CONJUNTO RESIDENCIAL LOS OCOBOS P.H. ACTA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA ACTA No. 003 En el Municipio de La Mesa, Cundinamarca, siendo las 10:00 AM del día 4 de Abril de 2015, previa citación escrita formulada por el Consejo de Administración de conformidad con la Ley 675 de 2001, según la convocatoria del 4 de Abril de 2015 enviada a todos los copropietarios, se llevó a cabo en las instalaciones de la zona social del conjunto, ubicado en la Calle 6 No. 11 06, Barrio Santa Bárbara, la Asamblea General Extraordinaria de la Copropiedad, con el fin de tratar el siguiente orden del día: 1. Instalación de la Reunión 2. Verificación del quórum. 3. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea. 4. Aprobación del orden del día con los siguientes temas: a. Aprobación del manual de convivencia corregido y adaptado por los copropietarios. b. Elección de los miembros del comité de convivencia c. Divulgación del correo electrónico habilitado para la convivencia y comunicación de los copropietarios del conjunto residencial los Ocobos PH. d. Presentación de las propuestas y las cotizaciones obtenidas en cuanto a la instalación de la citofonía en Porteria, a cargo del consejo de administración. e. Definir en forma clara la cuota extraordinaria, su límite de pago y su base definido ya del estimado ($1.620.000.00) del mismo modo definir si el valor de la cuota queda en firme. f. Definición del tema del Conserje. g. Conclusiones finales. 5. Terminación de la Asamblea. Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 1
DESARROLLO DE LA REUNIÓN 1. Instalación de la Reunión. La señora Alicia García Díaz agradece a los presentes por la asistencia y proceden a realizar la instalación de la reunión. 2. Verificación de Quorum Se verifica la asistencia de los copropietarios estando presentes las siguientes personas. Casa Asistente Coef Casa Asistente Coef 1 Luis A Murillo 5,44 11 Rafael Sanabria /Héctor 2 Sanabria 5,19 12 3 Luis González 5,17 13 Luis Fernando Zabala 5,12 Lucia León/Orlando 4 14 Aranda 5,14 5 Ricardo Peralta Huertas 5,05 15 6 16 Hugo Bermúdez 5.29 7 Gladys Rios López 4,86 17 8 Johana Alvarez 4,82 18 9 Gloria Jeannette Dueñas 4,80 19 10 20 El total de quorum presente para la reunión fue de 50.78% 3. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea. Los asistentes eligieron a las siguientes personas para los cargos de presidente y secretario de la Asamblea: Presidente de la Asamblea: Orlando Aranda. Secretario de la Asamblea: Rafael Sanabria. 4. Nombramiento de la comisión verificadora del acta de la presente Asamblea Se informa a la Asamblea que el acta de la Asamblea anterior fue revisada y firmada por el comité de verificación del Acta y está lista para las firmas del Presidente y Secretario de la Asamblea. Se postularon para la Comisión encargada de la revisión y aprobación del acta: Johana Alvarez de la casa 8 y Luis Fernando Zabala de la casa 13. La Asamblea aprobó por unanimidad su designación. Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 2
5. Aprobación del orden del día La señora administradora lee el orden del día y se pone a consideración de la Asamblea. El señor Rafael Sanabria propone que se incluya un punto de elección de comité de verificación del acta de la Asamblea. El consejo de Administración solicita que se incluya la elección del Tesorero del conjunto. La Asamblea decide aprobar por unanimidad la modificación del orden del día, quedando de la siguiente forma: 1. Instalación de la Reunión 2. Verificación del quórum. 3. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea. 4. Elección del comité de verificación del acta. 5. Aprobación del orden del día con los siguientes temas: a. Aprobación del manual de convivencia corregido y adaptado por los copropietarios. b. Elección de los miembros del comité de convivencia c. Divulgación del correo electrónico habilitado para la convivencia y comunicación de los copropietarios del conjunto residencial los Ocobos PH. d. Presentación de las propuestas y las cotizaciones obtenidas en cuanto a la instalación de la citofonía en Porteria, a cargo del consejo de administración. e. Definir en forma clara la cuota extraordinaria, su límite de pago y su base definido ya del estimado ($1.620.000.00) del mismo modo definir si el valor de la cuota queda en firme. f. Definición del tema del Conserje. g. Elección de Tesorero del conjunto h. Conclusiones finales. 6. Terminación de la Asamblea. a) Aprobación del manual de convivencia corregido y adaptado por los copropietarios. Se realiza la lectura del manual de convivencia corregido. Los miembros de la Asamblea hicieron sus comentarios y se dio aprobación por unanimidad al manual de convivencia. Este Manual de Convivencia queda como un anexo a la presente acta. La Administradora deberá asegurarse de entregar una copia a todos los copropietarios por correo electrónico o en medio físico y de hacer firmar el recibido de dicha copia. Los propietarios se comprometen a dar a conocer el manual de convivencia a los arrendatarios y demás miembros de sus familias. b) Elección de los miembros del comité de convivencia Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 3
Las siguientes personas se postularon para el comité de convivencia: Johana Alvarez de la casa 8, Hugo Bermúdez de la casa 16 y Luis Fernando Zabala de la casa 13. La Asamblea aprobó por unanimidad su designación. c) Divulgación del correo electrónico habilitado para la convivencia y comunicación de los copropietarios del conjunto residencial los Ocobos PH. La administradora informa que se crearon las siguientes cuentas de correo electrónico para la comunicación con la Administración y el Consejo de administración: Administración: admin.ocobos.lamesa@gmail.com Consejo: consejo.ocobos.lamesa@gmail.com Se le sugiere a la administradora que genere un comunicado a todos los copropietarios informando estas cuentas de correo electrónico. d) Presentación de las propuestas y las cotizaciones obtenidas en cuanto a la instalación de la citofonía en Porteria, a cargo del consejo de administración. El consejo no presenta informe debido a que este punto no fue consultado por la administradora antes de la Asamblea. Se le sugiere a la administradora que trabaje en conjunto con el consejo de Administración para acordar los puntos del orden del día de las Asambleas. e) Definir en forma clara la cuota extraordinaria, su límite de pago y su base definido ya del estimado ($1.620.000.00) del mismo modo definir si el valor de la cuota queda en firme. Se presentaron a la Asamblea las cotizaciones de los elementos que se requieren para definir la cuota extraordinaria. Se añadieron algunos ítems para incluir en la cuota extraordinaria por su relevancia: Gancho salvavidas, Flotador. Mayor valor seguro de zonas comunes, caja menor, papelería y gastos de administración, transporte a Girardort para trámites de RUT. Los valores aprobados son: Elemento Valor Escalera 600000 Herramientas, elementos de trabajo 196950 Extintores 90000 Camilla 220000 Gancho 54000 Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 4
Flotador 95000 Botiquín 25000 Señalización interna Vehicular y Punto ecológico 297000 Honorarios Administradora Febrero y Marzo 400000 Papeleria Administración 100000 Servicio teléfono celular Administración 7000 Transporte 40000 Mayor valor seguro zonas comunes conjunto 600000 Caja menor 100000 Sillas blancas Rimax Zona social (20) + mesa 400000 TOTAL CUOTA EXTRAORDINARIA $ 3.224.950 De acuerdo con estos valores, la cuota extraordinaria teniendo en cuenta los coeficientes de copropiedad de cada una de las unidades es la siguiente: Cuota Coef. Extraordinaria Casa 1 5,44 175.000 Casa 2 5,19 167.000 Casa 3 5,17 167.000 Casa 4 5,08 164.000 Casa 5 5,05 163.000 Casa 6 4,95 160.000 Casa 7 4,86 157.000 Casa 8 4,82 155.000 Casa 9 4,8 155.000 Casa 10 5,88 190.000 Casa 11 5,22 168.000 Casa 12 5,08 164.000 Casa 13 5,12 165.000 Casa 14 5,14 166.000 Casa 15 5,15 166.000 Casa 16 5,19 167.000 Casa 17 5,23 169.000 Casa 18 5,25 169.000 Casa 19 5,45 176.000 Apto 20 1,92 62.000 Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 5
De acuerdo con lo aprobado en la Asamblea anterior, la cuota extraordinaria se debe pagar en un solo contado en el mes de Abril. f) Definición del tema del Conserje. De acuerdo con consultas realizadas con abogados laboralistas, se recomienda que se haga un contrato a término indefinido con las siguientes condiciones: Salario mínimo Pago de prestaciones sociales de ley En el evento de que se causen horas extras, solamente se autorizan las máximas permitidas por ley que son 60 horas mensuales. La Administradora se pondrá de acuerdo con el Tesorero para coordinar el contrato del Conserje y realizar la formalización del mismo. g) Elección de Tesorero del conjunto Se informa a la Asamblea que la señora Orfidia Marín de la casa 11 no puede continuar en el Consejo de Administración y por tal motivo se debe reemplazar el consejero. Se propone que la persona que se elija sea nombrada como Tesorero del conjunto para trabajar en conjunto con la Administradora en los temas de recolección de las cuotas de administración y la apertura de la cuenta de ahorros del Conjunto. Se propone al señor Luis Fernando Zabala de la casa 13. La Asamblea aprueba por unanimidad el nombramiento del señor Zabala. El señor Zabala acepta el nombramiento. El señor Zabala queda autorizado para iniciar los trámites correspondientes para la apertura de la cuenta en Davivienda. h) Conclusiones finales. La Administradora informa que el 21 de Marzo de 2015 se hizo la adjudicación de la personería jurídica del Conjunto. Se deben iniciar los trámites del pre-rut en un término de 15 dias hábiles y se debe hacer el proceso en Girardot. La Asamblea hizo la asignación de presupuesto para los gastos de transporte y caja menor de acuerdo con el cuadro del tema de la cuota extraordinaria para que se puedan realizar los trámites correspondientes. Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 6
7. Terminación de la Asamblea. Siendo las 3:30 PM se da por terminada la reunión y se levanta la sesión. En constancia firman Orlando Aranda Rafael Sanabria Presidente Asamblea Secretario Asamblea C.C. No. de C.C. No. de Luis Fernando Zabala Johana Alvarez Comisión Verificadora del Acta Comisión Verificadora del Acta C.C. No. de C.C. No. de Acta de Asamblea Conjunto Los Ocobos PH Página 7