Tabla de Contenido Tabla de Contenido...1 1. OBJETIVO...2 2. ALCANCE...2 3. INSTRUCCIONES...2 4. DEFINICIONES...8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...9 6. CONTROL DE CAMBIOS...9 7. APROBACION...9 8. ANEXOS...9 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO Describir las actividades que se requieren para llevar a cabo la aplicación de descuentos en la matrícula a los estudiantes seleccionados por donante para ser incluidos en el fondo a su nombre. El nombre genérico del proceso es: cargue de matrículas. Esta actividad está a cargo en su totalidad de la Jefatura de Apoyo Financiero. 2. ALCANCE El presente documento describe las tareas que son necesarias para llevar a cabo la aplicación del descuento en la matrícula a los estudiantes seleccionados por donante para ser incluidos en el fondo a su nombre y que inicia en el momento en que el estudiante acepta las condiciones del donante, y en el caso de los beneficiarios de Quiero Estudiar Escala con la entrega del Acuerdo de Reciprocidad en Cartera, y va hasta la confirmación exitosa del cargue del descuento correspondiente al valor de la beca para cada estudiante. 3. INSTRUCCIONES Para aplicar los descuentos, es necesario seguir de manera consecutiva los siguientes procedimientos: 1. Cargue de descuentos Una vez el estudiante acepta las condiciones del donante, o es notificada la recepción del Acuerdo de Reciprocidad por parte de Cartera, para el caso de los estudiantes del programa Quiero Estudiar Escala, el Gestor Financiero de la Jefatura de Apoyo Financiero procede realizar el cargue de los descuentos de la siguiente manera: 1.1 El Gestor Financiero, de la Jefatura de Apoyo Financiero, verifica diariamente, durante las fechas de los cargues de descuentos en período de matrículas, en el sistema SAP (transacción ZEP039-01) la existencia de las nuevas liquidaciones generadas por el Área de Matrículas, con el fin de proceder al cargue de los descuentos. Dirección de Planeación y Evaluación 2
1.2 En la verificación, hecha por el Gestor Financiero, se debe validar la siguientes información: el número de liquidación, el código del estudiante, nivel de programa PR, que el estado de la liquidación sea 1 (indica que el código no cuenta con ningún cargue de descuento o matrícula aplicada), así como el período académico al cual se aplicará el descuento. 1.3 Dicha validación puede hacerse a través de la plataforma de SAP y/o descargando la información en un archivo de Excel con el fin de proceder a trasladarla a nuestra plantilla de cargue, tal y como se detalla en la siguiente imagen. Dirección de Planeación y Evaluación 3
1.4 Una vez guardado el archivo en alguna ubicación del Disco C del PC, la versión de Excel que arrojará será la siguiente: 1.5 Se procede a trasladar la información pertinente del archivo de liquidaciones a nuestra plantilla de cargue (ver imagen adjunta), la cual incluye información como: número de liquidación; código del estudiante; período (en este caso al que ingresará el nuevo estudiante); operaciones principales y parciales (asociadas al fondo en el que quedará ubicado el estudiante beneficiario y cuyo proceso de extracción de información es posible evidenciarlo a partir de la 2ª imagen); la orden interna (también asociada al respectivo fondo en el que quedará el estudiante beneficiario); el valor por porcentaje por el que la beca beneficiará al estudiante, según sea el caso: 95% o 100% (Solo el fondo Programa QEE TEXC financia el 100% del valor de la matrícula). El valor por porcentaje, o por valor monetario de la matrícula, se pone en la plantilla según como se haya configurado dicho fondo. Para este caso es por porcentaje, tal y como se evidencia en la siguiente imagen. Dirección de Planeación y Evaluación 4
1.6 A continuación, se muestra de manera gráfica, secuencialmente el proceso para saber las operaciones principales y parciales asociadas a cada fondo: 1.6.1 Ingresar a transacción ZFICA012: 1.6.2 Ingresar a la opción Operación Principal y seleccionar, BCIN (becas internas), si fuese el caso. 1.6.3 Posteriormente se ubica la Operación Parcial y se selecciona la que corresponda al fondo al cual se aplicará el descuento. Como ejemplo indicamos el proceso del Fondo de OCMAES, cuya operación parcial es la B064, tal como lo muestra la imagen. Dirección de Planeación y Evaluación 5
1.7 Una vez diligenciada la plantilla de cargue, se procede a trasladar y a guardar dicha información en un archivo plano (Bloc de notas). Dirección de Planeación y Evaluación 6
1.8 Con el archivo plano generado, se ingresa a SAP, a la transacción ZEP006 para el cargue de descuentos. 1.9 Posterior al cargue, arrojará un mensaje con el resultado que dará cuenta del éxito de la transacción y se observa gráficamente con el color verde, en el campo ID, tal como lo indica la imagen adjunta. Si fuese rojo es porque se presentaron problemas con el cargue y es necesario volver a realizarlo. Dirección de Planeación y Evaluación 7
1.8 El estudiante ingresa a la página de matrículas (matriculas.uniandes.edu.co) y realiza el procedimiento de matrícula automática. Si ya se han pasado las fechas oficiales de matrículas, se hace una solicitud al Área de Recaudos para la legalización de la matrícula a través de una transacción alterna en el Sistema SAP. 4. DEFINICIONES Liquidación: documento generado como de comprobante de pago de una matrícula de la Universidad. Archivo Plano: Son aquellos que están compuestos únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. En Apoyo Financiero se usa dicho archivo (bloc de notas) para el cargue de descuento en la plataforma de SAP. Descuento: Es el valor aplicado, o cargado, correspondiente al valor de la beca Quiero Estudiar o Quiero Estudiar Escala, con la que se beneficiará a un estudiante. Acuerdo de Reciprocidad: acuerdo de compromiso que deberá suscribir el estudiante seleccionado en el Programa, como requisito de vinculación al Fondo Quiero Estudiar Escala. Plantilla de cargue: es un documento pre-formateado para su uso; desarrollado en una hoja de cálculo de Excel con la cual se busca organizar los datos requeridos para el paso organizado de datos al archivo plano como son: número de liquidación, código del estudiante, período, operaciones principales y parciales, orden interna, valor y fondo. Operación Principal: Concepto, o parámetro, que se encuentra atado a las cuentas contables. Y se estructura dependiendo de la transacción. Por ejemplo: Beca interna, BCIN; Préstamos Internos, PRIN; Préstamos externos, PREX, entre otros. Operación Parcial: Aquellas operaciones subordinadas a las principales que denotan una clasificación asociada a cada uno de los fondos que pertenecen a una operación principal. Por ejemplo: operación principal BCIN, cuya operación parcial es B052. Dichas operaciones principales y parciales corresponden al Fondo General Quiero Estudiar Escala. Y así, sucesivamente, para cada uno de los diferentes fondos los cuales contarán con sus respectivas operaciones principales y parciales. Orden Interna: Es un objeto colector de menor nivel, que se utiliza para agrupar, costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada. Se deben crear ordenes internas, toda vez que su temporalidad sea finita, es decir, que no perduren en el tiempo. Al finalizar cada período, se realiza un proceso llamado liquidación, lo que permite transferir todas sus imputaciones al centro de costo responsable. Dirección de Planeación y Evaluación 8
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO-40-1-03-02 estudiantes beneficiarios 6. CONTROL DE CAMBIOS Plantilla de cargue Archivo plano VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 05/11/2015 0 Publicación 31/03/2016 1 7. APROBACION ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Diego Cruz Gestor de Proyectos Apoyo Financiero 05/11/2015 Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015 Manuela Peña Ingeniera de Procesos 11/11/2015 APROBÓ Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015 8. ANEXOS No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación 9