Unidad VII Auditoría en Empresa Privada
Auditor i a a dministr ativa Mapa mental: Unidad VII Planteamiento Tipos de estructura organizacional Variantes de estructura vertical 1. Estructura organizacional 2. Vertical 112 UNIDAD VII Auditoría en Empresa Privada 4. Virtual 3. Horizontal Características Estructura plana
U n i da d V I I. Audito r í a e n E m p r e s a P r i va da Semana 12 Presentación La Auditoría en empresa privada puede ser muy variada e incluir varias líneas de acción, lo anterior debido a que cada organización se ubica en un mercado diferente, tiene su propia visión, sus objetivos, estrategias, estructuras y procesos. Sin embargo, si realizan una auditoría administrativa, todas ellas compartirán el mismo objetivo: maximizar su eficiencia para aumentar sus utilidades. En esta semana estudiaremos las distintas estructuras organizacionales que presentan las empresas privadas, a fin de comprender cómo a través de su estructura las empresas pueden lograr una ventaja competitiva y un enfoque estratégico. Objetivo específico El alumno distinguirá las características de la auditoría administrativa en una empresa privada. 113 Tema y subtemas VII I. Auditoría en Empresa Privada VII.1 Estructura organizacional VII.2 Vertical VII.3 Horizontal VII.4 Virtual
Auditor i a a dministr ativa VII.1 Estructura Organizacional Qué entiendes por estructura organizacional? La estructura organizacional es el parámetro que delimita a la organización, en ella se muestra como las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas para el logro de objetivos. Planteamiento La estructura desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la formal, es decir todo lo que está previsto en la organización, así como la informal, que surge de la interacción entre los miembros y con el medio externo. Las estructuras organizacionales se forman de acuerdo a los recursos y procesos de la organización. No se puede decir que un tipo es mejor que otra, la ideal será aquella que responda a los cambios y a las necesidades de la empresa. 114 Tipos de estructura organizacional Cuántos tipos de estructura organizacional conoces? Las estructuras organizacionales son de diversos tipos, por lo que explicaremos el desarrollo de una auditoría administrativa, tanto la vertical, la horizontal y así como la virtual, con el propósito de que entiendas sus características y puedas apoyarte en ellas; VII.2 Vertical La estructura vertical concentra la autoridad en pocos directivos o gerentes, de hecho es en forma piramidal, en donde la toma de decisiones fluye de arriba hacia abajo y la fuerza de trabajo operativa es la parte más amplia.
U n i da d V I I. Audito r í a e n E m p r e s a P r i va da Consejo de administración Variantes de estructura vertical Presidente Planificación y asesoría económica Vicepresidente Personal Archivo y correspondencia Auditoria Jurídico Departamento de ventas Departamento de tesoreria Departamento de administración Departamento de producción 1 2 3 1 2 1 2 3 4 1 2 3 3 4 5 6 7 5 6 115 Figura 1. Estructura vertical Existen además tres variantes de estructura vertical: Organización con una sola sede. Se refiere a aquellas con una unidad de negocio, en donde la división del trabajo y la relación de autoridad esta bien definida. Es decir, cada persona dentro de la organización sabe sus funciones y las desempeña guiados por un jefe inmediato. De esta manera se evita la duplicidad en las funciones o diferencias en los procesos. Cuando en este tipo de estructura se realiza una auditoría, el desarrollo de la misma y la implementación de los resultados se facilita, pues existe un solo responsable. Organización desconcentrada. Se refiere a las verticales que tienen sucursales en otros sitios, esto con la finalidad de abarcar nuevos mercados. Lo importante de esta estructura es que se administran bajo los principios que indique la matriz o corporativo. En este tipo de empresas lo que podría suceder es que de manera local las sucursales mantengan una cultura organizacional diferente a la del
Auditor i a a dministr ativa corporativo. Asimismo, puede pasar que se alteren algunos procesos, por lo que se requiere de una buena relación de coordinación entre la matriz y las sucursales. Así se logrará que de manera idéntica se implementen las recomendaciones de una auditoria administrativa. Organización descentralizada. Se refiere a empresas que transfieren funciones o procesos a unidades o sucursales independientes. Es decir, con personalidad jurídica distinta a la empresa original, tal como sucede en la empresa Comex y los centros de distribución que conocemos. Algunas ventajas que tiene este tipo de estructura es que le permite a la empresa un crecimiento rápido sin necesidad de grandes inversiones. También tiene la posibilidad de cubrir un mercado mayor y dar respuesta a las necesidades de los clientes casi de manera inmediata. Lo importante para que una auditoría rinda frutos en este tipo de estructura, depende en gran medida de la buena relación de coordinación que exista entre la empresa central y las unidades descentralizadas, puesto que generalmente las auditorias se aplican en la empresa central y se transfiere los resultados como estrategias a las sucursales. 116 VII.3 Horizontal Son organizaciones con pocos niveles jerárquicos, con una cantidad considerable de personal, con el mismo grado de autoridad y responsabilidad. A este tipo de estructura se le conoce como plana. Estructura plana Paul de Villiers Director general Amelia Rodríguez Recursos humanos Amelia Rodríguez Recursos humanos Enrique González Finanzas Rafael González Tecnología y desarrollo Miguel Ángel Puertas Servicio al cliente Ramón Sánchez Comercial Índigo García-Aranda Marketing Figura 2. Estructura horizontal Una estructura horizontal elimina la burocracia, facilita la toma de decisiones y simplifica el proceso administrativo, por lo que es más conveniente si se quiere lograr un crecimiento nacional o internacional. Grupo Bimbo es un ejemplo de estructura horizontal.
U n i da d V I I. Audito r í a e n E m p r e s a P r i va da La aplicación de la auditoría administrativa requiere de una buena coordinación entre la empresa central y las unidades internas y la asesoría externa, porque así éstas pueden hacer caso omiso a las recomendaciones. VII.4 Virtual La estructura virtual se refiere a unidades de negocio que operan de forma autónoma, pero con líneas de negocio bien definidas y complementarias. Generalmente son empresas que se subcontratan para trabajar en distintas fases de los proyectos y en donde cada una es especialista. Este tipo de estructura la tienen algunas empresas fabricantes de computadoras con los productores de componentes y los centros de servicio. Características 117 Organización A Organización B Organización virtual 1 Organización virtual 2 Organización C Figura 3. Estructura Virtual Para que una auditoría administrativa funcione en este tipo de estructura, es importante que se mantenga integrada las unidades y se auditen de manera global y no independiente, aunque debe existir un previo acuerdo entre ellas.
Auditor i a a dministr ativa Conclusión La auditoría administrativa en la empresa privada implica evaluar todas y cada una de las variables que determinan su particular visión de negocio. Es muy difícil que un auditor trate de manera similar las necesidades de la iniciativa privada, pues cada una se dirige en su estructura y funciona de manera diferente. En esta sesión se describieron tres tipos de estructuras: la vertical, la horizontal y la virtual. Por sus características nos dejan ver el tipo de negocio que tienen los empresarios en cada caso y la mejor manera de implementar una auditoría administrativa es a partir del nivel organizacional. 118
U n i da d V I I. Audito r í a e n E m p r e s a P r i va da Reactivos de autoevaluación Instrucción: Completa las siguientes frases utilizando las palabras que se encuentran en el recuadro. Estructura organizacional Estructura descentralizada Estructura virtual Estructura vertical Estructura con una sola sede Estructura horizontal Estructura desconcentrada Estructura informal 1. : estructura que permite abarcar nuevos mercados. 2. : es el parámetro que delimita a la organización. 3. : estructura que concentra la autoridad en pocos directivos. 4. : organización con una sola unidad de negocio. 5. : organización con sucursales en varios sitios. 6. : organización con sucursales independientes. 7. : estructura con pocos niveles jerárquicos. 119 8. : estructura con unidades de negocio que operan de manera autónoma. 9. : estructura que se da por la interacción entre los miembros de la organización. 10. : estructura que permite un crecimiento rápido y con poca inversión.
Auditor i a a dministr ativa Referencias Bibliográficas Franklin, E. B. (2007). Auditoría Administrativa: Gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Arens. Alvin A. (2007). Auditoría: Un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, Escalante, V. M. (2010). Elementos de Auditoría. México: Cengage Learning. 120