SGC-PRO-CAL-001 10-05-15 01 Página 1 de 5 1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos para la elaboración, conformación y codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de FICTICIOS C.A 2. ALCANCE. Las instrucciones de este procedimiento aplican a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de FICTICIOS C.A. 3. RESPONSABILIDAD. El Analista de Calidad es el responsable por la implantación y mantenimiento de este procedimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa. 4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Documento: Información soportada ya sea en papel o en medios electrónicos Formulario: Documento donde se registra la información que soporta la evidencia del avance del sistema de gestión de la calidad de manera operativa. Información: Datos que posen significado. Registros: Documentos que contienen los resultados obtenidos y que evidencian las actividades desarrolladas. 5. CONTENIDO. 5.1 Codificación de los Documentos del SGC: La codificación de los documentos de FICTICIOS C.A, es una combinación alfanumérica que se ubica en el encabezado del formato del documento respectivo; de acuerdo a los criterios establecidos en la Tabla 1.
SGC-PRO-CAL-001 10-05-15 01 Página 2 de 5 Tabla 1. Codificación de Documentos del SGC Código del Documento SGC-MGC SGC-MGC-FOR-XXX SGC-MOR SGC-MOR-FOR-XXX SGC-MDC SGC-MDC-DC-ORG-XXX SGC-MSI SGC-MSI-FOR-XXX SGC-PRO-ORG-XXX Definición MGC: Manual de Gestión de la Calidad MGC: Manual de Gestión de la Calidad XXX: Correlativo del formulario dentro del Manual de Gestión de la Calidad. MOR: Manual Organizativo MOR: Manual Organizativo XXX: Correlativo del formulario dentro del Manual Organizativo MDC: Manual de Descripción de Cargos. MDC: Manual de Descripción de Cargos DC: Descripción de Cargos ORG: Área funcional de la que depende el cargo XXX: Correlativo de la Descripción de Cargos dentro del área funcional. MSI: Manual de Seguridad, Higiene y Ambiente. MSI: Manual de Seguridad, Higiene y Ambiente. XXX: Correlativo del formulario dentro del Manual respectivo. PRO: Procedimiento
SGC-PRO-CAL-001 10-05-15 01 Página 3 de 5 SGC-FOR-ORG-ZZZ SGC-INS-ORG-XXX procedimiento (GER: Gerencia General. ADM: Administración, CAL: Calidad, SHA: Seguridad, Higiene y Ambiente, ALM: Almacén, VEN: Ventas, COM: Compra) XXX: Correlativo del procedimiento dentro del área funcional. FOR: Formulario procedimiento (GER: Gerencia General. ADM: Administración, CAL: Calidad, SHA: Seguridad, Higiene y Ambiente, ALM: Almacén, VEN: Ventas, COM: Compra) ZZZ: Correlativo del Formulario. INS: Instrucción procedimiento (ADM: Administración, CAL: Calidad, SHA: Seguridad, Higiene y Ambiente, ALM: Almacén, VEN: Ventas, THU: Talento Humano) XXX: Correlativo del procedimiento dentro del área funcional. 5.2 Aspectos de Forma. 5.2.1 Redacción: La redacción de los documentos del SGC se realiza de manera clara, con términos apropiados sin el uso de extranjerismos previamente descritos. Los documentos se elaboran preferentemente en el editor de texto Word, redactados en idioma español, en tiempo presente, modo impersonal y sin errores ortográficos. 5.3 Contenido de los documentos del SGC: 5.3.1 Estructura de los Documentos del SGC. 5.3.1.1 Encabezado: Todos los documentos del SGC deben tener en la parte superior el logo de FICTICIOS C.A centrado; seguido del texto que se muestra a continuación en negrita:
SGC-PRO-CAL-001 10-05-15 01 Página 4 de 5 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO: Nombre del Procedimiento 5.3.1.2Seguido del encabezado se inserta una fila donde se registra: Código del documento, la fecha, número de revisión y el paginado. Código: No Revisión: Pag X de Y 5.3.1.3 Para los formularios se utiliza el mismo encabezado. El Nombre del formulario se referencia de manera explicita en la parte inicial del mismo. 5.3.1.4 Al final de cada procedimiento, instrucción, manual se registra la responsabilidad de elaboración, revisión y aprobación. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 5.3.2 Contenido de los Procedimientos del SGC: 5.3.2.1 Objetivo: Define el propósito que se busca con el procedimiento. 5.3.2.2 Alcance: Expresa el ámbito y aplicabilidad del procedimiento. 5.3.2.3 Responsabilidad: Cargo responsable por la aplicación y mantenimiento del procedimiento. 5.3.2.4 Definiciones / abreviaturas: Define los términos y/o abreviaturas utilizados en el texto del procedimiento. 5.3.2.5 Contenido: Describe el conjunto de actividades que conforman el procedimiento.
SGC-PRO-CAL-001 10-05-15 01 Página 5 de 5 5.3.2.6 Documentos de Referencias: Documentos que sirven como elementos de consulta y/o apoyo para la correcta interpretación y aplicación del procedimiento. 5.3.2.7 Registros: Evidencias tangibles que se generan con la aplicación del procedimiento, se hace referencia a la ubicación y tiempo de almacenamiento de los formularios y demás registros. 5.3.2.8 Anexos: Documentos de apoyo que se utilizan para dar claridad, complementar o esquematizar una actividad. 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica 7 REGISTROS No aplica. 8 ANEXOS. No aplica. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: