Aventuras Capítulo 10 Libro Mayor y Activos Fijos DacEasy Contabilidad Versión 10

CAPÍTULO 10 Aventuras Capítulo 10 Libro Mayor y Activos Fijos DacEasy Contabilidad Versión 10 Este capítulo le provee una forma de aplicar lo que ha aprendido en este libro de trabajo. Las aventuras usan los datos ejemplos incluidos con el programa. Si no instala los datos ejemplos, necesitará reinstalar el programa y seleccionar Yes para instalar los datos ejemplos. Esto no afectará ningún dato que haya entrado. Para más información sobre instalar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario. 10-1

AVENTURAS-LIBRO MAYOR Aventura 1: Entrar Una Transacción al Libro Mayor Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario. 1. Asegúrese de que la compañía ejemplo, Furniture Factory, este abierta. Entonces, escoja Transacción/Libro Mayor. Esto desplegará la pantalla de Transacción de Libro Mayor. 2. Entre PB (Préstamo Bancario) en el campo Código Diario. El código de diario asignado a la transacción debe ser muy descriptivo para permitirle identificar que representa la transacción. Use hasta seis caracteres alfanuméricos como el código de diario. Por ejemplo, para entrar un préstamo a un empleado, podría usar el código del PREST para identificar la transacción. 3. Presione Enter en el campo Número. DacEasy asigna el próximo número a la transacción. Cada vez que entre una transacción, DacEasy incrementa el número de la transacción para el código de diario. Por ejemplo, asuma que esta es la primera vez que usa el código PREST. El número de la transacción que asigne DacEasy deberá ser 00001. La próxima vez que use este código, el número avanzará al 00002, y así sucesivamente. 4. Entre EMP-PREST, una descripción de la transacción, en el campo Referencia. Esta entrada es un préstamo, así que entre EMP-PREST en este campo. Esto identifica la transacción en el Diario del Libro Mayor como un préstamo hecho a un empleado. Las referencias son después útiles para identificar por que hizo una entrada. 10-2

CAPÍTULO 10 5. No marque el campo Revertir. DacEasy usa la opción de Revertir para automáticamente crear una entrada de reversión de la transacción entrada. Cuando asiente, DacEasy coloca la entrada de reversa en el Libro Mayor al inicio del próximo período. Use esta opción principalmente para entrar gastos aumentados, tal como la nómina. Nota: Consulte su contador o CPA para una completa explicación de como debe aumentar los gastos en sus negocios. 6. Presione Entre en el campo Fecha. Esta es la fecha de asiento de la transacción. La fecha entrada debe aparecer en la tabla de Períodos. Encontrará esta tabla en la pantalla de Información de la Compañía. Si entra una fecha que no esta en la tabla de Períodos, DacEasy desplega un mensaje de error indicando que entró una fecha inválida. 7. Presione F5 en el campo Cuenta. DacEasy desplega una búsqueda del catálogo de cuentas. Use esta búsqueda para seleccionar la cuenta que quiera usar en la entrada. 8. Escoja la cuenta 11011 de la búsqueda. La cuenta de Caja Chica se desplegará en la pantalla de entrada de transacción. 9. Entre Préstamo Empleado en el campo Descripción. El campo Descripción es similar al campo Referencia. Este debe identificar la transacción. Este campo es opcional y puede estar en blanco. 10.Entre 1000.00 en la columna Abono. El monto entrado en este campo es el monto asentado a la cuenta cuando asiente el Libro Mayor. Mantenga presente las diferentes cuentas que tienen diferentes tipos de balances. Por ejemplo, la cuenta de Caja Chica es una cuenta de activo y lleva Balances débitos. Sin embargo, si acredita esta cuenta, disminuirá su Balance. Si debita la cuenta de Caja Chica, incrementa su Balance. 11.Entre 11061 en el campo Cuenta de la segunda línea de detalle. La cuenta 11061 es la cuenta de Préstamos a Empleados para la Furniture Factory. En este ejemplo, está usando dos cuentas de activos. La cuenta de Caja Chica es la cuenta usada para pagar el préstamo, así que DacEasy la acredita. La cuenta de Préstamo a Empleado actua como una cuenta por cobrar y DacEasy la debita. 12.Entre 1000.00 en el campo Cargo. En este ejemplo, el débito es el monto del préstamo. Note que DacEasy inserta la misma descripción en la segunda línea como en la primera. Si quiere entrar una descripción diferente en la segunda línea, escriba sobre lo que aparece. 10-3

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 13.Verifique que la transacción está cuadrada. Para verificar que la transacción está cuadrada, chequee los montos en la sección Total. Los montos deben ser iguales. 14.Después de verificar que la transacción está cuadrada, presione F10 y DacEasy salva la transacción. Nota: Use los mismos pasos para entrar todas las transacciones normales usando el Libro Mayor. Los únicos cambios que necesita hacer son el código del diario y los números de las cuentas. La secuencia de los pasos son los mismo indiferentemente de lo que use en estos campos. 10-4

CAPÍTULO 10 Aventura 2: Entrar y Generar una Entrada Recurrente Mensual para el Impuesto de la Propiedad Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Transacción/Recurrente Entrada/Libro Mayor. La pantalla de Transacción Recurrente del Libro Mayor se desplegará. 2. Escriba IMP en el campo Grupo. Use un código específico para identificar cada grupo de transacciones. El grupo es el código que usa para generar la entrada recurrente. 3. Escriba 1 en el campo Número. Esto asigna el número 1 a la transacción. 4. Entre EOM en el campo Código de Diario. El código EOM identifica la transacción como una entrada recurrente al final de cada mes. DacEasy usa el código de diario cuando coloca la transacción en el Libro Mayor. 5. Seleccione Fijo en el campo Tipo. Esto le permite especificar el monto que quiere generar. 6. Escoja Fecha en el campo Tipo. Esto le permite generar la transacción hasta un fecha determinada. 10-5

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 7. Entre 12/31/00 como la Fecha de Terminación. Esto le permite generar la entrada hasta 12/31/00. 8. Presione Enter para avanzar el cursor al cuerpo de la transacción. Presione F5 en el campo Cuenta. Esto mueve el cursor al campo Cuenta y desplega una búsqueda del catálogo de cuentas. 9. Escriba 21043 y presione Enter para seleccionar la cuenta de impuesto de la propiedad. Presione Enter para seleccionar esta cuenta y avanzar el cursor al campo Descripción. Esto inserta la cuenta de impuesto a la propiedad en la pantalla. 10.Escriba Pago Impuesto de la Propiedad en el campo Descripción. Esto entra una descripción a la transacción, la cual se desplega en sus reportes. 11.Entre 200.00 en el campo Abono. DacEasy acredita el impuesto a la propiedad por $200.00 cada vez que genere esta transacción. Cuando acredite esta cuenta, incrementa los pasivos, o lo que debe, por el impuesto a la propiedad. 12.Presione F5 en el campo Cuenta y entre 52092. Presione Enter para seleccionar la cuenta de gastos de impuestos a la propiedad. Presione Enter para seleccionar esta cuenta y avanzar el cursor al campo Cargo. Esto desplegará la búsqueda del Catálogo de Cuentas e insertará la cuenta de gastos de impuesto a la propiedad en la pantalla. 13.Entre 200.00 en el campo Cargo. DacEasy incrementa el balance de esta cuanta cada vez que genere esta transacción y asiente el Libro Mayor. 14.Presione F10 y entonces presione Esc. Esto salva la transacción que quiere usar cuando genere la entrada del impuesto a la propiedad cada mes. Un mensaje de confirmación se desplegará. Responda Si para regresar a la pantalla principal. 10-6

CAPÍTULO 10 Generar la transacción del Libro Mayor 15.Seleccione Transacción/Recurrente Generación/Libro Mayor del menú principal. La pantalla de Generar Transacción Recurrente del Libro Mayor se desplegará. 16.Presione Enter en el campo Fecha de Generación. Esto acepta la fecha usada para generar la transacción. Si esta fecha no está correcta, entre la fecha correcta. 17.Escriba TAX en los campo Desde Grupo y Hasta Grupo. DacEasy genera las transacciones que caigan dentro del código TAX y coloca una transacción en el Libro Mayor. 18.No marque el campo Asiento En-Línea y presione F10. Tiene la habilidad de asentar la transacción al momento de generarla. Seleccione Si cuando quiera automáticamente asentar la transacción. DacEasy empieza a generar la transacción cuando presione F10. Cuando el proceso este completo, una pantalla se desplegará para informarle que el proceso esta completo. Presione Enter, entonces Esc para regresar al menú principal. 10-7

AVENTURAS-LIBRO MAYOR Ver una Entrada Recurrente Generada 19.Seleccione Transacción/Libro Mayor del menú principal. La pantalla de Transacción del Libro Mayor se desplegará. 20.Escriba EOM en el campo Código Diario. EOM es el código de diario asignado para la entrada recurrente que creó al inicio de esta aventura. 21.Presione F5 en el campo Número. DacEasy avanza el cursor a la primera entrada usando el código de diario EOM. 22.Presione Enter en la transacción donde está el cursor seleccionando. DacEasy desplega la transacción seleccionada cuando entre al cuerpo de la pantalla. 23.Presione Enter hasta llegar al cuerpo de la transacción. Note que la entrada tiene un crédito al pasivo de impuesto a la propiedad y un débito al gasto de impuesto a la propiedad. Esta es la misma transacción entrada cuando creó la entrada recurrente. Nota: Si ha generado esta entrada y determina que el monto es incorrecto para un período, puede cambiar la entrada en la pantalla de entrada de Transacción del Libro Mayor. Después de hacer los cambios, presione F10 para salvar los cambios. Para esta transacción actualizar el catálogo de cuentas, debe asentar el Libro Mayor. 24.Si ninguna corrección es necesaria, presione F10 para salvar la entrada. 10-8

CAPÍTULO 10 Aventura 3: Configurar un Camión de Entrega como un Activo Fijo Si su negocio tiene activos que usa para el manejo del mismo, puede mantener el seguimiento de los activos con el propósito del impuesto. Al tiempo de impuesto, puede depreciar el gasto del uso del activo como un costo hecho por el negocio. Esta Aventura le muestra como entrar los activos fijos. Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Activos Fijos en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Edición/Activos Fijos. La pantalla de Editar Activos Fijos se desplegará. 2. Entre el código Truck2 para el camión de entrega. Cuando presione Enter, DacEasy actualiza el archivo de Activos Fijos con el nuevo código. Asegúrese de que usa un código que apropiadamente identifique el artículo. 3. Escriba Camión de Entrega 2 en el campo Descripción. Cuando presione Enter, DacEasy asigna esta descripción al código entrado arriba. Puede cambiar la descripción al código entrado anteriormente. 4. Seleccione Abierto en el campo Estado y presione Enter. Esto asigna el estado de Abierto al Activo Fijo, así que DacEasy puede generar la depreciación. 5. Escriba 01/01/2000 en el campo Fecha Servicio. Esta es la fecha en que llevó este Activo para el servicio de la compañía. 6. Entre Almacén como la localización del camión de entrega. Cuando presione Enter, DacEasy asigna esta localización al Activo Fijo. Puede cambiar la localización en cualquier momento. 7. Entre Entrega como el departamento. 10-9

AVENTURAS-LIBRO MAYOR Cuando presione Enter, DacEasy asigna el departamento de Entrega como el principal usuario de este Activo. 8. Entre Automóvil en el campo Clase. Cuando presione Enter, DacEasy asigna el Activo Fijo como parte de la clase de automóvil. 9. Entre JKF129645789653215 como el número serial. DacEasy asigna este número al Activo Fijo. También, puede asignar la identificación del vehículo como el número serial. Haga clic en la ficha Facturación o presione Enter. 10.Escoja Recto como el tipo de depreciación. La depreciación de línea recta es un simple cálculo que sustrae el Valor de Salvamento del Valor Original y divide la diferencia por la Vida Útil del Camión. 11.Entre 60 en el campo Vida Util. Entre la vida expresada en términos de meses. 12.Presione F5 en el campo Valor Original. Seleccione 12011 de la búsqueda y presione Enter para avanzar el cursor. Esto inserta la cuenta 12011, Valor Original Van, dentro del campo Valor Original. 13.Presione F5 en el campo Depreciación Acumulada. Seleccione 12012 de la búsqueda y presione Enter para avanzar el cursor. Esto inserta la cuenta 12012, Deprec. Acumulada Van, dentro del campo Depreciación Acumulada. 14.Presione F5 en la campo Gasto de Depreciación. Seleccione 52031 de la búsqueda y presione Enter para avanzar el cursor. Esto inserta la cuenta 52031, Autos & Camiones, dentro del campo Gasto de Depreciación. Presione Enter o haga clic en la ficha Saldo. 15.Entre 20000.00 en el campo balance Valor Original. DacEasy usa este campo para calcular la generación de la depreciación. 16.Entre 1500.94 en el campo Depreciación Acumulada. Esto le dice al programa la depreciación acumulada para este activo antes de entrarlo dentro de DacEasy. 17.Entre 2000 en el campo Valor de Deshecho. El Valor de Deshecho le dice a DacEasy hasta que monto va a calcular la depreciación. 18.Presione F10 para salvar la transacción. Cuando presione F10, DacEasy actualiza el módulo de Activos Fijos y limpia la pantalla, así que puede agregar o editar otro activo fijo. 10-10

CAPÍTULO 10 Aventura 4: Entrar un Balance Inicial para un Activo Fijo En la Aventura 3, entró un activo fijo. Las Aventuras 4 y 5 muestran cuan fácil es para DacEasy mantener el seguimiento de los Activos para usted. Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Activos Fijos en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Transacción/Libro Mayor. La pantalla de Entrada de Transacción del Libro Mayor se desplegará. 2. Escriba Camión en el campo Código Diario. DacEasy actualiza el módulo del Libro Mayor con el código de diario Camión. 3. Presione Enter en el campo Número. DacEasy asigna el próximo número disponible a la transacción. 4. Presione Enter en el campo Referencia. Presionando Enter, salte este campo opcional. 5. No marque el campo Revertir. Esto mantiene la transacción a ser reversada en el próximo período. 6. Entre 03/01/00 en el campo Fecha. Esta es la fecha de asiento de transacción. 7. Presione F5 en el campo Cuenta. Escriba 12011 y presione Enter. Esto selecciona la cuenta Valor Origina.. 10-11

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 8. Presione Enter para seleccionar esta cuenta y avanzar el cursor al campo Descripción. 9. Entre Configurar Camión en el campo Descripción. Esto entra una descripción para esta transacción que se imprima en sus reportes. 10.Entre 20000.00 en el campo Cargo. Esto debita la cuenta Valor Original cuando asiente. 11.Presione F5 en el campo Cuenta en la segunda línea de detalle. Escriba 12012 y presione Enter. Esto selecciona la cuenta Depreciación Acumulada. 12.Presione Enter para seleccionar esta cuenta y avanzar el cursor al campo Abono. 13.Entre 1500.94 en el campo Abono. Esto disminuye el valor en la contra-cuenta Depreciación Acumulada cuando asiente. 14.Presione F5 en el campo Cuenta en la tercera línea de detalle. Escriba 2201 y presione Enter en la cuenta Notas por Pagar. Esto coloca la cuenta Documentos por Pagar en el campo Cuenta. 15.Entre 18499.06 en el campo Abono. Esto incrementa la cuenta Documentos por Pagar cuando asiente. 16.Presione F10 para salvar la transacción. Presione Esc para regresar a la pantalla principal. Cuando presione F10, DacEasy actualiza los archivo de Transacciones del Libro Mayor con la información no asentada. 10-12

CAPÍTULO 10 Aventura 5: Generar la Depreciación del Camión de Entrega Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Activos Fijos en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Edición/Activos Fijos. La pantalla de Editar Activos Fijos se desplegará. 2. Presione F5 y seleccione Truck2 de la búsqueda. DacEasy desplega la búsqueda y coloca la información correspondiente al Activo Truck2 en pantalla. Note los números en los campos Generaciones Disponibles, Depreciación Acumulada, Valor en Libro y la fecha en el campo Ultima Fecha de Generación. DacEasy calcula los montos en estos campos automáticamente. 3. Presione Esc para regresar al menú principal. Seleccione Transacción/ Recurrente Generación/Activos Fijos. La pantalla de Generación Depreciación Activos Fijos se desplegará. 10-13

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 4. Entre 03/31/00 en el campo Fecha. Esta es la fecha de asiento de la transacción. 5. Presione F5 en el campo Desde para desplegar una lista de los Activos Fijos. La posición del cursor sobre Truck2 y presione Enter para seleccionarlo como el Activo inicial. Esto coloca el código Truck2 en campo Desde. 6. Escriba Truck2 en el campo Hasta y presione Enter. Esto le dice a DacEasy que genere la depreciación sólo para el Activo Truck2. 7. Entre Depr. Marzo en el campo Referencia y presione Enter. Esta referencia aparecerá en el Diario del Libro Mayor. 8. Seleccione No en el campo Reversa y presione Enter. Esto le dice a DacEasy que no reverse la depreciación generada. 9. No escoja el campo Crea Entrada LM y presione Enter. Esto crea una entrada en el Libro Mayor y actualiza el catálogo de cuentas cuando asiente el Libro Mayor. 10.Escoja Detalle como el tipo de transacción. Esto le dice a DacEasy que asiente la información detallada de la generación, junto con los montos en el Diario del Libro Mayor. 11.Presione F10. Esto empieza el proceso de generación. 12.Cuando la generación es terminada, DacEasy desplega un mensaje de confirmación. Presione Enter para continuar. DacEasy regresa a la pantalla principal. 10-14

CAPÍTULO 10 Aventura 6: Imprimir el Diario y Asentar el Libro Mayor Necesita asentar las transacciones del Libro Mayor para afectar sus reportes financieros. DacEasy requiere que imprima el diario del Libro Mayor antes de poder asentar. De esta forma, puede doble-chequear sus transacciones para asegurarse totalmente de su exactitud antes de asentar para anularlas haga entradas de correcciones. Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Diarios/Libro Mayor. El Diario del LM se desplegará. 2. Seleccione Diario y presione Enter dos veces. Esto le dice a DacEasy que quiere imprimir el Diario Libro Mayor. 3. Escriba 03/31/00 en el campo Fecha y presione F10. Escoja Impresora de la pantalla de Disposición del Reporte. Presione otra vez F10. DacEasy imprime el diario para Marzo. El período es desplegado cuando entra la fecha que viene de la pantalla de Información de la Compañía. Regrese a la pantalla principal después de imprimir el diario. Asentar el Libro Mayor 4. Seleccione Asentar/Libro Mayor del menú principal. La pantalla de Asentando Libro Mayor se desplegará. 5. Entre 03/31/00 en el campo Fecha y presione Enter. El período correspondiente se desplega. Esta fecha le dice a DacEasy cual período asentar. 6. No seleccione el campo Purgar transacción después de asentar. Esto le permite mantener una historial de su transacciones. 10-15

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 7. Presione F9 para hacer un respaldo de sus archivos antes de asentar. F9 toma la pantalla de respaldar. Es importante hacer un respaldo de sus archivos de datos antes de asentar. Si descubre un error durante el proceso de asiento, puede usar el respaldo para restaurar los datos, corregir el error y asentar de nuevo. 8. Escoja Respaldar en el campo Operación y Contabilidad en el campo Archivo Fuente. Esto le dice a DacEasy que está haciendo un respaldo de sus archivos de datos contables al disco duro. 9. Presione Enter en los campos Desde y Hasta, y presione F10. El campo Desde es la compañía que diariamente abre en DacEasy. El campo Hasta es el destino del archivo para el respaldo. Cuando presione F10, DacEasy empieza a hacer el respaldo. Cuando el proceso sea terminado, presione F10 para continuar el proceso de asentar. 10.Presione F10. Esto empieza el proceso de asientos. Ver el asiento de los Activos Fijos 11.Seleccione Edición/Activos Fijos del menú principal. La pantalla de Editar Activos Fijos se desplegará. 12.Presione F5 y seleccione Truck2 de la búsqueda. Mire los campos Generación Disponible y Ultima Fecha de Generación. Note que la Generación Disponibles disminuyó por tres y la Ultima Fecha de Generación cambió a 3/31/00. También, los campos Depreciación Acumulada y Valor en Libro cambiaron por el monto de la depreciación generada. Las pantallas de Activos Fijos y el Libro Mayor son actualizada cuando genera la depreciación. Debe asentar el Libro Mayor al finalizar la entrada y actualizar el Catálogo de Cuentas. 10-16

CAPÍTULO 10 Aventura 7: Reversar la Entrada Depreciación Usando la Rutina de Depreciación de los Activos Fijos Si necesita información más detallada, refiérase al capítulo Activos Fijos en la Guía del Usuario. 1. Seleccione Transacción/Recurrente Generación/Activos Fijos. La pantalla de Generación de depreciación Activos Fijos se desplegará. 2. Entre 03/31/00 en el campo Fecha. Esto permite reversar la transacción usando la misma fecha como la de la transacción original. 3. Escriba Truck2 en el campo Desde. Esto le dice a DacEasy que empiece la generación con el código Truck2. 4. Escriba Truck2 en el campo Hasta. Esto le dice a DacEasy que genere una entrada de reversa usando solamente el Activo Camión2. 5. Presione Enter hasta el campo Referencia. Esto salta el campo opcional Referencia. 6. Marque en el campo Revertir. Esto le dice a DacEasy que entre una entrada de reversa para la depreciación. 7. Escoja en el campo Crear Entrada MG. Esto coloca una entrada dentro del Libro Mayor. 10-17

AVENTURAS-LIBRO MAYOR 8. Escoja Detalle en el campo Tipo. Esto coloca el detalle de la información en el Libro Mayor junto con los montos de la transacción. 9. Presione F10. Esto empieza el proceso de reversión. 10. Debe imprimir el Diario del Libro Mayor y asentar Libro Mayor para actualizar el Catálogo de Cuentas. 10-18