PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE Apoyo al Área de Fondos Comunitarios y Seguimiento de Negocio y seguimiento de negocio y de PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO EXP. 70/12-EF

2 ÍNDICE 1. Requisitos técnicos Requisitos particulares del servicio Tiempo y Forma de Ejecución Control Económico y de Facturación Formato y contenido de la propuesta PROPUESTA relativa a los criterios CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (sobre 3) PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (sobre 4) Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección sg.contratacion.consultas@red.es indicando: Asunto: número de expediente; Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la consulta. El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del fin del plazo de presentación de ofertas. Red.es no tendrá obligación de responder las consultas realizadas transcurrido dicho plazo. Pág. 2 de 13

3 1. REQUISITOS TÉCNICOS 1.1. REQUISITOS PARTICULARES DEL SERVICIO OBJETO DEL SERVICIO El presente procedimiento tiene como objeto la contratación de un servicio de apoyo para el Área de Fondos Comunitarios y Seguimiento de Negocio y de Económico Financiero de la Entidad. En concreto, la prestación del servicio consistirá en la realización de, por un parte, un conjunto de actividades para el apoyo al Área de Fondos Comunitarios y Seguimiento de Negocio, tales como apoyo a la gestión de activos en la administración del inventario, actualización de los datos de la CMDB Configuration Management DataBase, apoyo a auditorias tanto internas como externas y al procedimiento de certificación FEDER, así como, en la prestación de un conjunto de actividades para el Departamento de Económico Financiero tales como realización de tareas relacionadas con la gestión de compras, tramitación de los pedidos, tramitación de las facturas y apoyo en general a toda el área ESPECIFICACIONES GENERALES DEL SERVICIO Para colaborar y dar soporte en las tareas de Control de Activos TIC, el adjudicatario deberá poner a disposición de la entidad un equipo de trabajo que estará compuesto por un perfil cuyas funciones se describen en el presente apartado. La composición final, en cuanto a número de recursos del perfil, la determinará Red.es, de acuerdo con las necesidades del Servicio en cada momento. Red.es podrá solicitar el aumento del número de recursos cuando lo exijan las necesidades de prestación del Servicio. De igual forma, cuando las necesidades del Servicio lo requieran, Red.es podrá solicitar la disminución del número de recursos que estén prestando el Servicio. Los medios personales presentados por el adjudicatario para la prestación del Servicio deberán cumplir con los requisitos de solvencia técnica y profesional establecidos en el apartado del Pliego de Condiciones Particulares. Las tareas a realizar por cada el perfil solicitado serán las siguientes:.tareas PROPIAS DEL AUXILIAR PARA APOYO AL ÁREA DE FONDOS COMUNITARIOS Y SEGUIMIENTO DE NEGOCIO (PERFIL ADMINISTRATIVO) Pág. 3 de 13

4 Los trabajos incluidos en el Servicio Administrativo son los siguientes: o Control de la calidad de la información. o Auditoría de la calidad del dato de la Base de Datos de Activos TIC. o Cotejo de datos entre las distintas plataformas y soportes documentales. o Elaboración de informes de seguimiento. o Apoyo a Gestión de Activos en la administración del inventario. o o o Actualización y administración de los datos en CMDB. Apoyo al procedimiento de certificación FEDER. Apoyo a auditorias internas y externas. TAREAS PROPIAS DEL TÉCNICO PARA APOYO AL ÁREA DE FONDOS COMUNITARIOS Y SEGUIMIENTO DE NEGOCIO (PERFIL TECNICO 1) Análisis y Definición de nuevas funcionalidades de las herramientas del Área de Fondos Comunitarios y Seguimiento de Negocio actualmente utilizadas en la entidad (Remedy, Analytics, ). Traducción en Requisitos técnicos. Interlocución con el desarrollador. Transferencia de Requisitos, Realización de pruebas funcionales e Identificación de incidencias en los desarrollos. Formaciones y elaboración de los manuales de las herramientas del Área de Fondos Comunitarios y Seguimiento de Negocio actualmente utilizadas en la entidad. (Remedy, Analytics, ). Soporte a usuarios internos y externos (proveedores). Elaboración de informes (periódicos y bajo demanda). Gestión de usuarios de la herramienta Remedy. Apoyo en las cargas manuales y auditorías externas. Soporte y definición de proyectos especiales en la herramienta Remedy. Definición de planes de auditorías internas para mejorar la calidad del dato. Pág. 4 de 13

5 Definición de requisitos funcionales de la herramienta de inventario en los distintos proyectos de integración de herramientas Remedy en red.es TAREAS PROPIAS DEL TÉCNICO PARA ECONOMICO FINANCIERO (PERFIL TECNICO 1) Contabilización de facturas en SAP R3 Realizar las tareas relacionadas con la gestión de compras de la Dirección de económico-financiero. Tramitar los pedidos en SAP R3 Tramitar las facturas de las áreas. Administración y operativa de la plataforma de gestión de adquisiciones actualmente utilizada en la entidad, Artemis V7. Aplicación práctica de Certificación ITIL v3 Foundations en los procedimientos de compras (conocimientos de procesos y mejores prácticas). Administración y control de la plataforma de facturación electrónica y del albarán electrónico. Colaboración en la gestión de proveedores, planificación de recursos y tiempos y gestión financiera de proyectos. Elaboración de informes periódicos relacionados con la gestión de compras y pedidos. Elaboración de provisiones contables mensuales. TAREAS PROPIAS DEL AUXILIAR PARA ECONOMICO FINANCIERO (PERFIL ADMINISTRATIVO) Contabilización, control y registro de las liquidaciones mensual de gastos de los empleados de la entidad. Contabilización en SAP de las facturas de proveedores, facturas del programa de formación de la entidad y cierre contable mensual. Control, custodia de las FIGI y actualización de la base de datos en SAP. Preparación de documentación para el cierre mensual de contabilidad. Preparación de documentación para auditorias. Pág. 5 de 13

6 Modificación de documentación en la herramienta Artemis. Confección, contabilización y distribución de las facturas emitidas por la entidad TIEMPO Y FORMA DE EJECUCIÓN PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS Corresponde a Red.es la supervisión y dirección del Servicio, proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos si existiese causa suficiente motivada. Red.es designará un Responsable del Proyecto cuyas funciones en relación con el presente pliego serán: o Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados o Coordinar las acciones con el Jefe de proyecto del adjudicatario para la buena marcha del proyecto. Corresponde al adjudicatario la ejecución, la dirección y la coordinación directa de los medios personales que realicen el Servicio. A tal efecto, el adjudicatario designará un Jefe de proyecto cuyas funciones en relación con el presente contrato serán: o Dirigir a los medios personales que realicen el Servicio impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución del mismo. o Realizar las funciones de contacto directo con los medios personales que realicen el Servicio en Red.es. El personal ofertado para la realización del Servicio deberá integrarse en un grupo de trabajo mixto en el que también participarán profesionales propios de Red.es. Las tareas, funciones y competencias de cada uno de los integrantes del grupo mixto se determinarán en todo momento según el criterio del Responsable del Contrato. El Responsable del Proyecto podrá fijar reuniones periódicas entre Red.es y el adjudicatario con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan en la ejecución del contrato. El Responsable del Proyecto podrá incorporar al equipo de trabajo los recursos que estime necesarios para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. Pág. 6 de 13

7 INCORPORACIÓN DEL PERSONAL El adjudicatario deberá presentar, en un plazo máximo de CINCO (5) días contados desde que le sea solicitado por parte de Red.es, un mínimo de tres candidatos por cada recurso solicitado para los perfiles indicados en el apartado del Pliego de Condiciones Particulares. El Responsable del Proyecto evaluará y seleccionará el recurso que estime más adecuado y éste deberá incorporarse como máximo en los QUINCE (15) días siguientes a la comunicación de su selección. El personal que se incorpore deberá ser el acordado tras la evaluación de los recursos personales propuestos por el adjudicatario. Asimismo, la demora en la incorporación de los medios personales se penalizará en los términos establecidos en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares SUSTITUCIÓN DE LOS MEDIOS PERSONALES La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de los medios personales que presten el Servicio corresponde al Responsable del Proyecto, siendo facultad suya solicitar el cambio de los medios personales por otros de igual categoría, previo aviso con quince días de antelación a la empresa adjudicataria. Si durante la ejecución del contrato, la empresa adjudicataria propusiera el cambio de alguno de los medios personales que realicen el Servicio, la sustitución de dicho personal requerirá en todo caso el cumplimiento de las siguientes condiciones: o Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio. o Presentación de como mínimo 3 candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir. o Aceptación del candidato por parte del Responsable del Contrato de Red.es. En todo caso, la solicitud del cambio deberá realizarse con al menos QUINCE (15) días de antelación, y el adjudicatario dispondrá de hasta QUINCE (15) días desde la aceptación por Red.es del candidato propuesto para que comience a prestar el Servicio. En el supuesto de que se produzca la sustitución del personal, y con objeto de evitar inconvenientes en la continuidad de los trabajos que viniera realizando la persona a sustituir, la sustitución se realizará mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, durante al menos dos jornadas. El adjudicatario, si así fuera requerido, estará obligado a sustituir los recursos personales en todos los supuestos en los que éstos disfruten de Pág. 7 de 13

8 vacaciones o baja laboral por cualquier concepto, así como situaciones de absentismo y cualesquiera otros supuestos durante la duración del contrato. El incumplimiento de lo anterior, dará lugar a la aplicación de las correspondientes penalizaciones, reflejadas en el Pliego de Condiciones Particulares HORARIO Y LUGAR DE REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS Los trabajos se realizarán en las oficinas en Madrid de Red.es en la plaza de Manuel Gómez Moreno, s/n, en el Edificio Bronce. No obstante, Red.es se reserva el derecho de que el adjudicatario realice el trabajo en sus propias oficinas. Dependiendo de las necesidades de Red.es, se podrá solicitar la movilidad geográfica del personal que preste el Servicio. Las jornadas de trabajo en las instalaciones de Red.es se establecerán de forma consensuada con el Jefe de Proyecto al comienzo de los trabajos y se revisarán en las reuniones periódicas de seguimiento de proyecto. Con carácter general, dichas jornadas de trabajo se ajustarán al horario y jornada de Red.es. No obstante lo anterior, en circunstancias excepcionales, a criterio de Red.es, y cuando la urgencia de la materia así lo requiera, el adjudicatario deberá tener plena disponibilidad, sin que la realización del trabajo fuera del horario habitual tenga una consideración especial a efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas ACTIVIDADES FORMATIVAS DE LOS MEDIOS PERSONALES En el caso de que el personal que preste el Servicio necesitara formación específica para acometer las tareas encomendadas de acuerdo con el contrato, ya sea por evolución de la tecnología, por cambio de los procesos de la Entidad o acometimiento de nuevas tareas, según los requisitos técnicos exigidos, la empresa adjudicataria pondrá los medios a su cargo para satisfacer dicha necesidad, en un horario o turno que no afecte a la prestación del Servicio SOPORTE TÉCNICO El adjudicatario deberá proporcionar el soporte técnico necesario a los medios personales contratados en todas las materias (móvil, portátil, todo el software necesario (totalmente actualizado a las últimas versiones) para el desarrollo del proyecto concreto, etc.) así como las comunicaciones de datos entre las dependencias desde las que el equipo designado realice el Servicio. Pág. 8 de 13

9 OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Durante la ejecución del Servicio objeto del contrato, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a los recursos designados por el Responsable del Contrato la información y documentación que soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. En este sentido, el adjudicatario deberá informar al Responsable del Proyecto con la periodicidad necesaria sobre distintos aspectos del funcionamiento y calidad del Servicio. Entre ellos será necesario presentar un informe, en el formato que defina Red.es, de cumplimiento del Servicio. Asimismo, el adjudicatario estará obligado a asistir y colaborar, a través del personal que designe, en las reuniones de seguimiento del proyecto definidas por los responsables de Red.es, que se compromete a citar al personal designado por el adjudicatario con la debida antelación y diligencia, al objeto de facilitar su asistencia. Como parte de las tareas objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a generar la documentación de los trabajos realizados de acuerdo con los criterios que establezca en cada caso el Responsable del Contrato. Toda documentación generada por el adjudicatario en ejecución del contrato será propiedad exclusiva de Red.es en los términos expresados en el apartado 3.1 del Pliego de Condiciones Particulares. Salvo indicación expresa en contrario, las especificaciones, informes, diagramas, planos y dibujos y cualquier otro documento relativo al objeto del contrato serán aportados en castellano, cualquiera que sea el soporte y/o formato utilizado para la transmisión de información. El adjudicatario proporcionará sin coste adicional para Red.es una copia en soporte informático CD-ROM con toda la documentación generada durante la prestación de los Servicios. La documentación entregada seguirá el procedimiento de Gestión de la Documentación de Red.es CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN CONTROL DE FACTURACIÓN La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base de una adecuada administración de recursos por parte del adjudicatario y teniendo en cuenta los siguientes extremos: o Durante la ejecución de los trabajos, se comprobará la adecuación del personal contratado a los requerimientos exigidos a los efectos previstos en este Pliego. Pág. 9 de 13

10 o En las reuniones periódicas se evaluarán todas aquellas incidencias habidas que se hubieran originado en el cumplimiento de los objetivos planificados y hayan repercutido en detrimento y perjuicio del Servicio. Cuando a juicio del Responsable del Contrato tales incidencias fueran imputables al adjudicatario por falta de responsabilidad, incompetencia, negligencia u otras causas análogas, se aplicarán las penalizaciones establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares y en el contrato. El adjudicatario, siempre previa conformidad de Red.es con los trabajos realizados en ejecución del contrato, emitirá las facturas en las fechas y con las condiciones referidas en el apartado denominado hitos de facturación y en los términos previstos en el apartado 5 del Condiciones Particulares. Las facturas emitidas por el adjudicatario y remitidas a Red.es deberán contener el desglose de los impuestos indirectos aplicables indicando el número de expediente del contrato, y se corresponderán en forma y contenido con el correspondiente pedido realizado por Red.es debiendo hacer constar el número de pedido HITOS DE FACTURACIÓN Los hitos de facturación tendrán carácter mensual, para lo cual el adjudicatario remitirá mensualmente a Red.es un informe o parte que refleje las jornadas trabajadas por cada recurso en ese periodo. Este parte será aceptado por Red.es mediante acta de aceptación, a partir de la cual se podrá proceder a la facturación de los servicios. 2. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA Con carácter general, la información presentada debe estar estructurada de forma clara y concisa. La propuesta no debe contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta. Red.es se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten documentación que acredite la veracidad de la información presentada en la oferta, o bien información adicional sobre el contenido de la misma, estando el licitador obligado a ello. Pág. 10 de 13

11 Red.es podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las aclaraciones necesarias para la comprensión de algún aspecto de sus proposiciones. En ningún caso se admitirá que en proceso de aclaraciones el licitador varíe los términos expresados en su propuesta. Sólo se admitirá la información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente. La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones del Pliego de Condiciones Particulares. Adicionalmente la propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (Sobre 4) deberán incluir la información y presentar la estructura que se detalla a continuación PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (SOBRE 3) El presente procedimiento no contempla criterios cuya valoración dependa de un juicio de valor por lo que los licitadores NO deberán aportar ninguna propuesta en este sentido PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4) El licitador presentará su propuesta siguiendo los modelos que se adjuntan al presente Pliego para la proposición económica y para la proposición del resto de los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas. La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en papel (2 copias), deberá adjuntarse en soporte electrónico (2 copias), en el que se incluirán las tablas en formato hoja de cálculo, con la totalidad de los datos necesarios para la valoración automática de las proposiciones PROPOSICIÓN ECONÓMICA. La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente Pliego. Los precios unitarios propuestos serán vinculantes para el licitador. La información contenida en el sobre 4, además de presentarse por escrito, deberá adjuntarse en soporte electrónico (CD). En este CD se incluirá una tabla en formato Hoja de Cálculo, con la totalidad de los precios unitarios Pág. 11 de 13

12 y una celda que realice el cálculo de la oferta conforme a la fórmula descrita a continuación y al modelo adjunto en formato hoja de cálculo. La oferta económica se estructurará proporcionando precios, para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se deben proporcionar en Euros, calculados y presentados con DOS decimales y sin impuestos indirectos aplicables. Pha = Precio unitario por hora de Administrativo (Impuestos indirectos excluidos). Pht = Precio unitario por hora de técnico (Impuestos indirectos excluidos). La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO DE OFERTA, es la siguiente: Precio Oferta (Pa) = (Pha*3564) Precio Oferta (Pi) = (Pht*3564) El precio de la oferta no podrá exceder de la cantidad de ciento cuarenta y dos mil quinientos sesenta ( ,00 ) Impuestos indirectos aplicables excluidos. Cualquier oferta que supere dicha cantidad no será tomada en consideración en el presente procedimiento de adjudicación. Pág. 12 de 13

13 MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA PROPOSICIÓN ECONÓMICA DE [razón social del licitador] PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE UN PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICAS QUE REGIRÁ UN CONTRATO DE "ACTIVIDADES DE APOYO PARA CONTROL DE ACTIVOS Y ECONOMICO FINANCIERO" Exp 70/12-EF Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica. Relación que une al firmante con el licitador. Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y (del representante) a) Tabla de desglose de los importes Concepto Horas Precio unitario (IVA excluido) Coste por Hora para el perfil de Administrativo 3564 Coste por Hora para el perfil de Técnico 3564 BASE IMPONIBLE TOTAL DE LA OFERTA = Pi= (Precio* Pha) 0,00 IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES 0,00 PRECIO TOTAL DE LA OFERTA 0,00 Oferta aceptada PRECIO MAXIMO DE LA OFERTA <= ,00 El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado, a la ejecución En Madrid a de de 2012 Firmado BORJA ADSUARA VALERA CESAR MILLARES CABRERA DIRECTOR GENERAL DE RED.ES DIRECTOR ECONÓMICO FINANCIERO Pág. 13 de 13