OFICINA REGIONAL INFOM REGIÓN II, LAS VERAPACES MEMORIA DE LABORES MES DE SEPTIEMBRE 016 La oficina regional del INFOM en Las Verapaces fue creada a través del Acuerdo 1801, el 6 de Julio de 198, para la atención de la Región II, la cual comprende Alta y Baja Verapaz, siendo 8 municipios de Baja Verapaz, 17 municipios de Alta Verapaz y 1 municipio de El Quiche, Ixcan, siendo un total de 6 municipios. Dentro de sus funciones institucionales se encuentran: Asistencia Financiera, Administrativa y Técnica a las Municipalidades y Comunidades de la región, a través de las Unidades de Trabajo: Fortalecimiento Municipal, Ingeniería de Proyectos y Promoción Social. Funciones y Atribuciones: 1. FORTALECIMIENTO O MUNICIPAL: Asesoría técnica para modernizar y automatizar los procesos administrativos de los gobiernos locales, a través de la elaboración y/o actualización de reglamentos, manuales, capacitaciones, programas específicos y otros.. PROMOCIÓN SOCIAL: Promover y ejecutar acciones de organización comunitaria, capacitación y educación sanitaria y ambiental a Comités de Agua, con el propósito de fortalecer la administración, operación y mantenimiento de los sistemas para su sostenibilidad. 3. INGENIERÍA DE PROYECTOS: Supervisión en la ejecución de proyectos de agua para consumo humano y saneamiento, asesoría técnica a los gobiernos locales y visitas técnicas a comunidades para pre factibilidad de proyectos.
4. COORDINACIÓN NTERINSTITUCIONAL: Participación activa en el Sistema de Consejos de la región (COREDUR, UTR, CODEDE s, UTD s y COMUDE de Cobán, A.V.). Revisión de expedientes de proyectos de UTD s, participación en la estructuración del Programa Hambre Cero de la CODESAN en A.V. Apoyo en emergencias a la SE-CODRED.
1. GERENCIA REGIONAL 1 Atención a personal en la oficina regional. Revisión y firma de informes de visitas y actividades realizadas por el personal. 3 Traslado y entrega de materiales en donación. 4 Coordinación de actividades inter institucionales. 5 Reuniones de COCODE s de la región. TOTAL SEPTIEMBRE 3 11
. DIRECCIÓN FINANCIERA 1 Registro en programa de formularios de viáticos y combustible. Registro de libro de formularios de viáticos y combustible. 3 Entrega de formularios de viáticos y combustible. 4 Documentos elaborados a diferentes áreas de la institución. Registro de los movimientos en los libros auxiliares de las cuentas 5 bancarias. 6 Emisión de cheques para pago de gastos. 7 Recepción, revisión y liquidación de los expedientes de gastos. Liquidaciones e ingresos de las rendiciones de gastos al SICOIN 8 web. 9 Conciliaciones bancarias de los diferentes fondos. 10 Reporte de liquidaciones realizadas de los diferentes fondos. Reportes de liquidación de formularios de viáticos y combustible a 11 Tesorería de INFOM. TOTAL SEPTIEMBRE 30 30 30 09 08 06 06 01 01 15
3. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1 Atención al público. Manejo, control y seguimiento de la cuenta de correo electrónico institucional. 3 Recepción, distribución y seguimiento de correspondencia. 5 4 Emisión de correspondencia y otra documentación. 1 5 Agenda de gerencia regional. 4 6 Sistema de catalogación de archivo. 1 7 SEPTIEMBRE Coordinación y participación en las sesiones del Diplomado en Gestión Pública Municipal y Transparencia de las sedes de Alta y Baja Verapaz. TOTAL 16 95 5 1 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0. 0.1 0
4. ÁREA TÉCNICA DE INGENIERÍA 1 Elaboración de informes Supervisión de obras por administración. 3 Elaboración de oficios. de visitas técnicas realizadas. 4 Actualización de avances físicos en el SNIP. 5 Actualización de boletas de avances físicos. 6 Consolidado de expediente de avances físicos. 7 Reuniones de trabajo en la comisión de CODEMEHA. TOTAL SEPTIEMBRE 05 04 04 03 01 01
5. ÁREA DE GESTIÓN SOCIAL 1 TOTAL SEPTIEMBRE Nota: Las actividades de recepción, revisión y control de rendición de cuentas de los Comités de Agua Potable, las está realizando el Bodeguero de la oficina regional, debido a que no hay Promotor Social contratado.
6. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL 1 Elaboración de informes. Reuniones de coordinación para el diplomado en gestión pública municipal y transparencia. 3 Reuniones inter institucionales. Coordinación de trabajo en el diplomado en gestión pública 4 municipal y transparencia. 6 Actualización de metas físicas de la CODESAN. 7 Entrega de reglamentos para los servicios que presta el INFOM. 8 Entrega de actividades a INFOM central. TOTAL SEPTIEMBRE 11 06 04 04 01 41 1 10 8 6 4 0
7. BODEGA REGIONAL 1 Trámite para la autorización de nuevos contratos prediales Elaboración de informes financieros de ingresos y egresos de materiales 3 Registros de ingresos y egresos de materiales en tarjetas kardex. 4 Entrega de contratos prediales a los comités de agua 5 Recepción de materiales de compra y donación de materiales 6 Elaboración de pedidos de remesa para la entrega de materiales 7 Carga y descarga de materiales Entrega de materiales de compra y donación para proyectos en 8 ejecución 9 Entrega de insumos a personal de la oficina regional 10 Suscripción de actas de entrega de materiales 11 Conteo físico de materiales almacenados en bodega regional TOTAL SEPTIEMBRE 186 13 1 08 01 01 84
8. EGRESOS COMPARATIVO POR MES INFOM Mes AGOSTO 016 SEPTIEMBRE 016 Servicios NO Personales TOTAL ACUMULADO Materiales y Suministros Q. Q. Q. Q. Total Por Mes Q. Q. Q.
8.1 PROGRAMA DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO FONDO NACIONAL Mes AGOSTO 016 SEPTIEMBRE 016 Servicios NO Personales Materiales y Suministros Q. Q. Total Por Mes Q. Q. 3,104.9 Q. 3,104.9 TOTAL ACUMULADO Q. 3,104.9 Q.
9. INGRESOS COMPARATIVO POR MES Mes AGOSTO 016 Servicios NO Personales Materiales y Suministros Total Por Mes SEPTIEMBRE 016 TOTAL Q. 0.00 La Regional II Las Verapaces no percibe ingresos, únicamente la asignaciónn de recursos (Fondo Rotativo).
10. LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES 1 Visitas técnicas preliminares de factibilidad, de donación de materiales y apoyo técnico a comunidades de los departamentos de Alta y Baja Verapaz. Situación Actualmente no se cuenta con personal en el área de gestión social, por lo que las visitas han estado suspendidas hasta nueva orden o directrices de parte de las autoridades. Supervisiones de proyectos en ejecución. En espera de recontratación de los albañiles, por contratos vencidos, para continuar con los proyectos 3 4 5 Participación en reuniones interinstitucionales en Alta y Baja Verapaz. Diplomado en Gestión Pública Municipal y Transparencia. Visita a la municipalidadd de Tamahú, A.V. para dar directrices al Director de Recursos Humanos para la actualización del manual de funciones municipal. Por motivo de programación de viáticos y combustible solo se asistirán a las programadas. Realizar la última sesión del Diplomado, tanto para Alta como Baja Verapaz y programar la clausura del mismo, coordinando con instituciones participantes y responsables. No se cuenta con el Auxiliar Financiero para darle trámite a los anticipos en la oficina regional por lo que el gerente regional canceló toda actividad hasta no tener directrices centrales.
11. LISTADO DE PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL MES DE OCTUBRE 016 1 Reuniones con autoridades de la región (CODEDE s, UTD s, COREDUR y UTR). Reuniones de trabajo con personal de la oficina regional. 3 Coordinación con entidades a nivel interinstitucional: CODRED, SEGEPLAN, CODESAN, Municipalidades y otras para la solución de problemas comunitarios y/o apoyo en ejecución de proyectos conjuntos. 4 Revisión de informes técnicos y sociales. 5 Liquidación y presentaciónn de la documentación del fondo rotativo y caja chica. 6 Solicitud, control, revisión, desembolso, liquidación, presentación, integraciónn y reintegro del ANTICIPO. 7 Operar los registros contables en los libros auxiliares y efectuar conciliaciones bancarias. 8 Ingreso de liquidaciones de Fondo Rotativo a SICOIN WEB. 9 10 11 Control de inventario de la oficina regional: tarjetas de responsabilidad, notas de traslado de bienes y emitir solvencias. Revisión y firma de liquidaciones de viáticos y combustibles del personal de la oficina regional. Elaboración de certificados de trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguro Social (IGSS). 1 Entrega, recepción y registro en el sistema de control de formularios: VN, VL, VC, ALG. 13 Elaboración de dictámenes e informes técnicos y actividades realizadas. 14 Supervisión de proyectos que se inicien en la ejecución.
15 Asistencia a reuniones convocadas por CODEP-CODESAN de A.V. y B.V. y COMUSANES de A.V. y B.V. 16 Elaboración de hojas de vida y reporte mensual de los vehículos de la oficina regional. 17 Recepción de materiales por compra, donación y sobrantes de proyectos. 18 Entrega de materiales paraa proyectos en ejecución y materiales en calidad de donación por medio de acuerdos de gerencia. 19 Suscripción de actas y pedidos de remesa para entrega de materiales. 0 Almacenamiento e identificación de materiales en bodega. 1 Actualización de tarjetas kardex e informes. Elaboración de informes financieros. 3 Elaboración de requisiciones. 4 Entrega de insumos y útiles de oficina a personal de oficina regional. 5 Coordinación del área de guardianía y transportes. 6 Elaboración de informes de utilización de formularios de ingresos de materiales a almacén 1-H C.G.C. 7 Actualización de firmas de las nuevas autoridades municipales. 8 9 Visitas técnica-social a comunidades para re-activación y mejoramiento de sistemas de agua. Coordinar y llevar a cabo la última sesión del Diplomado y su clausura, para Alta y Baja Verapaz. Las actividades se realizaran si se cuenta con asignación presupuestaria.