PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LAS INTERVENCIONES DEL PNCVFS

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1 MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES VICEMINISTERIO DE LA MUJER PROGRAMA NACIONAL CONTRA LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LAS INTERVENCIONES DEL PNCVFS 2016 LIMA-PERU CONTENIDO

2 INTRODUCCIÓN... 3 SIGLAS O ACRÓNIMOS... 5 I. ANTECEDENTES... 6 II. JUSTIFICACIÓN... 6 III. DIAGNÓSTICO... 7 IV. BASE LEGAL... 9 V. DEFINICIONES BÁSICAS VI. FINALIDAD Y OBJETIVOS Finalidad Objetivos VII. IMPLEMENTACIÓN DEL PAME Principios de gestión Herramientas Procedimiento VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES IX. PRESUPUESTO X. EVALUACIÓN DEL PAME XI. RESPONSABILIDAD ANEXOS: Anexo 1: Matriz de indicadores Anexo 2: Tabla de indicadores clave Anexo 3: Fichas de seguimiento y monitoreo, instructivos y modelos del informe Anexo 4: Fichas de monitoreo de campo, instructivos y modelo del informe Anexo 5: Matriz de seguimiento a las recomendaciones e instructivo Anexo 6: Procedimiento de asistencia técnica Anexo 7: Matriz de compromisos de mejora en evaluación e instructivo Anexo 8: Hoja de vida de los indicadores e instructivo Anexo 9: Plan Operativo Institucional 2016-Reformulado Anexo 10: Matriz del marco lógico del PPR 2

3 INTRODUCCIÓN El Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual, en adelante PAME, tiene por objetivo, brindar el marco general para orientar los procesos de monitoreo y evaluación que se vienen desarrollando en el marco de las actividades del Programa, el cual está implementando el Programa Presupuestal 080 Lucha contra la violencia familiar. El PAME contempla los procesos de seguimiento, monitoreo y evaluación como subsistemas que se articulan en uno mayor y juntos constituyen una de las funciones de la gestión del programa. Entenderemos como monitoreo a la acción que permite la vigilancia continua de la ejecución de los programas o proyectos, mediante el mantenimiento de registros, informes periódicos de seguimiento. La evaluación, en tanto que es más esporádica, nos permite observar el logro de los objetivos mediante la intervención del programa o proyecto, permitiendo inclusive un diagnóstico de las causas del éxito o problemas en su implementación. El Plan incorpora como componentes esenciales los antecedentes sobre el monitoreo y evaluación, algunas definiciones, los objetivos, la implementación del Plan, los mecanismos de difusión de la información, el cronograma y el presupuesto, cerrando este documento con los anexos. Este instrumento servirá de guía a las unidades de línea, en especial a las que conducen los procesos de atención y prevención, y al operador de cada servicio respecto al cumplimiento de metas de los principales indicadores del Programa. Este Plan ha priorizado aquellos indicadores que son de naturaleza estratégica para su efectivo seguimiento; por otro lado, al ser un instrumento dinámico, es susceptible de ser modificado, conforme se va implementando y se va observando su evolución en el tiempo. Así mismo generará una serie de lecciones aprendidas que permitirá una gestión del conocimiento en materia de monitoreo y evaluación, y de esa manera coadyuvará a un mejor desempeño de las intervenciones, al identificar factores de éxito que se pueden capitalizar, y factores críticos que se deben afrontar para su contención y reducción. Es importante que el personal que realiza la provisión de los servicios, deba tener en cuenta este instrumento y considerarlo junto con el Plan Operativo Institucional del PNCVFS y las demás normativas como la guía de atención de los CEM, los lineamientos de las acciones preventivas promocionales de los CEM, entre otros. En ese sentido, no se debe tener en cuenta al Plan como el único instrumento que proporciona las metas, ya que hay otros documentos que son previstos por las unidades de línea en base a sus intervenciones normadas y reguladas, que se manejaran directamente con el personal que brinda los servicios. En el presente año, el PAME busca incluir algunas mejoras sustantivas como por ejemplo que se incluirán variables de análisis en los reportes de seguimiento relacionados con la información departamental y la ejecución presupuestal. Además se está agregando acciones relacionadas con la asistencia técnica y la sistematización de lecciones aprendidas después de dos años desde que se aprobó el primer plan de monitoreo y evaluación. 3

4 Este año se están perfilando los procesos de evaluación apuntalando a mejorar la evaluabilidad de las intervenciones como al mismo tiempo desarrollar procesos de evaluación a fin de encontrar evidencias que sustenten y respalden las acciones del PNCVFS. De allí que en la presente versión se está incluyendo la matriz de compromisos de mejora que incorpora la identificación de aspectos susceptibles de mejora ASME. La implementación del SIME como aplicativo informático para el desarrollo de las acciones de monitoreo y evaluación se constituirá en un aspecto esencial que será enfatizado en este año. Finalmente, el PAME 2016, constituye un avance con respecto a la generación de una cultura de monitoreo y evaluación, que permite mejorar las intervenciones progresivamente, con el objeto de brindar una atención mucho más eficaz y eficiente a las personas que acuden a los servicios del PNCVFS. 4

5 SIGLA O ACRÓNIMO AT: ASISTENCIA TECNICA ASME: ASPECTOS SUCEPTIBLES DE MEJORA CAI: CENTRO DE ATENCIÓN INSTITUCIONAL CEM: CENTRO EMERGENCIA MUJER CME: CICLO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN ENARES: ENCUESTA NACIONAL DE RELACIONES SOCIALES INEI: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA LOF: LEY DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MEF: MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS M&E: MONITOREO Y EVALUACIÓN MIME: MATRIZ DE INDICADORES DE MONITOREO Y EVALUACIÓN MIMP: MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES MOF: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MO: MANUAL DE OPERACIONES OGMEPGD: OFICINA GENERAL DE MONITOREO, EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y GESTIÓN DESCENTRALIZADA OMEP: OFICINA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PAME: PLAN ANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN PNCVFS: PROGRAMA NACIONAL CONTRA LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL PPR: PROGRAMA PRESUPUESTAL POR RESULTADOS POI: PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ROF: REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES RM: RESOLUCIÓN MINISTERIAL SIME: SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SIRVFS: SISTEMA INTREGADO DE REGISTROS DE VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL SUME: SUB UNIDAD DE MONITOREO Y EVALUACIÓN TIC: TABLA DE INDICADORES CLAVES UAIFVFS: UNIDAD DE ATENCIÓN INTEGRAL FRENTE A LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL UGIGC: UNIDAD DE GENERACIÓN DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO UPP: UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UPPIFVFS: UNIDAD DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN INTEGRAL FRENTE A LA VIOLENCIA FAMILIAR Y SEXUAL 5

6 I. ANTECEDENTES A través de la R.M. Nº MIMP que aprueba el Manual de Operaciones del PNCVFS se asignan funciones a la Unidad de Planeamiento y Presupuesto para los procesos de monitoreo y evaluación, creando la Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación, para cumplir con dichas tareas. En el 2014, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS, el mismo que constituyó un hito en los procesos de seguimiento y monitoreo al proponer metas para cada uno de los servicios que ofrece el PNCVFS. Posteriormente, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP- PNCVFS-DE, se aprobó su reformulación en atención a los reportes de seguimiento y monitoreo que sugirieron la reformulación de las metas del Plan Operativo Institucional (POI) En el 2015, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba el Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS, de las acciones de monitoreo y evaluación previstas para el año En agosto del 2015, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP/PNCVFS-DE, se aprueba la reformulación Plan Anual de Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS, de las acciones de monitoreo y evaluación previstas para el año En junio del 2015, mediante Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP- PNCVFS-DE, se aprobó la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Normas y lineamientos específicos para las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones del PNCVFS, en las que se regula los procedimientos para la formulación del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación. II. JUSTIFICACION Con R.M. Nº MIMP, se aprobó el Manual de Operaciones (MO) del PNCVFS, que en su Título V, artículo 46 precisa que los procesos de monitoreo del Programa se desarrollan de acuerdo al ciclo de monitoreo y evaluación dentro de los lineamientos establecidos por el MIMP, orientándose a las acciones referidas al registro de información, el seguimiento, monitoreo y evaluación. En el marco del MO del PNCVFS, la Unidad de Planeamiento y Presupuesto (UPP) tiene dentro de sus funciones dirigir y supervisar los procesos y sistemas de información, seguimiento, monitoreo y evaluación del Programa. A partir de ello, se crea una Sub Unidad de Monitoreo y Evaluación (SUME) responsable de formular, diseñar, ejecutar y evaluar los procesos de monitoreo y evaluación orientados a generar información para la adecuada toma de decisiones en sus aspectos operativos, en el marco de los objetivos y políticas del MIMP. Con Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, se aprobó Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Normas y lineamientos específicos para las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones del PNCVFS, donde se regulan los procedimientos para la formulación del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación. 6

7 El PNCVFS cuenta con un Programa Presupuestal 080 Lucha contra la Violencia Familiar, el mismo que está implementándose y cuenta con una matriz de indicadores de resultado final y específico, productos y actividades que ameritan ser monitoreados y evaluados, a fin de evidenciar una gestión por resultados. Las unidades de línea, en el marco de sus competencias están desarrollando acciones para verificar la prestación adecuada de los servicios, tal como lo señala el MO del Programa, las mismas que deben estar alineadas a las acciones de monitoreo y evaluación. Dentro de las funciones de la SUME, se encuentran definir, diseñar e implementar las estrategias, metodologías e instrumentos para el seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones, de acuerdo a los lineamientos del MIMP. En el POI 2016, a nivel de monitoreo y evaluación se cuenta como sub tarea la elaboración, presentación e implementación del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación (PAME). III. DIAGNÓSTICO Considerando el esquema elaborado por la OGMEPGD, se ha identificado que el Programa cuenta con los siguientes aspectos: 1. Modelo lógico. El Programa cuenta con el Programa Presupuestal 080 Lucha contra la violencia familiar, 1 en el cual se puede identificar su respectivo modelo lógico. 2. Metas e indicadores. El programa cuenta con metas e indicadores, las mismas que se estructuran en el modelo lógico del Programa Presupuestal 080 Lucha contra la violencia familiar. 3. Herramientas para el monitoreo y evaluación. El Programa cuenta con las herramientas para los procesos de monitoreo y evaluación de las intervenciones. 4. Área de monitoreo y evaluación. El Programa cuenta con un Manual de Operaciones, el cual hace referencia en su artículo 19, que el área encargada de los procesos de monitoreo y evaluación es la SUME, la cual depende jerárquicamente de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto. 5. Recursos humanos del área de monitoreo y evaluación. Cuenta con profesionales que se dedican exclusivamente a temas de monitoreo y evaluación. 6. Capacidades en monitoreo y evaluación. El personal ha recibido permanente capacitación en monitoreo y evaluación. En ese sentido, el Programa, con la aprobación del PAME respecto a las acciones de monitoreo y evaluación, está cumpliendo todos los aspectos contemplados por la OGMEPGD, conforme se observa en el siguiente esquema: Panorama del Programa en el 2015 después de la aprobación del PAME Modelo lógico 3 Des Cap en M&E RRHH para el M&E 2 1 Metas e indicadores Herramientas de M&E Área de M&E 1 Dicho programa presupuestal es resultado de las coordinaciones realizadas con el Ministerio de Economía y Finanzas. 7

8 En el marco de la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE, la SUME realizó el proceso de diagnóstico consensuado con la unidades orgánicas, donde se analizó y actualizó cada uno de los componentes descritos por la OGMEPGD, obteniendo las siguientes estrategias de solución. ASPECTOS ANALIZADO a. Modelos lógicos b. Metas e Indicadores c. Herramientas de monitoreo y evaluación d. Recursos para el monitoreo y evaluación e. Desarrollo de capacidades Fuente: UPP PROBLEMAS Las acciones de evaluación no se pueden desarrollar porque las intervenciones no cuentan con suficientes elementos (marco lógicos aprobados, guías aprobadas, evidencias que sustentan, plan de evaluación definidos, sistemas de monitoreo internos por cada intervención, hojas de vida y matriz de indicadores, entre otros) Limitado soporte tecnológico para el desarrollo del seguimiento y monitoreo de las intervenciones que permita que todos los servicios del PNCVFS estén interconectados y que permitiría obtener información oportuna, confiable y útil. Personal y presupuesto insuficiente para el desarrollo de las acciones de monitoreo y evaluación de las intervenciones del programa. Personal de los servicios del PNCVFS con insuficiente conocimiento en seguimiento, monitoreo y evaluación, confundiendo con los procesos de supervisión y control. ESTRATEGIAS DE SOLUCIÓN Contar con un Plan de Mejora de la Evaluabilidad de las intervenciones del PNCVFS y el fortalecimiento de las acciones de evaluación al interior de las Unidades de línea del PNCVFS, aprovechando la asistencia técnica de OMEP y el apoyo técnico financiero que brindan los organismos cooperantes internacionales. Contar con una matriz de indicadores y metas para cada una de las intervenciones del PNCVFS con sus respectivas hojas de vida Continuar con el posicionamiento de las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación al interior del Programa, a través de la implementación de un aplicativo informático del Sistema de Monitoreo y Evaluación (SIME), el mismo que debe ser socializado a nivel de las diferentes instancias orgánicas del PNCVFS y sus servicios. Asignar recursos para la realización de las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones del Programa, con personal especializado a dedicación exclusiva. A través del uso de la Guía básica de monitoreo y evaluación, la implementación de la Directiva de monitoreo y evaluación y las reuniones de asistencia técnica, se desarrollarán las capacidades en el personal del PNCVFS para una adecuada interpretación de los resultados en materia de monitoreo y evaluación. ACTIVIDAD A SER INCLUIDA EN EL PAME 2016 Implementación procesos evaluación de de Mejoramiento del aplicativo informático para el monitoreo y evaluación del PNCVFS (SIME) Emisión de reportes e informe de seguimiento, monitoreo a recomendaciones, monitoreo de campo, reportes de los procesos de evaluación y seguimiento a la implementación de las recomendaciones de la evaluación (compromisos de mejora). Asistencia técnica en Monitoreo y Evaluación Las actividades que se desprenden del diagnóstico se encuentran insertadas en el presente Plan. 8

9 IV. BASE LEGAL Ley N 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralización. Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Decreto Legislativo Nº 1098, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del MIMP. Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N PCM, que aprueba la Estrategia para la Modernización de la Gestión Publica Decreto Supremo N PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública Decreto Supremo N PCM, que establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las Entidades del Gobierno Nacional Decreto Supremo N PROMUDEH, que crea el Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual. Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Plan Bicentenario El Perú hacia el Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1025 sobre Normas de Capacitación y Rendimiento para el Sector Público. Decreto Supremo Nº MIMP, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables. Decreto Supremo Nº MIMP, que modifica el Reglamento de Organización y Funciones del MIMP. Resolución Ministerial N PCM, que aprueba el Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública. Resolución Ministerial N MIMDES, que crea el Sistema de Monitoreo y Evaluación. Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba el Manual de Operaciones del PNCVFS. Resolución Ministerial Nº MIMP, donde se designa al responsable técnico, coordinador de seguimiento y evaluación y coordinador territorial para el Programa Presupuestal 080 Lucha Contra la Violencia Familiar. Resolución Ministerial N MIMDES, que aprueba la Directiva General N MIMDES, Normas y Procedimientos para el Registro de Información sobre las Intervenciones Sectoriales del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social. Resolución Ministerial N MIMDES, que aprueba la Directiva General N MIMDES, Normas y Lineamientos para el Monitoreo y Evaluación Sectorial. Resolución Ministerial N MIMP, que aprueba el Manual de Organización y Funciones del PNCVFS. Directiva N CEPLAN, que aprueba la Directiva General del Proceso de Planeamiento Estratégico - Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico 9

10 Directiva EF/ Directiva para los programas presupuestales en el marco de la programación y formulación del presupuesto del sector público para el año fiscal Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, que aprueba la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Lineamientos para cautelar que la información que sustenta la ejecución de las metas programadas en el plan operativo institucional y otros instrumentos de gestión, se encuentre debidamente validada. Resolución de la Dirección Ejecutiva N MIMP-PNCVFS-DE, que aprueba la Directiva Especifica N MIMP-PNCVFS-DE Normas y lineamientos específicos para las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones del PNCVFS. V. DEFINICIONES BÁSICAS CICLO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Corresponde a una serie de fases por las que pasa el proceso integral y periódico de evaluación de la política pública. Para efectos de la presente directiva, el ciclo de monitoreo y evaluación comprende 4 fases: 1) registro de información; 2) seguimiento; 3) monitoreo; y 4) evaluación REGISTRO DE INFORMACIÓN Es un proceso que proporciona datos confiables a partir de la recolección de datos, la sistematización de los mismos y el desarrollo informático de ambas acciones con la finalidad de reducir los costos de transacción de la obtención y utilización de los datos asociados a las intervenciones del PNCVFS SEGUIMIENTO Es una acción continua que utiliza una recopilación sistemática de datos del registro de información sobre indicadores específicos, con la finalidad de analizar la consistencia de la información registrada y determinar el avance de los objetivos y de la utilización de los recursos asignados; así como para proporcionar a los administradores y a las partes interesadas de una intervención, los reportes correspondientes. Es simultáneo a la ejecución de las actividades, busca prevenir antes que corregir y promueve la retroalimentación MONITOREO El monitoreo consiste en sistematizar, analizar y usar la información de las recomendaciones formuladas en la fase de seguimiento para verificar la implementación de las recomendaciones del informe de seguimiento. Permite recomendar medidas correctivas o mejoras, a fin de optimizar los resultados de una adecuada gestión de los procesos implementados. 2 Extraído esencialmente de la Directiva General N MIMDES 10

11 5.5. EVALUACIÓN Fase que contempla la apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa, plan o política en curso o concluido, de su diseño, su puesta en práctica y sus resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos, así como la eficacia, la eficiencia, el impacto y la sostenibilidad para el desarrollo de aquellos. Una evaluación deberá proporcionar información objetiva y útil, que permita incorporar las enseñanzas aprendidas en el proceso de toma de decisiones SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Es el conjunto de unidades orgánicas, normas técnicas, metodologías, procedimientos, herramientas y recursos, incluyendo el procesamiento informático, destinados a la medición, análisis, evaluación y difusión de la información sobre las Intervenciones bajo rectoría del Sector, para su aplicación por todas las instancias conformantes del SIME. VI. FINALIDAD Y OBJETIVOS 6.1. FINALIDAD Mejorar las intervenciones del PNCVFS, para que permitan brindar un servicio de calidad a las personas afectadas por hechos de violencia familiar y sexual, así como a la comunidad en general OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Desarrollar procedimientos, estrategias y lineamientos que permitan la Implementación de un sistema de monitoreo y evaluación de las intervenciones del PNCVFS, y ayudar a la toma de decisiones oportunas que garanticen la calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los resultados, efectos e impactos obtenidos OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar e implementar las herramientas de seguimiento, monitoreo y evaluación para la medición de los indicadores de resultados, productos y actividades en el marco del Programa Presupuestal con enfoque de resultados. Garantizar la calidad y uso de los datos recabados y procesados; creando mecanismos de supervisión y verificación en los momentos necesarios del sistema. Realizar el monitoreo a las recomendaciones vertidas en el proceso de seguimiento, a fin de alinear las intervenciones del PNCVFS hacia el logro de metas establecidas para cada servicio y coadyuvar a una toma de decisiones oportuna, con enfoque de resultados. Determinar la línea base para la evaluación de los indicadores del PNCVFS y proveer las herramientas e información necesaria para la toma de decisiones de la Alta Dirección. 11

12 VII. IMPLEMENTACIÓN DEL PAME 7.1. PRINCIPIOS DE GESTIÓN El Plan es una herramienta que utiliza como insumos la recolección y análisis de datos e información, con el principal objetivo de realizar un seguimiento y monitoreo de las intervenciones del programa, capaz de detectar y corregir anticipadamente potenciales problemas. Por otro lado, se constituye en un instrumento que permitirá efectuar una adecuada evaluación de las metas, resultados y objetivos. El seguimiento, monitoreo y evaluación de las intervenciones del PNCVFS debe ser de carácter permanente, continuo y sistemático, que opere como un proceso de aprendizaje institucional con el propósito de generar información relevante para la toma de decisiones de los distintos actores involucrados en la gestión, ejecución y operación del programa. Para su implementación se deben tomar en cuenta algunos principios: Integralidad. Las acciones de seguimiento y monitoreo se orientan hacia la totalidad de los servicios, en coordinación con las unidades técnicas y en el marco de las intervenciones reguladas por el Programa Presupuestal Lucha contra la violencia familiar, promoviendo la participación de los diversos actores. Periodicidad. Será ejecutado de manera sistemática y periódica de acuerdo a la información contenida los registros administrativos y los informes que provean unidades técnicas del programa. Intencionalidad. Basado en la selección a juicio de los indicadores de acuerdo a su frecuencia y relevancia que serán objeto del seguimiento y monitoreo. Ello implica que el seguimiento se realizará en base a indicadores priorizados. Flexibilidad. El PAME es un instrumento flexible, sujeto a modificaciones a medida que se van implementando en el año, como por ejemplo en las reformulaciones del POI, en los reajustes presupuestales, la creación de nuevos servicios, actividades, entre otros HERRAMIENTAS Para la implementación del PAME los instrumentos claves para realizar el seguimiento y monitoreo son: La Matriz de Indicadores de Monitoreo y Evaluación (MIME). Es el conjunto de indicadores que permitirán medir los logros alcanzados a nivel de resultados, productos y actividades. Es el principal instrumento del PAME, descrito en el anexo 1. La Tabla de Indicadores Clave (TIC). Contiene una selección de indicadores de productos y actividades que dan cuenta de las metas, descritos en el anexo 2. Estos indicadores de la TIC, son aquellos que serán objeto del seguimiento y monitoreo para el PAME Los otros indicadores, si bien son reportados, no tendrán el especial énfasis a comparación de los que estarán en la TIC. Los criterios de priorización para que estén en la TIC son: Que sean estratégicos y que midan la actividad Que tengan una frecuencia sostenida de medición (mensual, trimestral, semestral) Que tengan acciones orientados a los servicios de atención y prevención Que tengan un nivel de desagregación (nacional, regional, por servicio) Las Fichas de Seguimiento y Monitoreo. Contemplan herramientas para el recojo de información respecto al seguimiento del cumplimiento de las metas establecidas para el 12

13 conjunto de indicadores contenidas en la TIC, así como de los factores tanto internos o externos que inciden en dicho cumplimiento. El modelo de las fichas y sus respectivos instructivos se encuentran en los Anexo 3 y 4 Matriz de seguimiento a las recomendaciones. Esta herramienta recoge la descripción del estado de implementación de las recomendaciones formuladas en el informe de seguimiento. Esta descripción comprende las acciones tomadas, fuentes documentarias, efectos logrados, las buenas prácticas, condiciones de éxito y lecciones aprendidas por la Unidad Orgánica responsable de la implementación de cada recomendación. El modelo e instructivo de matriz se encuentran en el Anexo 5. Matriz de compromisos de mejora en evaluación. Esta herramienta contempla las recomendaciones emitidas en el informe de evaluación del proyecto o intervención evaluada, así como la identificación y priorización de los aspectos susceptibles de mejora (ASME) que serán traducidas en acciones concretas a ser realizadas para la mejora de la intervención evaluada. Dichas acciones generarán compromisos que serán asumidos por la unidad de línea a cargo de la intervención. El modelo e instructivo de matriz se encuentran en el Anexo 6. Las Hojas de Vida de los indicadores. Especifican las características o detalles técnicos de los indicadores priorizados en la matriz de indicadores, de modo que permite no solo determinar la manera cómo se calculan los valores del indicador sino también facilitar su comprensión. La descripción de cada hoja de vida se encuentra en el Anexo 7 Plan Operativo Institucional (POI). Contiene una lista detallada de las actividades, así como las metas, la temporalidad de la actividad y los responsables de su ejecución, descrito en el anexo 8. El Marco Lógico (ML). Contiene la secuencia lógica de resultados, productos, actividades e insumos, descrito en el anexo PROCEDIMIENTO El procedimiento para realizar el seguimiento y monitoreo de los indicadores de las intervenciones del PNCVFS, está definido por las siguientes fases, acorde con el ciclo de monitoreo y evaluación: REGISTRO: El Sistema Integrado de Registros de Violencia Familiar y Sexual (SIRVFS) del PNCVFS contiene los siguientes registros que servirán como principal insumo: Registro de casos del CEM Registro de feminicidio y/o tentativa de feminicidio Registro de expedientes legales Registro de SAU Registro de CAI Registro de Línea 100 Registro de eventos preventivos promocionales Registro de Chat 100 y redes sociales de Internet Registro de la Estrategia Rural Registro de asistencia técnica a Hogares de Refugio Temporal 13

14 Terminado el registro de información, la UGIGC remite la base de datos a la SUME, la misma que iniciará el procesamiento acorde con los indicadores y metas proyectadas, a partir de los indicadores de la matriz de indicadores y de la tabla de indicadores claves SEGUIMIENTO El análisis y procesamiento de la información lo realiza la SUME, a partir de la base de datos remitida por la UGIGC y, en algunos casos particulares, con la información proporcionada por las otras unidades técnicas, si es que no se cuenta con información a partir de los registros administrativos. Una vez obtenida la información de parte de las unidades técnicas, la SUME analiza la información de los indicadores seleccionados para el seguimiento y monitoreo. Para ello se ha establecido las alertas del nivel de cumplimiento de la meta, considerando la clasificación del MEF según "Directiva Nº EF/ Directiva para la evaluación semestral y anual de los presupuestos institucionales de las entidades del gobierno nacional y gobiernos regionales", de acuerdo a las siguientes condiciones: Categoría Rango del nivel de cumplimiento Calificación Color A Entre 100 y 95 [1] Muy Bueno Verde oscuro B Entre 90 y 94 Bueno Verde claro C Entre 85 y 89 Regular Amarillo D Entre 0 y 84 Deficiente Rojo [1] En esta categoría se considera también los niveles de cumplimiento que superan el 100%. A fin de visualizar de mejor forma, se redondeará los resultados a un decimal, con el objeto de categorizar la información a través de la información. De tal forma que para establecer el límite de 95 mínimamente debe haber llegado a 94.5 en la categoría A. En la categoría B los rangos decimales deben bordear entre 89.5 (para redondear 90) y 94.4 (para redondear al límite inferior 94). En la categoría C se establece el rango decimal entre 84.5 (para redondear al límite superior 85) y 89.4 (para redondear al límite inferior 89), y finalmente en la categoría D, el rango decimal va de 0 a 84.4 para que sea redondeado a 84. Si el indicador pasa por encima de 150% se considerará como meta subestimada y se precisará si se cumplió o no la meta. Fallo de planificación Mayor a 150% de cumplimiento de meta Color Morado En el reporte de seguimiento, se emitirán las alertas con los parámetros de semaforización señalados, los mismos que se comunicarán a las unidades de línea del PNCVFS. 3 Las respuestas son el insumo para el informe de seguimiento que se realizará con respecto al semestre. Los modelos de reportes e informes de seguimiento se encuentran en el anexo 3. 3 En el 2016, en los reportes de seguimiento se realizará un análisis de la información departamental, según los principales indicadores estratégicos de atención y prevención, los mismos que se cruzarán con la ejecución presupuestal. 14

15 Parámetros de semaforización establecidos por el PNCVFS Sobrestimación de la meta 0% a 84% Deficiente CRITICO 85% a 89% Regular EN RIESGO 90% a 94% 95% a + Bueno Muy Bueno ACEPTABLE >150% Fallo de Planeación Subestimación de la meta El seguimiento de cada indicador permitirá realizar una comparación entre las metas previstas y su cumplimiento mensual, trimestral, semestral o anual, según sea el caso. Esta acción se realizará en base a la TIC y particularmente según la frecuencia de medición que tendrá cada indicador. El seguimiento de los indicadores de productos y actividades se hará a través de la ficha de reporte de seguimiento (anexo 3), cuyo diligenciamiento se encuentra explicado en su guía instructiva. Los responsables del diligenciamiento de la ficha de seguimiento son: la SUME en coordinación con las unidades técnicas. El llenado de la ficha de seguimiento le corresponderá a la SUME, la misma que luego es remitida a las unidades de línea para que identifiquen los factores de éxito y críticos que condicionan el cumplimiento de las metas. Al finalizar el seguimiento, se brindarán reportes de seguimiento periódicos con alertas informativas sobre el cumplimiento de las metas, con una serie de recomendaciones, las mismas que deberán ser remitidas a las unidades orgánicas, a los tomadores de decisión y a los operadores de los servicios, según sea el caso MONITOREO Una vez concluido el seguimiento y se emiten las recomendaciones, se realiza el monitoreo para observar si se han implementado dichas recomendaciones y se explican las razones de su implementación. El monitoreo informa sobre el desempeño de un indicador a la largo de un periodo determinado y precisa si las recomendaciones han sido implementadas por las unidades de línea y los operadores de los servicios. En ese sentido, existen dos modalidades de monitoreo: El monitoreo de gabinete: que se realiza con las unidades técnicas, a efectos de observar las posibles explicaciones del comportamiento de los indicadores y las razones por las 15

16 cuales se cumplieron o no las metas programadas y las medidas correctivas factibles de realizar. El monitoreo de gabinete tiene como principales herramientas el análisis de las fuentes documentarias, los informes técnicos de las unidades, entrevistas a los gestores y operadores de los servicios. El monitoreo de campo: a efectos de verificar en situ en algunas zonas priorizadas los argumentos expuestos y contrastarlos con las razones que brindan las y los operadores de los servicios y en caso sea posible con las personas usuarias. El monitoreo concluye con un análisis que permita verificar el logro de cumplimiento de metas y si esto se debe por efecto de las recomendaciones emitidas. Se remite un informe sugiriendo una serie de medidas para que se evalúe su implementación EVALUACIÓN La Evaluación tiene como propósito medir los resultados de una intervención, el cumplimiento de sus objetivos, los costos, si se han producido otros resultados o impactos, y permite diagnosticar las causas de éxito o problemas en su implementación. Por lo tanto, la evaluación debe proporcionar información creíble y útil, a fin de permitir la incorporación de la experiencia adquirida en el proceso de adopción de decisiones. Para hacer la evaluación en los indicadores de impacto y efectos se requiere contratar a una entidad externa para tal fin. Acciones a desarrollar: 1. Determinación de línea base Para los fines del PAME, se coordinó con el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) a efectos de desarrollar la línea base, mediante la implementación de la Encuesta Nacional de Relaciones Sociales (ENARES) del 2015 que medirá los principales indicadores de resultado específico y productos del Programa Presupuestal Lucha contra la violencia familiar. La ENARES es una encuesta de alcance nacional, tendrá como finalidad medir el impacto y los efectos de la intervención del Programa. Asimismo, la ENARES tendrá como finalidad brindar información estadística actualizada en el año 2016 con la cual se pueda elaborar la línea base que permita el seguimiento y evaluación del Programa Presupuestal y de esta forma contribuir al diseño y orientación de las políticas públicas para la reducción de la violencia familiar en mujeres, niñas, niños y adolescentes. 16

17 Medirá los siguientes indicadores: Nivel de objetivo Resultado final Enunciado o nombre del indicador Quién lo responde? Quién lo recoge? Prevalencia de la violencia familiar (física o psicológica) y sexual en mujeres de 18 años a más Mujeres de 18 años a más INEI Resultado específico Producto 1 Producto 2 Prevalencia de la violencia familiar (física o psicológica) y sexual en mujeres de 18 años a más, en los 12 últimos meses Prevalencia de la violencia familiar (física o psicológica) en niños y niñas entre 9 y 11 años Prevalencia de la violencia familiar (física o psicológica) y sexual en adolescentes entre 12 y 17 años. Índice de Tolerancia Social de las personas en relación a la violencia familiar, especialmente dirigida hacia las mujeres. Índice de Tolerancia Social de las personas en relación a la violencia familiar, especialmente dirigida hacia las niñas, niños y adolescentes Porcentaje de niñas y niños de 9 a 11 años afectados por la violencia psicológica y/o física que buscan ayuda en un Centro Emergencia Mujer Porcentaje de adolescentes de 12 a 17 años afectados por la violencia física, psicológica y/o sexual que buscan ayuda en un Centro Emergencia Mujer Porcentaje de mujeres de 18 años y más edad afectadas por la violencia familiar y sexual que buscan ayuda en un Centro Emergencia Mujer, en los últimos 12 meses. Porcentaje de mujeres de 18 años y más edad afectadas por violencia familiar y sexual que formulan denuncia Mujeres de 18 años a más Niños entre 9 y 11 años Adolescentes entre 12 y 17 años Hombres y Mujeres de 18 años a más Hombres y Mujeres de 18 años a más Niños entre 9 y 11 años Adolescentes entre 12 y 17 años Mujeres de 18 años a más Mujeres de 18 años a más Fuente. Anexo 2 del Programa Presupuestal Lucha contra la violencia familiar año 2016 (Tabla 18: Matriz lógica) INEI INEI INEI INEI INEI INEI INEI INEI INEI En el 2016 se preverá la socialización de los resultados con el INEI, los mismos que darán cuenta de los indicadores de resultado específico y de productos. 3. Otras acciones 3.1 Análisis de cobertura de las intervenciones de los CEM: Se realizará un análisis de la cobertura de las intervenciones de los CEM en materia de atención y prevención, con objeto de conocer su alcance en cuanto al territorio y a la provisión de sus servicios a nivel Nacional. Dicho análisis será procesado a partir de las frecuencias de intervención de los indicadores priorizados de atención y prevención, lo que permitirá conocer la cobertura con respecto al ámbito de jurisdicción del CEM en el año Transición al análisis de eficiencia: En el presente año se iniciará la transición del análisis de eficacia al análisis de eficiencia, para ello se cuenta con insumos que actualmente dispone el PNCVFS y que serán proporcionados por la Unidad de Administración, toda vez que dicha instancia remite mensualmente la ejecución presupuestal. Con esta información se puede realizar un análisis comparativo que permita discriminar aquellos servicios que cuentan con recursos asignados y cumplen con sus metas, respecto de aquellos servicios que no cuentan con recursos y no cumplen con sus metas. 17

18 En 2016, la transición permitirá incluso ir identificando la ejecución presupuestal según los servicios distribuidos a nivel nacional, por cada una de las regiones Evaluaciones de intervenciones: La UPPIFVFS y UAIFVFS han previsto desarrollar procesos de evaluación en sus intervenciones, en donde la SUME brindará asistencia técnica y apoyará en su implementación. Las intervenciones a ser evaluadas previstas en el 2016 y sujetas a disponibilidad presupuestal son: INTERVENCION Desarrollo de habilidades para fortalecer autoestima y capacidad de decisión frente a situaciones de violencia Desarrollo de programas de emprendimientos económicos como una estrategia preventiva. Orientación a varones para la construcción de una nueva forma de masculinidad que no permita la transmisión del ciclo de la violencia Prevención de la violencia familiar en la comunidad educativa de educación básica regular Implementación de la estrategia de prevención y atención en zonas rurales Fuente. POI 2016 del PNCVFS. UNIDAD RESPONSABLE UPPIFVFS UPPIFVFS UPPIFVFS UPPIFVFS UAIFVFS En el 2015 se realizó la evaluación externa final del proyecto piloto Pautas de crianza que promueven el buen trato hacia niñas y niños de 3 a 5 años. Dicha evaluación brindó un conjunto de recomendaciones que requieren ser atendidas para la mejora de esta intervención. En ese contexto, la SUME en coordinación con la UPPIFVFS elaborará una propuesta de implementación de las recomendaciones de la evaluación, la misma que priorizará aquellos aspectos susceptibles de mejora (o factibles de ser atendidos por la UPPIFVFS), luego lo formalizará a través del documento de compromisos de mejora. La SUME estará a cargo del seguimiento y brindará la asistencia técnica a la UPPIFVFS para la implementación de las recomendaciones Mejora de la evaluabilidad de las intervenciones: Durante la implementación del Plan para la evaluabilidad de las intervenciones del PNCVFS, en el 2015 se identificó un conjunto de aspectos susceptibles de mejora de los modelos lógicos de las intervenciones, que sirve de sustento para programar acciones coordinadas y de asistencia técnica con el personal técnico responsable de la conducción de los servicios y procesos preventivos, con la finalidad de continuar con el fortalecimiento de sus modelos lógicos. En ese sentido, se diseñará e implementará un plan de mejora de evaluabilidad con la finalidad de incorporar aquellos elementos que permitan definir cada intervención como evaluable en el VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Para implementar el PAME, hacia el logro de los objetivos, se tiene el siguiente cronograma, el mismo que se encuentra alineado con el Plan Operativo Institucional 2016: 4 Sobre el particular, en el 2016 no se realizara un análisis de eficiencia, sino se buscará una transición que permita construir puentes para llegar a dicho análisis posteriormente. 18

19 Cronograma de actividades del Plan Anual de Monitoreo y Evaluación PAME 2016 Actividades Meta Unidad de medida Elaborar el Diseño del Plan de M y E 1 Plan Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic Socialización del Plan de M y E 3 Evento Elaborar reportes e informes de Seguimiento 13 Informe Elaborar Monitoreo a recomendaciones 2 Informe 1 1 Actualizar aplicativo informático para el monitoreo y evaluación del PNCVFS Elaborar procesos de evaluación 4 Informe 2 Informe Brindar asistencia técnica en M&E 11 Asistencia Técnica Desarrollar Monitoreo de Campo 10 Visitas Elaborar la sistematización de lecciones aprendidas en el proceso de la gestión del monitoreo y evaluación 1 Estudio 1 ACTIVIDADES Informes de monitoreo y evaluación Presentación del PAME Socialización del PAME Reportes de Seguimiento Informe de seguimiento Monitoreo a recomendaciones Mejoramiento del aplicativo informático SIME Implementación de procesos de evaluación Asistencia técnica en M&E Monitoreo de campo Sistematización de lecciones aprendidas en el proceso de la gestión del monitoreo y evaluación Descripción de las actividades contempladas en el PAME DESCRIPCION Se prevé un informe trimestral respecto a las acciones de la SUME en el marco de sus funciones y competencias. En dicho informe se reporta los avances respecto al PAME. El PAME como documento a implementarse en el 2016 será presentado en febrero del 2016 para su aprobación, previa revisión de las instancias competentes. Una vez presentado y aprobado el PAME, se espera socializarlo entre las unidades de línea y los servicios. Se estima eventos en Lima y remisión formal del documento a los servicios. Los reportes de seguimiento se emiten mensualmente con la información correspondiente al mes anterior de los indicadores priorizados, con las recomendaciones que se emitan. Los reportes incluirán un análisis de información departamental, incluyendo la ejecución presupuestal. Por efecto de los reportes de seguimiento se espera contar con un informe de seguimiento en el mes de febrero, con respecto al periodo de enero a diciembre del 2015, a fin de observar el cumplimiento de las metas. En el mes de julio se emitirá otro informe de seguimiento para ver el nivel de cumplimiento del primer semestre del El monitoreo a las recomendaciones se iniciarán en el mes de febrero para conocer si las recomendaciones emitidas en el 2015 se implementaron y si por efecto de dicha implementación mejoró el cumplimiento de las metas. Se tiene previsto otro informe de monitoreo en el mes de octubre en relación a las recomendaciones emitidas en el informe de seguimiento del primer semestre del De manera complementaria, se emitirán recomendaciones frente a otros documentos de gestión del Programa, en caso de ser necesario. Se prevé mejorar el aplicativo informático a fin de lograr mayor prestaciones en cuanto a la funcionalidad de este aplicativo. Se implementara un plan de mejora de evaluabilidad, a fin que todas las intervenciones del PNCVFS cuenten con elementos suficientes para ser evaluados. Se brindará asistencia técnica y se apoyará en la implementación de procesos de evaluación (líneas de base, evaluación intermedia y final) que se tiene previsto para las intervenciones preventivas del PNCVFS. Se elaborará una propuesta de implementación de las recomendaciones de la evaluación, la misma que priorizará aquellos aspectos susceptibles de mejora, luego lo formalizará a través del documento de compromisos de mejora. La SUME estará a cargo del seguimiento y brindará la asistencia técnica para la implementación de las recomendaciones. Se realizará un proceso orientado a incentivar la cultura de monitoreo y evaluación en el personal de las unidades de línea del Programa. Se buscará contribuir a la gestión del conocimiento en monitoreo y evaluación, a través de reuniones mensuales con la unidades de técnicas que promuevan la retroalimentación y que brinden un soporte a las acciones de seguimiento, monitoreo y evaluación, a fin de incentivar la mejora de las intervenciones. El procedimiento se encuentra en el anexo 6. Se analizará los factores causales en el comportamiento de las metas, verificar la implementación de las recomendaciones y levantar información in situ con los operadores de los diversos servicios. Se estima realizar 5 visitas a la Estrategia Rural, 4 visitas a los CEM y una visita al CAI de Huamanga, a nivel Nacional. Se realizará un informe que dé cuenta de las lecciones aprendidas que se obtienen luego de haber emitido recomendaciones en el proceso de seguimiento, monitoreo y evaluación a fin de generar conocimiento para la mejora continúa. 19

20 IX. PRESUPUESTO* Los costos para la aplicación del PAME de las intervenciones de programa es el siguiente: Rubro/Descripción Unidad de medida Cantidad Tiempo meses Monto unitario Presupuesto estimado (Soles) ACTIVIDAD: MONITOREO Y EVALUACIÓN Recursos humanos 384,950 Profesional Especialista en M&E Persona ,000 84,000 Especialistas administrativos Persona , ,000 Especialistas administrativos Persona , ,000 ESSALUD Persona ,040 ESSALUD Persona ,310 Aguinaldo Persona ,600 Requerimientos de oficina Caja chica Fondo ,200 Útiles de oficina Material ,691 20,601 Mensajería local Documento 3 3 3,570 10,710 Bienes Equipo de computo PC 2 1 4,070 8,140 43,140 Renovación de licencia SPSS Licencia ,000 35,000 Servicios 10,232 Servicio de terceros Persona 1 3 3,411 10,232 Tarea 1: Elaborar el Diseño del Plan de M y E Plan Tarea 2: Socialización del Plan de M y E Evento ,620 14,620 Quemado de CD Servicio 1 1 2,300 2,300 Fotocopiado Unidad 1 1 7,200 7,200 Coffe break Servicio 3 1 1,700 5,120 Tarea 3: Elaborar reportes e informes de Seguimiento Informe Tarea 4: Elaborar Monitoreo a recomendaciones Informe Tarea 5: Actualizar aplicativo informático para el monitoreo y evaluación del PNCVFS Informe ,000 Servicio de desarrollo de aplicativos informáticos en software Servicio ,000 20,000 Tarea 6: Elaborar procesos de evaluacion Informe ,155 78,155 Diseño e implementacion de Plan de Mejora de Evaluabilidad Servicio ,475 55,475 Validación de encuestas de estudios de calidad Servicio ,680 22,680 Tarea 7: Brindar asistencia técnica en M&E Asistencia técnica ,000 14,000 Corrección de estilo y edición de Guía básica de M&E Servicio 1 1 4,000 4,000 Impresión y diagramación de publicación Ejemplar ,000 Tarea 8: Desarrollar Monitoreo de Campo Visitas ,938 19,938 Viáticos visita de monitoreo CEM Viáticos ,800 Viáticos visita de monitoreo ER Viáticos 5 1 1,600 8,000 Pasajes visita de monitoreo CEM Pasaje ,956 Pasajes visita de monitoreo ER Pasaje ,572 Seguro de viaje CEM Seguro Seguro de viaje ER Seguro Tarea 9: Elaborar la sistematizacion de lecciones aprendidas en el proceso de la gestión del monitoreo y evaluación Total *Nota: Presupuesto tentativo, sujeto a disponibilidad presupuestal Estudio 1 1 4,631 4, ,

21 X. EVALUACIÓN DEL PAME La evaluación del desempeño del PAME es un elemento fundamental para garantizar su buen funcionamiento bajo estándares aceptables. La reflexión, a través de la evaluación, debe estar basada si se cumple lo descrito en cada punto del plan. Cada tiempo, como lo considere el Programa, deben evaluarse las metas o el plan en general y cuando sea necesario su rectificación, ajuste o cambios. La SUME emitirá un informe en forma periódica a nivel trimestral, semestral y anual reportando el cumplimiento de las acciones trazadas conforme a lo previsto en el cronograma de actividades. XI. RESPONSABILIDAD Las acciones de monitoreo y evaluación se realizan conjuntamente con actores involucrados en el proceso, los que a su vez cuentan con diferentes niveles de acción y responsabilidad. En la Directiva Específica Normas y Lineamientos Específicos para las Acciones de Seguimiento, Monitoreo y Evaluación de las Intervenciones del PNCVFS 5, cada actor tiene definido su propio rol. 5 Aprobado mediante RDE N MIMP-PNCVFS-DE, de fecha 25 de junio de