MANUAL DE FUNCIONES. DECRETO No 008 Enero 28 de 2005

Transcripción

1 DECRETO No 008 Enero 28 de 2005 Por medio del cual se fijan el Manual de Funciones de la administración municipal de Onzaga de acuerdo al decreto 1569 de 1998 y se distribuye la planta de personal global. EL ALCALDE MUNICIPAL DE ONZAGA, EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES Y EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS EN EL ARTICULO 34 DEL DECRETO 1569 DE 1998, EL ACUERDO 019 DE 2004 Y EL DECRETO 006 DE 2005, CONSIDERANDO A. Qué la alcaldía Municipal de Onzaga elaboró los estudios de que tratan los artículos 41 de la l1y 443 de 1998 y 148 y 115 del decreto 1572 de 1998, modificado por el decreto 2504 de 1999, para efectos de modificar su planta de personal. B. Que mediante acuerdo 019 de 2005, se modifico la planta de personal de la administración Municipal. C. Que mediante decreto 006 de 2005, se fijo la planta de personal de la administración municipal, y se delego en el alcalde municipal para que distribuya las funciones de la planta Global. D. Que el Municipio de Onzaga como ente territorial perteneciente al sistema general de seguridad social, le corresponde aplicar las normas expedidas en desarrollo de la ley 443 de E. Qué la constitución Nacional en él articulo 63 manifiesta que no habrá en Colombia ningún empleo que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento. F. Que en virtud de lo expuesto ONZAGA VALE LA PENA 1

2 DECRETA CAPITULO PRIMERO GENERALIDADES Y CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS ARTICULO 1º: DEL PERSONAL Y SU ORDEN JERARQUICO: La cada dependencia de la administración tiene bajo su responsabilidad el siguiente personal: DESPACHO DEL ALCALDE 1 El alcalde CONCEJO MUNICIPAL 1 Secretario PERSONERIA MUNICIPAL 1 Personero Municipal 1 auxiliar administrativo SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y DE GOBIERNO 1 Secretario de Despacho 1 Inspector de Policía 1 Auxiliar Administrativo TESORERIA Y ALMACEN 1 Tesorero General 2 Auxiliares Administrativos OFICINA ASESORA DE PLANEACION 1 Secretario de Despacho 1 conductor 1 conductor mecánico UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS 1 Jefe de Unidad 1 Auxiliar de servicios Generales ONZAGA VALE LA PENA 2

3 1 Ayudante SECRETARIA LOCAL DE SALUD. 1 Secretario Local de Salud ARTICULO 2. OBJETIVOS. Establecer el Manual especifico de Funciones y requisitos para los diferentes empleos que conforman la planta de personal del municipio de Onzaga, las cuales deberán ser cumplidos por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia y cuyo fin es cumplir los objetivos y deberes inherentes al Estado. ARTICULO 3. DEL CAMPO DE APLICACIÓN. Se entiende por el campo de aplicación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de los distintos cargos que se establecen en el presente acuerdo y regirá para los servidores públicos que desempeñen las diferentes categorías de empleos del Municipio. ARTICULO 4. DE LA NOCION DE EMPLEO. Se entiende por empleo el conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. ARTICULO 5. DE LA NOCIÓN DE GRADO. Se entiende por grado el código que establece la remuneración para cada una de las distintas clases de empleos. ARTICULO 6º. DE LA CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS. Adóptese los siguientes niveles de clasificación de los distintos empleos que conforman la estructura de la Administración del Municipio de Onzaga. 0 Nivel Directivo 1. Nivel Asesor 2. Nivel Ejecutivo 3 Nivel Profesional 4 Nivel Técnico 5 Nivel Administrativo 6 Nivel Operativo ARTICULO 7º. EL NIVEL DIRECTIVO. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general de las unidades ejecutoras, asesoras en la formulación y adopción de políticas a mediano y corto plazo, fijación y ejecución. ARTICULO 8º. EL NIVEL ASESOR. Agrupa los empleos cuya naturaleza es asistir y aconsejar directamente al Alcalde con el objetivo de presentar recomendaciones y ONZAGA VALE LA PENA 3

4 elementos de juicio para la toma de decisiones en la implantación, ejecución y control de programas de beneficio común. ARTICULO 9º. EL NIVEL EJECUTIVO. Corresponden los empleos cuyas funciones implican dirección, coordinación y control de las diferentes dependencias internas y de las unidades administrativas del Gobierno Municipal que encarga de ejecutar y desarrollar sus políticas, planes y programas. ARTICULO 10º. EL NIVEL PROFESIONAL. Comprende los cargos que para su cabal ejercicio en el desempeño de sus funciones, demanda la aplicación de conocimientos propios de una profesión universitaria. ARTICULO 11. NIVEL TECNICO. En este nivel comprenden los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y aplicación de tecnologías. ARTICULO 12º. EL NIVEL ADMINISTRATIVO. Comprende empleos que implican funciones de orden administrativo complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o con su responsabilidad en supervisión de un pequeño grupo de trabajo. ARTICULO 13º. EL NIVEL OPERATIVO. Comprende empleos cuyas funciones se caracterizan por el predominio de actividades manuales o de tareas de simple ejecución. ARTICULO 14º. DE LA NOMENCLATURA Y CLASIFICACIÓN DE EMPLEOS. De acuerdo con el nivel al que pertenecen, responsabilidades especificas y el grado que les corresponde, los Empleos de la administración Municipal de Onzaga se clasifica de la siguiente manera. No. Cargos Descripción Código Grado Despacho del Alcalde 1 Alcalde Secretario de Despacho Secretario Local de Salud Jefe Oficina Asesora Tesorero General Planta Global 1 Jefe de Unidad Inspector de Policía Auxiliar administrativo Conductor Mecánico Conductor ONZAGA VALE LA PENA 4

5 1 Auxiliar servicios Generales Ayudante TOTAL CAPITULO SEGUNDO DE LAS FUNCIONES TITULO PRIMERO DEL DESPACHO DEL ALCALDE ARTICULO 15º.- De la identificación y los requisitos para ser Alcalde Municipal Ser ciudadano colombiano en ejercicio y haber nacido o ser residente en el respectivo municipio durante un (1) año, anterior a la fecha de la inscripción o durante un período mínimo de tres (3) años consecutivos en cualquier época. (Artículo 86 Ley 136 de 1994). IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : ALCALDE MUNICIPAL Código : 005 Grado : 01 Numero de empleos : 1 ARTICULO 16º.- De las funciones del Alcalde A. CONSTITUCIONALES De conformidad con el artículo 315 de la Constitución de 1991, son atribuciones del Alcalde Municipal: Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los decretos del Gobierno, las ordenanzas y los acuerdos del Concejo. Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes que reciba el Presidente de la República y del respectivo gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del municipio. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo comandante. Dirigir la acción administrativa del municipio: asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y ONZAGA VALE LA PENA 5

6 extrajudicialmente, y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos. Presentar oportunamente al Concejo los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de Desarrolla Económico y Social, Obras Públicas, presupuesto anual de rentas y gastos y los demás que estime convenientes para la buena marcha del municipio. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que sólo se ocupará de las temas y materias para los cuales fue citado. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto. Las demás que la Constitución y la Ley señalen. Además de las anteriores atribuciones constitucionales, el Alcalde Municipal tiene las siguientes de carácter legal, según el Artículo 91 de la Ley 136 de 1994: B. CON RELACION CON EL CONCEJO: Reglamentar los acuerdos municipales. Enviar al gobernador, dentro de los Cinco (5) días siguientes a su sanción o expedición de los acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y los demás de carácter particular que el gobernador le solicite. ONZAGA VALE LA PENA 6

7 C. CON RELACION CON EL ORDEN PUBLICO Dictar para el mantenimiento del orden público o su restablecimiento de conformidad con la Ley, si fuera del caso, medidas tales como: Restringir y vigilar la circulación de las personas por vías y lugares públicos. Decretar el toque de queda. Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes. Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Constitución y la Ley. Dictar dentro del área de su competencia, los reglamentos de policía local necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al Artículo 9º del Decreto de 1970 y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen. La infracción a las medidas previstas en los literales a, b y c, se sancionarán por el Alcalde con multas hasta de dos salarios legales mínimos mensuales. El Alcalde estarán obligados a informar a la oficina de Orden Público y Convivencia Ciudadana del Ministerio de Gobierno, los hechos o circunstancias que amenacen con alterar o subvertir el orden público o la paz de la comunidad, con la especificidad de las medidas que se han tomado para mantenerlo o restablecerlo. D. CON RELACION CON LA NACION, EL DEPARTAMENTO Y LAS AUTORIDADES JURISDICCIONALES: Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados nacionales que ejerzan sus funciones en el municipio, cuando no haya disposición que determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegación. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el municipio entidades nacionales o departamentales ONZAGA VALE LA PENA 7

8 e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y programas de desarrollo municipal. Visitar periódicamente las dependencias administrativas y las obras públicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdicción. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando éstas requieran de su apoyo e intervención. E. CON RELACION CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios municipales de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables. Ejercer jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del municipio. Esta función puede ser delegada en las tesorerías municipales y se ejercerá conforme a lo establecido en la legislación Contencioso-Administrativa y de Procedimiento Civil. Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales municipales y dictar los actos necesarios para su administración. Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las Juntas Administradoras Locales. Imponer multas hasta por diez (10) salarios mínimos diarios, según la gravedad, a quienes le desobedezcan, o le falten al respeto, previo procedimiento sumario administrativo donde se observe el debido proceso y el derecho de defensa, de conformidad con los acuerdos correspondientes. La oportunidad para el pago y la conversión de las sumas en arresto se gobiernan por lo prescrito en la Ley. Ejercer el poder disciplinario respecto de los empleados oficiales bajo su dependencia. ONZAGA VALE LA PENA 8

9 Señalar el día o los días en que deba tener lugar el mercado público. Conceder licencias y aceptar renuncias de funcionarios y miembros de las juntas, concejos y demás organismos cuyos nombramientos correspondan al Concejo, cuando éste no se encuentre reunido, y nombrar interinamente a quien deba reemplazarlos, excepto en los casos en que esta ley disponga otra cosa. Coordinar las actividades y servicios de los establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales, sociedades de economía mixta, fondos rotatorios y unidades administrativas especiales del municipio. Distribuir los negocios, según su naturaleza, entre las secretarías, departamentos administrativos y establecimientos públicos. Conceder permisos a los empleados públicos municipales de carrera administrativa para aceptar con carácter temporal cargos de la Nación o del Departamento. Adelantar acciones encaminadas a promover el mejoramiento económico de los habitantes del municipio. Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la promoción de la solidaridad y convivencia entre los habitantes del municipio, diseñando mecanismos que permitan la participación de la comunidad en la planeación del desarrollo, la concertación y la toma de decisiones municipales. Velar por el desarrollo sostenible en concurrencia con las entidades que determine la ley. Ejecutar acciones tendientes a la protección de las personas, niños e indigentes y su integración a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria. F. CON RELACION A LA CIUDADANIA Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: En los municipios de 3ª, 4ª,5ª y 6ª categoría, a través de bandos y medios de medios de comunicación local de que dispongan. En los municipios de la categoría 1ª, 2ª y Especial, a través de las oficinas de prensa de la Alcaldía. Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a los organizadores sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración. ONZAGA VALE LA PENA 9

10 Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias. Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal. TITULO SEGUNDO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL ARTICULO 17º.- De la identificación y los requisitos para ser Personero Municipal. Requisitos: Son requisitos mínimos los consagrados en la ley 136/94, articulo 173. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : PERSONERO MUNICIPAL Código : 015 Grado : 01 Numero de empleos : 1 ARTICULO 18º.- De las funciones del Personero Municipal A. GENERALES Instruir debidamente a toda persona que, por manifestación propia, desee o deba formular alguna petición. Escribir la petición de que se trate si la persona no pudiere hacerlo por si mismo y ello fuere necesario, comprobando en éste caso que se cumplan las formalidades previstas en el Código. Recibir y hacer tramitar las peticiones o recursos que las autoridades, por cualquier motivo no haya querido recibir. Aplicar medidas disciplinarias o solicitar su aplicación al que se a competente, a los funcionarios que, sin causa justificada dificulten o hagan ineficaz el ejercicio del derecho de petición o incurrir en las conductas previstas en el Artículo 76 del mismo código Contencioso Administrativo. Vigilar en forma constante y directa los sistemas para el cobro de las tarifas de los servicios públicos, y asegurar que los reclamos y recursos se tramiten de forma rápida y legal. ONZAGA VALE LA PENA 10

11 B. FUNCIONES ESPECIFICAS: Velar por el cumplimiento de la Constitución, leyes, Ordenanzas, Acuerdos y Ordenes superiores en el Municipio. Promover la ejecución de las Leyes y disposiciones administrativas que se refieren a la organización y actividad del municipio. Recibir las quejas y reclamos que toda persona le haga llegar referentes al funcionamiento de la administración, al cumplimiento de los cometidos que le señalen las leyes y los relativos a la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Vigilar la conducta oficial de los empleados y trabajadores municipales y velar porque desempeñen cumplidamente sus deberes y se les exija responsabilidad por las faltas que cometan. Intervenir en los procesos de policía para seguir las contravenciones, coadyuvar al mantenimiento del orden Público y colaborar en la defensa de quienes carecen de recursos económicos para ello. Adelantar investigaciones sobre los hechos que a su juicio impliquen situaciones irregulares y formular las recomendaciones, quejas o acusaciones a que hubiere lugar. Demandar de las autoridades competentes las medidas de policía necesarias para impedir la perturbación y ocupación de los bienes fiscales y de uso público. Promover ante cualquier autoridad o empleado todo lo que estime conveniente a la mejora y prosperidad del Municipio. Recurrir a las autoridades locales a que tomen las medidas convenientes para impedir la propagación de las epidemias y en general los males que amenacen la población. Velar por la conservación de los bienes municipales y la puntual y exacta recaudación e inversión de sus rentas. ONZAGA VALE LA PENA 11

12 Concurrir a las sesiones del Concejo Municipal cuando se le invite conveniente. o lo crea Ejercer las demás funcionase que le asignen la Ley y el Concejo Municipal en desarrollo de las normas consignadas en este artículo. Vigilar la eficacia y continuidad de los servicios públicos, su equitativa y continuidad de los servicios públicos, su equitativa distribución social y racionalización económica de sus tarifas, y presentar a los organismos de Planeación las recomendaciones que estime conveniente. Supervisar organismos locales destinados a la programación y ejecución de planes y programas de vivienda popular, con el fin de asegurar su justa y adecuada distribución entre las familias de menores recursos económicos de la localidad. Impulsar la organización municipal. Popular y gremial para la congestión del desarrollo Presentar a consideración del Concejo, los proyectos de acuerdo que estime conveniente para garantizar el adecuado cumplimiento del derecho de petición e información. Coordinar el control y vigilancia sobre el correcto funcionamiento de las diversas entidades del Gobierno nacional y departamental que operen en el Municipio. Velar por el correcto funcionamiento y la pulcritud de la participación ciudadana en los procesos de Consulta Popular que prevé la Constitución. El Personero podrá, cuando las circunstancias lo ameriten, adelantar las investigaciones disciplinarias del caso, observando lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 49 de 1.987, conforme a lo establecido en la Ley 13 de y su Decreto Reglamentario 482 de 1.985, y como consecuencia de esas investigaciones solicitar contra los empleados oficiales, excepto el Alcalde, sanciones de amonestación, multa, suspensión y destitución al funcionario u organismo competente para tal efecto. TITULO TERCERO DEL CONCEJO MUNICIPAL ARTICULO 19º.- De la identificación y los requisitos para ser Secretario del Concejo Municipal ONZAGA VALE LA PENA 12

13 Titulo de bachiller o Acreditar experiencia mínimo de Dos años. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : Secretario Concejo Municipal Código : 540 Grado : 01 Numero de empleos : 1 ARTICULO 20º.- De las funciones del Secretario Concejo Municipal. A. FUNCIONES BASICAS Dar fe de los Actos propios del Concejo Municipal B. FUNCIONES ESPECIFICAS Asistir a todas la sesiones Firmar junto con el Presidente los documentos que le sean ordenados por la constitución y la Ley Dar lectura en voz alta de las Actas, Proyectos de acuerdo y demás documentos que deban ser leídos en las sesiones. Publicar el resultado de las votaciones. Revisar y firmar las Actas después que las haya firmado el presidente. Firmar los Acuerdos y las resoluciones cuando hayan sido adoptadas definitivamente. Redactar los oficios que el Presidente deba firmar. Dar cuenta al presidente de documentos que hayan llegado a Secretaria. Registrar en los libros correspondientes los Proyectos de Acuerdo para primer debate en orden cronológico. Acusar recibo de todo documento que haya llegado a Secretaria. ONZAGA VALE LA PENA 13

14 Llevar un registro de entrada y devolución de todos los documentos que pasan a estudio de las comisiones. Entregar por riguroso inventario el sucesor, todos los documentos pertenecientes a la Oficina a su cargo. y enseres Velar por el mantenimiento del salón de sesiones. Llevar registro de préstamo del salón de sesiones, previa autorización del presidente. Durante el desarrollo de las Sesiones deberá permanecer en su puesto y no podrá establecer diálogo con los concejales ni insinuarles proposiciones. Faltar a lo anterior será causal de llamada de atención por parte de la Mesa Directiva. Si por cualquier circunstancia al Secretario de la Corporación hallándose presente, se negare a desempeñar sus funciones en una sesión, será causal de mala conducta y podrá ser motivo de una nueva elección. Velar por el funcionamiento del despacho a su cargo. Ser responsable por la omisiones y descuidos de los empleados de la secretaria, quienes le están subordinados. Servir de enlace entre el concejo y los organismos técnicos de la Administración. Dar fe de los Actos Públicos y Administrativos del Consejo. Las demás que le asigne la Ley. TITULO CUARTO DE LA TESORERIA MUNICIPAL ARTICULO 21º.- De la identificación y los requisitos para ser tesorero Municipal. REQUISITOS : Titulo de Bachiller y cuatro años de experiencia en la Administración pública en cargos afines o profesional en administración pública o contaduría Pública. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : TESORERO MUNICIPAL ONZAGA VALE LA PENA 14

15 Código : 201 Grado : 01 Numero de empleos : 1 ARTICULO 22º.- De las funciones del Tesorero. A. COMO TESORERO MUNICIPAL Formular y dirigir, de acuerdo con el Alcalde, la política financiera del municipio y Coordinar la ejecución de la misma. Dirigir el recaudo ya administración de los impuestos, rentas, tasas, contribuciones y participaciones, servicios y multas Municipales, de acuerdo con las normas legales vigentes sobre la materia. Determinar, gestionar y obtener en coordinación con la Secretaria de Planeación Municipal, los recursos del crédito interno y externo de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Dirigir la elaboración y representación a consideración del Concejo, el proyecto de presupuesto, en coordinación con la Secretaria de Planeación Municipal, de conformidad con las disposiciones vigentes. Propender por el mejoramiento y fortalecimiento rentístico del municipio Llevar la Contabilidad General del municipio, elaborando los Balances Generales, el Balance de Tesoro y el balance de Hacienda. Dirigir la explotación de los arbitrios rentísticos del Municipio. Disponer las operaciones bancarias de acuerdo con las directrices vigentes y en armonía con la política definida por el Alcalde. Presentar a consideración del Alcalde y del Consejo de Gobierno los proyectos relacionados con el Programa anual mensualizado de caja, gastos, obligaciones, traslados, créditos y contracréditos presupuestales. Dirigir y controlar la aplicación de normas y evaluar los procedimientos de orden contable, presupuestal, de tesorería y en general de tipo financiero adoptados por el Municipio. ONZAGA VALE LA PENA 15

16 Asesorar al Honorable Concejo Municipal en os proyectos de Acuerdo, que impliquen erogaciones y compromisos del tesoro público. Rendir los informes al Ministerio de Hacienda sobre el valor total de los recaudos por concepto de impuestos predial, debido cobrar, sobrepasas e intereses. Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento del debido recaudo, custodia y registro de los impuestos, tasas, contribuciones y participaciones a favor del Municipio. Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas del Municipio en materia de tributación y de orden presupuestal y fiscal. Coordinar la elaboración de las conciliaciones bancarias mensuales Girar cheques del Municipio a favor de terceros, fondos especiales y pagar la nómina de la Administración Municipal, pensionados y en general todas las cuentas a cargo del Municipio. Ordenar y supervisar los ingresos y egresos de los diferentes fondos comunes o especiales manejados por la tesorería. Presentar al señor Alcalde los proyectos de Decretos y Acuerdos que estime convenientes en el área de su competencia. Coordinar y ordenar la elaboración de informes que debe presentar la Tesoerería Municipal al Alcalde al Concejo Municipal y ministerio de Hacienda. Participar en las reuniones del Consejo de Gobierno con voz y voto Participar en las Juntas y/o comités de los cuales forma parte o haya sido delegado. Estudiar los acuerdos que apruebe el Honorable Concejo Municipal, que sean de su competencia y pasarlos al Despacho del Alcalde, con el proyecto de objeciones si a ello hubiere lugar. Verificar todos los movimientos y transacciones contables. Expedir las certificaciones de ingresos de que trata el ordenamiento tributario. Coordinar con las entidades bancarias lo relacionado con el recaudo de impuestos Municipales, con aprobación del Alcalde. ONZAGA VALE LA PENA 16

17 Rendir cuentas a la Contraloría Departamental o nacional según el caso, en los términos de la Constitución Política, la ley o reglamentos fiscales vigentes. Proyectar y ejecutar políticas de recaudo de tributos municipales. Coordinar los procesos de sistematización de la información de la para todos los efectos administrativos y/o fiscales. Controlar la oportuna y ordenada expedición de recibos oficiales, paz y salvos Municipales. Supervisar que los archivos de la tesorería sean llevados en forma adecuada y permita su consulta fácil e inmediata, controlando su seguridad y conservación. Responder por la custodia de los títulos valores, especies venales y demás valores que reposan en la secretaria a su cargo. Efectuar las transferencias que corresponden a entidades oficiales o privadas conforme a normas vigentes. Abrir previo visto bueno del Alcalde, las cuentas bancarias, ahorro e inversiones y los fondos especiales de transferencia, convenios y manejar los mismos de conformidad con las disposiciones vigentes. Coordinar y exigir el cumplimiento de labores administrativas y fiscales a cargo de las dependencias subordinadas a la tesorería Municipal. Las demás funciones que le asignen las normas vigentes y el superior inmediato. Coordinar la elaboración y presentación al concejo municipal el marco fiscal de mediano y corto plazo. B. COMO JEFE DE PRESUPUESTO Preparar el proyecto de presupuesto de Rentas y gastos de funcionamiento con el de inversiones que proyecte la Secretaría de Planeación Municipal, de conformidad con la Ley 38 de 1.989,ley 179 de 1.994, Decretos reglamentarios y norma vigentes sobre la materia. ONZAGA VALE LA PENA 17

18 Ejercer control sobre ejecución del presupuesto público Municipal y programa de inversiones. Impartir en coordinación con Planeación Municipal, las instrucciones y procedimientos necesarios a las dependencias Municipales, para la elaboración y programación de los anteproyectos de presupuesto. Someter a consideración del Consejo de Gobierno, los proyectos de crédito adicionales, traslados, adiciones, programa anual mensualizado de caja, gastos y obligaciones para su ulterior autorización y aprobación. Emitir conceptos y certificaciones sobre la viabilidad de todo gasto o aumento de apropiaciones y efectuar los registros de reserva sobre tales certificaciones Dirigir y controlar el movimiento de las apropiaciones y en general de todos los gastos relacionados con la ejecución presupuestal Presentar al consejo de Gobierno los informes y evaluaciones del sistema presupuestal. Preparar, el proyecto de presupuesto de rentas y gastos de funcionamiento con el de inversiones que elabora la Oficina Asesora de Planeación Municipal. Exigir los documentos requeridos para el soporte y legalización de las ordenes de pago definitivos. Mantener actualizado los registros diarios del presupuesto en los libros oficiales. Vigilar y controlar el movimiento de las apropiaciones y en general de todos los gastos relacionados con la ejecución presupuestal. Presentar informes periódicos al señor Alcalde sobre l ejecución presupuestal Preparar todo lo relacionado con reservas de apropiación presupuestal, conforme a los compromisos contraídos legalmente. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato, relacionadas con la naturaleza del cargo. C. COMO JEFE DE CONTABILIDAD Llevar el registro y control de las operaciones financieras del Municipio. ONZAGA VALE LA PENA 18

19 Registrar y controlar las operaciones financieras, elaborando balances y demás informes con la oportunidad requerida. Rendir informes conforme a los reglamentos al Concejo municipal y la contraloría departamental. Ejercer control administrativo y contable del presupuesto y registrar y controlar la deuda pública del Municipio. Manejar y controlar las cuentas bancarias del Municipio. Revisar las consignaciones Bancarias Revisar las conciliaciones Bancarias Preparar los boletines e informes de contraloría. Revisar y firmar el Balance del Municipio. Efectuar oportunamente los pagos ordenados por el alcalde con el lleno de los requisitos establecidos. Enviar los giros oportunamente a las entidades beneficiarias de transferencias y aportes. Custodiar los títulos valores y demás documento de patrimonio. Llevar y mantener actualizados los registros de las diferentes operaciones de tesorería. Reconocer las prestaciones económicas a que tienen derecho los Funcionarios al servicio del municipio. Verificar diariamente los saldos de caja. Verificar diariamente que todos los soportes contables queden debidamente registrados. Realizar periódicamente arqueos de caja. Comparar diariamente los datos de los sistemas de impuestos con los datos de contabilidad. ONZAGA VALE LA PENA 19

20 Verificar y firmar el comprobante diario de contabilidad. D. COMO ALMACENISTA Registrar y controlar los contratos e inventarios de muebles de propiedad del Municipio. Verificar que se registre diariamente las entradas y salidas de Almacén. Llevar un estricto control de los títulos de propiedad de bienes inmuebles. Depreciar y ajustar por inflación los bienes inventariados de acuerdo a las normas para tal efecto. Velar por el suministro oportuno de los equipos, elementos e implementos requeridos para el normal funcionamiento del Despacho. ARTICULO 22º.- De la identificación y los requisitos para ser auxiliar contable REQUISITOS: Bachiller auxiliar contable, o bachiller con CAP del sena y 3 años de experiencia, o técnico en Contaduría Pública. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código : 550 Grado : 01 Numero de empleos : 2 A. AUXILIAR CONTABLE: ARTICULO 23º.- De las funciones del Auxiliar Contable Realizar y revisar el correcto diligenciamiento e imputación contable de los documentos que soportan las operaciones fiscales y de ejecución presupuestal. Suministrar a las entidades competentes la información necesaria, sobre el comportamiento de las cuentas Municipales reflejadas en los estados financieros. Determinar los estados financieros que se deben elaborar. ONZAGA VALE LA PENA 20

21 Elaborar y presentar datos estadísticos, relacionados con el comportamiento de las finanzas Municipales. Determinar, analizar y conceptualizar sobre aspectos relacionados en la aplicación tributaria de las retenciones en la fuente y de timbre. a que sea sometido el Gobierno municipal como agente retenedor. Establecer el estado de la deuda pública municipal y el control de los pagos de la misma. Realizar los asientos contables pertinentes y llevar actualizados los libros de ingresos, egresos, bancos, auxiliares, mayor y de balances de la Dependencia de acuerdo con las normas legales vigentes. Archivar y mantener actualizado los documentos y correspondencia relacionada con la dependencia. Atender y efectuar llamadas telefónicas funcionamiento de dicha dependencia. que sean necesarias para el Citar a los funcionarios, empleados y particulares, cuya comparecencia precise el jefe de la dependencia. Atender al personal interno o externo y suministrar información autorizada relacionada con la dependencia. Diseñar y llevar a la practica un sistema de recepción, clasificación y distribución de la correspondencia recibida. Tomar nota y transcribir a máquina o sistemas, los dictados, mensajes, cartas, oficios, memorandos e informes, como también lo tratado en reuniones o exposiciones. Redactar oficios y correspondencia de acuerdo con las indicaciones de su jefe. Responder por los documentos y elementos a su cargo, en especial de los Actos Administrativos que emita la Alcaldía y su control. Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina y por la presentación de la misma. ONZAGA VALE LA PENA 21

22 Orientar a los usuarios y suministrarles información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites y procedimientos establecidos. Recibir y registrar los valores que cancelen las personas naturales y jurídicas por concepto de imputes, tasas, contribuciones, multas y otros. Expedir recibos oficiales de caja y cuidar de estos valores. Recibir sumas provenientes del pago de impuestos, gravámenes, depósitos y demás conceptos de recaudo que efectúe el contribuyente. Elaborar notificaciones y requerimientos a los deudores morosos. Custodiar y vender las especies venales. Colaborar con el superior inmediato, para el buen desempeño del Departamento de Impuestos. Realizar el arqueo diario de caja, elaborar el boletín de fondos y relación de valores recibidos. Clasificar los dineros a favor de cada cuenta para que se efectué la consignación respectiva. Llenar los recibos de consignación, conforme a la clasificación de las cuentas. Diligenciar constancias de pago a los contribuyentes a solicitud, de estos, por pérdida o extravío de recibos cancelados. Atender con amabilidad, cortesía y eficiencia las solicitudes de información de los contribuyentes sobre la determinación de sus impuestos y el saldo de los mismos. Registrar, archivar y controlar el Kardex, los datos correspondientes a los contribuyentes del físico Municipal. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato, relacionadas con la naturaleza del cargo. B. AUXILIAR DE ALMACEN Y ARCHIVO ARTICULO 24º.- De las funciones del Auxiliar de almacén y archivo A. COMO AUXILIAR DE ALMACEN ONZAGA VALE LA PENA 22

23 Coordinar y controlar la adquisición, almacenamiento y suministro de los elementos que la administración municipal requiera para el desarrollo y desempeño de sus actividades. Realizar el conjunto de actividades necesarias para la recepción, ingreso, clasificación, ubicación, conservación, entrega de los elementos y registros necesarios para llevar un adecuado control de los bienes del municipio. Programar la recepción de elementos de acuerdo con el plan de compras. Garantizar los registros contables, fiscales y administrativos de los materiales. Controlar los ingresos y egresos de los elementos. Rendir periódicamente los informes a la Contraloría. Recibir los elementos constatando cantidad, calidad y estado de conservación de acuerdo con la orden de compra y la factura. Mantener actualizado el kardex del Almacén. Suministrar los elementos solicitados por las dependencias. Elaborar anualmente el inventario de bienes a cargo de las dependencias y mantenerlo actualizado. Controlar los bienes inservibles para solicitar se legalizan la recepción de los bienes en los documentos soporte (comprobantes de entrada), orden de alta, tarjeta de kardex, estado de sistema, etc. Realizar los procedimientos mediante los cuales se legalizan la recepción de los bienes en los bienes en los documentos soporte (comprobantes de entrada), orden de alta, tarjeta de kardex, estado de sistema, etc. Realizar los procedimientos mediante los cuales se incorpora contable y físicamente los elementos adquiridos por el municipio. Perfeccionar el ingreso de los elementos al Almacén mediante el recibo de los mismos y la firma de la factura. Verificar los casos en que se presentan sobrantes de inventario. ONZAGA VALE LA PENA 23

24 Verificar los procedimientos mediante los cuales se legaliza la salida de los elementos del Almacén, previo cumplimiento de las disposiciones administrativas y fiscales. Cuando se presenten salidas de elementos por suministro de ellos a las diferentes dependencias municipales, deberá diligenciar la orden de baja o comprobante de egreso correspondiente, hacer firmar al destinatario responsable, anotando el numero de documento de identidad. Efectuar los procedimientos mediante los cuales de descargan de los inventarios del Almacén los elementos cuya perdida haya sido causado por hurto. Verificar los procedimientos mediante los cuales se descargan de los inventarios los elementos que se extravíen de las manos de los funcionarios a los cuales se les han entregado para el desarrollo de las funciones. Verificar los procedimientos mediante los cuales se descargan de los inventarios los elementos que presenten merma, rotura, desuso, vencimiento o se consideren inservibles o se extravíen por caso fortuito o fuerza mayor. Una vez diligenciados los comprobantes de alta y baja en el periodo correspondiente, elaborar la cuenta que estará conformada por : la relación de altas, la relación de bajas y el cuadro de movimientos de inventarios. Elaborar la cuenta mensual y remitírsela oportunamente al Tesorero. Elaborar el inventario de bienes muebles e inmuebles del municipio, registrado en forma ordenada y detallada los elementos que tiene el municipio, con la anotación de las especificaciones de identidad, clase y uso, cantidad, valor y estado de conservación o funcionamiento ; clasificándolo de acuerdo con su naturaleza, uso o destino. Iniciar y mantener actualizado un kardex de los bienes que posee el municipio clasificando los elementos en tres grupos así : elementos de consumo, elementos devolutivos en servicio, inmuebles. Para cada elemento elaborara una tarjeta en donde se condense la información referente a las características del elemento, código, localización, valor, movimientos de ingreso, egreso, saldo, etc. Realizar los registros en las tarjetas de kardex. ONZAGA VALE LA PENA 24

25 Verificar las compras atendiendo a la disponibilidad presupuestal y observando las ordenes del Tesorero Municipal. Presentar informes sobre las actividades del Almacén cuando lo requiera el Tesorero Municipal o el señor Alcalde. Revisar las cotizaciones recibidas, teniendo en cuenta las ordenes de pedido. Velar por la seguridad e integridad de los elementos a su cargo y responder por el mandamiento, seguridad e integridad de los que se encuentren en deposito. Tener actualizado el libro de control de garantías de los equipos y maquinas compradas por el municipio que han sido otorgadas por los proveedores. Realizar las compras de los suministros necesarios para ejecutar las obras adelantadas por el municipio. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato dentro de su competencia. Aplicar debidamente los métodos de registro y control de los elementos devolutivos y de consumo. Suministrar los bienes muebles, equipos y papelería que requieran las diferentes dependencias para su normal funcionamiento. Organizar y entender los servicios de correspondencia y archivo que requiera la Tesorería Municipal. Liquidar las obligaciones, teniendo en cuenta las deducciones y descuentos legales Elaborar el informe diario de recaudos Responder por los sistemas de liquidación ante su superior inmediato. Requerir a los contribuyentes cuando sea necesario con el fin de que estos aclaren cuestiones relativas a los impuestos. Elaborar los recibos oficiales y los informes de control. Expedir y liquidar impuesto predial por computadora e informe diario por el mismo. Despachar la correspondencia. ONZAGA VALE LA PENA 25

26 Llevar el control del uso de los bienes materiales y equipo, verificando que se mantenga la cantidad y calidad adecuada a las necesidades del municipio. Tener un control estricto de las entradas y salidas de los bienes y materiales del almacén. Asignar responsabilidades al personal encargado del uso de bienes para garantizar su cuidado y correcta utilización. Para ello debe llevar un registro individual de cada bien. Vigilar que los bienes de consumo existan en cantidad suficiente y se adquieran los faltantes. Verificar que las existencias físicas correspondan a los registrados en contabilidad. B. COMO RESPONSABLE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Recibir la correspondencia Clasificar, y codificar la correspondencia Registrar la correspondencia, según las dependencias para la cual va dirigida. Verificar y hacer seguimiento a la correspondencia, para que esta sea respondida por el funcionario competente. Organizar el archivo del Municipio. Recibir de parte de los funcionarios el archivo para conservación. Colocar a disposición del comité de archivo las clasificaciones del archivo según su categoría. Mantener en óptimo estado el archivo histórico y de consulta. Gestionar y almacenar el archivo en medios magnéticos cuando sea del caso. Dar tramite al despacho de correspondencia. ONZAGA VALE LA PENA 26

27 TITULO QUINTO DE LA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y DE GOBIERNO ARTICULO 25º.- De la identificación y los requisitos para ser secretario de desarrollo social y de gobierno. Titulo de Bachiller y cuatro años de experiencia en la Administración pública, o Título de bachiller y dos años de experiencia específica relacionada con el cargo. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Denominación del empleo : Secretario De Desarrollo Social Y De Gobierno. Código : 020 Grado : 02 Numero de empleos : 1 ARTICULO 26º.- De las funciones del secretario de desarrollo social y de gobierno. A. GENERALES Refrendar ordenes de pago definitivas y certificados de disponibilidad presupuestal Manejar las relaciones publicas de la Alcaldía. Asistir a las reuniones del Consejo de Gobierno, a las de Comités, Consejos de desarrollo, planeación, comisiones y a los que le autorice el Alcalde, o sean de su competencia conforme a sus funciones. Manejar las relaciones del despacho del señor Alcalde con la Comunidad. Elaborar informes y toda clase de documentos, para el Alcalde. Preparar los proyectos de actos administrativos del despacho del Alcalde. Revisar y firmar los Actos Administrativos ordenados por el Alcalde y las Actas de Posesión. ONZAGA VALE LA PENA 27

28 Coordinar el desarrollo organizacional y de gestión Administrativa en el Municipio, de acuerdo con las políticas, planes y programas de desarrollo institucional. Formular, ejecutar, controlar y evaluar las políticas generales sobre administración de personal del municipio. Coordinar y administrar los sistemas de clasificación, nomenclatura y remuneración de empleos. Coordinar todas las actividades y funciones relacionadas con la función pública. Coordinar las Audiencias del Alcalde. Seleccionar y tramitar correspondencia, responderla y archivarla de acuerdo con las instrucciones del Alcalde. Colaborar permanentemente en la realización de trabajos del Alcalde. Solicitar a los funcionarios del Municipio los informes y asuntos que deban rendir al Alcalde. Velar por el respecto de los derechos civiles, garantías sociales y salvaguarda de la vida, honra y bienes de los ciudadanos. Elaborar las disposiciones que se requieran para la aplicación y cumplimiento de las normas de policía vigentes. Conocer y fallar a través de las inspecciones de policía, las contravenciones que por ley sean de su competencia. Realizar las acciones tendientes a propiciar la participación de la comunidad. Ayudar a través de programas de asesoría y/o capacitación las acciones de las juntas de acción comunal y de los grupos cooperativos en pro del desarrollo Municipal. Velar porque las inspecciones de policía Municipal y Departamental cumplan con sus funciones. Recibir denuncias y remitirlas a los funcionarios competentes. ONZAGA VALE LA PENA 28

29 Coordinar las actividades carcelarias del municipio con la dirección Nacional de Prisiones. Elaborar estudios que permitan evaluar y clasificar las empresas de transporte público de pasajeros y mixto, conforme a los criterios establecidos por el INTRA y recomendar el otorgamiento, negación, modificación, revocación o cancelación de las licencias de funcionamiento, así como conocer los cambios de razón social. Organizar, dirigir y controlar la circulación y el tránsito de vehículos y peatones en el Municipio. Sancionar a quienes infrinjan las normas del Estatuto Nacional Terrestre automotor y las que fije el Municipio. Velar por el cumplimiento de las normas existentes sobre reglamentación de rifas, juegos y espectáculos del Municipio. Coordinar con las autoridades policívas, visitas a los establecimientos y personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades de juegos, rifas o espectáculos. Controlar las actividades privadas y defender el espacio público expidiendo permisos e imponiendo sanciones. B. COMO JEFE DE PERSONAL. Preparar y supervisar el proceso de elaboración de nómina y liquidación de prestaciones sociales, de los servidores públicos del municipio. Promover el desarrollo Organizacional y de gestión Administrativa en el Municipio, de acuerdo con las políticas, planes y programas de desarrollo institucional y necesidades de las diferentes dependencias. Formular, ejecutar, controlar y evaluar las políticas de administración de personal, en lo relativo a vinculación, desarrollo, remuneración, gestión administrativa. Coordinar todos los actos Administrativos referentes a la Administración de personal y los Actos Administrativos de la Administración Municipal. Fomentar y coordinar los Servicios y programas de bienestar social y capacitación de los funcionarios de la Administración. ONZAGA VALE LA PENA 29

30 Exigir la presentación del formato único de hoja de vida a los empleados públicos, trabajadores oficiales y contratistas de prestación de servicios que se encuentren vinculados con la institución o que se vinculen posteriormente, en el momento previo de la posesión o celebración del contrato. Verificar que el formato único de hoja de vida haya sido diligenciado completamente y de manera clara, que los datos consignados en el mismo sobre estudios y experiencia estén debidamente soportados con los respectivos documentos y refrendarlo con su firma. Mantener actualizado el registro de las hojas de vida con las anotaciones sucesivas que se produzcan hasta el momento del retiro o de la terminación del contrato. Entregar el formato único de hoja de vida a quienes lo requieran para su vinculación, contratación o actualización. Suministrar información que se requiera para cumplir con su objetivo, de acuerdo con el procedimiento estándar que se establezca para tal fin. Remitir dentro de los cinco (5) días calendario de cada mes, las solicitudes de inscripción o de actualización en el registro público de carrera. Remitir dentro de los cinco (5) días calendario de cada mes, las novedades de personal que afecten el registro público de carrera administrativa ocurridas en el mes inmediatamente anterior relacionadas con renuncias, comisiones, licencias, retiros y vacancias. Divulgar ampliamente la lista de candidatos de los empleados a la comisión de personal. Recibir la inscripción de candidato de los empleados a la comisión de personal. Elaborar los proyectos de convocatorias a concursos, de manera que respondan a los requerimientos legales y a los parámetros técnicos de acuerdo con la naturaleza del empleo. Designar jurados idóneos, de acuerdo a las orientaciones del nominador, para los aspirantes inscritos, conjuntamente con el nominador o con quién éste delegue. Firmar el último día previsto para las inscripciones el registro para los aspirantes inscritos, conjuntamente con el nominador o quien éste delegue. ONZAGA VALE LA PENA 30

31 Resolver en primera instancia, sobre las reclamaciones que formulen los aspirantes no admitidos a un concurso. Recepcionar y tramitar ante la comisión de personal las reclamaciones que presenten los concursantes por las inconformidades respecto de los resultados obtenidos en las pruebas. Elaborar y firmar las actas de concurso. Proyectar para la firma del alcalde las resoluciones que establezcan las listas de elegibles o que declaren desiertos los concursos, según sea el caso. Programar junto con el representante de los empleados las capacitaciones a que haya lugar para los funcionarios de la administración de personal. Verificar que los datos contenidos en la nómina sean reales y confirmarlo con su firma. Reportar a tesorería las novedades de personal para su respectiva liquidación, antes del 20 de cada mes. Elaborar y firmar los Decretos y Resoluciones sobre novedades de Personal tales como nombramientos, licencias, Vacaciones, renuncias, insubsistencias, Destituciones y las demás que se generen en la Administración Municipal, así como las actas de posesión. Aplicar normas que sobre administración de personal establezca la alcaldía. Llevar y organizar el kardex del personal, expidiendo las certificaciones que se le soliciten. Relacionar las novedades administrativas para la elaboración de la nómina, efectuar la revisión de la misma de acuerdo con los registro que se llevan en la oficina. Registrar oportunamente las novedades y situaciones administrativas en las hojas de vida del personal. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con aspectos laborales de los funcionarios municipales. Resolver consultas laborales que presenten los funcionarios municipales. ONZAGA VALE LA PENA 31