CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA LICDA. XENIA FALLAS LIC. JORGE MARTINEZ LIC. JOSE MIGUEL MEDINA ING. LUIS MURILLO DRA. MILAGRO PICADO DR. LUIS DIEGO UGALDE LIC. MARVIN VILLALTA DRA. YELI VÍQUEZ LICDA. XENIA FALLAS LIC. JORGE MARTINEZ LIC. JOSE MIGUEL MEDINA ING. LUIS MURILLO DRA. MILAGRO PICADO DR. LUIS DIEGO UGALDE LIC. MARVIN VILLALTA DRA. YELI VÍQUEZ REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: 20/07/07
PÁGINA 2 DE 15 1. Introducción El registro, mantenimiento y control de los bienes y servicios es una prioridad institucional, dadas las limitaciones presupuestarias que reducen la disponibilidad de recursos, la existencia de disposiciones legales establecidas en forma explícita y obligatoria y la observancia que en todo momento corresponde hacer de disposiciones éticas. Este procedimiento inicia su aplicación una vez que los bienes se han recibido satisfactoriamente en el lugar destinado por la unidad organizativa para este fin. 2. Objetivo Establecer una guía para el proceso de Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios que incluya los procedimientos para realizar el alta, control, mantenimiento y baja de bienes institucionales, sean patrimoniales o no patrimoniales, tanto de adquisición en lo sucesivo, como de los que actualmente posee el Ministerio de Salud. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica, en los tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se debe hacer referencia a los siguientes conceptos, definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud: Alta de Bienes Baja de bienes Inventario Bienes patrimoniales Unidades organizativas Custodia Mantenimiento Plaqueo de bienes
PÁGINA 3 DE 15 5. Referencias Ley # 7494 Ley de Contratación Administrativa Ley # 6227 Ley General de la Administración Pública Decreto Ejecutivo # 33411-H Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto Ejecutivo # 30720-H Reglamento para el registro y control de bienes y servicios de la administración central Ley # 8131 Ley de Administración Financiera y presupuestos públicos Decreto Ejecutivo # 30640-H Reglamento para el funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno, reformado por Decreto Ejecutivo número 31483-H. 6. Responsables El responsable del proceso es la Dirección Administrativa, pero además, los encargados de control de bienes de las diferentes unidades organizativas (Directores de Nivel Central, Regional y Local) del Ministerio de Salud deberán velar por la correcta ejecución de este procedimiento. En todo caso, el funcionario que tenga bienes asignados deberá seguir las indicaciones de este manual y todas las leyes y reglamentos conexos. 7. Procedimiento 7.1. Ingresar bienes a la Institución (Alta de bienes) Para iniciar el proceso de Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios, el responsable del proceso debe determinar si los bienes a registrar son patrimoniales, de ser así, procede a realizar el alta de bienes al inventario institucional. Para ello debe contar con el comprobante de recibo conforme que provee el encargado del proceso de Recepción de Bienes y Servicios debidamente lleno (Anexo 1) para realizar el plaqueo del bien. Una vez plaqueados los bienes patrimoniales, el responsable los registrará en el sistema de información específico acudiendo al proceso de Gestión Integral de la Información, con el fin de llevar los controles respectivos. no se trata de bienes patrimoniales, el responsable debe proceder al registro en forma definitiva en el sistema de información específico, acudiendo al proceso de Gestión Integral de la Información. Esto debe generar un documento llamado Ingreso de Materiales. En caso que se considere necesario se puede requerir de un registro adicional, para ello con la copia del Reporte Ingreso de Materiales, se anotan los datos en las tarjetas de Inventario Permanente (Kardex), y luego se archiva esta copia en un fichero diseñado para tal efecto (fólder, archivador de cartón, etc), siguiendo un orden consecutivo.
PÁGINA 4 DE 15 En los casos en que el alta se da por aprovechamiento de inservibles, hará el ingreso en el inventario tomando como base el registro de elementos aprovechables producto de los bienes dados de baja. los bienes son producto de una donación u obsequio, debe contar con una orden de alta de previo al plaqueo y registro del bien en inventario. 7.2. Almacenar producto en bodega Una vez que el bien ha sido recibido de forma definitiva, el responsable procede a su almacenamiento, el cual se hará de tal manera que sus condiciones garanticen el buen estado de los bienes, su adecuada preservación, seguridad y rotación. Todas las unidades organizativas contarán con bodegas que implementen una adecuada clasificación y codificación de productos, así como el cumplimiento de las siguientes disposiciones que faciliten la ubicación de los materiales: Señalar cada estantería en su parte frontal, con letras grandes. Indicar con cifras grandes los símbolos distintivos de cada sección o área. Ubicar a la entrada de cada local, una tabla que indique la numeración de las estanterías allí dispuestas. Renovar continuamente las inscripciones que tienden a deteriorarse. Todos los bienes almacenados, deben estar identificados en concordancia con el sistema de información, para ello existen dos tipos de tarjetas de codificación: 1. Tarjeta de Localización, en la que se debe anotar lo siguiente: Descripción del artículo Código del artículo Unidad física Código 2. Tarjeta de Expiración, esta tarjeta solo se usa en aquellos artículos que tienen vencimiento, y de los cuales se debe llevar el control de su expiración. En ella se debe anotar lo siguiente: Cantidad Fecha de expiración Tanto los estantes como las tarimas deben estar rotulados, de tal forma que sea fácil ubicar los artículos. Al estar frente a una estantería, el punto de partida para su clasificación será de izquierda a derecha, de dentro hacia fuera y de arriba hacia abajo. El acomodo de los artículos debe realizarse de modo que lo primero en entrar es lo primero en salir, (método PEPS) y tomando en cuenta las características propias de cada artículo como son su peso, volumen, rotación, condiciones especiales de almacenamiento (por ejemplo la fotosensibilidad de los cartuchos de tinta, entre otros), etc. Debe considerar las siguientes disposiciones:
PÁGINA 5 DE 15 Los artículos más pesados y/o de gran volumen deben acomodarse en partes bajas. El papel y otros similares en lugares de poca humedad y en estivas entrelazadas (camas) con una altura que permita un fácil manejo. Los artículos con envase de vidrio, lejos de las áreas de movilización. Los envases cilíndricos, de tal forma que no rueden, mediante el uso de cuñas o defensas de contención. Los que requieren ventilación sin otros artículos encima que eviten una adecuada ventilación. Los envasados en general, con la tapa hacia arriba, ubicando los de mayor altura atrás o en filas de igual tamaño. Los artículos que sean de gran volumen individual, se deben almacenar a bulto en áreas establecidas para tal propósito. Para el almacenamiento a bulto o en estiba se deben usar tarimas de madera que eviten el deterioro de los artículos y que facilite preferentemente su movilización. Con las órdenes de despacho provenientes del proceso de Atención al Cliente, el responsable del proceso realiza los rebajos de los bienes o suministros del sistema de información, utilizando para ello el proceso de Gestión Integral de la Información. 7.3. Distribuir productos a usuarios. Para el despacho de bienes, el responsable debe constatar la existencia de una solicitud de materiales, con las respectivas autorizaciones. El encargado de bodega, verifica en el sistema si hay existencia de los mismos en el inventario (agotando la consulta a los niveles de gestión correspondientes). En caso negativo, se indica por escrito en la solicitud de materiales, que no hay existencia del producto en bodegas y se regresa a proveeduría. En caso de que el producto esté en existencia, el sistema genera un documento denominado Orden de Entrega (Anexo 4), el cual indica entre otros: la cantidad, el código, la descripción, el valor en colones, el lugar de destino de los materiales, y los datos de las personas que entregan y que reciben el material. El original de la Orden de Entrega debe ser archivado en el expediente de Unidad de destino o destinatario, por el encargado de bodega con los datos completos de la persona que recibe el material y las respectivas firmas. El encargado de bodega debe preparar la mercadería de acuerdo con la Orden de Entrega, empacar en el menor número de bultos, sellar y rotular las cajas con el nombre de lugar de destino y el número de Orden de Entrega, si así lo amerita. En el caso de los traslados de bienes desde la bodega hasta el usuario, el responsable del transporte de los mismos, debe garantizar su salvaguarda e integridad y es responsable de los daños que pudiera adquirir por efectos del traslado. el bien a distribuir es un bien patrimonial, el encargado del proceso realiza la asignación del bien al responsable (7.4). De no tratarse de un bien patrimonial se pasa a la actividad custodia y control del bien por cada responsable (7.5) 7.4. Asignar bien al responsable los productos entregados son bienes patrimoniales deben ser asignados al funcionario receptor, quien asumirá la responsabilidad por su correcto uso y
PÁGINA 6 DE 15 mantenimiento. Para ello llena un formulario de Traslado de Mobiliario y Equipo (Anexo 2) cuyo original lo mantiene el encargado de la administración de los bienes. Una copia se mantiene en poder del funcionario al que se le asignó el bien. En caso de que el bien haya estado asignado previamente a otro funcionario, este también deberá mantener en su poder una copia de esta desasignación. Junto con la asignación se entrega al usuario receptor información relacionada con la garantía del bien, en términos de duración, compañía encargada del mantenimiento, números de teléfono y cualquier otro dato que permita al usuario ejercer los derechos establecidos en dicha garantía. Este usuario será a su vez responsable por los perjuicios que la no ejecución oportuna de la garantía pueda acarrear. Posteriormente se utiliza el proceso de Gestión Integral de la información para registrar la respectiva asignación en el sistema de forma individual 7.5. Custodiar y controlar el uso del bien Cada funcionario que adquiere un bien en custodia es el responsable de velar por su estado, que reciba los cuidados necesarios y que se le dé el uso apropiado, a fin de que su deterioro sea únicamente el normal atribuible al uso. Por consiguiente, de suceder alguna eventualidad que ocasione daño imprevisto o intencional a la propiedad del Estado, el funcionario a quien se le asignó el bien deberá responder por ello, excepto en situaciones especiales en las que no medie culpa del funcionario como, robos, incendios, inundaciones, terremotos, etc. los bienes en custodia son vehículos automotores se desarrolla la actividad de administración de la flotilla vehicular descrita en el apartado 7.6. los bienes no son vehículos automotores debe determinarse si se requiere el mantenimiento de bienes y equipos. De ser así, se desarrolla la actividad descrita en el apartado 7.7. por el contrario se determina que no se requiere del mantenimiento pasa a la actividad clasificación de bienes en desuso o en mal estado descrito en el apartado 7.8. 7.6. Administración de la Flotilla Vehicular. los bienes asignados son vehículos automotores, los encargados de su gestión utilizan la instrucción con el código MS.NC.SLA.05.04.01 (Administración de la Flotilla Vehicular) que se presenta en el Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. En este punto se determina si se requiere del mantenimiento de bienes y equipos, de ser así, se aplica el procedimiento descrito en el apartado 7.7, y caso contrario, se procede a la clasificación de bienes en desuso o en mal estado descrita en el apartado 7.8. 7.7. Mantenimiento de bienes y equipos. Cuando los bienes institucionales requieran mantenimiento, los encargados del proceso de custodia y control de bienes en las diferentes unidades organizativas, deben hacer referencia a la instrucción con el código MS.NC.SLA.05.04.02 (Mantenimiento de bienes institucionales) que se presenta en el Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Una vez que se ha realizado el mantenimiento de los bienes asignados y se determina que existen bienes que no se pueden utilizar, se pasa al apartado de clasificación de bienes en desuso o en mal estado (7.8).
PÁGINA 7 DE 15 7.8. Clasificar los bienes en desuso o en mal estado Cuando un bien no se puede utilizar, es necesario identificar la situación particular del mismo y se clasifica de acuerdo a los siguientes criterios: El estado del bien no permite el uso para el que fue destinado El bien está evidentemente deteriorado El bien se puede usar por otra persona o para otro fin Del análisis de los criterios anteriormente expuestos debe presentarse un informe que detalle la clasificación descriptiva a fin de poder aprovecharlos en otro sitio de la institución, si su condición así lo permite. En este punto se determina si es necesario el traslado o la baja de bienes, de ser así, se procede según lo indicado en el apartado 7.9. En caso contrario se realiza la evaluación y seguimiento del inventario físico institucional (7.10). 7.9. Dar de baja o trasladar el bien. hay bienes que deben ser dados de baja o trasladados se procede a realizar la baja de bienes o su traslado según sea el caso, en apego a lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en sus artículos 13, y del 24 al 44. Una vez concluido el proceso se deben actualizar los inventarios institucionales y el sistema de información específico establecido para tal fin. Posteriormente se realiza la evaluación y el seguimiento del inventario institucional (7.10). 7.10. Evaluar y dar seguimiento al inventario físico institucional. Los jefes de unidades organizativas deben asignar, tomando como base los inventarios institucionales, los bienes que los funcionarios de su unidad requieran para realizar las labores propias de su cargo y proceder a la actualización permanente del inventario individual que los responsables deben firmar. Para ello se utilizará, en los casos que así amerite, el formulario Traslado de Mobiliario y Equipo (Anexo 2) mencionado previamente. En el momento que un funcionario deje su cargo o sea trasladado deberá devolver todos los bienes que le hayan sido asignados y firmará un formulario como el citado. Asimismo, el responsable de la unidad organizativa debe actualizar el inventario de todos los bienes asignados a la unidad, en forma consolidada y periódica. En caso de que se determine la pérdida, el daño o la depreciación de los bienes y que esto no sea causado por el deterioro natural u otra causa justificada, el funcionario encargado de la administración de bienes deberá elevar el caso a la instancia correspondiente a fin de iniciar una investigación administrativa tendiente a determinar la responsabilidad por el faltante o mal uso del bien. Las unidades encargadas de la administración de bienes institucionales en los diferentes niveles de gestión deberán tener elaborado, para el mes de diciembre de cada año, un inventario actualizado de todos los bienes que por su naturaleza deban estar registrados para luego enviarlo al Nivel Central. Con esta información, el
PÁGINA 8 DE 15 responsable institucional debe confeccionar y remitir a la Dirección Administrativa, un inventario general de los activos asignados al Ministerio de Salud que debe coincidir con la información contenida en el sistema de información específico que se actualiza periódicamente. El inventario que se realiza en las unidades organizativas debe además, contener información actualizada relacionada con la garantía de cada uno de los bienes, su estado y la vida útil esperada para ese bien. En caso de bienes adquiridos con anterioridad y de los que no se dispone de esta información, se hará una estimación de su vida útil, para anotarla en el registro correspondiente. 8. Indicadores de desempeño Indicadores de impacto Grado de satisfacción de los usuarios finales de los bienes Estado de conservación de los bienes institucionales Grado de cumplimiento de la vida útil estimada según bien Indicadores de gestión % de Inventarios actualizados y completos % de necesidades de bienes satisfechas
PÁGINA 9 DE 15 9. Diagrama Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 1: Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios Código: MS.NC.SLA.05.04 Unidad organizativa: Unidad de Bienes y Servicios Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 1 de 2 Actividades Unidad Organizativa Código Descripción Unidad de Bienes y Servicios (Encargados en 3 niveles de gestión) Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO Bienes y Servicios contratados 7.1 Ingresar bienes a la Institución (Alta de bienes) Los bienes a registrar son patrimoniales? Realizar el alta de bienes al inventario institucional (plaqueo) 1 Comprobante de Recibo Conforme El alta se da por aprovechamiento de inservibles? Ingresar en el inventario según registro de elementos aprovechables 1 Registro de elementos aprovechables Los bienes son producto de una donación u obsequio? Ingresar en el inventario los bienes previa orden de alta firmada por el jefe de la Unidad organizativa que recibe la donación u obsequio Ingresar en el inventario los materiales ingresados 1 Orden de alta de donación u obsequio Ingreso de Materiales Registrar el alta en el sistema específico utilizando el proceso de Gestión Integral de la Información 1 7.2 Almacenar producto en bodega 7.3 Distribuir productos a usuarios Hay existencia del bien en el inventario? Indicar por escrito la inexistencia del bien y regresarla a Proveeduría 2 Es un bien patrimonial? 7.4 Asignar el bien al responsable Traslado de Mobiliario y Equipo Registrar la asignación del bien en el sistema respectivo mediante el proceso de Gestión Integral de la Información 7.5 Custodiar y controlar el uso del bien El bien es un vehículo automotor? 7.6 Administración de la flotilla vehicular (MS.NC.SLA.05.04.01) 3
PÁGINA 10 DE 15 Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 1: Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios Código: MS.NC.SLA.05.04 Unidad organizativa: Unidad de Bienes y Servicios Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 2 de 2 Actividades Unidad Organizativa Código Descripción Unidad de Bienes y Servicios (Encargados en 3 niveles de gestión) Flujo Información Detalle Flujo de Información 3 Se requiere de mantenimiento de bienes y equipos? 7.7 Mantenimiento de bienes y equipos (MS.NC.SLA.05.04.02) 7.8 Clasificar los bienes en desuso o mal estado Es necesario el traslado o la baja de los bienes clasificados? 7.9 Dar de baja o trasladar el bien Actualizar los inventarios institucionales y el sistema de información específico. 7.10 Evaluar y dar seguimiento al institucional inventario físico 2 FIN Inventario actualizado de los bienes institucionales en los diferentes niveles de gestión para enviar al Nivel Central
PÁGINA 11 DE 15 10. Anexos 10.1. Anexo 1 MINISTERIO DE SALUD UNIDAD RECEPTORA DE BIENES Revisión técnica del bien o producto (Recepción definitiva) Consecutivo. Proveedor: Artículo o bien revisado: Fecha de Recepción Nivel Central ( ) Nivel Regional ( ) Área Local ( ) Fecha de revisión técnica Pedido de compra Para ser llenado por la Proveeduría: Tiempo de ejecución: Prórroga concedida: Factura Cantidad Unidad de medida
PÁGINA 12 DE 15 Indique expresamente si revisa: ( ) De conformidad ( ) Con problema técnico, por el siguiente motivo: Se hace de su conocimiento para que se tomen las medidas del caso. mbre, Firma, sello y Fecha Encargado de la Unidad Receptora de Bienes mbre, firma y sello Técnico Responsable mbre, firma y sello Responsable del programa Original: Proveeduría Copias: Unidad Receptora de bienes Responsable del programa Técnico Responsable
PÁGINA 13 DE 15 10.2. Anexo 2
PÁGINA 14 DE 15 MATERIAL DE USO RESTRINGIDO MINISTERIO DE SALUD COSTA RICA - 2007
PÁGINA 15 DE 15 10.4 Anexo 4 MATERIAL DE USO RESTRINGIDO MINISTERIO DE SALUD COSTA RICA - 2007