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1 20 1 MANUAL DE POLITICAS GENERALES

2 20 2 ÍNDICE Establecimiento del Plan Estratégico Autonomía y Responsabilidad Independencia de Gestión Defensa y Promoción Confidencialidad Relaciones con el Sector Privado Prestación de Servicios a la Población 8. No Discriminación Salud y Derechos Sexuales y Reproductivos Equidad e Igualdad de Género Cuidado al Medio Ambiente Empleo 13. Conflicto de Intereses 14. Obtención de Recursos 15. De la Información Financiera, Programática, Contable y Presupuestal

3 20 3 MANUAL DE POLÍTICAS GENERALES DE LA FUNDACIÓN MEXICANA PARAA LA PLANEACIÓN FAMILIAR, A.C. Este manual contiene un conjuntoo de procedimientos y medidas que se han establecido por el Cuerpo de Gobierno de Mexfam y la Dirección Ejecutiva para dirigirr la institución. Las políticas que se describen rigen a la organización y orientan la manera de actuar de todos los empleados y voluntarios en un asunto determinado. El conocimiento y la aplicación de las políticas que aquí se señalan contribuirán en gran medida a cumplir con el Plan Estratégico, lograr la misión institucional y a alcanzar la visión propuesta. POLÍTICA I ESTABLECIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO Mexfam establecerá el Plan Estratégico que guíe las actividades de la institución para que se logre en el plazo establecido el cumplimiento de metas en concordancia con la misión institucional. El Plan Estratégico seguirá los principios señalados en el Acta Constitutiva y los Estatutos de la institución. El Plan Estratégico deberá revisarse en forma periódica y adecuarse, cuando así sea conveniente. Para dar debido cumplimiento a lo anterior, las diversas áreas que conforman la institución, deberán identificar y establecer objetivos, metas y líneas de acción en el ámbito de sus funciones, encaminados a: Promover una nueva cultura de la salud sexual basada en la igualdad y equidad de género, en la defensa de los derechos sexuales y reproductivos y en una mayor participación del hombre en la salud familiar e impulsar el empoderamiento de los jóvenes. Contribuir a disminuir los rezagos existentes en salud reproductiva y a enfrentar otros problemas emergentes como las ITS, VIH/SIDA, cáncer cérvico-uterino y de la mama, así como la violencia intrafamiliar. Generar los recursos financieros necesarios para mantener la operación institucional. Contribuir a una planeación familiar integral, ofreciendoo servicios de calidad en salud y educación. Contribuir a crear conciencia en la opinión pública sobre las necesidades de salud sexual y reproductiva de la población vulnerable de México e influir en la adopción de políticas públicas tendientes a satisfacerlas. empleados deberán conocer el Plan Estratégico y será responsabilidad permanente de los titulares de cada una de las unidades directivas de la institución, (Dirección Ejecutiva, Gerencias de Área, Directores Locales y Administradores) difundirlo entre su personal y observar su debida aplicación.

4 20 4 Mexfam asegurará que todas sus acciones promociónales emprendidas incluyan componentes que favorezcan el desarrollo de la nueva cultura de salud sexual que requiere la población. POLÍTICA II AUTONOMIA Y RESPONSABILIDADD Mexfam actuará y mantendrá su posición comoo Organización de la Sociedad Civil (OSC) con carácter autónomo e independiente. Coadyuvará a mejorar la salud de la población, en particular de la salud sexual y reproductiva, y al desarrollo de la planeación familiar, sobre todo en la población adolescentee y juvenil y entre los sectores más vulnerables de la población, fomentando una cultura de salud y educación sexual, basada en la igualdad y equidad de género. Mexfam asume y reconoce su obligación de actuar de manera transparente, íntegra, eficaz y eficiente en materia programática y financiera, así como de rendir cuenta de manera responsable, confiable y oportuna del alcance y resultados obtenidos en el desarrollo de sus programas y proyectos a todos los donantes, a los beneficiarios, a la sociedad en su conjunto, a la IPPF, y al interior de la institución, a fin de identificar oportunidades de mejora continua, facilitar a los donantes la toma de decisiones, así como generar mayor confianza de la sociedad en las OSC. Mexfam actuará en apego a la Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la Sociedadd Civil, a fin de obtener los beneficios y dar debido cumplimiento a las obligaciones que la misma ley señala. POLÍTICA III INDEPENDENCIA DE GESTIÓN Mexfam deberá mantener y fortalecerr su carácterr social y la integridad institucional que la identifica como una OSC sin fines de lucro, laica y apartidista, cuyo objeto social es el de proporcionar servicios de salud sexual y reproductiva a la población más necesitada del país. La integridad, contenido y desarrollo de sus programas y proyectos serán debidamente supervisados y evaluados a fin de garantizar que bajo ninguna circunstancia y por ningún motivo, éstos se vean afectados por intereses ajenos a la misión de Mexfam. La Institución no apoyará a partidos políticos o a sus representantes en sus campañas o promociones. El personal de Mexfam a título personal podrá tener una filiación partidista, pero no deberá involucrar a la Fundación en sus actividades de proselitismo político partidista o de cualquier doctrina religiosa que afecte los intereses legítimos y la misión institucional.

5 20 5 POLÍTICA IV DEFENSA Y PROMOCIÓN Mexfam a través de los miembros de la Asamblea de Asociados, del Consejo de Administración, de sus empelados y colaboradores voluntarios realizará acciones encaminadas a la defensa y promoción de la misión institucional. En el ámbito de su competencia, fomentará, divulgará y defenderá la misión y visión de la institución entre el sector público, privado, académico y social, a fin de fortalecer su presencia en la sociedad mexicana y en el exterior. Sensibilizará a la opinión pública sobre los beneficios de una cultura de salud sexual y reproductiva a través de campañas promociónales y su divulgación en los medios de comunicación. Trabajará en forma conjunta y coordinada con otras OSC con propósitos afines a la institución para el monitoreo, evaluación, propuestas y cabildeo de políticas públicas en defensa de los derechos de salud sexual y reproductiva. Mexfam promoverá el dialogo continuoo entre los sectores público, social y privado para mejorar las políticas públicas relacionadas con la actividad institucional. POLÍTICA V CONFIDENCIALIDAD empleados, asociados, voluntarios y colaboradores de Mexfam, NO podrán, bajo ninguna circunstancia, revelar, divulgar o facilitar el acceso a información confidencial perteneciente a la institución. La asesoría, orientación y los servicioss que se proporcionen a la población, se regirán bajo principios de confidencialidad, respeto al individuo y a sus derechos de dignidad y privacidad. Mexfam asegurará al cliente que cualquier información que proporcione, o los detalles de los servicios que reciba no será comunicadoo a terceros sin su consentimiento.

6 20 6 POLÍTICA VI RELACIONES CON EL SECTOR PRIVADO Se establecerán relaciones con el sector privado, a fin de obtener recursos, en todo sentido fortalezcan, coadyuven y estimulen el cumplimiento de la misión de la institución. lícitos que Se podrán establecer relaciones formales o informales de colaboración siempre que no se comprometa la independencia y autonomía de Mexfam y en todoo momento su actuación se sujetará al marco de las leyes vigentes. Se llevarán a cabo acciones tendientes a formalizar alianzas estratégicas de colaboración o participación económica en dinero o en especie, y/o de asistencia técnica con el sector privado destinadas a la realización de programas y proyectos, siempre y cuando éstas no comprometan la misión de la institución y se convengan de conformidad con las leyes mexicanas aplicables en la materia. POLÍTICA VII PRESTACION DE SERVICIOS A LA SOCIEDAD Mexfam ofrecerá servicioss médicos y educativos a la población dentro siempre respetando la normatividad vigente en la materia. del ámbito de su competencia y Se implementará, promoverá y establecerá medidas para continuar incrementando la calidad y oportunidad de sus servicios en los programas y proyectos que se tengan establecidos, diseñando mecanismos de supervisión para constatar que en la totalidad de los Centros de Operación, se proporcione con sensibilidad y espíritu humanitario la atención digna y adecuada a la población y pleno respeto a sus derechos. En la prestación de servicios a la población, el personal de Mexfam invariablemente respetará los derechos humanos principalmente de los niños la gentee joven y adultos vulnerables, respetando en todo tiempo el derecho a la vida; la supervivencia; al desarrollo pleno; la protección contra influencias peligrosas; los malos tratos; el abuso y la explotación. Mexfam reconoce el derecho de los niños y las niñas desde la gestación, por lo que vigilará la prestación de servicios de salud adecuados y de calidad que garantice su pleno desarrollo. En este sentido todo miembro del personal y colaboradores deberá de cumplir estas políticas para evitar, detener y/o informar de cualquier tipo de agresión a la niñez, en el desarrollo de los programas y proyectos institucionales. Mexfam facilitará el acceso a los servicios de salud, orientación y educativos que proporciona a la población, otorgando en la medida de sus posibilidades la atención gratuita o con descuento en zonas marginadas y de extrema pobreza.

7 20 7 POLÍTICA VIII NO DISCRIMINACIÓN Mexfam proporcionará servicios de educación y de salud sexual y reproductiva evitando en todoo momento actos de discriminación que niegue o límite los derechos de las personas. Será compromiso permanente de los empleados de Mexfam acatar, poner en práctica y promover los principios de la Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación, cuyo objetivo es el de prevenir y eliminar todas las formas de discriminación que se ejerza contra cualquier persona, así como promover la igualdad de oportunidades y trato. Se evitará toda distinción, exclusión, o restricción que, basada en el origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, portadores de VIH/SIDA, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil, xenofobia, antisemitismo o cualquier otra, tenga por objeto impedir o anular el reconocimiento o el ejercicio de los derechos y la igualdad real de oportunidades de las personas. (Artículo 4 de la Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación) Mexfam respetará el derecho que tiene la población a la información, educación, servicios de planeación familiar y de elegir libremente las diversas formas de anticoncepción, con base en el consentimiento informado, libre de coacción, así como la libre determinación del número y espaciamiento de los hijos e hijas. (Artículo 4 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos) Coparticipará con otras instituciones en el diseño y la ejecución de proyectos encaminados a la protección de la niñez de toda forma de violencia física o mental, trato negligente, maltrato, discriminación o explotación laboral o sexual. POLÍTICA IX SALUD Y DERECHOS SEXUALES Y REPRODUCTIVOS Mexfam asume el compromiso permanente de desarrollar programas y/o proyectos que proporcionen a la niñez, juventud y población en general, educación y orientación sobre la salud y derechos sexuales y reproductivos con componentes que favorezcan la participación activa que cada uno de los integrantes de la diversidad de familias debe desempeñar bajo observancia del derecho y fomento de la diversidad sexual. En la medida de lo posible se ampliará la cobertura geográfica de los programas a fin de difundir y otorgar los beneficios y bienestar de una renovada cultura responsable y compartida de la sexualidad a un mayor número de grupos poblacionales. Mexfam promoverá, implementará, desarrollará y dará seguimiento a las acciones en las que el respeto y la promoción de la diversidad sexual sea una constante en el establecimiento de políticas, programas, proyectos y los componentes de la estructura ocupacional de la institución y en los servicios que se

8 20 8 proporcionen a la población. Impulsará acciones de información, educación y orientaciónn sobre temas relacionados con la diversidad sexual en el ámbito de salud sexual y reproductiva, principalmente a la población adolescente, a los más pobres y desprotegidos. servicios de salud sexual y reproductiva, la información y servicio de anticonceptivos serán ofrecidos a la población estrictamente con base en su aceptación voluntaria y no estará condicionada a la aceptación de otro servicio o recompensa que impida su libre elección. Previo al establecimiento y ejecución de los programas y/o proyectos, se deberán realizar los estudios y evaluaciones que la situación demande, mediantee una planeación y diseño apropiado con la participación de la población beneficiada, de manera que cumplan con el objetivo de otorgar los beneficios de salud que requiere la población. servicios de salud sexual y reproductiva se otorgarán a la población sin discriminar por condiciones tales como edad, sexo, orientación sexual, raza, la pertenencia a un pueblo indígena, idioma, capacidades diferentes, creencias, condición social o económica o por ser portadores de VIH. servicios de salud sexual y reproductiva para gente joven se realizarán bajo principios de accesibilidad, información y consejería, privacidad y confiabilidadd de maneraa respetuosa y de apoyoo a las personas. Se implementarán mecanismos encaminados a incrementar el acceso a la información, educación y servicios paraa la prevención de ITS/VIH/SIDA. consejería, Se fomentará la participación de la gente joven en el desarrollo y ejecución de los programas en pleno ejercicio de su derecho de tomar las decisiones que afectarán sus vidas y las del entorno familiar y social en las que se desenvuelven. POLÍTICA X EQUIDAD E IGUALDAD DE GÉNERO Mexfam promoverá, implementará, desarrollará y dará seguimiento a las acciones en las que el respeto y la promoción de la igualdadd y equidad de género sea una constante en el establecimiento de políticas, programas, proyectos y los componentes de la estructura ocupacional de la institución y en los servicios que se proporcionen a la población. Fomentará acciones de información, educación y orientación sobre temas relacionados con la igualdad y equidad de género en el ámbito de salud sexual y reproductiva, principalmente a la población adolescente, a los más pobres y desprotegidos.

9 20 9 Las diversas unidades administrativ vas de la institución, diseñarán estrategiass y líneas encaminadas a contribuir a mejorar la condición y empoderamiento de la mujer en la sociedad. de acción informes anuales que se presenten a la Asamblea de Asociados sobre la gestión administrativa, deberá incluir un apartado en donde se informe sobre los progresos alcanzados en la implementación de la política de equidad e igualdad de género. POLÍTICA XI CUIDADO AL MEDIO AMBIENTE Mexfam impulsará el cuidado al medio ambiente promoviendoo la reducción, reutilización y reciclaje 1. Dará cumplimiento a las leyes, estándares y regulaciones ambientales aplicables a su ámbito de acción. Dará un adecuado uso a materiales, suministros, agua potable y energía para reducir la presión sobre los recursos naturales. Fomentará el reciclaje y el uso de materiales reciclados minimizando la producción de desechos. Fomentará la responsabilidad individual en todo el personal sobre el cuidado del medio ambiente a través del desarrollo de objetivos apropiados. Monitoreará y reportará en forma permanente el desempeño ambiental, para reducción, reutilización y reciclaje se alcance el mejoramiento continuo. POLÍTICA XII EMPLEO Mexfam observará de manera invariable que durante el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal, se otorgue igualdad de oportunidades a las mujeres para ocupar cargos que impliquen toma de decisiones ejecutivas de alto nivel, determinando un salario acorde a sus funciones, equiparable a los que perciban los demás trabajadores en ese nivel ocupacional. 1 N ota: Se entiende por Reducir: Evitar todo aquello que genere desperdicio innecesario. Reutilizar: Darles la máxima utilidadd a los objetos sin necesidad de deshacerse de ellos. Reciclar: Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos a otroo proceso natural o industrial para hacer el mismo o nuevos productos, utilizando menos recursos naturales.

10 20 10 El proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal se realizará bajo de oportunidades eliminando todo aquello que implique actos de discriminación. principios de igualdad Se llevarán a cabo las acciones conducentes para garantiza que por lo menos el 50% de los miembros que integran el Consejo de Administración y de la plantilla de personal sea del género femenino. Se prohíbe la contrataciónn de cónyuges o parientes hasta el tercer grado de miembros de la Asamblea, Consejo de Administración y del personal para desempeñar algún cargo remunerado dentro de la institución o para consultorías. Mexfam llevará a cabo programas de capacitación y de evaluación del desempeño de los empleados, que permita la profesionalización del personal de la institución, que recompense la excelencia en el trabajo, que capacite al personal y sancione el incumplimiento. Todo el personal de la institución está obligado a no discriminar o permitir la discriminación en contra de personal o solicitantes de empleo por motivo alguno, incluyendo el estatus de portador de VIH/SIDA. Se protegerá a las y los empleados VIH-positivos contra la discriminación, persecución, rechazo, acoso, despido o negación de oportunidades apropiadas de empleo. MEXFAM sancionará actos de hostigamiento o acoso sexual, intimidación, crueldad, prepotencia, abuso y/o maltrato a los compañeros y compañeras de trabajo, y será responsabilidad permanente de los titulares de las diversass unidades administrativ vas, el prevenir y observar que éste tipo de actitudes no se presenten en la institución, y en su caso gestionar las medidas administrativas de carácter preventivo y correctivo que correspondan. POLÍTICA XIII CONFLICTO DE INTERESES miembros del Consejoo de Administración y personal directivo de la declaración de conflicto de intereses, bajo las siguientes premisas: institución firmarán cada año una Ningún miembro del Consejo de Administración y del personal usará su posición en la institución para promover la fabricación, distribución, promoción o venta de cualesquieraa materiales, productos o servicios en los cuales él o ella, su cónyuge o parientes tengan interés financiero directo o indirecto. miembros del Consejo de Administración y el personal de MEXFAM se abstendrán de intervenir o participar en cualquier tipo de negociación con proveedores de bienes y servicios en el que exista o pueda existir conflicto de intereses que impida o pueda impedir el desempeño de sus funciones de maneraa íntegra y objetiva o atente contra los valores y principios de la institución.

11 20 11 POLÍTICA XIV OBTENCION DE RECURSOS Mexfam emprenderá actividades tendientes a la obtención de recursos financieros a través de un plan de trabajo anual que permitan ejecutar los programas y proyectos establecidos, la ampliación y cobertura de las zonas o regiones de influencia y la autosuficiencia de la institución. Se diseñarán e implementarán diferentes estrategias para la obtención de fuentes de financiamiento que favorezcan la realización de los programas con recursos provenientes de los sectores público, privado o social, que estén favorablemente dispuestas a participar en la misión de Mexfam, siempre y cuando la aceptación de tal apoyo no imponga condiciones en detrimento de la autonomía de la institución. Se implementarán líneas de acción y procedimientos encaminados a incrementar la venta de productos y servicios que propicien la autosuficiencia financiera. materiales, Mexfam fomentará en todos los niveles de la organización criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y ahorro presupuestal, sin detrimento de los objetivos y metas institucionales programados, y supervisará su correcta aplicación a fin de obtener mayores ahorros y por ende ingresos. Se propiciará el fortalecimiento del fondo patrimonial a través de la promoción y ejecución de estrategias específicas. A fin de optimizar el uso de los recursos obtenidos, los niveles del gasto administrativo deberán de realizarse bajo criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y ahorro presupuestal, sin detrimento de los objetivos y metas definidas y programadas para su realización por la institución. POLÍTICA XV DE LA INFORMACION FINANCIERA, PROGRAMATICA, CONTABLE Y PRESUPUESTAL. Mexfam realizará el ejercicio anual de planeación, programación y presupuestación. Las acciones de planeación y programación del gasto para el ejercicio fiscal que corresponda, se realizará considerando los objetivos específicos que las diferentes unidades administrativas se hayan comprometido alcanzar, de acuerdo a los objetivos planteados en el Plan Estratégico de la institución en vigencia. La elaboración del presupuesto y ejercicio del mismo deberá llevarse a cabo bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia, a fin de optimizar los recursos y eficientar la operación. Las Gerencias de Área y Directores Locales y/o Administradores, llevarán a cabo periódicamente acciones de evaluación de los resultados obtenidos en el avance de los programas y del gasto, en su caso, determinar desviaciones y proponer las acciones correctivas correspondientes.

12 20 La emisión de estados financieros, reportes e informes que prepare la unidad administrativa responsable de su formulación, deberá ser completa y oportuna, conteniendoo información que reúna requisitos de calidad, confiabilidad y favorezca la toma de decisiones. avances de la ejecución de los programas y año al Consejoo de Administración. del gasto serán presentados por lo menos dos veces al El registro de las operaciones de la institución se sujetará a los principios de contabilidad generalmente aceptados a nivel nacional e internacional, leyes y normas en materia hacendaria y de rendición de cuentas. Se rendirán cuentas que reúnan características de oportunidad, confiabilidad, veracidad y transparencia en los tiempos y formas que requieran los diferentes donantes que con su patrocinio favorecen la labor de la institución. Mexfam mantendrá un sistema de control interno preventivo, detectivo y correctivo que permita el debido seguimiento y evaluación del ejercicio del gasto, el desarrolloo de los programas y proyectos, el avance de los objetivos y metas y en general, el desempeño y resultados de la gestión administrativa, identificar desviaciones, e implementar medidas correctivas que sancionen y eviten su recurrencia a fin de que coadyuven al cumplimiento de la misión institucional. estados financieros y el resultado de la gestión administrativa de la institución será dictaminada por el auditor externo que designe el Consejoo de Administración, debiendo las diferentes unidades administrativas proporcionar de manera oportuna, completa, veraz y confiable la documentación e información que para el caso les sea requerida.