ESQUEMAS CONTABLES
Instructivo INTRODUCCION Los Esquemas contables definen la forma como se contabiliza automáticamente la información una vez se inicie la digitación de movimiento desde el módulo Gestión, ya sea en una transacción compra, venta, ajuste, producción o traslado. Dicho esquema contable debe ligarse a una referencia que defina el concepto a contabilizar. TEMAS: 1. Adicionando un Esquema Contable 2. Buscando un Esquema Contable 3. Editando un Esquema Contable 4. Eliminando un Esquema Contable VIDEOS EN: www.vimeo.com/apolosoft
Sección 1 Adicionar un Esquema Contable Adicionando un Esquema Contable Imagen 1.1 Esquema Contable Para crear un nuevo esquema contable ingrese por Esquemas / Esquemas contables, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos según las necesidades de la empresa: Configure el Código del Esquema como el identificador único que será asignado a la referencia y luego el Nombre que corresponde a la descripción clara del Esquema. Con esta información configurada despliegue el nodo detalle para diligenciar las respectivas cuentas según el tipo de contabilización que necesite realizar, tenga en cuenta que al insertar un registro en el grupo contable, el primer campo es el código del esquema contable que se va a asignar, seguido de la asignación correcta del grupo, que puede ser: - Compra: El grupo donde se configura la compra de productos, pago a proveedores y gastos de la organización - Venta: Se utiliza para las ventas de productos, servicios, pago a clientes y van ligados con los grupos de los respectivos documentos. - Ajuste: Imagen 1.2 Grupo esquema contable 2
Imagen 1.3 Tipo Venta Campo Descripción Inventario débito Inventario crédito Cartera Contado Descuento Juego Débito Juego Crédito Cuenta de la devolución en venta. Cuenta de ingreso. Cuenta de clientes Cuenta de caja y/o bancos, siempre y cuando sea la misma; en caso contrario si varía en sus transacciones, dejarla en blanco para ser asignada al momento de digitar el movimiento, según caja o banco asignado en la transacción. Cuenta donde se traslada el descuento a pie de factura como un menor valor de la venta. Cuenta del costo donde contabilizara el juego de inventario Cuenta de inventario donde se contabilizara el juego del mismo. Imagen 1.4 Tipo Compra Campo Descripción Inventario débito Inventario crédito Cartera Contado Descuento Cuenta del inventario. Cuenta de devolución del inventario. Cuenta de cartera de proveedores. Cuenta de caja y/o bancos, siempre y cuando sea la misma Cuenta donde se traslada el descuento a pie de factura como un menor valor de la compra 3
Imagen 1.5 Búsqueda de Cuentas En caso de no conocer la c u e n t a a a s i g n a r e n e l respectivo grupo contable, haga uso de la búsqueda asociada al campo, digite código o nombre de la cuenta, oprima la tecla [Enter], s e l e c c i o n e l a c u e n t a respectiva y asígnela con la tecla [Enter]. Si no se tiene conocimiento del código o la cuenta puede activar la búsqueda usando el comodín porcentual (%): Imagen 1.6 Búsqueda de Cuentas 4
Para el concepto de Gastos, configuré únicamente el TIPO COMPRA y asigne de la siguiente manera la contabilizaron del esquema: Campo Descripción Inventario débito Cartera Contado Cuenta en la cual se contabiliza el gasto Cuenta por pagar, en caso tal de que el gasto sea causado.. Cuenta de caja y/o bancos, siempre y cuando sea la misma Imagen 1.7 Esquema contable Gastos Si Esquema contable se use para contabilizar la prestación de un Servicio de su empresa configure únicamente el TIPO VENTA y asigne las respectivas cuentas, así: Campo Descripción Inventario débito Inventario crédito Cartera Contado Descuento Cuenta devolución de ventas por concepto de servicios. Cuenta del ingreso correspondiente Cuenta por cobrar a clientes Cuenta de caja y/o bancos, siempre y cuando sea la misma Cuenta para contabilizar el descuento a pie de factura. Imagen 1.8 Esquema contable Servicios 5
Si la empresa tiene un proceso de ensamble o despiece de productos, es necesario emplear los campos de Producción Débito y Producción Crédito. Para dicha configuración tenga en cuenta: Imagen 1.9 Esquema Producto ensamblado Para los productos simples que componen un producto ENSAMBLADO, el proceso que se realiza en la aplicación es realizar una entrada de producto ensamblado para luego realizar una salida de componentes del producto ensamblado, a través de un documento que maneje el atributo AUTO, se realizaría la configuración del esquema contable como TIPO AJUSTE. Por Ejemplo: Un Producto a ensamblar un KIT ACCESORIOS que este Gravado del 16%; donde la Producción Débito es la cuenta de inventario que se esta afectando con la entrada del producto ensamblado. Imagen 1.10 Esquema componentes de producto ensamblado Luego en los esquemas Contables de los componentes del producto ensamblado: USB - CAMARA - IMPRESORA, son productos exentos, donde la Producción Crédito es la cuenta de inventario que se esta afectando con la salida de los componentes del producto ensamblado. 6
Para el manejo del DESPIECE cuando se realiza una salida de producto ensamblado, entradas de componentes del producto ensamblado, en un documento con el atributo AUTO, se realiza la configuración del esquema contable TIPO AJUSTE. Teniendo en cuenta el Ejemplo anterior, en caso de que se requiera realizar también un Despiece del KIT DE ACCESORIOS, la configuración de los esquemas seria: Imagen 1.11 Esquema producto en despiece En la cuenta Producción Crédito se asigna la cuenta de inventario a acreditar con la salida del producto al cual se le esta realizando el despiece. Imagen 1.12 Esquema entrada de componentes producto ensamblado En cuanto al esquema de los componentes, en la cuenta Producción Débito, se asigna la cuenta de inventario a debitar con la entrada de los componentes nuevamente al inventario. 7
Sección 2 Buscar un Esquema Contable Buscando un Esquema Contable Para buscar un esquema contable use la búsqueda incremental ubicado en el campo código ó nombre y digite el mismo, hasta que encuentre la coincidencia completa. Imagen 1.13 Editando un esquema contable 8
Sección 3 Editar un Esquema Contable Buscando un Esquema Contable Para editar el contenido de un esquema contable utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie la cuenta correspondiente, puede hacer uso de la búsqueda asociada al campo digitando parte del código o nombre y con la tecla [Enter] asignar el nuevo código. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Es de aclarar que si ya se han realizado movimientos con dicho esquema y se modifica la configuración de este, al repasar un movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema contabilizara con las modificaciones y no conservara la contabilización inicial. Imagen 1.14 Editar un esquema. 9
Sección 4 Eliminar un Esquema Contable Eliminando un Esquema Contable Para eliminar un esquema contable utilice la tecla [Suprimir] o el botón (-). En primera instancia elimine el contenido del esquema contable, eliminando cada uno de los tipos de transacción configurados; una vez eliminados, ubíquese en el encabezado del esquema y elimine este. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos esquemas contables que no tengan ningún movimiento contable o no se hayan parametrizado en cualquier otra opción del sistema. Imagen 1.15 Eliminando un esquema contable 10