Trabajar en equipo es una de las expresiones y anhelos que se oyen con más frecuencia en las organizaciones de servicios

Transcripción

1 EL TRABAJO EN EQUIPO 1.- Introducción. Trabajar en equipo es una de las expresiones y anhelos que se oyen con más frecuencia en las organizaciones de servicios 2.- En el interior del equipo. Gran número de las actividades de la organización se llevan a cabo gracias a la convergencia, coordinación y cooperación permanente o temporal. Para dirigir este trabajo de equipo hay que conocer las características de coordinación y cooperación: a) Muchos de los fenómenos, situaciones y problemas sobre los que intervienen son complejos y deben ser analizados, comprendidos y atendidos desde diferentes niveles de análisis y con diferentes prácticas y recursos técnicos y profesionales. Por eso, muchos de los equipos de las organizaciones son multidisciplinarios y requieren una concertación interdisciplinaria e interdependiente.

2 EL TRABAJO EN EQUIPO 2.- En el interior del equipo. (Cont.) b) El trabajo en equipo puede hacer grandes contribuciones a la organización y sus miembros. c) Muchas de las tareas que se llevan a cabo en las organizaciones constituyen el ejercicio de una profesión. d) El trabajo en equipo supone interdependencia y esta implica cooperación. Los comportamientos cooperativos se aprenden cuando la cooperación conduce a resultados beneficiosos para todos. e) El trabajo en equipo supone la participación activa de los miembros. f) El trabajo en equipo implica cohesión. La cohesión expresa el grado de atracción que el equipo ejerce sobre sus miembros. La cohesión está asociada con la sensación de compartir un destino y misión común.

3 EL TRABAJO EN EQUIPO 2.- En el interior del equipo. (Cont.) g) Numerosas situaciones de la vida de la organización requieren un trabajo creativo. h) La productividad y la calidad del producto o del servicio prestado a los usuarios son dimensiones esenciales cuando un equipo está orientado hacia la tarea. i) Buena parte de la función directiva está radicalmente inmersa en los escenarios de grupo y de equipo e implicada en su coordinación, desarrollo y cambio.

4 EL TRABAJO EN EQUIPO 3.- Estrategias prácticas para animar y liderar el trabajo en equipo. El desarrollo de una organización implica desarrollo del equipo o equipos que la integran. El desarrollo de un equipo requiere coordinación de diferentes acciones y puntos de vista, organización de la acción, entrenamiento y aprendizaje.

5 EL TRABAJO EN EQUIPO 3.- Estrategias prácticas para animar y liderar el trabajo en equipo. Podemos contribuir al desarrollo y aprendizaje de nuestro equipo? SI, pero teniendo en cuenta: a)teniendo en cuenta el azaroso mundo de las percepciones interpersonales. b)aprendizaje vicario y su potencial positivo. c)conocer los valores y creencias que configuran la cultura organizacional. d)trato de conocer lo que motiva a las personas de la organización. e)me aseguro de que todos conozcan nuestra misión y nuestros objetivos. f)competencia del equipo. g)que tengan información acerca de cómo están haciendo el trabajo.

6 EL TRABAJO EN EQUIPO 3.- Estrategias prácticas para animar y liderar el trabajo en equipo. Podemos contribuir al desarrollo y aprendizaje de nuestro equipo? SI, pero teniendo en cuenta: h)reconozco y señalo los resultados como el fruto del trabajo común. i)presento los conflictos y problemas como oportunidades para superar y aprender. j)explico las razones de los cambios que vamos a introducir. k)contribuyo a crear condiciones para expresar opiniones y expectativas respecto a los objetivos y metodología de un proyecto. l)me preocupo de satisfacer la necesidad de progresar profesionalmente. m)transmito imagen favorable de mi equipo.

7 EL TRABAJO EN EQUIPO 3.- Estrategias prácticas para animar y liderar el trabajo en equipo. Podemos contribuir al desarrollo y aprendizaje de nuestro equipo? SI, pero teniendo en cuenta: n)darles apoyo. o)escucho activamente. p)ser objetivos. q)digno de confianza.

8 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN EN EL EQUIPO 1.- La información es un recurso para la dirección. La información es un recurso indispensable en cualquier organización. Sin información la organización estaría ciega, expuesta a la incertidumbre y a numerosos riesgos. En las organizaciones se producen diariamente innumerables flujos e intercambios de información, transmitida por canales formales e informales. La función directiva tiene mucho que ver con la comunicación de la información, ya que a menos que pueda ser comunicado de forma efectiva y por los canales adecuados lo que hay que hacer, como hay que hacerlo, quien lo ha de hacer, y porque ha de hacerse quedará muy limitado.

9 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 2.- Qué información se necesita comunicar y gestionar Información que ha de comunicarse en la planificación. En esta fase la información que conviene transmitir y gestionar es la referente a la política de la organización, la descripción del puesto de trabajo y los estándares de la calidad. En la política organizativa se informa tanto de la misión como de sus objetivos, lo que debe ser hecho y cómo ha de hacerse. La descripción del puesto de trabajo y las demandas o necesidades de servicios es la información con la cual se trata de definir cual es el perfil de los puestos de trabajo necesarios ajustado a las tareas que han de desempeñarse. Por otra parte, el gestor se enfrenta a la tarea de estar recabando información continua acerca del ajuste entre el perfil actual y las exigencias del cambio.

10 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 2.- Qué información se necesita comunicar y gestionar Información que ha de comunicarse en la planificación. (Cont.) La definición de los estándares de calidad y el hacerlo llegar a toda la organización es otra misión de la información Información que ha de comunicarse en la función de organización. La directiva debe garantizar que cualquier trabajador conozca las exigencias de su trabajo y tenga instrucciones y habilidades suficientes para afrontar sus tareas. Se debe informar de: La asignación y delegación de tareas. Los encargados han de dar información sobre qué debe ser hecho, cómo debe hacerse, dónde debe hacerse, cuando debe estar terminado, con quién debe hacerlo, con quién debe coordinarse y porque es importante hacerlo.

11 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 2.- Qué información se necesita comunicar y gestionar Información que ha de comunicarse en la función de organización. (Cont.) La provisión de los recursos y apoyos necesarios. Cuando alguien pide que se implique en un proyecto o realice una tarea, suelen aparecer inmediatamente demandas en relación con el equipamiento y recursos. La administración presupuestaria y de personal. Ha de responder a demandas de información puntuales, tales como qué hacer para tramitar una comisión de servicio, disfrutar de permisos sin sueldo, etc. La coordinación. Tanto coordinación interior de servicios, departamentos funcionales, etc. La incorporación de nuevos trabajadores. Ajuste y proceso de adaptación.

12 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 2.- Qué información se necesita comunicar y gestionar Información que ha de comunicarse en la función de control. Se ha de disponer de sensores para captar información que indique desajustes entre lo que se planifica y se espera y lo que se esta haciendo.

13 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 3.- Estrategias prácticas para comunicar información. 1. Establezca sistemas o procedimientos de recogida, almacenaje y procesamiento de información. 2. Defina y aclare los objetivos de la información que va a comunicar. Así como la importancia y utilidad de esa información. 3. Estudie los canales disponibles y más adecuados para recabar o transmitir información. (tablón de anuncios, informes técnicos, notas interiores, cartas, etc.) 4. Garantice que existan manuales de procedimiento para la información que se transmite con relativa frecuencia. Facilita la normalización de procesos y procedimientos.

14 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 3.- Estrategias prácticas para comunicar información. 5. Desarrolle específicamente sensores para rastrear y captar cuanta información positiva produzca la propia organización. 6. Difunda información positiva acerca de aquellas personas, secciones, departamentos que se van a ver implicados y afectados por el proceso de cambio. 7. Propicie una política de formación de cuadros en el que se subraye la información positiva. 8. Desarrolle también sensores que recojan aquella información que ponga en cuestión las normas, procedimientos y política existente. 9. Sea sensible a las necesidades e intereses de la gente. Modo de valorarlos y suscitar interés.

15 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 3.- Estrategias prácticas para comunicar información. 10. Trate de tener en cuenta la totalidad del contexto físico y humano en el que va a comunicar, y asegúrese un entorno y unos canales apropiados. 11. Identifique obstáculos y distancias e el flujo de información. 12. No deje para mañana lo que pueda hacer hoy. Arbitre un sistema recordatorio sencillo y ágil. 13. Recompense y motive la provisión de información. 14. Trate de disminuir las distancias. 15. Procure no violar los canales establecidos según la línea jerárquica. 16. Procure que la gente de su equipo conozca, comprenda y acepte la política de la organización.

16 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 3.- Estrategias prácticas para comunicar información. 17. Consulte con otras personas. 18. Asegúrese de que su conducta corrobora sus mensajes. El mensaje más persuasivo no es lo que usted dice, sino lo que usted hace. 19. Trate de identificar aquellas informaciones que probablemente no le pedirán si usted no las proporciona. 20. Procure mantener una comunicación bidireccíonal. 21. Haga seguimientos de su información. 22. Comunique para mañana tanto como para hoy. Para intereses y objetivos a largo plazo.

17 HABILIDAD PARA COMUNICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN 3.- Estrategias prácticas para comunicar información. 23. Procure no sólo ser entendido, sino también entender: sea un/a buen/a escuchador/a. 24. Y, sobre todo, no olvide que la información por sí sola no produce el cambio. Esté se produce por lo que hacemos.

18 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 1.- Escuchar bien para dirigir bien. La habilidad de escuchar bien, esto es escuchar con comprensión y cuidado es uno de los comportamientos más preciados y difíciles de encontrar y una de las habilidades centrales de la dirección. Escuchar activamente las emociones y sentimientos de los demás es tratar de meternos en su pellejo y entender los motivos de los mismos. Escuchar los sentimientos de nuestro interlocutor, no significa necesariamente estar de acuerdo con su posición o con lo que nos comunica.

19 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 2.- Hay muchas razones para escuchar. 1. Porque cuando escuchamos nos hacemos más competentes en nuestro rol de monitores. 2. Porque nos ponemos en mejores condiciones para desempeñar los roles de difusor y portavoz. 3. Porque la escucha activa nos convierte en una membrana permeable y sensible que vibra al contacto de las señales vivas de la organización 4. Porque nos convertimos en una persona significativa y digna de confianza. 5. Porque los demás sienten la tranquilidad que les da el tratar con una persona que comprende sus percepciones, preocupaciones e intereses. 6. Porque la persona que se siente escuchada se siente aceptada y a gusto.

20 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 2.- Hay muchas razones para escuchar. 7. Porque damos información a nuestro interlocutor para que continúe comunicándose. 8. Porque escuchar bien tiene la virtualidad de relajarnos y neutralizar algunas respuestas emocionales de irritación u hostilidad. 9. Porque ser escuchado cuidadosamente suele provocar un sentimiento sumamente recompensante en quien está hablando o contando un problema. 10. Porque ayuda a nuestro interlocutor a que se mantenga abierto a soluciones alternativas a un problema. 11. Porque mostramos un modelo de comportamiento interpersonal que va a ser observado e imitado.

21 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 2.- Hay muchas razones para escuchar. 12. Porque se reducen al mínimo los malentendidos y distorsiones que pueden surgir en cualquier proceso de comunicación y de solución. 13. Porque contribuimos a crear una cultura de pregunta y escucha antes de aventurar juicios precipitados y en la cual la gente aprende que su opinión es tenida en cuenta.

22 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 3.- Las 20 reglas para escuchar bien. 1. Mentalícese. 2. Decida si desea escuchar. 3. Introduzca en la agenda momentos y espacios para escuchar. Espacios como reuniones periódicas, entrevistas programadas y comida u hora del café. 4. Prepare la situación. Arreglos para no ser interrumpido. 5. Respete el modo particular con el que se comunica su interlocutor. 6. No desestime a priori el escuchar a cualquier persona de su organización. 7. Utilice Abrepuertas o exprese su disposición a escuchar (Me gustaría oír tu opinión, Te sería de ayuda si hablamos de ello).

23 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 3.- Las 20 reglas para escuchar bien. 8. Dé información con gestos y con el cuerpo. Escuchar no es solamente poner la oreja, es una acción activa. 9. De información con palabras. De consistencia a sus mensajes. Lo que da significación a lo que escuchamos es cómo escuchamos. 10. Observe a su interlocutor. 11. No interrumpa al que habla. Si lo hace propiciará que usted sea también interrumpido. 12. No juzgue o valore lo que le dicen mientras está escuchando. Si lo hace inhibe el valor de la información. 13. No ofrezca ayuda o soluciones prematuras. 14. No rechace o no desoiga lo que la otra persona esta sintiendo.

24 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 3.- Las 20 reglas para escuchar bien. 15. No cuente su historia mientras la otra persona está hablando. 16. No contraargumente. 17. Evite el sindrome del experto. 18. No hable tanto. 19. Respete las pausas. Dé tiempo a que el interlocutor se recupere y no meta baza. 20. Escuche hasta que el otro haya terminado.

25 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 4.- Hay muchas ocasiones para escuchar 1. Cuando alguien cuenta un problema y está afectado por ello. 2. Cuando quiere incorporar a los miembros de su organización un proceso de cambio. 3. Cuando capte señales en una persona de querer comunicarle algo. 4. Cuando desee motivar a su interlocutor a que hable. 5. Cuando desee conocer a alguien o identificar un problema. 6. Cuando el interlocutor le informa de algo que considera muy importante 7. Cuando desea neutralizar sentimientos y verbalizaciones agresivas ene el interlocutor

26 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 4.- Hay muchas ocasiones para escuchar 8. Cuando desea calmar al interlocutor y promover una relación positiva. 9. Cuando el interlocutor le interrumpe con ganas de querer hablar. 10. Cuando se produce un cambio grave en el interlocutor debido a un sentimiento o emoción importante. 11. Cuando percibe en su interlocutor señales que denotan oposición, escepticismo, ironía, hostilidad, etc.

27 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 4.- Pero no siempre es fácil escuchar 4.1. Y si no estoy de humor para escuchar?. Como dice la regla 2 anteriormente expuesta, es usted quien ha de decidir si desea escuchar o no. Esta regla sencillamente significa que si decide escuchar, escuche, y si decide no escuchar, no escuche Y si no estoy de acuerdo con lo que me está diciendo?. Escuchar es tan sólo tomar nota de lo que le está comunicando e informarle de que lo esta recibiendo y, en el caso de escuchar sus emociones y sentimientos, de que se da cuenta de cómo lo está pasando Y si viene faltándome al respeto? No tiene la obligación de escuchar y puede cortar en cualquier momento con la conversación si le resulta molesta.

28 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 4.- Pero no siempre es fácil escuchar 4.4. Si pero a veces no tengo tiempo Proponga un espacio diferente para escuchar Para que le voy a escuchar si ya sé lo que me va a decir? Puede que se lleve sorpresas, Evite tener que lamentarse más tarde si le hubiera escuchado Y si me interrumpe es señal para escucharle? Esto es una señal inconfundible de que desea hablar, pero es usted el que decide si desea escucharle o no.

29 HABILIDAD PARA ESCUCHAR BIEN 4.- Pero no siempre es fácil escuchar 4.7. Y si no me sale o no me apetece empatizar? Empatizar o escuchar los sentimientos de personas con las cuales no congeniamos es difícil, incluso poco honesto Es siempre positivo escuchar? No. No siempre escuchar tiene efectos positivos. Escuchar puede ser una esperiencia grata para comportamientos que no deseamos Y con sólo escuchar se resuelven los problemas? No evidentemente.

30 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 1.- Preguntar para saber. Hacer preguntas es una habilidad utilizada para proveernos de información y lograr que la gente se sienta cómoda y libre de darla. Básicamente hay dos tipos de preguntas: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas son exploratorias. Las preguntas cerradas usualmente se hacen para obtener información específica y pueden ser respondidas con un sí o un no.

31 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 2.- Estrategias prácticas para hacer preguntas. Requiere conocer la naturaleza de las preguntas y las reglas para preguntar. 1. Si desea suscitar atención o interés hágase preguntas y respóndalas. 2. Evite preguntar y responderse a si mismo repetidamente sin dar ocasión a que su interlocutor responda. 3. Las buenas preguntas son cortas y directas. 4. Haga preguntas abiertas 1. Necesite indagar si su interlocutor necesita ayuda. 2. Necesite comprender algo más acerca de un comportamiento. 3. Observe un cambio brusco en el comportamiento del interlocutor y no puede identificar su sentimiento.

32 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 2.- Estrategias prácticas para hacer preguntas. 4. Haga preguntas abiertas. (cont.) 4. Desee concentrarse sobre un tema pasado. 5. Desee identificar objetivos, intereses y necesidades. 6. Intente definir un problema. 7. Necesite tomar decisiones. 8. Desee motivar y promover la participación. 5. Haga preguntas cerradas. 1. Tenga necesidad de obtener información específica. 2. Planee una próxima cita. 3. Pregunte para confirmar la comprensión de un problema.

33 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 2.- Estrategias prácticas para hacer preguntas. 6. Evite preguntas improcedentes. 7. Cuando vaya a hacer una pregunta comprometida comience con un breve comentario amortiguador. 1.Sospeche que existe algún problema o información que su interlocutor tiene dificultad en comunicar. 2.Sospeche que alguien le oculta información relevante. 8. Evite el interrogatorio. 9. Evite las preguntas sarcásticas. 10. Haga preguntas pertinentes. 11. Siempre que haga preguntas, escuche las respuestas.

34 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 2.- Estrategias prácticas para hacer preguntas. 12. Cuando haya de tener una entrevista, conviene que observe algunas reglas adicionales. 1. Defina de antemano qué objetivos tiene y qué información desea obtener. 2. Defina de antemano el orden de las preguntas. 3. Comience con aquellas preguntas o comentarios que rompan el hielo. 4. Siga la secuencia: preguntas abiertas y generales-preguntas específicas. 5. Evite ir a salto de mata. 6. Fíjese un espacio temporal para hacer las preguntas y comuníquelo a su interlocutor.

35 EL ARTE DE HACER PREGUNTAS 2.- Estrategias prácticas para hacer preguntas. 13. Cuando desee entablar una conversación con alguien desconocido. 1. Utilice aperturas 2. Anticipe recursos para continuar la apertura. 3. Si logra abrir puertas y entablar conversación, evite las opiniones y juicios categóricos. 4. Prosiga el conocimiento de una manera gradual.