Manual para interpretar los listados de resultados del inventario y acciones posteriores al inventario

Transcripción

1 Manual para interpretar los listados de resultados del inventario y acciones posteriores al inventario Interpretacion del listado de resultados...2 Parte inicial:...2 Parte central:...2 Resumen de resultados:...2 Area de detalle de resultados se muestra:...2 EStatus de resultado de inventario:...3 Acciones posteriores al inventario...5

2 Interpretacion del listado de resultados Parte inicial: En la parte inicial del listado se muestra el rango de ITEMS que fueron escaneados, incluyendo codigo de barra y clasificacion. SHELF LIST INVENTORY REPORT April 13, 1995 for LOCATION North Branch Beginning bar code and call # PQ 2635 O9644M3 Ending bar code and call # PQ 6653 O76R6 Parte central: se muestra que es lo que espera el sistema encontrar en ese rango. i. items existentes ii. Items prestados iii. Items con estatus que no es blanco y no deberian estar en los estantes. iv. Items con estatus que deberian estar en los estantes. The number of items expected to be on the shelves is calculated by subtracting the number of items checked out or with a non-blank status (missing or claimed returned) from the total in the specified range. Total number of items that exist in this range 88 Number currently checked out 12 Number of items with non-blank status 2 Number of items expected to be on the shelf 74 Resumen de resultados: i. Numero de codigos de barra en el archivo ii. Numero de codigos barra en el archivo que no pertencen a esta area de los estantes. iii. Numero de codigos de barra en el archivo que estan intercalados incorrectamente. iv. Numero de codigos de barra que faltaron en el archivo, porque los items pertenecen al area inventariada: A. Number of barcodes in input file 72 B. Number of barcodes in input file that do not belong in this area of the shelves 2 C. Number of barcodes in input file that are in wrong place in this area of the shelves 6 D. Number of barcodes that are MISSING from the input file 4 Area de detalle de resultados se muestra: i. Numero de Linea: Cada item que pertenece a los estantes inventariados es numerado para indicar su posición esperada en el estante. Los items que aparecen en el inventario fisicamente pero no estan en la base de datos no son son numerados. ii. Estatus: Indica el resultado del inventario. iii. Codigo de barra del mtarial

3 iv. Clasificacion del item v. Titulo del material. EStatus de resultado de inventario: - OK on shelf: On-shelf: El material esta en el estante y tiene estatus para estar en el estante: o - IN LIBRARY o a o o INTERNAL USE o u AUTOSERVICIO o y INTERNAL USE o % ILL RETURNED - OK checked out: Checked out: El material está prestado y no esta en el estante. - OK ST = [code]: El material no esta en el estante, pero tiene un estatus que indica que no debe estar en el estante. Estatus de ítems que no deben estar en los estantes. o m MISSING o l LOST o n BILLED o $ LOST AND PAID o t IN TRANSIT o c CATALOGACION o e ENCUADERNACION o f REPARACION o s ON SEARCH o r EN RED o z CLMS RETD o! ON HOLDSHELF o d DIGITALIZACION o x NO DISPONIBLE - ERR missing: Debería estar en el estante, es un candidato a material extraviado. - ERR msh: Mis-shelved: El ítem esta mal intercalado, la secuencia esta incorrecta. Si pertenece a otra posición dentro del listado de resultados, se indica el número de línea donde debería estar el material. - ERR no ítem rec: No existe ese código de barra dentro del sistema. - ERR os, but co: Esta en el estante pero esta prestado. - ERR ST = [code] STATUS = [code]: El ítem tiene un estatus que indica que debería estar fuera del estante. o m MISSING o l LOST o n BILLED o $ LOST AND PAID o t IN TRANSIT o c CATALOGACION o e ENCUADERNACION

4 o f REPARACION o s ON SEARCH o r EN RED o z CLMS RETD o! ON HOLDSHELF o d DIGITALIZACION o x NO DISPONIBLE - ERR wrong loc: El ítem pertenece a una ubicación diferente de las que vienen en el archivo de inventario. - LAST ITEM SHELVED: El último ítem inventariado que esta correctamente intercalado, los siguientes tienen error de intercalación o de que faltan en el estante.

5 Acciones posteriores al inventario: 1. A partir del listado de resultados o haciendo una lista se identifican todos los que no tengan fecha de inventario estos materiales son candidatos a EXTRAVIADOS: a. Volverlos a buscar al terminar el inventario i. si aparecen se incluyen en el archivo material encontrado después del inventario para inventariarlos ii. Si el material definitivamente no se encuentra utilizar el flujo: df b. Reportar a seguridad interna todos los materiales que estén extraviados durante ese inventario. Se sugiere incluir: i. Precios promedio por libro para que se vea el impacto económico ii. iii. Fechas de creación del ítem para que se vea el impacto en el decrecimiento de la colección y si son compras recientes o no. Áreas del conocimiento (Clasificación), autores y títulos, para tratar de establecer patrones de pérdida de materiales. 2. Revisar los listados de resultados para corregir problemas de intercalación. a. Identificar las áreas o ubicaciones mal intercaladas para detectar problemas: i. Capacitación en los intercaladores ii. Cargas de trabajo de los intercaladores iii. Capacitación de usuario b. Intercalar correctamente todo el material. 3. A partir del listado de resultados o haciendo una lista se sacan de los estantes todos los que tengan fecha de inventario y tiene estatus no permitidos en el estante, a. Utilizar el flujo C17 Modificar estatus en ITEM del manual de capacitación básica. b. Estatus permitidos en el estante: o m o l o n o $ o t o c o e o f o s o r o z o! o d o x MISSING LOST BILLED LOST AND PAID IN TRANSIT CATALOGACION ENCUADERNACION REPARACION ON SEARCH EN RED CLMS RETD ON HOLDSHELF DIGITALIZACION NO DISPONIBLE

6 4. A partir del listado de resultados o haciendo una lista buscar en sala el material que esta prestado pero si fue inventariado, utilizar el flujo: C19. Devolución ficticia del manual de capacitación básica. 5. A partir del listado de resultados buscar los ítems que tienen error en el código de barra: El material se busca en base a las claves de los materiales que están antes o después en el listado de resultados. a. Traerlos de sala y pasarlos a catalogación para que corrijan el error, puede ser que este mal scaneado en el inventario, mal capturado en la base de datos o que de veras no exista el código en la base. 6. A partir del listado de resultados buscar los ítems que tienen ubicación incorrecta: a. Buscar en base a las claves de los materiales que están antes o después en el listado de resultados. b. Traerlos de sala identificar si el error es que el ítem pertenece a otra ubicación o el registro del ítem tiene error en la ubicación. i. Si pertenece a otro campus: mo%20entre%20campus.pdf ii. Si pertenece al mismo campus, enviarlo a su ubicación correcta. iii. Si tiene error en el registro pasar a catalogación.