos establecidos en la presente Política, establecen las condiciones de vinculación y desvinculación del personal de la Compañía, esto, desde el momento en que se toma la decisión de contratar laboralmente al candidato seleccionado hasta la terminación de sus labores. 3. DEFINICIONES 3.1. CONTRATO DE TRABAJO: Es aquel por medio del cual se formaliza la relación laboral. Este obliga al empleado a prestar un servicio personal a la Compañía, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda a cambio de una remuneración. Quien presta el servicio se denomina empleado, quién lo recibe y remunera patrono o empleador, y la remuneración cualquiera que sea su forma, salario. 3.2. SEGURIDAD SOCIAL: Los empleados de la Compañía, al suscribir el contrato de trabajo, están amparados por el Sistema Integral de Seguridad Social (SISS), el cual se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: a). Salud: Este servicio se presta a través de las Entidades Promotora de Salud (EPS), las cuales tienen la función de administrar los servicios de salud de los afiliados. b). Pensión: Se encuentran a cargo de las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) y tienen por objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y muerte del trabajador mediante el reconocimiento de las pensiones. Cada trabajador dependiente está obligado a realizar aportes c). Riesgos Laborales: Se encuentran a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y tiene como función principal prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los efectos causados por accidentes y enfermedades que puedan ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. d). Caja de Compensación Familiar (CCF): tienen como fin promover el mejoramiento del nivel de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad, para lo cual proporcionan bienes y servicios, de acuerdo con el dinero recaudado de los empleadores. Aunque su objetivo principal va encaminado a liberar la carga económica de los trabajadores de medianos recursos, otorgándoles el auxilio de subsidio familiar, créditos, entre otros, hoy han ampliado la cobertura a todos los trabajadores a través de programas sociales como salud, recreación, cultura, turismo y capacitación. 3.3. TIPOS DE CONTRATO: La Compañía utiliza las siguientes modalidades de contratos:
HR Página 2 de 8 a). Contrato de trabajo a término fijo: Este tipo de contrato debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres (3) años. b). Contrato de trabajo a término indefinido: La vigencia de este tipo de contrato es indeterminada. La Compañía siempre lo hará constar por escrito. 3.4. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El contrato de trabajo puede terminar por las siguientes causas, de acuerdo con lo que estipula el Artículo 61 C.S.T. Por muerte del trabajador. Por mutuo acuerdo entre las partes. Por expiración del plazo fijo pactado. Por liquidación o clausura definitiva de la Compañía o establecimiento. Por suspensión de actividades por parte de la Compañía durante más de 120 días. Por sentencia ejecutoriada. Por Justa Causa. Sin Justa Causa. Renuncia voluntaria 4. ABREVIATURAS a) PRF: Personal Requisition form. b) IT: Área de Sistemas. c) AMB: Formulario de ingresos y salidas del usuario. c) GCSA G3.2 d) GCSA G3.4 e) GCSA G3.8 f) GCSA G4.4 5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 5.1. Para iniciar labores en la Compañía el empleado deberá firmar el contrato de trabajo y deberá presentar y diligenciar los documentos que se soliciten para su ingreso. El contrato de trabajo será firmado por el Representante Legal de la Compañía o el Suplente, quien actuará como representante del empleador. (GCSA G3.2) 5.2 Como testigo de la celebración del contrato entre el trabajador y la Compañía, debe firmar la Dirección de y/o el Director Financiero (GCSA G3.2)
HR Página 3 de 8 5.3. Para los cargos de back office está permitido hacer el proceso de contratación sin tener previamente la aprobación del PRF por parte de la Oficina Regional. (GCSA G3.4). 5.4. Para cargos de retail field (Personal de ventas) no se requiere PRF, la contratación se hace de acuerdo a Headcounts aprobados en el presupuesto. Para solicitar la aprobación de un Headcount a regional, éste deberá estar previamente autorizado en el presupuesto del año en curso. Existen excepciones donde con un business case (justificación de la contratación) se pueden solicitar contrataciones que no fueron presupuestadas. 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ANEXOS 6.1 Fecha de ingreso Solicitante / Se define la fecha en la cual va a ingresar el nuevo empleado a ejercer sus labores. 6.2 Solicitud de herramientas a IT Jefe Inmediato El jefe inmediato aprueba los permisos y niveles de acceso a los sistemas de información de la organización, lo hace firmar por parte del Área de y luego se entrega al área de IT solicitando todas las herramientas de comunicación necesarias para que el nuevo empleado que ingresa pueda realizar su trabajo. Formulario ABM de usuarios. (Anexo 1) 6.3 Solicitud de documentos Se hace llegar al nuevo empleado seleccionado la lista de los documentos necesarios para el ingreso a la Compañía con el fin de diligenciarlos. Lista de documentos de ingreso (Anexo 2) 6.4 Firma del contrato por Gerente General/ Gerente Administrativo y Financiero / El día que ingresa el candidato seleccionado firma el contrato, el cual se entrega al Gerente General, Gerente
HR Página 4 de 8 parte de la Compañía Gerente de Financiero y de Recursos Humanos para su respectiva revisión y firma. 6.5 Afiliaciones ARL Recursos Humanos Se realiza la afiliación del nuevo empleado a la ARL, un (01) día antes de la fecha de ingreso del empleado. Para Bogotá: Coordina con el futuro empleado el nombre de la EPS, AFP y el fondo de Cesantías al cual desea afiliarse y se realiza dicho trámite. Igualmente, se realiza la afiliación a la Caja de Compensación Familiar a la cual se encuentra vinculada la Compañía. 6.6 Afiliaciones EPS y AFP y Caja de compensación Recursos Humanos/Retail Fuera de Bogotá: Coordina con el futuro empleado el nombre de la EPS, AFP y el Fondo de Cesantías que el empleado elija en la respectiva ciudad, a las cuales desea afiliarse y se realiza el respectivo trámite. Igualmente, se realiza la afiliación a la CCF a la cual se encuentra vinculada la Compañía en la respectiva ciudad. En caso de que la EPS, AFP, Fondo de Cesantías y CCF tengan únicamente domicilio en una ciudad diferente a Bogotá, los administradores de las tiendas serán los encargados tramitar las
HR Página 5 de 8 respectivas afiliaciones, garantizando que sean efectivas a partir de la fecha de ingreso. El administrador será el responsable de firmar y colocar el sello a las afiliaciones. 6.7 Apertura de cuenta de nómina Se entrega al nuevo empleado la carta para la apertura de cuenta de nómina en el Banco seleccionado por la Compañía. Carta modelo de apertura de cuenta (Anexo 3) 6.8 Apertura de la carpeta individual del empleado Asistente de Se realiza la apertura de la carpeta individual del nuevo empleado, la cual debe contener los siguientes documentos: Hoja de vida, contrato del empleado, copia de las afiliaciones a EPS, AFP, CCF y ARL, código de conducta, ficha sociodemográfica, política de conflicto de intereses y los documentos soporte que se le pidieron al nuevo empleado para su ingreso. 6.9 Firma del contrato por parte del nuevo empleado e ingreso / Nuevo Empleado Una vez reunidos todos los requisitos legales y los exigidos por la Compañía, se procede a la firma del contrato e inicio de labores por parte del nuevo empleado. 6.10 Firma de conocimiento de Política de Conflicto de Intereses y / Empleado En el momento de la reunión para la firma del contrato se le pide al nuevo empleado que lea el código de conducta y la política de conflictos de intereses y que firme los Formato de de conducta. ( Anexo 4)
HR Página 6 de 8 de Conducta formatos donde certifica su conocimiento de los mismos y compromiso para ceñirse a su cumplimiento. Estos documentos se archivan en la carpeta individual del nuevo empleado (GCSA G3.8) Política de Conflicto de Intereses ( Anexo 5) 6.11 Entrega de herramientas de trabajo / IT Se le hace entrega al nuevo empleado de todas las herramientas necesarias para la realización de su trabajo. Formato de implementos devolutivos. ( Anexo 6) 7. DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL La desvinculación del personal de la Compañía se puede dar por cualquiera de las causales señaladas en la sección 3.4 de esta Política. Cuando el despido se realice con justa causa, se deberá llevar a cabo proceso disciplinario con el fin de que el empleado pueda ejercer su Derecho de Defensa y Contradicción. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL ACTIVIDAD 8.1 Notificación al área de IT y/o Retail RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ANEXOS Jefe Inmediato/Recursos Humanos El jefe inmediato diligencia un AMB, el cual firma para que IT realice todo el protocolo de salida del sistema del empleado. Se envía un correo electrónico al Store Operations Manager informando el retiro del empleado, con el fin de inactivar su código en el sistema de las tiendas y evitar que haga compras con descuento. (GCSA G4.4) 8.2 Desafiliación Se reporta la novedad de
HR Página 7 de 8 al SISS retiro a la EPS, CCF, ARL y AFP. Se recogen las firmas de las áreas involucradas para garantizar que el empleado se encuentra a paz y salvo por todo concepto con las mismas, el día de su retiro. Formato de Paz y Salvo (Anexo 7) 8.3 Trámite de Paz y Salvos Jefe inmediato Retail Los espacios correspondientes a aquellas áreas con las cuales el empleado no tuvo ninguna relación, deberán llenarse indicando que éste se encuentra a total paz y salvo con las mismas. Se deberá tener la aprobación por parte del District Manager en donde se indique que el empleado no se encuentra en deuda con el resto de las dependencias de la Compañía. Formato de Paz y Salvo (Anexo 8) 8.4 Preparación de la liquidación Se realiza el proceso de liquidación del empleado cumpliendo con la normatividad legal de acuerdo con cada caso. 8.5 Entrega de liquidación Se concreta una cita con el ex empleado para hacer entrega de su liquidación de acuerdo con los tiempos estipulados por la ley. 8.6 Encuesta de / Ex empleado Se le pide al ex empleado que diligencie el formato de encuesta de retiro con el fin Formato de Encuesta de
HR Página 8 de 8 retiro de conocer sus opiniones sobre la Compañía. Esta encuesta se realiza siempre y cuando el ex empleado por voluntad propia manifieste estar de acuerdo con responderla. Retiro ( Anexo 9) 9. CUMPLIMIENTO El(la) Director(a) de es responsable de impartir las instrucciones pertinentes a sus equipos de trabajo, así como del control, seguimiento y aseguramiento de la presente Política. El efectuará el seguimiento y control al cumplimiento de la presente política de acuerdo con los programas de seguimiento. 10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Sección Descripción del Cambio Páginas Modificadas