PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PP 0080 Y DE LAS INTERVENCIONES DEL PNCVFS

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1 MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES VICEMINISTERIO DE LA MUJER PROGRAMA NACIONAL CONTRA LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PP 0080 Y DE LAS INTERVENCIONES DEL PNCVFS 2018 LIMA-PERU

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN....3 SIGLAS O ACRÓNIMOS... 4 GLOSARIO....5 I. ANTECEDENTES....7 II. BASE LEGAL....7 III. JUSTIFICACIÓN....8 IV. DIAGNÓSTICO... 9 V. MARCO CONCEPTUAL VI. FINALIDAD Y OBJETIVOS Finalidad Objetivos VII. IMPLEMENTACIÓN DEL PAME Principios de gestión Herramientas VIII. METODOLOGÍA Gestión de la Información Seguimiento Evaluación Otras acciones IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES X. DIFUSIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN DEL SEGUIMIENTO X. PRESUPUESTO XI. EVALUACIÓN DEL PAME XII. RESPONSABILIDAD ANEXOS: Anexo 1: Matriz del marco lógico del PP Anexo 2: Estructura de la Matriz de indicadores e instructivo Anexo 3: Tabla de indicadores estratégicos Anexo 4: Estructura de la Matriz de seguimiento 1, instructivos y modelo del informe Anexo 5: Estructura de la Matriz de seguimiento 2, instructivos y modelo del informe Anexo 6: Estructura de la Matriz de seguimiento a las recomendaciones e instructivo Anexo 7: Fichas de visitas de campo e instructivos Anexo 8: Matriz de compromisos de mejora en evaluación e instructivo 2

3 INTRODUCCIÓN El Plan Anual de Monitoreo y Evaluación del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual (PNCVFS) que incluye el seguimiento a indicadores del Programa Presupuesta 0080 Lucha Contra la Violencia Familiar, en adelante PAME, tiene por objetivo, desarrollar procedimientos, estrategias y lineamientos que permitan la implementación de un sistema de seguimiento y evaluación de las intervenciones del PNCVFS, y ayudar a la toma de decisiones oportunas que garanticen la calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los resultados, efectos e impactos obtenidos en la entidad. El PAME comprende los procesos de seguimiento y evaluación como parte del sistema que articula y constituye una de las funciones de la gestión del programa. Entenderemos como seguimiento a la acción que permite la vigilancia continua de la ejecución de los programas o proyectos, mediante informes periódicos. Mientras que la evaluación se realiza a mediano o largo plazo, que nos permite valorar el logro de los objetivos mediante la intervención del programa o proyecto, permitiendo inclusive un diagnóstico de las causas del éxito o problemas en su implementación. El presente documento incorpora como componentes esenciales los antecedentes sobre el seguimiento y evaluación, definiciones principales, los objetivos, la implementación, los mecanismos de difusión de la información, el cronograma y el presupuesto, cerrando este documento con los anexos. Este instrumento servirá de guía a las unidades de línea, en especial a las que conducen los procesos de atención y prevención, y al operador de cada servicio para el cumplimiento de metas de los principales indicadores del Programa y del PP 0080, cuya fuente de datos son los registros administrativos. El Plan ha priorizado aquellos indicadores que son de naturaleza estratégica para su efectivo seguimiento; por otro lado, al ser un instrumento dinámico, es susceptible de ser modificado, conforme se va implementando y se va observando su evolución en el tiempo. En ese sentido, no se debe tener en cuenta al Plan como el único instrumento que proporciona las metas, ya que hay otros documentos que son previstos por las unidades de línea en base a sus intervenciones normadas y reguladas y que se manejarán directamente con el personal que brinda los servicios. En el PAME 2018 se ha considerado el seguimiento a los indicadores de producto del PP 0080, las variables de análisis en los reportes de seguimiento relacionados con la información departamental y la ejecución presupuestal, desde una perspectiva de género. Este año se están perfilando los procesos de evaluación con el objetivo de garantizar mayor rigurosidad y que permitan generar evidencias que sustenten y respalden las acciones del PNCVFS. Asimismo, se está incluyendo la matriz de compromisos de mejora que incorpora la identificación de aspectos susceptibles de mejora ASM, a partir de las evaluaciones realizadas hasta la fecha. Finalmente, el PAME 2018, constituye un avance en la generación de una cultura de seguimiento y evaluación, que permite mejorar las intervenciones progresivamente, con el objeto de brindar una atención eficaz, eficiente y de calidad a las personas que acuden a los servicios del PNCVFS. 3

4 SIGLA O ACRÓNIMO AT: ASISTENCIA TECNICA ASM: ASPECTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA CAI: CENTRO DE ATENCIÓN INSTITUCIONAL CEM: CENTRO EMERGENCIA MUJER ENARES: ENCUESTA NACIONAL DE RELACIONES SOCIALES INEI: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA LOF: LEY DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MEF: MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS SyE: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN MIME: MATRIZ DE INDICADORES DE MONITOREO Y EVALUACIÓN MIMP: MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES MOF: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MOP: MANUAL DE OPERACIONES OGMEPGD: OFICINA GENERAL DE MONITOREO, EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y GESTIÓN DESCENTRALIZADA OMEP: OFICINA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PAME: PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN PNCVFS: PROGRAMA NACIONAL CONTRA LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL PP: PROGRAMA PRESUPUESTAL POI: PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ROF: REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES RM: RESOLUCIÓN MINISTERIAL SIME: SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SIRA: SISTEMA INTREGADO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS SUME: SUB UNIDAD DE MONITOREO Y EVALUACIÓN UAIFVFS: UNIDAD DE ATENCIÓN INTEGRAL FRENTE A LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL UGIGC: UNIDAD DE GENERACIÓN DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO UPP: UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UPPIFVFS: UNIDAD DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN INTEGRAL FRENTE A LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL 4

5 GLOSARIO Aprendizaje: Reflexión sobre la experiencia para ver el modo de mejorar una situación o las acciones futuras, y utilizar este conocimiento para introducir mejoras efectivas. Puede basarse en un ejercicio individual o de grupo. El aprendizaje conlleva la aplicación, en las acciones futuras, de las lecciones aprendidas, lo que sirve de base para otro ciclo de aprendizaje. 1 Conclusiones: Las conclusiones señalan los factores de éxito y fracaso de la intervención evaluada, prestando atención especial a los resultados y repercusiones intencionales o no y, de manera más general, a otras fortalezas y debilidades. Una conclusión se apoya en los datos recopilados y en los análisis realizados mediante una cadena transparente de enunciados 2. Eficacia: Es el grado en que se alcanzan los objetivos y metas de las políticas, programas y proyectos, en la población beneficiada, en un periodo determinado, independientemente de los costos que ello implica. 3 Se utiliza como medida agregada o juicio sobre el mérito o el valor de una actividad, es decir, el grado al cual una intervención ha logrado, o se espera que logre, sus principales objetivos de manera eficaz, en forma sostenible, y con un impacto institucional positivo en el desarrollo 4. Eficiencia: Medida en que los recursos/insumos (fondos, tiempo, etc.) se han convertido económicamente en resultados. Describe la relación entre dos magnitudes, la producción de un bien o servicio y los insumos (financieros, humanos o bienes) utilizados para su generación 5. Evidencia: Aquella documentación científica que estima el efecto de una variable sobre otra, es decir que muestre validez y consistencia en las relaciones de causalidad y eficacia asociadas a las intervenciones o programas estudiados 6. Factores de éxitos y críticos: Cualquier elemento (aspecto, evento, hecho o actor) del contexto capaz de afectar directamente, de forma positiva o negativa, el desempeño general de una institución, programa o proyecto, o la realización exitosa de algunas de sus actividades más significativas 7. Gestión basada en resultados: Estrategia de gestión que se centra en el desempeño y el logro de productos, efectos e impacto 8. Indicador: Es un enunciado que define una medida sobre el nivel de logro en el resultado, productos y/o actividades 9. Variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con una intervención o ayudar a evaluar los resultados de un organismo de desarrollo 10. Indicadores estratégicos: Son aquellos indicadores que miden el grado de cumplimiento de los objetivos de las políticas, planes especiales multisectoriales, programas y proyectos, para corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de recursos que impactan directamente en la población objetivo Viñas, V, Ocampo (2004). Breve guía conceptos clave de seguimiento y evaluación de programas y proyectos. Lima, Perú: FIDA, PREVAL, p OECD (2010). Glosario de los principales términos sobre evaluación y gestión basada en resultados. CAD. París, p MIMP (2016). Directiva General N MIMP, Normas y Lineamientos para el Seguimiento y Evaluación en el MIMP, Lima. p OECD (2010). Op. cit., p MIMP (2016) Op. cit., p MEF (2015). Directiva N EF/ Directiva para los Programas Presupuestales en el marco de la Programación y Formulación del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal Lima: Diario El Peruano, separata especial del , p Viñas, V, Ocampo (2004). Op. Cit., p. 58. Texto adaptado. 8 Ibid., p MIMP (2016) Op.cit., p OECD (2010). Op. cit., p MIMP (2016) Op.cit., p. 27 5

6 Indicador sensible al género : Permite capturar si las diferencias observadas entre los sexos es el resultado de desigualdades de género 12. Insumos: Son bienes, fondos, servicios, mano de obra, tecnología y otros recursos utilizados para una actividad o grupo de actividades con las que se espera obtener determinados productos y alcanzar los objetivos de un programa o proyecto 13. Línea de base: Es la medición inicial de indicadores que sirve de punto de partida sobre el cual se van a comparar los avances y resultados de la intervención 14. Lecciones aprendidas. Conocimientos obtenidos reflexionando sobre la experiencia que ofrecen posibilidades de mejorar las acciones futuras. La lección aprendida resume un conocimiento en un momento determinado, mientras que el aprendizaje es un proceso continuo. Generalizaciones basadas en las experiencias de evaluación de proyectos, programas o políticas en circunstancias específicas, que se aplican a situaciones más amplias. Con frecuencia, las lecciones destacan los puntos fuertes o débiles en la preparación, el diseño y la puesta en práctica que afectan al desempeño, los resultados y el impacto 15. Marco lógico: Es un instrumento desarrollado en los años 70 y utilizado desde entonces por diferentes organismos de cooperación. Se trata a la vez de un ejercicio y de un método de análisis, pero es sobre todo una herramienta para planificar, supervisar y evaluar los proyectos dentro del contexto amplio de los programas y de los objetivos nacionales. Clarifica los enlaces lógicos entre los insumos que requiere el proyecto y sus objetivos en orden jerárquico: productos, resultados, propósito y fin. Es un instrumento que permite presentar de forma sistemática y lógica los objetivos de un proyecto o programa y sus relaciones de causalidad. Sirve para indicar los objetivos que se desea alcanzar y para definir las hipótesis (o supuestos) exteriores al proyecto o programa que pueden influir en su consecución 16. Meta: Es el valor numérico que se desea alcanzar. Cuenta con tres características: cantidad, calidad y temporalidad 17. Recomendaciones: Propuestas que tienen por objeto mejorar la eficacia, la calidad o la eficiencia de una intervención, rediseñar los objetivos y/o reasignar los recursos. Las recomendaciones deberán estar vinculadas a las conclusiones Ibíd. 13 Viñas, V, Ocampo (2004). Op. Cit., p Ibíd. 15 Viñas, V, Ocampo. Op. cit., p Ibíd. 17 MIMP (2016) Op. cit., p OECD (2010). Op. cit., p. 32 6

7 I. ANTECEDENTES R.M. Nº MIMP que aprueba el Manual de Operaciones del PNCVFS se asignan funciones a la Unidad de Planeamiento y Presupuesto para los procesos de seguimiento y evaluación, creando la Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación, para cumplir con dichas tareas. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS Posteriormente, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, se aprobó su reformulación. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS En agosto del 2015, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba su reformulación. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS. Posteriormente, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, se aprobó su reformulación. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS En julio de 2017, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprobó su reformulación. II. BASE LEGAL Ley N 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralización. Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Decreto Legislativo Nº 1098, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del MIMP. Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N PCM, que aprueba la Estrategia para la Modernización de la Gestión Publica Decreto Supremo N PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública Decreto Supremo N PCM, que establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las Entidades del Gobierno Nacional Decreto Supremo N PROMUDEH, que crea el Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual. Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Plan Bicentenario El Perú hacia el Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1025 sobre Normas de Capacitación y Rendimiento para el Sector Público. Decreto Supremo Nº MIMP, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables y modificatorias. 7

8 Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba el Manual de Operaciones del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual PNCVFS. Resolución Ministerial Nº MIMP, donde se designa al responsable técnico, coordinador de seguimiento y evaluación y coordinador territorial para el Programa Presupuestal 080 Lucha Contra la Violencia Familiar. Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba la Directiva General N MIMP, Normas para la Gestión de Información en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables-MIMP Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba la Directiva General N MIMP, Normas para el seguimiento y Evaluación en el Ministerio de la Mujer Poblaciones Vulnerables MIMP. Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba el Manual de Organización y Funciones del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual -PNCVFS. Directiva N CEPLAN/PCD, que aprueba la Directiva para la Actualización del Plan Estratégico de Desarrollo Nacional. Directiva EF/ Directiva para los Programas Presupuestales en el marco del Presupuesto por Resultados. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, que aprueba la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Lineamientos para cautelar que la información que sustenta la ejecución de las metas programadas en el plan operativo institucional y otros instrumentos de gestión, se encuentre debidamente validada. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, que aprueba la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Lineamientos para las acciones de Seguimiento y Evaluación del PNCVFS. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, que aprueba la Directiva Especifica N MIMP/PNCVFS/DE Normas para la Gestión de Información generada por los servicios del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual. III. JUSTIFICACIÓN En el marco del Manual de Operaciones MOP del PNCVFS, la Unidad de Planeamiento y Presupuesto -UPP tiene dentro de sus funciones dirigir y supervisar los procesos y sistemas de información, seguimiento y evaluación del Programa. A partir de ello, se crea la Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación- SUME responsable de formular, diseñar, ejecutar y evaluar los procesos de monitoreo y evaluación orientados a generar información para la adecuada toma de decisiones en sus aspectos operativos, en el marco de los objetivos y políticas del MIMP. El PNCVFS cuenta con un Programa Presupuestal 0080 Lucha contra la Violencia Familiar, el mismo que está implementándose y cuenta con una matriz de indicadores a nivel de resultado final y específico, productos y actividades que ameritan ser monitoreados y evaluados, a fin de evidenciar una gestión por resultados. Las Unidades de Línea, en el marco de sus competencias están desarrollando acciones para verificar la prestación adecuada de los servicios, tal como lo señala el MOP del Programa, las mismas que deben estar alineadas a las acciones de seguimiento y evaluación. 8

9 Mediante R.M. N MIMP, que aprueba la Directiva General N MIMP, Normas para el seguimiento y Evaluación en el Ministerio de la Mujer Poblaciones Vulnerables MIMP, se establecen responsabilidades, procedimientos y herramientas para el seguimiento y evaluación de las políticas, planes especiales multisectoriales, programas y proyectos de MIMP. IV. DIAGNÓSTICO Considerando el esquema elaborado por la OGMEPGD 19, se ha identificado que el Programa cuenta con los siguientes aspectos: 1. Modelo lógico. El Programa cuenta con el Programa Presupuestal 0080 Lucha contra la violencia familiar, 20 en el cual se puede identificar su respectivo modelo lógico aprobado. 2. Metas e indicadores. El programa cuenta con metas e indicadores, las mismas que se estructuran en el modelo lógico del Programa Presupuestal 0080 Lucha contra la violencia familiar. 3. Herramientas para el seguimiento y evaluación. El Programa cuenta con las herramientas para los procesos de monitoreo y evaluación de las intervenciones. 4. Área de monitoreo y evaluación. El Programa cuenta con un Manual de Operaciones, aprobado por R.M.N MIMP, el cual hace referencia en su artículo 19, que el área encargada de los procesos de monitoreo y evaluación es la SUME, la cual depende jerárquicamente de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto. 5. Recursos humanos del área de seguimiento y evaluación. Cuenta con profesionales que se dedican exclusivamente a temas de seguimiento y evaluación. 6. Capacidades en monitoreo y evaluación. El personal ha recibido permanente capacitación en monitoreo y evaluación. 7. Difusión del seguimiento y evaluación. Presentación del PAME y mensualmente se socializa el reporte de los indicadores claves con las unidades técnicas y los servicios. 8. Uso del seguimiento y evaluación. De la socialización mensual del reporte de los indicadores claves con unidades de línea y los servicios, se establece mejoras sobre la intervenciones; de los informes finales de los proyectos, se elaboró una matriz de compromisos, los cuales vienen implementándose progresivamente. En ese sentido, el Programa, con la aprobación del PAME cumple las acciones de seguimiento y evaluación, alineados a lo establecidos por la OGMEPGD de manera excelente en 7 puntos y de buen cumplimiento en un punto, conforme se observa en el siguiente esquema: 19 Oficio Múltiple N MIMP/OGMEPGD-OMEP, de fecha 26 de mayo de 2016 Estado situacional del seguimiento y evaluación de los Planes y Programas Nacionales vigentes en el MIMP Dicho programa presupuestal es resultado de las coordinaciones realizadas con el Ministerio de Economía y Finanzas. 9

10 5: Excelente cumplimiento 4: Buen Cumplimiento 3: Regular Cumplimiento 2: Deficiente Cumplimiento 1: No cumple V. MARCO CONCEPTUAL 21 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: Conjunto de actividades relacionadas a la recopilación, almacenamiento, procesamiento, análisis y difusión de la información, que permite con información oportuna, consistente, coherente y calidad para la toma de decisiones y logros institucionales. La gestión de la información es un conjunto de actividades orientadas al recojo, organización, ordenamiento, procesamiento, análisis y presentación de la información estadística y cartográfica. Información que permitirá realizar el seguimiento y la evaluación de las políticas, planes, programas, proyectos de las intervenciones. SEGUIMIENTO: También conocido como monitoreo. Es el procedimiento sistemático empleado para comprobar la eficacia y eficiencia del proceso de ejecución de una política, plan, programa o proyecto. Permite identificar logros, fortalezas y debilidades, para la mejora continua. Asimismo comprende el análisis de riesgos, oportunidades y supuestos identificados en diseño. EVALUACIÓN: Apreciación sistemática y objetiva de una política, plan, programa o proyecto, en curso o concluido, de su diseño, su puesta en práctica y sus resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos, así como la eficiencia, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad para el desarrollo. Una evaluación deberá proporcionar información creíble y útil, que permita incorporar las enseñanzas aprendidas en el proceso de toma de decisiones. VI. FINALIDAD Y OBJETIVOS 6.1. FINALIDAD Mejorar las intervenciones del PNCVFS, a fin de brindar un servicio de calidad a las personas afectadas por hechos de violencia familiar y sexual, así como a la comunidad en general. 21 Extraído esencialmente de la Directiva General N MIMP y la Directiva General N MIMP 10

11 6.2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Desarrollar procedimientos, estrategias y lineamientos que permitan la implementación del sistema de seguimiento y evaluación del PNCVFS y del PP 0080, que facilite la toma de decisiones oportunas para garantizar la obtención de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los resultados, efectos e impactos en la prestación de los servicios OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar e implementar las herramientas de seguimiento y evaluación para la medición de los indicadores de resultados, productos y actividades en el marco del Programa Presupuestal con enfoque de resultados. Garantizar la calidad y uso de los datos recabados y procesados, creando mecanismos de supervisión y verificación de forma previa, simultánea y posterior, según la necesidad del Sistema de Seguimiento y Evaluación. Realizar el seguimiento a las recomendaciones vertidas, a fin de alinear las intervenciones del PNCVFS hacia el logro de metas establecidas para cada servicio y coadyuvar a una toma de decisiones oportuna, con enfoque de resultados. Conocer el desempeño de las intervenciones mediante procesos de evaluación, para que los tomadores de decisión adopten acciones oportunas y adecuadas para la mejora de los servicios de atención y prevención del Programa. VII. IMPLEMENTACIÓN DEL PAME 7.1. PRINCIPIOS DE GESTIÓN El Plan es una herramienta que utiliza como insumos la recolección y análisis de datos e información, con el principal objetivo de realizar un seguimiento de las intervenciones del programa, capaz de detectar y corregir anticipadamente potenciales problemas. Por otro lado, se constituye en un instrumento que permitirá efectuar una adecuada evaluación de las metas, resultados y objetivos. El seguimiento y evaluación de las intervenciones del PNCVFS debe ser de carácter permanente, continuo y sistemático, que opere como un proceso de aprendizaje institucional con el propósito de generar información relevante para la toma de decisiones de los distintos actores involucrados en la gestión y ejecución del programa. Para su implementación se deben tomar en cuenta algunos principios: Integralidad. Las acciones de seguimiento se orientan hacia la totalidad de los servicios, en coordinación con las unidades técnicas y en el marco de las intervenciones reguladas por el Programa Presupuestal Lucha contra la violencia familiar, promoviendo la participación de los diversos actores. Periodicidad. Será ejecutado de manera sistemática y periódica de acuerdo a la información contenida en los registros administrativos y los informes que provean las unidades técnicas del programa. Intencionalidad. Basado en la selección a juicio de los indicadores de acuerdo a su frecuencia y relevancia que serán objeto del seguimiento. Ello implica que el seguimiento se realizará en base a indicadores priorizados. 11

12 Flexibilidad. El PAME es un instrumento flexible, sujeto a modificaciones a medida que se van implementando en el año, como por ejemplo en las reformulaciones del POI, en los reajustes presupuestales, la creación de nuevos servicios, actividades, entre otros. Oportunidad. La presentación de información que deriven del seguimiento y evaluación debe ser oportuna conforme al uso previsto. La información carece de valor si no llega a tiempo o con la periodicidad necesaria para cumplir con el objetivo fijado HERRAMIENTAS Para la implementación del PAME los instrumentos claves para realizar el seguimiento son: Matriz Lógica (ML). Contiene la secuencia lógica de resultados, productos y actividades, donde además se señalan los indicadores, los medios de verificación y supuestos. La Matriz Lógica se describe en el anexo 1. Matriz de Indicadores de Monitoreo y Evaluación (MIME). Es la matriz donde se describen las características (metadatos) de un conjunto de indicadores que permitirán medir los logros alcanzados a nivel de productos y actividades. Es el principal instrumento del PAME, descrito en el anexo 2. La Tabla de Indicadores Estratégicos. Estos indicadores son aquellos que serán objeto del seguimiento para el PAME 2018, las mismas que contienen su meta a nivel nacional desagregada por servicio de forma mensual y/o anual, según las características de cada indicador (descritos en el anexo 3). Matriz de Seguimiento 1 y 2. Contemplan herramientas para el recojo de información respecto al seguimiento del cumplimiento de las metas establecidas para el conjunto de indicadores contenidas en la Tabla, así como de los factores tanto internos o externos que inciden en dicho cumplimiento. La estructura de las matrices y sus respectivos instructivos se encuentran en los anexos 4 y 5. Matriz de seguimiento a las recomendaciones. Esta herramienta recoge la descripción del estado de implementación de las recomendaciones formuladas en el informe de seguimiento. Esta descripción comprende las acciones tomadas, fuentes documentarias, efectos logrados, las buenas prácticas, condiciones de éxito y lecciones aprendidas por la Unidad Orgánica responsable de la implementación de cada recomendación. La estructura e instructivo de matriz se encuentran en el anexo 6. Fichas de visitas de campo. Esta herramienta recoge información in situ respecto a los servicios con el objeto de identificar los factores críticos y de éxito a partir de la percepción de los operadores y las redes locales. Las fichas de recojo y sus respectivos instructivos y modelos de informe se encuentran en el anexo 7. Matriz de compromisos de mejora en evaluación. Esta herramienta contempla las recomendaciones emitidas en el informe de evaluación del proyecto o intervención evaluada, así como la identificación y priorización de los aspectos susceptibles de mejora (ASM) que serán traducidas en acciones concretas a ser realizadas para la mejora de la intervención evaluada. Dichas acciones generarán compromisos que serán asumidos por la Unidad Orgánica a cargo de la intervención. La estructura e instructivo de matriz se encuentran en el Anexo 8. 12

13 VIII. METODOLOGIA Las acciones de seguimiento, según la metodología cuantitativa, realiza el levantamiento de información de los indicadores estratégicos a través de los registros administrativos de los servicios que brinda el Programa. La metodología utilizada en el proceso de seguimiento es la siguiente: 8.1. GESTIÓN DE INFORMACIÓN Para el PNCVFS, la gestión de la información es el conjunto de acciones relacionados a la captura y codificación, validación, integración, almacenamiento, aseguramiento de calidad, procesamiento, análisis y difusión de la información estadística que se genera a través de los registros administrativos de los servicios de atención y prevención que brinda el PNCVFS. Información que cuenta con las características de calidad, oportunidad y utilidad para una adecuada toma de decisiones 22. Se tiene las siguientes características: Paso 1 Responsable de la gestión de la Información Responsable de implementación Herramienta Gestión de la Información UGIGC Los servicios del PNCVFS (CEM, SAU, CAI, Línea 100, Chat 100, Estrategia Rural). Fichas de registros de datos Sistema Integrado de Registros Administrativos (SIRA) Descripción a) Los Centro Emergencia Mujer y otros servicios registran y remiten la información mediante el SIRA el cual es un conjunto de componentes que permite recolectar, procesar y difundir información que se genera a través de los registros administrativos del PNCVFS. b) La UGIGC, se encarga de consolidar la información en una base de datos y remitirla a la Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación SUME, la misma que analizará los indicadores acorde con las metas proyectadas, a partir de la matriz de indicadores y la tabla de indicadores estratégicos Producto BD de los registros administrativos Gráfico 22 Directiva Específica N MIMP/PNCVFS/DE Normas para la Gestión de Información generada por los Servicios del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual 13

14 8.2. SEGUIMIENTO El análisis y procesamiento de la información lo realiza la SUME, a partir de la base de datos remitida por la UGIGC y, en algunos casos particulares, con la información proporcionada por las otras unidades de línea, si es que no se cuenta con información a partir de los registros administrativos. Una vez obtenida la información, la SUME analiza los indicadores seleccionados para el seguimiento. Para ello se ha establecido las alertas del nivel de cumplimiento de la meta, considerando la clasificación acorde con la Directiva General N MIMP, Normas para el seguimiento y Evaluación en el Ministerio de la Mujer Poblaciones Vulnerables -MIMP, de acuerdo a las siguientes condiciones: Categoría Rango del nivel de cumplimiento Calificación Color A Entre 95 y 150 Muy Bueno Verde oscuro B Entre 90 y 94 Bueno Verde claro C Entre 85 y 89 Regular Amarillo D Entre 0 y 84 Deficiente Rojo A fin de visualizar de mejor forma, se redondeará los resultados a un decimal, con el objeto de categorizar la información a través de la información. De tal forma que para establecer el límite de 95 mínimamente debe haber llegado a 94.5 en la categoría A. En la categoría B los rangos decimales deben bordear entre 89.5 (para redondear 90) y 94.4 (para redondear al límite inferior 94). En la categoría C se establece el rango decimal entre 84.5 (para redondear al límite superior 85) y 89.4 (para redondear al límite inferior 89), y finalmente en la categoría D, el rango decimal va de 0 a 84.4 para que sea redondeado a 84. Si el indicador pasa por encima de 150% se considerará como meta subestimada y se precisará un posible fallo de planeación de las metas. Fallo de planeación Mayor a 150% de cumplimiento de meta Color Morado En el reporte de seguimiento, se emitirán las alertas con los parámetros de semaforización señalados, los mismos que se comunicarán a las unidades de línea del PNCVFS. Las respuestas son el insumo para el informe de seguimiento que se realizará con respecto al semestre. Los modelos de reportes e informes de seguimiento se encuentran en el anexo 4. El seguimiento de cada indicador permitirá realizar una comparación entre las metas previstas y su ejecución, obteniendo su cumplimiento mensual, trimestral, semestral o anual, según la frecuencia de medición que tendrá cada indicador Matriz de Seguimiento 1 El seguimiento 1 de los indicadores de productos y actividades se realizará considerando el siguiente cuadro: 14

15 Paso 2 Seguimiento 1 Responsable del seguimiento Responsable de implementación SUME UPP UAIFVFS UPPIFVFS Otras Unidades Orgánicas de ser el caso Herramienta Matriz de seguimiento 1 MS 1 (ver anexo 4) Descripción a) La MS1 consta de 44 campos, de los cuales el responsable de seguimiento deberá completar la información requerida 1 al 34 y remitir a los responsables implementadores. b) Los responsables implementadores deberán completar la información requerida en los campos 35 al 42, la cual consiste en la identificación de los factores de éxito y críticos, y remitirá al responsable de seguimiento en un plazo no mayor a 10 días hábiles. c) El responsable de seguimiento deberá completar la información requerida en los campos 43 y 44, los cuales consisten en la generación de observaciones y recomendaciones. d) La periodicidad de la herramienta podrá ser mensual, bimestral, trimestral o semestral y deberá ser remitido a la OMEP por el responsable del seguimiento Producto Informe de seguimiento 1 Gráfico Al finalizar el seguimiento 1, se brindarán reportes de seguimiento periódicos con alertas sobre el cumplimiento de las metas, con una serie de recomendaciones, las mismas que deberán ser remitidas a las unidades orgánicas, a los tomadores de decisión y a los operadores de los servicios, según corresponda Matriz de Seguimiento a las recomendaciones Una vez concluido la primera fase de seguimiento, se realiza el seguimiento a las recomendaciones, considerando el siguiente cuadro: 15

16 Paso 3 Responsable del seguimiento Responsable de implementación Seguimiento a las recomendaciones SUME - UPP UAIFVFS UPPIFVFS Otras Unidades Orgánicas de ser el caso Herramienta Matriz de seguimiento a las recomendaciones MSR (ver anexo 6) Descripción a) La MSR consta de 24 campos, de los cuales el responsable de seguimiento deberá completar la información requerida 1 al 13, y remitir al responsable implementador. b) Luego, el responsable implementador, en coordinación con los responsables de seguimiento deberán completar la información requerida en los campos 14 y 15, relacionados a la programación de acciones de implementación de las recomendaciones. c) El responsable implementador deberá completar la información requerida en los campos 16 al 19, referida a la implementación de las acciones, y remitir al responsable de seguimiento. d) El responsable de seguimiento deberá completar la información requerida en los campos 20 al 24, los cuales consisten en la identificación de buenas prácticas y lecciones aprendidas. e) La periodicidad de la herramienta podrá ser mensual, bimestral, trimestral o semestral y deberá ser remitido a la OMEP por el responsable del seguimiento. Producto Matriz de seguimiento a las recomendaciones con la información completa, donde se identifica las acciones realizadas, el estado de implementación de las recomendaciones y las buenas prácticas y lecciones aprendidas. Esta matriz es insumo para el informe de seguimiento 2. Gráfico Matriz de Seguimiento 2 El seguimiento 2 informa sobre el desempeño de un indicador a lo largo de un periodo determinado y además precisa si las recomendaciones han sido implementadas por las unidades de línea y los operadores de los servicios, considerando el siguiente cuadro: 16

17 Paso 4 Seguimiento 2 Responsable del seguimiento SUME - UPP Herramienta Matriz de seguimiento 2 MS 2 (ver anexo 5) a) La Matriz de seguimiento 2 consta de 72 campos, los cuales deberán ser completados por el responsable de seguimiento. b) Sobre las observaciones de gabinete (campo 59) Se utilizará la información del seguimiento 1 y el seguimiento a las recomendaciones. c) Sobre las observaciones de campo (campo 60) provendrá de las observaciones de gabinete y de la herramienta de campo (elaborada por la instancia conformante del seguimiento, de acuerdo a los estándares establecidos o necesidad de información). En ese sentido, existen dos modalidades del seguimiento 2: Descripción El análisis de gabinete: que se realiza con las unidades de línea, a efectos de observar las posibles explicaciones del comportamiento de los indicadores y las razones por las cuales se cumplieron o no las metas programadas y las medidas correctivas factibles de realizar. El análisis de gabinete tiene como principales herramientas el análisis de las fuentes documentarias, de los informes técnicos de las unidades, de las entrevistas a los gestores y operadores de los servicios. La visita de campo: a efectos de verificar in situ en algunas zonas priorizadas los argumentos expuestos y contrastarlos con las razones que brindan las y los operadores de los servicios. Las herramientas para las visitas de campo se encuentran en el anexo 7. Producto Informe de seguimiento 2. Gráfico El segundo momento concluye con un análisis que permita verificar el logro de cumplimiento de metas y muestre indicios que las recomendaciones emitidas ayudaron con este logro. Se remite un informe sugiriendo una serie de medidas para que se evalúe su implementación. 17

18 8.3. EVALUACIÓN La evaluación es un proceso por el cual se determinan cambios generados por una actividad o secuencia de actividades, a partir de la comparación entre su estado inicial y el estado actual, utilizando herramientas cualitativas y cuantitativas 23 El desarrollo de una evaluación debe brindar una apreciación crítica sistemática y objetiva de su diseño, puesta en práctica y resultados. Así como determinar la pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad, así como las preguntas de evaluación por cada criterio. Es necesario que la evaluación proporcione información creíble y útil a fin de mejorar el proceso de toma de decisiones. Para el desarrollo de las evaluaciones se implementará el siguiente proceso: Gráfico N 1: Proceso de Evaluación -PNCVFS Fuente: Conociendo Sobre Seguimiento y Evaluación de las intervenciones del PNCVFS (2017) Acciones a desarrollar: a. Asistencia técnica para la mejora de la evaluabilidad de las intervenciones Se continuará con el proceso de mejora de la evaluabilidad de las intervenciones del PNCVFS, a partir de la asistencia técnica a los equipos responsables a fin de contar con intervenciones evaluables así como procesos de calidad. 23 Decreto Supremo N PCM. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al Presidencia de Consejo de Ministros

19 b.- Propuesta de Institucionalización de Aprendizaje En el marco del proyecto Institucionalización del uso y generación de la evidencia para la mejora de las intervenciones del PNCVFS, realizado bajo el Convenio Tripartito de Cooperación Interinstitucional entre el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, Pontificia Universidad Católica de Chile e Innovations for Poverty Action, se desarrollan acciones vinculadas a sentar bases para el ciclo de aprendizaje: generación de herramientas y mapeo de datos, a fin de promover una cultura de evaluación en el Programa. c.- Seguimiento a las matrices de compromisos en evaluación Se desarrollarán acciones de seguimiento a las matrices de compromisos de las siguientes evaluaciones: Evaluación final de la Intervención Comunitaria Educativa Nivel secundario Evaluación Final del Proyecto Apoyo al Diseño de un Modelo de Villa Mujer en el Perú. Evaluación de diseño del proyecto de autoestima y Evaluación de procesos de la Estrategia Rural. d.- Asistencia técnica a los procesos de rediseño y evaluación de las intervenciones preventivas y servicios de atención a desarrollarse para el Se brindará asistencia técnica a los procesos de rediseño y evaluación de las intervenciones del programa que surjan durante el año 2018 con la finalidad de garantizar modelos lógicos consistentes y coherentes, con pertinencia y calidad en las evaluaciones, garantizando la validez de los resultados OTRAS ACCIONES a. Análisis de cobertura de las intervenciones de los CEM Se realizará reportes periódicos del análisis de la cobertura de las intervenciones de los CEM en materia de atención y prevención, con el objeto de conocer su alcance en cuanto al territorio y a la provisión de sus servicios a nivel nacional. Dicho análisis será procesado a partir de las frecuencias de intervención según distritos, de los indicadores priorizados de atención y prevención, lo que permitirá conocer la cobertura con respecto al ámbito de intervención del CEM en el año Estos resultados podrán ser incluidos en los reportes o informes de seguimiento 1. b. Análisis de eficiencia Se realizará el análisis de eficiencia a fin de identificar aquellos servicios que son relativamente eficientes en el manejo de los bienes y presupuestos asignados en relación a la ejecución de los indicadores priorizados en atención y prevención. Este análisis podrá tener una periodicidad mensual, trimestral o semestral y podrá ser incluido en los reportes o informes de seguimiento 1. c. Seguimiento a los indicadores de insumos de las intervenciones del CEM Se realizará informes periódicos de seguimiento de los indicadores de insumos de la gestión operativa del CEM, el cual está orientado a recopilar información sobre la gestión e implementación del servicios en aspectos como recursos humanos, características del espacio físico, servicios básicos, equipamiento, logística y ejecución presupuestal. 19

20 IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Para implementar el PAME, hacia el logro de los objetivos, se tiene el siguiente cronograma, el mismo que se encuentra alineado con el Plan Operativo Institucional 2018: Cronograma de actividad y tareas del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación PAME 2018 Actividad/Tarea Tarea 01: Implementar procesos de seguimiento y evaluación del programa Tarea 02: Socializar el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación PAME, y resultados de SyE Meta Unidad de medida Ene F eb M ar A br M ay Jun Jul A go Set Oct N o v D ic 4 Informe Evento Tarea 03: Elaborar reportes e informes 16 Informe Reportes (alertas informativas) 12 Informe Seguimiento 1 (recomendaciones) 2 Informe 1 1 Seguimiento2 (seguimiento a las recomendaciones) 2 Informe 1 1 Tarea 04: Desarrollar visitas de campo a los servicios de atención (viajes) 20 Visita Tarea 05: Desarrollar procesos de evaluación 8 Informe Tarea 06: Elaborar Plan Anual de Monitoreo y Evaluación Documento 1 ACTIVIDADES Descripción de las actividades contempladas en el PAME DESCRIPCION Informes de seguimiento y evaluación Presentación del PAME Socialización del PAME Elaborar informes de seguimiento 1 y 2 Visitas de campo a los servicios Implementación de procesos de evaluación Elaborar Plan Anual de Monitoreo y Evaluación 2019 Se prevé un informe trimestral respecto a las acciones de la SUME en el marco de sus funciones y competencias. En dicho informe se reporta los avances respecto al PAME. El PAME como documento a implementarse en el 2017 será presentado en noviembre del 2016 para su aprobación, previa revisión de las instancias competentes. Una vez presentado y aprobado el PAME, se espera socializarlo entre las unidades de línea y los servicios. Se estima eventos en Lima y remisión formal del documento a los servicios. Los reportes de seguimiento se emiten mensualmente con la información correspondiente al mes anterior de los indicadores priorizados. Los reportes incluirán un análisis de información departamental, incluyendo la ejecución presupuestal. Por efecto de los reportes de seguimiento se espera contar con informes de seguimiento 1, a fin de observar el cumplimiento de las metas. El Seguimiento 2 se realizará para conocer si las recomendaciones emitidas se implementaron y si por efecto de dicha implementación mejoró el cumplimiento de las metas. En total serán 16 informes (11 reportes de seguimiento, 3 informes de seguimiento 1, 2 informes de seguimiento 2) Se realizarán visitas de campo a 20 servicios del PNCVFS, a fin de recabar información que permitan identificar los factores de éxito y críticos que inciden en el cumplimiento de sus metas, a través de entrevistas presenciales a los operadores de los servicios. Continuar con la asistencia técnica para la mejora de la evaluabilidad, a fin que todas las intervenciones del PNCVFS cuenten con elementos suficientes para ser evaluados. Desarrollar acciones vinculadas a generación de herramientas y mapeo de datos para la evaluación. Se dará seguimiento a las matrices de compromisos de mejora de cuatro evaluaciones realizadas entre el 2016 y Se brindará asistencia técnica a los procesos de evaluación (líneas de base, evaluación intermedia y final) que surjan durante el año Al finalizar el primer semestre del 2018, se iniciará la elaboración del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación (PAME)

21 X. DIFUSIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN DEL SEGUIMIENTO Se desarrollará una estrategia de comunicación de los resultados de los procesos de seguimiento y evaluación para los diferentes usuarios (Alta dirección, Directores de Unidad, coordinadores y especialistas). Para implementar esta estrategia se tendrá que identificar las necesidades de información y uso de los resultados de SyE por tipo de usuario, diseñar una propuesta según estas necesidades, proponer y desarrollar canales o mecanismos de comunicación acordes con la cultura organizacional del PNCVFS, así como desarrollar y evaluar la eficacia de dicha propuesta. XI. PRESUPUESTO* Los costos para la aplicación del PAME de las intervenciones de programa es el siguiente: PRESUPUESTO 2018 Actividad/Tarea Unidad de medida Total presupuesto * ACITIVIDAD SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Tarea 01: Implementar procesos de seguimiento y evaluación del programa Tarea 02: Socializar el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación PAME, y resultados de SyE Informe Evento Tarea 03: Elaborar reportes (alertas informativas) e informes de seguimiento 1(recomendaciones) y Seguimiento 2 (seguimiento a las Informe recomendaciones) Tarea 04: Desarrollar visitas de campo a los servicios de atención (viajes) Visita Tarea 05: Desarrollar procesos de evaluación Informe Tarea 06: Elaborar Plan Anual de Monitoreo y Evaluación 2019 Documento *Nota: Presupuesto tentativo, sujeto a disponibilidad presupuestal XI. EVALUACIÓN DEL PAME La evaluación del desempeño del PAME es un elemento fundamental para garantizar su buen funcionamiento bajo estándares aceptables. La reflexión, a través de la evaluación, debe estar basada si se cumple lo descrito en cada punto del plan. Cada tiempo, como lo considere el Programa, deben evaluarse las metas o el plan en general y cuando sea necesario su rectificación, ajuste o cambios. La SUME emitirá un informe en forma periódica a nivel trimestral, semestral y anual reportando el cumplimiento de las acciones trazadas conforme a lo previsto en el cronograma de actividades. XII. RESPONSABILIDAD La responsabilidad es de la Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación en coordinación las unidades orgánicas según sus funciones y competencias. 21