REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL INSTITUTO AUTÓNOMO DE CULTURA DEL ESTADO BARINAS (IACEB) Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública. Identificación. Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB) Tipo y denominación de la Actuación. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO-04-09-2016. Alcance. La actuación fiscal, abarcó la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como, los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado del Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB), correspondiente al ejercicio económico financiero 2015. Donde se evaluó el 40% del universo mediante un muestreo sistemático de números correlativos de los ingresos y gastos relacionados con el personal.
Objetivos de la Actuación Objetivo General Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado del Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB). Objetivos Específicos Comprobar la legalidad, sinceridad y transparencia de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingreso, ascensos, remociones, comisiones de servicios y jubilaciones del personal, implementado por el Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB). Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con los pagos efectuados por concepto de nóminas, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales, primas y demás beneficios socio económicos, al personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado, implementado por el Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB). Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, implantados para realizar las retenciones y aportes de ley que correspondan, así como verificar si fueron enterados en su debido momento ante el organismo correspondiente, por el Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB).
Características Generales del ente evaluado. Creación El Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB), fue creado mediante publicación de Gaceta Oficial del estado Barinas N 51-03 de fecha 16-04-2003, de la Ley de Cultura del estado Barinas, y reformándose parcialmente dicha Ley mediante Gaceta Oficial del estado Barinas Nº 316-04 de fecha 23-12-2004, con el objeto de reconocer los deberes y derechos culturales del ciudadano barinés, y de quienes se encuentren en el territorio de la entidad, establecidos en la normativa cultural internacional, suscrita y ratificada por la nación, y señalados en la carta magna de la República y el Estado, así como establecer las lineas estratégicas básicas sobre las políticas culturales de los poderes públicos de esta entidad federal, de tal manera que las misma constituyan los principios y bases para el diseño e instrumentación del Plan Cuatrienal Cultural del estado Barinas. Naturaleza Jurídica. El Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB), es un ente descentralizado del Poder Público del estado Barinas, con autonomía funcional, administrativa y organizativa, personalidad jurídica y patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco Estadal, adscrito a la Gobernación del estado Barinas; cuya misión es y sera la instrumentación, gerencia y administración del plan cuatrienal estratégico cultural del estado, elaborado por el Consejo de Planificación Cultural. Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se evidenció que el Instituto no cuenta con un Manual Descriptivo de Clases de Cargos, tal como lo manifiesta en oficio S/Nº de fecha 04-10-2016. El Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas, durante el ejercicio económico financiero 2015, no contó con el Registro de Información de Cargos (RIC), tal como se evidencia en el oficio S/Nº de fecha 04-10-2016.
Se constató, que la Dirección de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, que realizó ningún tipo de evaluación de desempeño individual al personal que laboró durante el ejercicio económico financiero 2015. De la revisión realizada a los soportes de cada una de las nóminas de sueldos y salarios, se evidenció que al personal que labora en el instituto en condición de comisión de servicio, no se le realizó ningún tipo de retenciones, ni aportes de ley (Seguro Social Obligatorio, Ley del Régimen Prestacional Vivienda y Habita, Ley del Régimen Prestacional de Empleo y Tesorería de Seguridad Social). Se constató que las retenciones de Ley (Seguro Social Obligatorio, Ley del Régimen Prestacional de Empleo, Ley del Régimen Prestacional Vivienda y Habitat y Tesorería de Seguridad Social), fueron calculadas sobre los salarios básicos. De los pagos por concepto de bono vacacional y bonificación de fin de año, al personal alto nivel y dirección, se evidenció que los mismos fueron calculados en discrepancia con la normativa legal vigente que regula dichos conceptos. Se observó mediante revisión al Plan Operativo Anual (P.O.A) correspondiente al ejercicio económico y financiero 2015, que la máxima autoridad del IACEB, no incluyo dentro de sus metas, realizar pagos de los aportes patronales (Fondos de Terceros) y retenciones de ley que se le aplican a cada uno de los funcionarios, para ser enteradas ante los entes y organismos respectivos. Se constató que la Unidad de Recursos Humanos del Instituto, no aplica las retenciones a los sueldos y salarios del personal por concepto de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) en los sueldos y salarios que corresponda. Se evidenció mediante la revisión de los soportes de las retenciones y aportes de ley, que el IACEB mantiene una deuda con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, con el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH) y con la Tesorería de Seguridad Social (TSS), correspondiente al ejercicio económico financiero 2015.
Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas se concluye que el Instituto Autónomo de Cultura del estado Barinas (IACEB), presentó debilidades en cuanto al sistema de control interno de personal, dada la omisión del Manual Descriptivo de Clases de Cargos y el Registro de Información de Cargos (RIC), no realizó la evaluación de desempeño individual al personal que labora en el instituto; en materia de los pagos de nóminas, no le realizaron las retenciones de ley sobre los sueldos, salarios y compensaciones correspondientes al personal que se encuentra en comisión de servicio, realizan las retenciones de ley sobre el salario básico y no como lo exigen las normativas que rigen la materia, presentan debilidades en la base del cálculo para el pago al personal de alto nivel y de dirección por concepto de bono vacacional y bonificación de fin de año, no fue incluido dentro de la planificación del instituto a través del POA todos los objetivos y metas en materia de recursos humanos, no aplican las retenciones al personal por concepto de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) y se evidenció que mantienen deudas con el I.V.S.S., BANAVIH y T.S.S. Recomendaciones. Los responsables de la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, deben realizar las diligencias pertinentes para la elaboración del Manual Descriptivo de Clases de Cargos, con el fin de que las funciones y atribuciones del personal queden claramente definidas, así como su nivel de autoridad, responsabilidad y competencias dentro de la estructura organizativa del Instituto. Los responsables de la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, deben elaborar el formato de Registro de Información de Cargos (RIC), con el fin de que se utilice como base para la planificación y control de las actividades inherentes a cada uno de los cargos existentes en el Instituto. La Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, debe implementar la evaluación de desempeño individual para todo el personal que labora en el instituto, de tal modo que dicho instrumento permita medir el nivel de exigencia de cada trabajador, en pro de coadyuvar con el
desarrollo profesional y técnico de los mismos, de conformidad con las labores que ejercen. La Unidad de Recursos Humanos debe realizar las retenciones de ley a los sueldos, salarios y compensaciones del personal que se encuentre en comisión de servicio, tal como lo exige la normativa legal vigente y de esta manera garantizar a los funcionarios todos los beneficios socioeconómicos establecidos en nuestra carta magna y las leyes especiales. La Unidad de Recursos Humanos debe realizar los cálculos de las retenciones de ley (S.S.O., L.R.P.E., L.R.P.V.H. y T.S.S.) tomando en consideración el salario normal tal como lo establecen las normativas que las rigen, a fin de enterarlas conjuntamente con los aportes correspondientes por concepto de seguridad social en beneficio de los trabajadores adscritos a la institución. La máxima autoridad conjuntamente con la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, deben regular la base de cálculo para el pago del bono vacacional y bonificación de fin de año del personal de alto nivel y dirección, de conformidad con la normativa legal vigente, con el fin de dar cumplimiento al principio de legalidad que rige la administración pública, contribuyendo de esta forma al uso racional de los recursos públicos. Los responsables de la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, al momento de realizar el Plan Operativo Anual deben incluir como parte de sus objetivos y metas, enterar las retenciones y aportes patronales de Ley correspondientes al personal, con el fin de que el ente pueda realizar la solicitud de los recursos ante el ejecutivo regional y percibir el monto total de los aportes para realizar dichos pagos, que se traducen en beneficios sociales para los trabajadores del instituto en concordancia con la política de seguridad social enmarcada en nuestra Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Los responsables de la Unidad de Recursos Humanos, deben solicitar dentro de los primeros quince días del año gravable, la planilla del Agente de Retención de Impuesto (AR-I), a los funcionarios que estime percibirán un enriquecimiento neto anual superior a mil unidades tributarias (1.000 U.T.), con el objeto de realizar la retención correspondiente por concepto de Impuesto Sobre la Renta
(I.S.L.R), garantizando el cumplimiento tributario establecido en las leyes especiales que regulan la materia. La máxima Autoridad y los responsables de la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos, deben realizar de forma perentoria el enteramiento de las retenciones y los aportes patronales por concepto de S.S.O., L.R.P.E., L.R.P.V.H. y T.S.S., con el fin de garantizar el derecho a la seguridad social de los funcionarios, como lo establecen las leyes especiales que regulan la materia y al mismo tiempo se le concedan los beneficios otorgados por el Estado Venezolano a los trabajadores y trabajadoras de conformidad con nuestra carta magna. WC/JA/LD/DR