MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año 00 11 2013 1. IDENTIFICACION Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos. SE REPORTA A: Sub Director Ingeniería y Proyectos OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Secretaria Ejecutiva y Técnicos de Seguimiento y Monitoreo. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado en Ingeniería Civil o carrera afín al cargo o experiencia mínima de tres años desempeñando cargos similares y tener evidencias de éxito. OCIMIENTOS ESPECIALES: Administración, supervisión seguimiento de proyectos, aplicación de normas técnicas, LACAP, SAFI, etc. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo y toma de decisiones. ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Planificar, organizar y coordinar el seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión financiados con fondos internos y externos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Planifica acciones y actividades de la Unidad. 2. Mantiene contacto con administradores y/o supervisores, respecto al seguimiento de los proyectos. 3. Vela por el cumplimiento de la presentación de los informes mensuales de administración y supervisión. 4. Coordina actividades de seguimiento y gestiona información de proyectos de inversión. 5. Coordina con ejecutores de proyecto la sistematización de información para el seguimiento de proyectos. 6. Coordina actividades para la obtención de información de proyectos comunitarios que desarrolla la institución. 7. Coordina actividades para la actualización y formulación de normas, manuales o guías técnicas. 8. Atiende requerimientos de instancias externas a la institución previamente autorizadas, en coordinación con otras áreas de la institución. 9. Apoya la administración y supervisión de proyectos de inversión y otros a requerimiento 521
de los ejecutores. 10. Apoya la divulgación de normas, directrices en la temática de administración y supervisión de proyectos. 11. Realiza gestiones para capacitar al personal técnico en materia de administración y supervisión de proyectos o contratos. 12. Realiza inspecciones o visitas de campo a los proyectos en ejecución, según requerimiento. 13. Supervisa y evalúa el personal a cargo. 14. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 16. Coordina la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y programación anual de compras de la Unidad, los que deberán ser consistentes con el presupuesto anual asignado. 17. Recopila y consolidar información técnica de los proyectos. 18. Realiza otras funciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Sub Dirección de Ingeniería y Proyectos. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por el manejo y uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Sub Director de Ingeniería y Proyectos. - Recibir lineamientos - Coordinar actividades de seguimiento. - Rendir información periódica. - Unidad de Planificación. - Formulación y seguimiento del PAO - Seguimiento a inversión - Proveer insumos para seguimiento de proyectos. - Dirección Administrativa. - Recibir lineamientos administrativos. - Gerencias regionales - Coordinar actividades para el seguimiento de proyectos - Obtener información para sistematización de información de proyectos. Relaciones externas - Instituciones Públicas. Apoyar en proveer información respecto al desarrollo de los proyectos. 522
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año 00 11 2013 1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria. Hoja: SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria de Gerencia. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o bachiller en Comercio y Administración o carrera afín al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo de máquina de escribir, fax y fotocopiadora, conocimientos de redacción y ortografía. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUDES: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia de tipo secretarial para la unidad; apoya y programa la agenda de trabajo y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, archivo y custodia de la documentación de la Unidad. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Asiste al Jefe de Unidad y equipo técnico para las diversas actividades. 2. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia. 3. Lleva controles internos tales como: control de correspondencia, control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Unidad. 4. Apoya en la elaboración del presupuesto de la unidad. 5. Organiza y actualiza los archivos de la unidad. 6. Elabora solicitudes para uso de vehículos, cuando se requiera. 7. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a la unidad. 8. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato. 9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 10. Colabora en otras actividades relacionadas, que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos, relación con 523
público, manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo, manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe de Unidad de Seg. y Mon. - Recibir lineamientos de trabajo. - Asistentes de otras áreas. - Canalizar gestiones Relaciones externas: - Usuarios de ANDA - Atender solicitudes y/o enviar información. - Instituciones Públicas - Atender solicitudes y/o enviar información 524
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año 00 11 2013 1. IDENTIFICACION NOMBRE DEL PUESTO: Profesional Administrativo de Seguimiento SE REPORTA A: Jefe Seguimiento y Monitoreo de Proyectos. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Especializado, Supervisor, Colaborador. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Egresado o graduado en licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, control, seguimiento de proyectos; normas y procedimientos técnicos y operativos. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo y toma de decisiones. ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Planificar, organizar y dar seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión financiados con recursos propios y externos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Mantener contacto y coordinar actividades con ejecutores para seguimiento de proyectos. 2. Recibe información de proyectos por parte de los ejecutores 3. Sistematiza información proporcionada por ejecutores. 4. Informa a la jefatura y Sub dirección de los resultados de la base de datos construida con la información. 5. Realiza reuniones de coordinación con los ejecutores de proyectos. 6. Realiza inspecciones de campo a los proyectos. 7. Da seguimiento a proyectos comunitarios con aporte institucional. 8. Da seguimiento a la formulación de proyectos de inversión. 9. Participa en la administración y supervisión de proyectos y consultarías. 10. Apoya en la actualización o formulación de normas y guías técnicas. 11. Apoya en la formulación de proyectos y documentos de preinversión 12. Apoya en la elaboración de especificaciones técnicas y pliegos de licitación. 13. Participa en comisiones de evaluación de ofertas, para bienes, obras o servicios. 525
14. Apoyo técnico a otras áreas de la subdirección o de la institución que lo demanden. 15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 16. Realiza otras actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Subdirección de Ingeniería y Proyectos o Jefatura inmediata 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por el manejo y uso de información confidencial. Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado. AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe de Unidad de Seg. y Monitoreo - Recibir lineamientos generales. - Rendir información periódica. - Gerencias regionales Coordinación para el seguimiento de los proyectos en todas sus etapas. Relaciones externas - Instituciones Públicas - Proveer información de proyectos 526
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año 00 11 2013 1. IDENTIFICACION NOMBRE DEL PUESTO: Profesional de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos SE REPORTA A: Jefe Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Especializado, Supervisor, Colaborador. SUPERVISA A: ------------- 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado en Ingeniería Civil o carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, Control, seguimiento de proyectos; criterios para la elaboración de normas técnicas, aplicables al diseño, construcción y funcionamiento de sistemas de agua potable y alcantarillado sanitario; manuales, normas y procedimientos técnicos y operativos. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo y toma de decisiones. ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Planificar, organizar y dar seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión financiados con recursos propios y externos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Mantener contacto y coordinar actividades con ejecutores para seguimiento de proyectos. 2. Recibe información de proyectos por parte de los ejecutores 3. Sistematiza información proporcionada por ejecutores. 4. Informa a la jefatura y Sub dirección de los resultados de la base de datos construida con la información. 5. Realiza reuniones de coordinación con los ejecutores de proyectos. 6. Realiza inspecciones de campo a los proyectos. 7. Da seguimiento a proyectos comunitarios con aporte institucional. 8. Da seguimiento a la formulación de proyectos de inversión. 9. Participa en la administración y supervisión de proyectos. 527
10. Participa en la administración y supervisión de consultorías. 11. Apoya en la actualización o formulación de normas y guías técnicas. 12. Apoya en la formulación de proyectos y documentos de preinversión 13. Apoya en la elaboración de especificaciones técnicas y pliegos de licitación. 14. Participa en comisiones de evaluación de ofertas, para bienes, obras o servicios. 15. Apoyo técnico a otras áreas de la subdirección o de la institución que lo demanden. 16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa a su superior jerárquico inmediato. 17. Realiza otras actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Subdirección de Ingeniería y Proyectos o Jefatura inmediata 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por el manejo y uso de información confidencial. Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado. AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe de Unidad de Seg. y Monitoreo. - Recibir lineamientos generales. - Rendir información periódica. - Gerencias regionales Coordinación para el seguimiento de los proyectos en todas sus etapas. Relaciones externas - Instituciones Públicas - Proveer información de proyectos 528