LINEAMIENTOS GENERALES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE DESARROLLO SOCIAL VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, ALIMENTACIÓN Y Para declarar en Comisión de Servicios a las y los servidores públicos del Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, se deberán considerar los siguientes lineamientos: 1.- La o el servidor deberá utilizar el Formulario SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES emitido por el Ministerio de Relaciones Laborales, el mismo que será presentado con 48 horas de anticipación a la comisión. 2.- La o el servidor declarado en comisión de servicios, firmará en el Formulario SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES en el casillero FIRMA DE LA O EL SERVIDOR SOLICITANTE 3.- El Jefe Inmediato de la o el servidor, suscribirá en el Formulario SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES en el casillero FIRMA DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE de acuerdo a los siguientes puntos: a) La Ministra o Ministro no necesitará firma en el casillero FIRMA DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE, por lo que únicamente constará su firma en el formulario de Solicitud de Comisión de Servicios. b) El Coordinador General Administrativo Financiero firmará la solicitud de Autorización para el Cumplimiento de Servicios Institucionales del personal de Seguridad de la Ministra o Ministro, Secretarios Técnicos, Directores de las Unidades de los procesos de Asesoría como Dirección de Asesoría Jurídica y Comunicación Social, Asesores y servidoras y servidores de Despacho en virtud de lo señalado en el Acuerdo Ministerial no. 06-2013 artículo 1, literal p. c) El Secretario Técnico firmará la solicitud de Autorización para el Cumplimiento de Servicios Institucionales de los Coordinadores Generales a su cargo: Planificación y Políticas Sociales, Coordinador General Proyectos Emblemáticos y Coordinador General de Información, Seguimiento y Evaluación de Políticas Sectoriales e Intersectoriales y del personal a su cargo, incluido asesores de la Secretaria Técnica; además de la autorización para el Gerente del Proyecto Selben. d) En el caso de la Secretaría Técnicas del Comité Interinstitucional de Prevención de Asentamientos Humanos Irregulares y de la Secretaría Técnica de Economía Popular y Solidaria, cada Secretario Técnico firmará la solicitud de Autorización para el Cumplimiento de Servicios Institucionales del personal a su cargo. e) Los Coordinadores Generales firmarán las solicitudes de Autorización para el Cumplimiento de Servicios Institucionales de las y los servidores bajo su cargo; y de las y los Directores Técnicos de Área; en el caso de la Coordinación General de Proyectos Emblemáticos de los Gerentes de Proyecto, a excepción de Selben. f) Los Directores Técnicos de Área y Gerentes de Proyecto firmarán las solicitudes de Autorización para el Cumplimiento de Servicios Institucionales de las y los servidores de su dependencia. 1
g) Previo a la declaración en comisión de servicios, deberá existir la suficiente disponibilidad presupuestaria para el efecto, para lo cual las unidades deberán planificar mensualmente las comisiones a realizarse y remitir a la Coordinación General Administrativa Financiera para que prevea las reformas necesarias para financiar estos rubros. h) No se podrá autorizar comisiones de servicio al personal para que cumpla actividades diferentes a las relacionadas a sus funciones y responsabilidades. 4.- El Coordinador General Administrativo Financiero, en calidad de Delegado de la Máxima Autoridad firmará en el Formulario SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES en el casillero FIRMA DE LA AUTORIDAD NOMINADORA O SU DELEGADO. 5.- Una vez cumplida la Comisión de Servicios, dentro de los 4 (cuatro) días hábiles posteriores al retorno de la comisión autorizada, presentará el INFORME DE SERVICIOS INSTITUCIONALES, considerando los siguientes puntos: a) La o el servidor declarado en comisión de servicios, firmará en el Formulario INFORME DE SERVICIOS INSTITUCIONALES en el casillero FIRMA DE LA O EL SERVIDOR COMISIONADO b) El responsable de la unidad del servidor comisionado y el Jefe Inmediato del responsable de la unidad del servidor comisionado, suscribirán en el Formulario INFORME DE SERVICIOS INSTITUCIONALES en los casilleros FIRMAS APROBACIÓN de acuerdo a los siguientes puntos: i. La Ministra o Ministro no necesitará firma de aprobación del informe. ii. El Coordinador General Administrativo Financiero firmará el Informe de Servicios Institucionales del personal de Seguridad de la Ministra o Ministro, Secretarios Técnicos, Directores de las Unidades de los procesos de Asesoría como Dirección de Asesoría Jurídica y Comunicación Social, Asesores del Despacho Ministerial y servidoras y servidores de Despacho en los dos casilleros. iii. El Secretario Técnico firmará el Informe de Servicios Institucionales de los Coordinadores Generales a su cargo: Planificación y Políticas Sociales, Coordinador General Proyectos Emblemáticos y Coordinador General de Información, Seguimiento y Evaluación de Políticas Sectoriales e Intersectoriales y del personal a su cargo, además del Gerente de Proyecto de Selben, en los dos casilleros. iv. Los Coordinadores Generales firmarán los Informes de Servicios Institucionales de las y los servidores bajo su cargo; y de las y los Directores Técnicos de Área; en el caso de la Coordinación General de Proyectos Emblemáticos de los Gerentes de Proyecto, en los dos casilleros. A excepción de Selben. v. Los Directores Técnicos de Área y Gerentes de Proyecto firmarán los Informes de Servicios Institucionales de las y los servidores de su dependencia y como Jefe Inmediato el Coordinador General de la Unidad. 2
vi. Para el caso de los servidores que son contratados directamente con Fondos del Proyecto, firmaran los Informes de Servicios Institucionales de las y los servidores el Gerente de Proyecto y como Jefe Inmediato el Coordinador General de la Unidad. vii. Para el caso de los servidores que son contratados directamente con Fondos del Proyecto Selben, firmará el Informe de Servicios Institucionales de las y los servidores el Gerente de Proyecto y como Jefe Inmediato el Secretario Técnico. viii. No se podrá autorizar informes de comisiones de servicio a las o los servidores que cumplieron actividades diferentes a las relacionadas a sus funciones y responsabilidades. 6.- Los gastos que se generen para el cumplimiento de los servicios Institucionales, se cargará de acuerdo a la modalidad de contratación, es decir, personal cuya partida presupuestaria es de gasto corriente, sus viáticos, subsistencias, alimentación y transporte de igual manera se cargará a la partida de gasto corriente respectiva, en el caso de gastos de inversión, el personal cuya partida presupuestaria sea de inversión, los gastos de viáticos, subsistencias, alimentación y transporte, ejecutará con el proyecto de Inversión que haya sido contratado, para lo cual los Gerentes de Proyecto y Coordinadores Generales de ser el caso, gestionarán las reformas respectivas para financiar estos ítems dentro del presupuesto de cada proyecto. 7.- Para solicitar un pasaje aéreo, la o el Servidor solicitará a la Dirección Administrativa el pasaje respectivo, adjuntando el Formulario FORMULARIO DE SOLICITUD DE con las firmas respectivas, servidor comisionado y Jefe Inmediato, caso contrario; no se atenderá el pedido realizado. 8.- Ningún servidor podrá solicitar directamente o por intermedio de su jefe inmediato superior, la emisión de pasajes ante la unidad que corresponda, sin que previamente se haya presentado el FORMULARIO DE SOLICITUD DE, debidamente suscrito, que en todo caso servirá de sustento para la compra y emisión de pasajes de cualquier tipo. 9.- Formularios ANEXO No. 1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES (MRL) ANEXO No. 2 FORMULARIO DE SOLICITUD DE ANEXO No. 3 FORMULARIO INFORME DE CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES ANEXO No. 4 FORMULARIO DE DETALLE DE COMPROBANTES DE VENTA 3
LICENCIAS CON O SIN REMUNERACIÓN (PERMISOS, VACACIONES, DECLARACIÓN DE COMISIÓN EN SERVICIOS INSTITUCIONALES) 1.- Previo a las autorizaciones que dispongan los autoridades o Jefes Inmediatos, se requerirá el visto bueno de la Dirección de Talento Humano, a fin de verificar si el permiso esta solicitado conforme con la planificación de vacaciones o si la o el servidor puede hacer efectivo su derecho, sobre la base de su tiempo de servicio y el número de días de vacaciones que le corresponde; por lo que la o el servidor o el Jefe Inmediato, podrán solicitar por escrito sea vía mail o a través del Sistema de Gestión Documental Quipux a la Dirección de Talento Humano, un reporte de los días que efectivamente tiene derecho la o el servidor para el otorgamiento de permisos o vacaciones. 1.- Certificada la disponibilidad de días, la o el servidor deberá utilizar el Formulario SOLICITUD DE VACACIONES y SOLICITUD DE PERMISO elaborados por la Dirección de Talento Humano del Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social. 2.- Para otorgar permiso, vacaciones, licencias con o sin remuneración, las Autoridades o Jefes Inmediatos, considerarán las atribuciones establecidas en los artículos 1, literal p; artículos 2, 3, 4 y 5 del Acuerdo Ministerial No. 06-2013 del 3 de abril de 2013. COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO Aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de Secretarios Técnicos, Directores de las Unidades de los procesos de Asesoría como Dirección de Asesoría Jurídica y Comunicación Social, Asesores y servidoras y servidores de Despacho. SECRETARIO TÉCNICO Aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de los servidores a su cargo como: Despacho de la Secretaría Técnica incluyendo el Asesor de la Secretaría y de los Coordinadores Generales de los Procesos Agregadores de Valor como: Coordinación General de Planificación y Políticas Sociales, Coordinación General Proyectos Emblemáticos y Coordinación General de Información, Seguimiento y Evaluación de Políticas Sectoriales e Intersectoriales, del Coordinador General Administrativo Financiero y del Gerente del Proyecto Selben. COORDINACIONES GENERALES Aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de los Directores Técnicos de Área a su cargo, incluyendo el Asesor de la Coordinación. Para el caso de la Coordinador General Proyectos Emblemáticos, esta deberá aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de los Gerentes de Proyectos a excepción del Gerente del Proyecto Selben. GERENTES DE PROYECTO Aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de las y los servidores del respectivo proyecto. DIRECTORES TÉCNICOS DE ÁREA Aprobar la solicitud de permisos, licencias con cargo a vacaciones, licencias con o sin remuneración de las y los servidores de la respectiva dirección. 4
3.- En el caso de renuncias, deberá conocer el Jefe inmediato y presentarse al Coordinador General Administrativo Financiero en calidad de delegado de la máxima autoridad. 4.- Formulario ANEXO No. 5 ANEXO No. 6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE VACACIONES FORMULARIO DE SOLICITUD DE PERMISO SOLICITUD DE CONTRATACIONES REALIZADAS POR EL MCDS 1.- Las solicitudes de Contratación, deberá ser realizarlo por el responsable de la Unidad Administrativa requirente (Secretario Técnico, Coordinador General, Director Técnico de Área) o por el Gerente de Proyecto de ser el caso, a través de un documento generado mediante Sistema de Gestión Documental Quipux dirigida al Coordinador General Administrativo Financiero, adjuntando los términos de referencia o especificaciones técnicas, en el que solicitará autorización para el inicio de la contratación del producto (bien o servicio) en función de la planificación tanto en el PAC como en el POA Institucional. SOLICITUD DE PAGOS DE CONTRATACIONES REALIZADAS POR EL MCDS 1.- Las solicitudes de pago, deberá ser realizarlo por el Administrador de cada Contrato, a través de un documento generado mediante Sistema de Gestión Documental Quipux dirigida al Director/a Administrativo, adjuntando el informe de entrega recepción total o parcial, a satisfacción del MCDS, tomando en cuenta para el efecto el cronograma, los productos o servicios contratados y la forma de pago acordada, sin perjuicio de que por la naturaleza del contrato se exijan otro tipo de documentos complementarios. 2.- En el caso que no exista el Administrador del Contrato, la solicitud de pago deberá realizar el responsable de la Unidad Requirente del bien o servicio contratado o el Gerente de Proyecto. 3.- En el caso de procesos de contratación de los Proyectos del Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, deberá realizarlo el Gerente de Proyecto y en ausencia de este, el Coordinador General de Proyectos Emblemáticos. REFORMAS PRESUPUESTARIAS Toda reforma presupuestaria que no implique modificación del techo presupuestario de los Programas y Proyectos de Inversión, el Gerente responsable del Proyecto o en su ausencia, el Coordinador General de Proyectos Emblemáticos presentará un informe motivado informando la viabilidad de la reforma presupuestaria, la cual será dirigida al Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales para su aprobación. El informe de Reforma Presupuestaria deberá contener los siguientes puntos como mínimo: a. Base legal que fundamente la reforma. b. Análisis técnico justificativo de la necesidad de la reforma y su impacto en la ejecución de los programas que se afectan. c. Demostración de la viabilidad presupuestaria de la reforma, en términos de mayores o menores ingresos y saldos no comprometidos de las asignaciones presupuestarias de gasto, a nivel de partida presupuestaria según corresponda. 5
d. Efectos en la composición institucional, de financiamiento y de naturaleza económica. e. Afectación a la programación financiera cuatrimestral vigente. El Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales a través de la Dirección de Planificación analizará el pedido y reformará el Plan Operativo Anual de ser el caso. El Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales remitirá por medio de un memorando interno un análisis del pedido y una recomendación para proceder con la modificación mediante el Sistema de Gestión Documental Quipux al Coordinador General Administrativo Financiero para su análisis y autorización de la reforma respectiva en el sistema Informático esigef. En caso de requerir un incremento o disminución del techo presupuestario el pedido lo realizará el Gerente responsable del Proyecto y avalado por el Coordinador General de Proyectos Emblemáticos, a través de un informe motivado informando la viabilidad de la reforma presupuestaria, la cual será dirigida al Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales para su análisis y validación. El Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales a través de la Dirección de Planificación analizará el pedido e identificará las reformas necesarias para atender el requerimiento en base a la ejecución de los proyectos y las políticas institucionales y reformará el Plan Operativo Anual. El Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales remitirá por medio de un memorando interno un análisis del pedido y una recomendación para proceder con las modificaciones necesarias a realizarse, mediante el Sistema de Gestión Documental Quipux al Coordinador General Administrativo Financiero para su análisis y autorización de la reforma respectiva en el sistema Informático esigef. En caso necesidades institucionales para el cumplimiento de metas y objetivos, el Coordinador General de Planificación y Políticas Sociales remitirá por medio de un memorando interno un análisis y recomendación para proceder con las modificaciones necesarias a realizarse entre Proyectos, mediante el Sistema de Gestión Documental Quipux al Coordinador General Administrativo Financiero para su análisis y autorización de la reforma respectiva en el sistema Informático esigef. 6
ANEXO No. 1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES (MRL) SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES Nro. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES DE SOLICITUD (dd-mmm-aaaa) VIÁTICOS MOVILIZACIONES SUBSISTENCIAS ALIMENTACIÓN DATOS GENERALES APELLIDOS - NOMBRES DE LA O EL SERVIDOR PUESTO QUE OCUPA: CIUDAD - PROVINCIA DEL SERVICIO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA UNIDAD A LA QUE PERTENECE LA O EL SERVIDOR SALIDA (dd-mmm-aaaa) SALIDA () LLEGADA (dd-mmm-aaaa) LLEGADA () SERVIDORES QUE INTEGRAN LOS SERVICIOS INSTITUCIONALES: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A EJECUTARSE TIPO DE (Aéreo, terrestre, marítimo, otros) NOMBRE DE RUTA SALIDA dd-mmm-aaaa dd-mmm-aaaa LLEGADA DATOS PARA TRANSFERENCIA NOMBRE DEL BANCO: TIPO DE CUENTA: No. DE CUENTA: FIRMA DE LA O EL SERVIDOR SOLICITANTE FIRMA DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE NOMBRE DE LA O EL SERVIDOR NOMBRE DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE FIRMA DE LA AUTORIDAD NOMINADORA O SU DELEGADO NOMBRE DE LA AUTORIDAD NOMINADORA O SU DELEGADO NOTA: Esta solicitud deberá ser presentada para su Autorización, con por lo menos 72 horas de anticipación al cumplimiento de los servicios institucionales; salvo el caso de que por necesidades institucionales la Autoridad Nominadora autorice. De no existir disponibilidad presupuestaria, tanto la solicitud como la autorización quedarán insubsistentes El informe de Servicios Institucionales deberá presentarse dentro del término de 4 días de cumplido el servicio institucional Está prohibido conceder servicios institucionales durante los días de descanso obligatorio, con excepción de las Máximas Autoridades o de casos excepcionales debidamente justificados por la Máxima Autoridad o su Delegado. 7
ANEXO No. 2 FORMULARIO DE SOLICITUD DE SOLICITUD DE PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES Nro. SOLICITUD DE DE SOLICITUD (dd-mmm-aaaa) INFORMACIÓN GENERAL DEL APELLIDOS - NOMBRES DE LA O EL SERVIDOR: PUESTO QUE OCUPA: CIUDAD - PROVINCIA DEL SERVICIO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA UNIDAD A LA QUE PERTENECE LA O EL SERVIDOR TIPO DE (Aéreo, terrestre, marítimo, otros) NOMBRE DE RUTA dd-mmm-aaaa SALIDA dd-mmm-aaaa LLEGADA FIRMA DE LA O EL SERVIDOR SOLICITANTE FIRMA DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE NOMBRE DE LA O EL SERVIDOR COMISIONADO NOMBRE DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE 8
ANEXO No. 3 FORMULARIO INFORME DE CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES INFORME DE SERVICIOS INSTITUCIONALES Nro. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS INSTITUCIONALES APELLIDOS - NOMBRES DE LA O EL SERVIDOR DE INFORME (dd-mmm-aaaa) DATOS GENERALES PUESTO QUE OCUPA: CIUDAD PROVINCIA DEL SERVICIO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA UNIDAD A LA QUE PERTENECE LA O EL SERVIDOR SERVIDORES QUE INTEGRAN EL SERVICIO INSTITUCIONAL: INFORME DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS ALCANZADOS ITINERARIO SALIDA LLEGADA NOTA dd-mmm-aaa Estos datos se refieren al tiempo efectivamente utilizado en el cumplimiento del servicio institucional, desde la salida del lugar de residencia o trabajo habituales o del cumplimiento del servicio institucional según sea el caso, hasta su llegada de estos sitios. TIPO DE (Aéreo, terrestre, marítimo, otros) NOMBRE DE RUTA SALIDA dd-mmm-aaaa dd-mmm-aaaa LLEGADA NOTA: En caso de haber utilizado transporte público, se deberá adjuntar obligatoriamente los pases a bordo o boletos. FIRMA DE LA O EL SERVIDOR COMISIONADO OBSERVACIONES NOTA El presente informe deberá presentarse dentro del término de 4 días del cumplimiento de servicios institucionales, caso contrario la liquidación se demorará e incluso de no presentarlo tendría que restituir los valores percibidos. Cuando el cumplimiento de servicios institucionales sea superior al número de días autorizados, se deberá adjuntar la autorización por escrito de la Máxima Autoridad o su Delegado NOMBRE: FIRMA DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEL SERVIDOR COMISIONADO FIRMAS DE APROBACIÓN FIRMA DE LA O EL JEFE INMEDIATO DE LA O EL RESPONSABLE DE LA UNIDAD NOMBRE: NOMBRE: 9
ANEXO No. 4 FORMULARIO DE DETALLE DE COMPROBANTES DE VENTA MINISTERIO DE COORDINACION DE DESARROLLO SOCIAL DETALLE DE COMPROBANTES DE VENTA NOMBRE DEL FUNCIONARIO: LUGAR DE COMISON: DE LA COMISON: # TIPO DE GASTO # COMPROBANTE PROVEEDOR VALOR INCLUIDO IVA TOTAL $ 0,00 Firma (Nombre del Funcionari@) 10
ANEXO No. 5 FORMULARIO DE SOLICITUD DE VACACIONES Fecha:. de 20.. DIRECCION DE TALENTO HUMANO SOLICITUD DE VACACIONES Señor (AUTORIDAD DELEGADA PARA AUTORIZAR VACACIONES) Presente.- De mi consideración: Yo, CARGO QUE DESEMPEÑA: DENOMINACION DE LA DIRECCIÓN/ COORDINACIÓN:------------------------------------ Me permito solicitar a usted, se digne conceder las vacaciones a las que tengo derecho por el período comprendido-----------------: DE INGRESO A LA INSTITUCION:. DE CONFORMIDAD CON EL CALENDARIO APROBADO, SOLICITO HACER USO DE.. DIAS DE VACACIONES DESDE:... HASTA:. DE REINGRESO -------------------------------- FIRMA: EL/LA SERVIDOR/A SOLICITANTE Mientras duren sus vacaciones le reemplazará en sus funciones el (la) servidor (a):. JEFE INMEDIATO DIRECTOR TALENTO HUMANO F) F) 11
ANEXO No. 6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE PERMISO POR UN DÍA DIRECCION DE TALENTO HUMANO SOLICITUD DE PERMISO NOMBRES Y APELLIDOS: DENOMINACIÓN DEL CARGO: UNIDAD/DIRECCIÓN/COORDINACIÓN: DE PRESENTACIÓN: PERMISO POR: ENFERMEDAD: CALAMIDAD DOMÉSTICA: PERSONAL: ASUNTOS OFICIALES: Descripción: Desde : Hasta: Adjunta documento habilitante: SI NO Firma del Servidor VISTO BUENO JEFE INMEDIATO f:.. Nombre:.. Cargo:.. APROBACIÓN DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO.. DIRECTOR/A DE TALENTO HUMANO 12