Caso de Éxito Ayuntamiento de Ponferrada Soluciones: Gestión Tributaria y Recaudación Administración electrónica Gestión de Nóminas Portal del Empleado Gestión económico-financiera Padrón Municipal de Habitantes
Ponferrada, capital de la comarca de El Bierzo, con una superficie de 283 km 2 y cerca de 70.000 habitantes, es la segunda ciudad más poblada de la provincia de León y la sexta de la comunidad de Castilla y León. Aunque el principal sector sigue siendo el de servicios, con un área de influencia que transciende los límites de la comarca, cuenta una empresa de siderurgia del grupo Acerinox y diversas pequeñas empresas. Así mismo es la cuna tanto de la mayor empresa minera privada de España, como de una de las grandes compañías energéticas del país. Su importancia en el desarrollo del sector energético ha propiciado su selección para acoger la sede principal del CIUDEN (Ciudad de la Energía) siendo un referente en la investigación sobre captura de CO 2. La modernización que ha sufrido la ciudad en la última década, su enclave en el Camino de Santiago y su importante patrimonio cultural, hacen de Ponferrada uno de los principales destinos turísticos de Castilla y León. El último impulso en este sentido es la puesta en uso de la zona palacial del Castillo de los Templarios que acoge exposiciones únicas en el mundo. La Unión Ciclista Internacional seleccionó a la ciudad Ponferrada para albergar los campeonatos del mundo de ciclismo en ruta de 2014. Siempre nos ha gustado destacar el buen papel de Aytos en cuanto a los servicios de soporte post-implantación Situación anterior a la adquisición de la solución de Aytos El crecimiento tecnológico del Ayuntamiento de Ponferrada ha ido siempre parejo al propio crecimiento de Aytos, y se puede decir que los sistemas informáticos anteriores son puramente anecdóticos. El Ayuntamiento de Ponferrada ha confiado en Aytos desde hace más de 15 años, cuando adquirió la Gestión económicofinanciera, Gestión tributaria, Padrón municipal de habitantes y Registro de entrada-salida. El enorme crecimiento del sistema informático municipal, y sobre todo los tremendos cambios que se han producido en el sector de las TIC, nos ha obligado a tomar importantes decisiones a la hora de implantar nuevas soluciones sigue explicando José María Beltrán Vicente, jefe de la sección de Informática. Consciente de estos cambios, la administración ha adaptado su normativa con objeto de simplificar el procedimiento administrativo y el servicio a los ciudadanos mediante el uso de la TIC, constituyendo un nuevo parámetro a la hora de seleccionar nuevas aplicaciones informáticas.
El Ayuntamiento de Ponferrada implanta un completo sistema de administración electrónica, integrado con el área económico-financiera y la gestión tributaria, y apoyada por la gestión de Personal Necesidades para adquirir la solución de Aytos A lo largo de los últimos años, el Ayuntamiento de Ponferrada ha desarrollado un plan de modernización gracias al convenio firmado con la consejería de Fomento de la Junta de Castilla y León para el desarrollo del proyecto Ponferrada Digital en 2007. Con un presupuesto cercano al millón de euros supuso un punto de inflexión en la concepción de las TIC y la administración electrónica en el Ayuntamiento de Ponferrada. José María Beltrán Vicente explica que con anterioridad a esta fecha se habían ejecutado importantes proyectos de renovación tecnológica, en los cuales seguimos confiando en Aytos para la provisión de soluciones de gestión. Las nuevas aplicaciones, desarrolladas para entornos Windows y bases de datos relacionales, junto con el crecimiento del número de usuarios del sistema, nos obligaron a implantar un sistema de distribución de aplicaciones basado en tecnología Citrix Presentation Manager. En el año 2007 disponíamos de las soluciones SicalWin (gestión económicofinanciera), Sigep (gestión de recursos humanos y nóminas) y Padrón municipal de habitantes. Esta última aplicación supuso la integración de una nueva tecnología de aplicaciones basada en clientes Web que mejoraba notablemente el problema del mantenimiento y la distribución de aplicaciones. La implantación de estas aplicaciones, en todos los casos unida a procesos críticos de migración de datos, no estuvo exenta de problemas. En este sentido siempre nos ha gustado destacar el buen papel de Aytos en cuanto a los servicios de soporte post-implantación puntualiza José María Beltrán Vicente. Además de la puesta en marcha de Ponferrada digital, en esas mismas fechas se produjo uno de los hitos más importantes en lo que concierne a las TIC y las administraciones publicas, la entrada en vigor de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Esta normativa constituía el marco legal en el que debería asentarse el proyecto y nos sirvió de guía para establecer los objetivos que deberíamos alcanzar asegura José María Beltrán Vicente. Todas las actuaciones a desarrollar en el marco del proyecto Ponferrada digital tienen un fin común, la modernización del Ayuntamiento de Ponferrada para mejorar los procesos de atención a los ciudadanos. Se desarrollaron actuaciones destinadas a mejorar las infraestructuras de comunicaciones, simplificar los trámites mediante reingeniería de procedimientos, alfabetización digital de los ciudadanos y mejorar las aplicaciones de Back Office y Front Office. Los tiempos marcados por el convenio para la ejecución del proyecto nos obligó a realizar un enorme esfuerzo de planificación y diseñar un plan de implantación en el que confiábamos en Aytos para proveer las nuevas soluciones de gestión, dado el grado de interoperabilidad entre las aplicaciones que requeríamos comenta el Asesor de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento de Ponferrada. El Ayuntamiento de Ponferrada ha confiado en Aytos desde hace más de 15 años
Fases y duración del proyecto La ejecución de Ponferrada Digital se ha planificado teniendo en cuenta varios conceptos fuertemente relacionados: Adecuación del Back Office y todos los sistemas de información. Establecimiento de un modelo de gestión basado en procesos y desarrollo de tareas de racionalización y simplificación de procedimientos. Implantación de plataformas Front Office accesibles desde Internet. Adecuación de las infraestructuras prestando especial atención a las comunicaciones. Difusión del proyecto mediante campañas de comunicación y promoción Adecuación de los recursos humanos. Programación de actividades de formación y alfabetización digital. Evaluación de los resultados mediante indicadores que permitan evaluar los niveles de utilización y satisfacción de los servicios implantados. En lo relativo a la implantación de las nuevas soluciones de administración electrónica, suministradas por Aytos, se planificó una ejecución por fases: Fase I. Implantación del Portal para el Front Office, integrado con los sistemas de back office disponibles, que permitió al Ayuntamiento en un tiempo record implantar una serie de trámites online con niveles de tramitación 3 según la directiva europea i2010. La aplicación de portal se integró con Padrón municipal de habitantes y Registro de entrada y salida (también implantado en esta fase) conformando un Registro telemático con todas las garantías legales establecidas en la ley 11/2007, anticipándonos a los plazos señalados para la prestación de servicios de tramitación electrónica. El Ayuntamiento desarrolló un plan de comunicación orientado a fidelizar el uso de la aplicación entre los ciudadanos todo ello alrededor del nombre que se seleccionó para identificar el servicio, CLIC Carpeta Local de Información Ciudadana. CLIC ganó el premio CyL Digital 2008 como mejor proyecto de administración electrónica de Castilla y León. Fase II. Implantación de un gestor documental y firma electrónica, orientado a la tramitación de justificantes de gasto de forma electrónica. En esta fase se adquirió la aplicación FirmaDoc integrando la misma con SicalWin con objeto de gestionar electrónicamente la tramitación del gasto. Posteriormente se amplió CLIC con el Portal del proveedor que permitía el registro telemático de facturas, consulta del estado de tramitación de las mismas, consulta del modelo 347, gestión de cuentas bancarias, etc. Fase III. Racionalización de procedimientos y posterior implantación en el gestor de expedientes FirmaDoc BPM. Esta fue la fase más compleja, en la que se realizó un estudio de reingeniería de procedimientos, implantándolos en FirmaDoc y con publicación en el Portal del Proveedor. El proyecto total se ha desarrollado en 24 meses, lo que consideramos un tiempo record teniendo en cuenta la situación de partida y los hitos alcanzados, sentencia José María Beltrán Vicente.
El proyecto CLIC de administración electrónica, basado en soluciones Aytos, ganó el premio Castilla y León Digital 2008 Beneficios conseguidos De cara a los ciudadanos se han mejorado los tiempos de respuesta, al permitir la tramitación electrónica de diversos procedimientos, muchos de ellos con el máximo nivel de automatización de la directiva i2010, transparencia, control y seguridad. En cuanto a los usuarios del sistema se ha conseguido ampliar de forma considerable las funcionalidades del sistema con un mínimo esfuerzo, al permitir a los empleados municipales seguir utilizando los mismos entornos de trabajo incorporando a estos las nuevas funcionalidades. La corporación municipal ha destacado la utilidad de las herramientas de firma electrónica y el control sobre la documentación que se ha logrado con el nuevo sistema. En nuestro caso recomendamos el uso de aplicaciones de Aytos y sobre todo destacamos los servicios de soporte postventa, desde los consultores de producto, con un alto grado de conocimiento de la administración local, hasta las áreas de sistemas y desarrollo, con las cuales mantenemos una estrecha relación de colaboración comenta José María Beltrán Vicente. Proyectos de futuro En este momento, y gracias a la experiencia adquirida con el manejo de las soluciones de diseño de procesos BPM, estamos desarrollando un plan de diseño e implantación de nuevos trámites con el objetivo de automatizar el catálogo completo de procedimientos administrativos. Gracias al API de desarrollo, suministrado con FirmaDoc BPM, y a la capa de integración, estamos desarrollando servicios de consulta de nóminas y gestión de solicitudes de permisos que se implementarán sobre el Portal del empleado destaca el Jefe de la Sección del Informática del Ayuntamiento.
Caso de Éxito Ayuntamiento de Ponferrada Perfil del Cliente Ponferrada, capital de la comarca de El Bierzo, con una superficie de 283 km 2 y cerca de 70.000 habitantes es la segunda ciudad más poblada de la provincia de León y la sexta de la comunidad de Castilla y León. Situación A lo largo de los últimos años el Ayuntamiento de Ponferrada ha desarrollado un plan de modernización apoyándose en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y en la firma del convenio con la consejería de Fomento de la Junta de Castilla y León para el desarrollo del proyecto Ponferrada Digital en 2007. SicalWin integra con: Gestión de subvenciones Gestión del patrimonio Gestión de personal, nóminas y RR.HH. Gestión de ingresos Gestión de facturas electrónicas Gestión de expedientes electrónicos Portal del ciudadano y del proveedor Aplicaciones externas a través de servicios web WinGT se complementa con: Gestión económica, financiera y presupuestaria Portal del ciudadano y del proveedor Gestión documental, firma electrónica y expedientes electrónicos Padrón municipal de habitantes se complementa con: Registro de entrada y salida Acced-e Gestión tributaria Acced-e Recaudación Gestión documental, firma electrónica reconocida y seguimiento de expedientes electrónicos Portal del Ciudadano y del Proveedor Portal del Empleado se integra con: Gestión de Personal, Sigep-RRHH Gestión de Nóminas, Sigep-Nom FirmaDoc Soluciones Gestión económicofinanciera: SicalWin y Gestión de Subvenciones Gestión Tributaria y Recaudación Gestión de Nóminas y Portal del Empleado Administración electrónica: Gestión de expedientes electrónicos con FirmaDoc BPM, Portal del Ciudadano y del Proveedor, Registro de Entrada y Salida. Padrón Municipal de Habitantes Beneficios Implantación de un completo sistema de Back office y Front office que permite optimizar todas las áreas del Ayuntamiento y mejorar los tiempos de respuesta a los ciudadanos: Administración electrónica para mejora de la eficiencia interna y el uso de los ciudadanos y los proveedores, integrado con el área económico-financiera y la gestión tributaria, y apoyada por la gestión de Personal.