Contenido. Alineación estratégica del proyecto. Retos del Sistema de Control Escolar. Solución Técnica. Beneficios y Resultados. Retos y Conclusiones

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1 Control Escolar. 1

2 Contenido Alineación estratégica del proyecto Retos del Sistema de Control Escolar Solución Técnica Implementación Control Escolar Beneficios y Resultados Retos y Conclusiones 2

3 VIDEO Proyecto de Control Escolar en el Marco del Plan Estatal de Desarrollo (Video) Control Escolar 3

4 Alineación Estratégica PLAN QUERÉTARO Eje 5 Gobierno Eficiente y Cerca de Todos SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN Objetivo: Mejorar la calidad de los servicios para lograr un gobierno de resultados, cercano a las personas. Estrategia. Sistematización de información sobre trámites y servicios. SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Objetivo: Conformar un esquema de gobierno digital, para mejorar los procesos de la administración pública. Estrategia.Simplificación de procesos, trámites y servicios, a través de las tecnologías de la información Línea de Acción - Establecimiento de infraestructura y procesos para trámites y servicios a la ciudadanía poniéndola a su disposición en un sólo espacio. Líneas de Acción - Implantación de metodologías para el desarrollo de sistemas de información en las dependencias. - Aprovechamiento óptimo de sistemas de información institucionales. - Automatización progresiva de procesos. 4

5 Retos del Sistema de Control Escolar Cercanía Sensibilidad Honestidad Transparencia Simplificación de Procesos, Trámites y Servicios Gobierno de Resultados cercano a la gente Satisfacción de padres y Alumnos Transparentar la asignación de lugares Evitar colas y pérdida de tiempo Trámites ágiles y cercanos a la gente Mejorar la gestión Reducir los procesos manuales Minimizar Errores Alinear los objetivos Estratégicos y operativos en torno a las necesidades de los ciudadanos Compromiso Eficiencia Flexibilidad Apertura Pluralidad

6 Enfoque de Solución Orientado a la Satisfacción de Padres y Alumnos Garantizar lugar en la misma escuela que el hermano(a) Obtener lugar en la 1ª. Opción o en la más cercana Evitar filas y pérdida de tiempo Trámites sencillos y cercanos a la gente con Calidad y Calidez Transparentar la Asignación de Planteles y erradicar malas prácticas Atención cordial y humana de las excepciones

7 Preinscripciones Inicial y Primarias Preinscripción por Internet. Consulta de resultados por internet (SAID) Inscripción en el Plantel Asignado 1 Proceso de Asignación Primarias y Preescolar Obtención de coordenadas de Aspirantes en Google Maps 6 Asignación de aspirantes de menor distancia hasta agotar capacidad. 7 Asignación a 2ª. Opción según la capacidad de escuelas disponibles 2 Obtención de coordenadas de Escuelas en Google Maps. 5 Ordenación de aspirantes de primaria y preescolar por distancia. 8 Asignación a 3ª opción según la capacidad de escuelas disponibles. 3 Cálculo de distancias entre Aspirantes y sus opciones. 4 Asignación de Aspirantes con Hermano Inscrito en 1ª. Opción. 9 Asignación a 4ª opción según la capacidad de escuelas disp. (solo primarias)

8 Preinscripciones Secundarias Preinscripción por Internet. Consulta de resultados por internet (SAID) Inscripción en el Plantel Asignado 1 Proceso de Asignación Secundarias Se obtiene promedio del aspirante según su exámen de admisión 6 Asignar en 2ª. Opcion hasta agotar capacidad 7 Repetir 5 y 6 para aspirantes que no tienen escuela asignada para 3ª. opción 2 Al promedio del aspirante sumar un10% si tiene hermanos 5 Asignar alumnos en 2ª. Opción según ordenamiento 8 Proceso manual del restante de los alumnos que aún no son asignados 3 Asignar 1ª. Opción en base a ordenamiento de promedio 4 Asignar alumnos en cada escuela hasta agotar su capacidad al 100% 9 Asignación de Turno según ordenamiento de edad

9 Asignación por Geo-referenciación Ejemplo de cálculo de distancias de aspirantes a la escuela 21 de Marzo

10 Diseño de la Solución Técnica Sistema de Control Escolar Carga de Calificaciones Bimestrales Pre- Inscripción (Internet) Altas Alumnos y Escuelas Matrícula x Ciclo Escolar Traslado de Alumnos Promoción Bajas Boletas Constancias Listas de Asistencia Reportes Estadísticos

E1 Internet Usuarios internos USEBEQ Maestros y personal de

11 Infraestructura del Sistema de Control Escolar Fire Wall x506 Tiping Point Padres con conexión a internet ` Enlace Dedicado E1 Internet Usuarios internos USEBEQ Maestros y personal de módulos ` ` ` ` RED LOCAL USEBEQ Red Local Escuelas y Módulos

12 Pre-inscripción por internet Primaria En la pre-inscripción a primaria se requiere la clave del Jardín de Niños de procedencia, así como la CURP del alumno. Si el alumno viene de otro estado, el padre de familia deberá asistir a alguno de los módulos de atención.

13 Pre-inscripción por internet Primaria Los datos generales son tomados de la BD de USEBEQ El padre captura las opciones, si tiene hermanos y datos de contacto.

14 Pre-inscripción por internet Primaria Confirmación de la pre-inscripción.

15 Pre-inscripción por internet Primaria Ejemplo de Ficha de pre-inscripción a Primaria.

16 Plan de comunicación Jornadas de Capacitación a Maestros Spots y comentarios en Radio En escuelas por parte de profesores Portal de USEBEQ Carteles en lugares públicos Desplegados en Prensa Apariciones en TV Atención Telefónica

17 Módulos de Atención y apoyo a Padres de Familia 7 Módulos en todo el estado Personal capacitado Conectividad de Banda Ancha Manual de preguntas frecuentes Operando durante dos semanas Cobertura de medios

Resultados de pre-inscripciones en módulos y por Internet 90% 80% 70% 60% 50% % de Fichas por Sede 78% Pre-inscripción Secundarias 2010-2011 Opción Cantidad % 1 14,159 83% 2 1,994 12% 3 124 1% Manual

18 Resultados de pre-inscripciones en módulos y por Internet 90% 80% 70% 60% 50% % de Fichas por Sede 78% Pre-inscripción Secundarias Opción Cantidad % 1 14,159 83% 2 1,994 12% % Manual % Sin Ex % TOTAL 17,004 40% 30% 20% 10% 0% 4% 4% 5% 1% % de Fichas por Sede 9% 15% Pre-inscripción Secundarias Opción Cantidad % 1 15,661 85% 2 1, % % Manual % Sin Ex % TOTAL 18,425

19 Beneficios adicionales del Sistema Se minimiza la incidencia de errores de captura. Información a padres sobre la saturación de los planteles. Incr. % de aspirantes asignados a su primera opción Reducción notable de asignaciones manuales Reducción de tiempos de procesamiento Ahorro de papel. Integración oportuna de la matrícula de cada escuela

20 Conclusiones Mantener clara la misión, visión y objetivos estratégicos Patrocinio de la Alta Dirección Seguimiento y control en cada fase del proyecto Asignación y manejo correcto de recursos Plan de capacitación Comunicación Planeación de la implementación y logística Potenciar al máximo el talento y experiencia

21 Contactos Lic. Viliulfo Ahuatzi Reyes Jefe de Registro y Certificación vahuatzi@usebeq.edu.mx 01(442) Lic. Francisco Javier López Guerrero Jefe de Desarrollo de Sistemas Responsable del Sistema de Control Escolar 01(442) ext 1530 flopezg@usebeq.edu.mx

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