Metodología en la preparación de una propuesta

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2 Metodología en la preparación de una propuesta Lluís Botifoll A Coruña, 17 de decembro

3 Mi perfil Especialización en: Definición de ideas de proyecto y redacción de propuestas. Apoyo a la gestión (aspectos administrativos, legales, financieros) y aspectos transversales (difusión, evaluación, etc.) de proyectos. Participante en 12 proyectos FP7, de los cuales actualmente 2 como coordinador (NMP y SEC). Realización de evaluaciones y otros estudios sobre la participación en programas de I+D

4 Timeline: de la idea al proyecto? Idea de proyecto Presentación de la propuesta Primera indicación de la CE Contrato firmado con la CE Informe Final Resultados Proyecto informe Informe Preparación Propuestas 12 meses Ejecuc. proyecto Mid Term 1 3 años 3-6 meses 2-4 meses 2-3 meses Comienzo/Kick off - 2 -

5 Cómo estar al día? Habitualmente ec.europa.eu/research/participants/portal ec.europa.eu/programmes/horizon2020 cordis.europa.eu/news/home_en.html Portal del participante Web oficial H2020 Cordis Esporádicamente Redes, organizaciones sectoriales / nacionales Proyectos de acompañamiento Presentaciones en eventos por funcionarios europeos Puntos nacionales de contacto - 3 -

6 La vida de un proyecto Fases: 1. Idea de Proyecto 2. Resumen de Proyecto 3. Formación del consorcio 4. Elaboración de propuesta 5. Supervisión y presentación - 4 -

7 Fase 1: Idea de proyecto 1.1. Definición de Idea de Proyecto Proactiva: Proyecto a nivel interno (entidad) Reactiva: Participar en otros proyectos 1.2. Comprobación /contraste 1. Programa de Trabajo. 2. Relevancia del problema a resolver, y la solución propuesta. 3. Estado del arte y valor añadido. 4. Necesidad de acometerlo en colaboración y a escala europea

8 Fase 1: Idea de proyecto Cross-links Health Environment (incl. climate change) Food, agriculture and biotechnology Transport (including aeronautics) Information and communication technologies Nanosciences, nanotechnology, materials and new production technologies Socio-economic sciences and the humanities Space Security Energy - 6 -

9 Fase 1: Idea de proyecto - 7 -

10 Fase 2: Pre-propuesta 1. OBJETIVOS DEL RESUMEN Plasmación de la idea de proyecto Comprobación de la elegibilidad Distribución a posibles socios 2. REALIZACIÓN DE LA PRE- PROPUESTA Sobre el programa: convocatoria, instrumento financiero Sobre el proyecto: punto de objetivos partida, objetivos específicos, WPs Sobre el consorcio: definición perfil de socios 3. COMPROBACIÓN DE LA PRE-PROPUESTA Con los potenciales socios Con responsables de CE, NCPs Re-definición en base a los anteriores - 8 -

11 Fase 2: Pre-propuesta PROGRAMME STRAND PROJECT NAME DEPARTURE POINT PRE-PROPOSAL Official name of the programme Name of call for proposals and/or the name of the line of the call for proposals Name of the project and acronym Includes diagnosis and/or analysis of the needs (i.e. territorial, social, technological), target and the state-of-art reached in this field. GENERAL OBJECTIVES SPECIFIC OBJECTIVES EXPECTED RESULTS WPs / ACTIVITIES General aims of the Programme (or the EU policy) that will be specifically taken into account by the project Breakdown of the general aims which the project hopes to attain at the end of the project. Deliverables and other material results expected to be reached at the end of the project. Outline of the workplan and the tasks (i.e. WP0 : project management, WPn: diffusion). Each WP may be subdivided by different tasks. PRELIMINARY BUDGET CONSORTIUM Budget of the project, total cost and demanded co-funding. Expected national & transnational partnership to undertake the project development. Specify different roles (coordinator, core partner, associated partner, beneficiary, if applicable) - 9 -

12 Fase 2: Pre-propuesta

13 Fase 3: Formación del consorcio

14 Fase 3: Formación del consorcio Mejores maneras para encontrar socios Ingresar en Asociaciones y Plataformas Tecnológicas Contactar con actuales coordinadores de proyectos Ingresar en Redes temáticas Consulta a Miembros de comités de Seguimiento Elaboradores de estudios e informes europeos Conferencias y seminarios de la UE

15 Fase 3: Formación del consorcio Cómo proceder? Identifica tu área: nicho dentro de un nicho Identifica personas relevantes: científicos de prestigio, etc. Ingresa en Asociaciones europeas, Plataformas, Redes, Promueve tu experiencia (conferencias, publicaciones) Identifica planes de trabajos e instrumentos relevantes Estudia documentación: estudios, procedimientos, Participa en evaluaciones de la UE, comités, estudios,

16 Fase 3: Formación del consorcio 1. BÚSQUEDA DE SOCIOS Investigación y selección de principales actores Recomendaciones de contactos (promotor) Asistencia a eventos 2. CONFIRMACIÓN DE CONSORCIO Carta de intención Envío de información Compromiso de confidencialidad 3. REUNIÓN DE CONSORCIO Contacto cara a cara Reparto de tareas en la preparación Anticipación a situaciones en caso de selección

17 Ejemplo comunicación socios Carta de compromiso (no contractual)

18 Ejemplo comunicación socios

19 Ejemplo comunicación socios Expresión de interés (externa al Consorcio) - 17-

20 Ejemplo comunicación socios Acuerdo de confidencialidad (contractual)

21 - 19 -

22 - 20 -

23 Fase 4: Elaboración de la propuesta FP6 FP7 H2020 Parte A Formularios Oficiales (A1, A2, A3) (detalles socios, descripción, costes, ) Formularios Oficiales (A1, A2, A3) (detalles socios, descripción, costes, ) Formularios Oficiales (A1, A2, A3) (detalles socios, descripción, costes, ) Parte B Objetivos e impacto esperado Plan de trabajo y presupuesto Consorcio y recursos Dirección de proyecto Plan de difusión Sumario Excelencia Implementación Impacto Sumario Excelencia Impacto Implementación

24 Fase 4: Elaboración de la propuesta 1. OBJETIVOS Alineación con el Work-Programme Relevancia del problema al que hace frente Excelencia científico-técnica 2. ESTADO DEL ARTE Análisis (proyectos, actores ) Valor añadido Complementariedad con proyectos anteriores

25 Fase 4: Elaboración de la propuesta 3. PLAN DE TRABAJO Descripción metodológica Descripción funcional (plan de trabajo) Estructura de gestión y calendario 4. PRESUPUESTO Distribución de Recursos Humanos Distribución de otros costes Asignación de recursos financieros

26 Fase 4: Elaboración de la propuesta Fases 3 a 4 fases (definición, desarrollo, demostración, evaluación) Paquetes de trabajo Relacionados con los resultados principales del proyecto De acuerdo con la complejidad del trabajo y la división de roles WP números: WP1, WP2 etc. Tareas Detallada definición del trabajo Número de tareas coherente con los WPs: WP 1 Task 1.1, Task T 1.2 Entregables Resultado por cada tarea Numeración de acuerdo con las tareas. Task 1.1. Deliverable D

27 Fase 4: Elaboración de la propuesta Consejos en la redacción de propuestas Objetivo de la propuesta: resolver un problema (gap) identificado por la propia Comisión Europea Educar al evaluador: con hechos y cifras Sesión informativa: reunión con funcionario Directrices CE: dicen QUÉ quieren; tú debes saber POR QUÉ. Documentos de la CE: La CE adora sus documentos. Sigue sus indicaciones en detalle Y recuerda; hazle el trabajo fácil al evaluador, no dejes que se figure que es bueno, di porqué es bueno. No dejar nada a la imaginación

28 Organización División general del trabajo

29 Organización División del trabajo científico-técnico

30 Organización Expertos a ser consultados

31 Organización Desglose personas / mes

32 La Parte A Se divide en tres secciones principales: A1 provee unos datos esquemáticos de la propuesta (título, duración, sector, resumen) A2 concierne a la organización participante (nombre legal, tipo de organización, tipo de participante) A3 trata los aspectos del presupuesto (costes para los diferentes tipos de actividades para cada participante, presupuesto total del proyecto, contribución máxima de la UE)

33 Parte B Descripción de la estructura de trabajo Cubierta Índice Sección 1: Excelencia científico y/o técnica Sección 2: Impacto El potencial impacto a través del desarrollo, difusión y uso del proyecto Sección 3: Implementación Gestión, consorcio, recursos Sección 4: Aspectos éticos Sección 5: Aspectos de género

34 Vista rápida a una lista de WPs

35 Vista rápida a un paquete de trabajo

36 Vista rápida a los hitos (milestones)

37 Vista rápida a la lista de entregables

38 Tabla de GANTT

39 Tabla de GANTT

40 Tabla de GANTT

41 Diagrama de PERT WP1 WP1 Co-ordination Co-ordination and and Project Project Management Management Workpackage Workpackage Leader: Leader: 11 Partners: Partners: All All WP2 WP2 Title: Title: Workpackage Workpackage Leader: Leader: Partners: Partners: WP3 WP3 Title: Title: Workpackage Workpackage Leader: Leader: Partners: Partners: WP4 WP4 Title: Title: Workpackage Workpackage Leader: Leader: Partners: Partners: WP5 WP5 Title: Title: Workpackage Workpackage Leader: Leader: Partners: Partners: WP6 WP6 Exploitation Exploitation Plan Plan Workpackage Workpackage Leader: Leader: Partners: Partners: All All

42 Diagrama de PERT

43 Diagrama de PERT

44 El impacto Básate en datos (mercado, etc.) e indica: Conecta los resultados a las políticas europeas. Demuestra que el proyecto trata de solventar un problema importante! Impacto potencial = mejora (en texto, %, valor nominal, de acuerdo con el proyecto) ligado a los objetivos estratégicos de la UE. Valor de Mercado potencial para la industria europea Los mecanismos y acciones previstos para traer resultados el Mercado (diseminación, medidas take-up, validación por usuarios finales, etc.)

45 Algunos errores comunes El proyecto tendrá un impacto potencialmente considerable sobre la industria, el comercio y la investigación El coordinador intentará mantener una estructura ligera de dirección a fin de mantener los gastos indirectos en el mínimo requerido

46 Algunos errores comunes Nuestra experiencia tecnológica nos permite enmarcar, con razonable exactitud, un convincente alto nivel de arquitectura para la demostración de los principales componentes en la implantación de X El plan financiero del proyecto ha sido cuidadosamente elaborado usando los mejores métodos de estimación existentes. El plan es consistente respecto a las indicaciones de la Guía de promotores acerca de personas/mes y presupuesto

47 Fase 5: Supervisión y presentación Puesta en común de las aportaciones Circulación del borrador inicial Revisión final

48 Cómo son evaluadas las propuestas? PROPUESTA Elegibilidad CE Ajuste al Topic Excel. Científico-técn. Evaluador Ext. Comprobar umbral Impacto Socio-econ. Evaluador Ext. Sumario de evaluación Impacto Socio-econ. Evaluador Ext. Sumario de evaluación Equilibrio Propuestas CE Cobertura del programa Publica Lista CE Propuestas aprobadas Circulación Lista CE Comité Programa; NCPs; Socios

49 Cómo son evaluadas las propuestas? Propuesta Elegibilidad Evaluación individual Concesión Examen de Seguridad (si necesario) umbral Solicitantes informados de los resultados de la evaluación por expertos Revisión Panel Ranking Comisión Oral (opcional) Revisión Ética (si necesaria) Negociación Solicitantes informados de la decisión de la CE Comisión rechaza la propuesta Consulta al comité del programa (si se requiere) Financiación de la Comisión y/o decisión de rechazo - 44-

50 Cómo son evaluadas las propuestas? La propuesta será evaluada contra unos criterios de evaluación predeterminados. En la fase inicial de evaluación, cada experto trabaja individualmente y da su puntuación y comentarios para cada criterio Los expertos valorarán y marcarán la propuesta exactamente tal y como es descrita y presentada. No realizarán presunciones o interpretaciones acerca del proyecto más allá de lo que éste contiene en la propuesta

51 Criterios de evaluación (1) 1. CALIDAD CIENTIFICO-TECNICA Concepto sólido y calidad de los objetivos Caracter innovador en relación al estado del arte Contribución al avance del conocimiento y del progreso tecnológico Calidad y efectividad de la metodología científico-técnica y plan de trabajo

52 Criterios de evaluación (2) 2. POTENCIAL IMPACTO A PARTIR DEL DESARROLLO, DIFUSIÓN Y USO DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO Contribución a nivel europeo y/o internacional de los impactos esperados establecidos en el programa de trabajo en cada topic /actividad Carácter apropiado de las medidas adoptadas para una difusión y/o explotación de los resultados del proyecto, y la gestión de la propiedad intelectual

53 Criterios de evaluación (3) 3. CALIDAD Y EFICIENCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN Y LA GESTION Carácter apropiado de las estructuras de gestión y procedimientos Calidad y experiencia relevante de los participantes individuales Calidad del consorcio como conjunto (incluyendo complementariedad y equilibrio) Distribución apropiada y justificación de los recursos a ser comprometidos (presupuesto, staff, equipo)

54 Estudios de caso

55 Estudio de caso 1 Una estrategia a largo plazo Evita una aproximación one shot Utiliza H2020 para establecer redes europeas que se mantengan en el tiempo. Un diamante tiene muchas caras

56 Estudio de caso 1 Vision: Model Centred Process Engineering, control & optimisation 1 año GROWTH INCOOP Integrated process unit control and plantwide optimisation 2 año 3 año IMS GROWTH INCOOP Integrated process unit control and plantwide optimisation CRAFT COMPTrol Ceramics and its Optimised manufacturing with model predictive ConTROL 2,33 M 1 M 4 año IP MATCH model centric technology for process engineering, advanced process control, process maintenance and logistics Cybertnetica 5 año Marie Curie RTN PROMATCH Multidisciplinary Academic - industrial collaboration in research & training through SME technology developers 2 M

57 Estudio de caso 2 Ellos dicen QUÉ quieren, tu tienes que saber POR QUÉ lo dicen La presencia de un topic particular en el Programa de Trabajo no es casual. Tienes que encontrar información adicional, conocer qué actores clave puede haber para ese topic y los potenciales socios

58 Estudio de caso 2 Y1.3-1: Innovative materials solutions for storage of energy produced by decentralised sources Specific challenge: Electricity will increasingly be produced by sources which are geographically decentralised and/or intermittent by their nature. There is an urgent need to increase the storage of energy, in order to improve on the stability of weak grids, to be able to intentionally island the electricity distribution, and to ensure the continuity of energy supply. Scope: Research proposals should develop innovative materials solutions that will make storage technologies more available, better performing and more cost effective. The solutions should exploit as much as possible synergies between technologies, contributing to the development of hybrid systems. Although the focus can be on any of the state-of-the-art technologies, or go beyond these, activities addressing enhanced performance of chemical storage in hydrogen will be covered by the Fuel Cell & Hydrogen Joint Undertaking, and hence outside the scope of this topic. Expected impact: (i) A wider use of storage technologies, alleviating geographical constraints for low carbon energy production while increasing efficiencies at a reduced cost; (ii) A reduction of the barriers to increase the penetration rate of distributed and /or intermittent renewable energy sources; (iii) The realisation of a new generation of storage technologies based on advanced materials; (iv) Development of the materials that will help to deliver the 2050 energy and climate targets; (v) Realisation of a new generation of energy technologies that will support the competiveness of European industries, (vi) Implementing relevant parts of the Materials Roadmap Enabling Low Carbon Energy Technologies (SEC (2011) 1609), and relevant objectives of the SET-Plan

59 Estudio de caso 3 Una propuesta es más que una buena descripción: se trata de una acción de marketing Para la propuesta necesitas comunicar a potenciales socios, stakeholders, usuarios potenciales, industria, grupos de interes, etc

60 Estudio de caso 3 La CE y la comunidad de I+D tienen que saber que estás preparando una propuesta, para: implicar al menos parte de los stakeholders clave: como socios, miembros de un comité asesor, expertos, asociados, etc. Evitar la competencia con otros promotores de proyectos. Crear sinergias con otros proyectos existentes (dentro de H2020 o fuera). Identificar socios potenciales entre anteriores beneficiarios (al menos para implicarlos en acciones de difusión, explotación, etc.)

61 Estudio de caso 3 Qué necesitas? Transparencias y/o resumen presentando el proyecto, enfatizando apoyo obtenido, impacto, equipo experimentado detrás, etc. Planning de visitas y difusión de información (NCPs, Info-Days, redes de I+D, ETPs, coordinadores de anteriores proyectos finalizados o en ejecución.) Canal de comunicación con las agencias de apoyo a H2020 (sectoriales, regionales, nacionales, etc.) y consultoría Anteriores evaluadores y conexión con expertos. Creación de un nombre atractivo e incluso un logo. Introduciendo en la propuesta tareas y/o recursos haciéndola más visible, compacta e identificable

62 Estudio de caso 4 Mantén la cortesía para con el evaluador. Una estructura esquematizada, en bullets, es deseable

63 Estudio de caso 4 - ejemplo

64 Estudio de caso 5 Saca partido de las actividades transversales. Trata de ir más allá de simplemente cubrir lo que se pide

65 Estudio de caso 5 - ejemplo

66 Estudio de caso 6 No es tan fácil como parece tener un proyecto colaborativo. Bajo una aproximación colaborativa todos los socios reunen su expertise, la cual no debe ser fácilmente reemplazable con el fin de obtener unos fines comunes complementables

67 Estudio de caso 7 Prepara el futuro. Es importante que el proyecto contemple algunas tareas para la etapa posterior a la financiación europea

68 Estudio de caso 8 El tipo de proyecto tiene que estar sustancialmente modelado por el instrumento de financiacion. El plan de trabajo y el perfil del consorcio debe variar de acuerdo con el tipo de instrumento

69 Estudio de caso 8 Es éste un buen consorcio para un proyecto CSA?

70 Estudio de caso

71 Estudio de caso 9 Preparar una propuesta sale caro. El esfuerzo tendente a su preparacion no deberia subestimarse

72 Estudio de caso

73 Estudio de caso

74 Estudio de caso 10 Validación de la idea de proyecto con el funcionario de la CE. El programme officer tiene informacion desde dentro acerca de la convocatoria y puede orientar tu propuesta

75 Estudio de caso

76 Estudio de caso

77 Estudio de caso

78 Estudio de caso 11 La relacion con los socios no siempre es tan colaborativa como seria de esperar. - La preparación de una propuesta puede ser un test acerca de la armonia y espíritu colaborativo entre los socios

79 Estudio de caso 12 El esfuerzo (effort) y la financiacion solicitada es probablemente la parte mas sensible que abordar con los socios. La negociacion es una tarea ardua

80 Estudio de caso

81 Estudio de caso 13 La propuesta debería ser revisada por una tercera persona Un peer-review externo es una buena práctica que debería ser introducida

82 Estudio de caso 14 Es factible que el coordinador se apoye por una entidad tercera (externa al consorcio)? El coordinador del proyecto puede no ser realmente un experto en cuestiones administrativas y los aspectos de comunicación y logísticos pueden suponer una carga pesada en el día a día. Un apoyo externo puede ser bienvenido

83 Estudio de caso 14 European Union Commission (Enterprise Directorate General Innovation Policy) Consortium Senior Managers Steering Committee Project Coordinator Proposed Project Organization Project Coordinator Project Management Office Energy Sector Innovation- Financial Network Community Work Team Innovation financing Innovation in energy sector Energy Sector Innovation- Financial Network Community Coordinators IT

84 Estudio de caso

85 Moitas gracias! Phone: Mobile:

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