GUÍA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Transcripción

1 GUÍA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Herramienta para medir el rendimiento laboral

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4 Edición elaborado por Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo Ing. Jennifer Agramonte Directora de Gestión Humana Lic. Roberto Mejía Encargado de Evaluación y Compensación Diseño y Diagramación Lic.: Alan Miller Mayo 2013

5 INDICE Introducción Marco legal Objetivos evaluación del desempeño Normas y Políticas Componentes de la Evaluación del Desempeño Ponderación Componentes por Grupo Ocupacional Categorización del desempeño Procedimientos Técnicas para una buena retroalimentación Lista de cargos por grupos ocupacionales Modelo de formularios Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -5

6 INTRODUCCION Esta Guía de Evaluación del Desempeño está elaborada bajo las regulaciones actuales de la Ley y su Reglamento de aplicación, con el objetivo de orientar a los directores, encargados y supervisores de cómo aplicar el proceso de Evaluación del Desempeño ajustados a las nuevas políticas y normas de forma objetiva. En la gestión del capital humano moderno, se vislumbra la necesidad que tienen los colaboradores de conocer como ha sido el desempeño de sus labores en un período determinado de trabajo, esto los motiva a mejorar las competencias deficientes y mantener las que hayan sido satisfactorias. Por otra parte, esta herramienta contribuye a detectar las brechas de capacitación puntual de acuerdo al grupo ocupacional que pertenezca el cargo según el Manual de Cargos actualizado al Para el Ministerio de Trabajo es de gran importancia desarrollar los planes de carrera y de formación de cada individuo, es por ello que hemos ajustado todas los instrumentos de factores / indicadores a competencias. La Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo está comprometida en alinear los procesos a Gestión por Resultados, de este instrumento se desprende la medición del desempeño laboral de cada colaborador y su aporte a la misión y visión institucional. Esperamos que sea de gran ayuda y utilidad esta guía. Para asesoría adicional, no dude en contactarnos. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -6

7 MARCO LEGAL La Evaluación del Desempeño se encuentra estipulada en diferentes legislaciones, donde se hace referencia a la importancia de realizar el proceso, sus ventajas, a quienes involucra, las consecuencias de la NO aplicación y las sanciones a su incumplimiento. Entre estas legislaciones podemos citar: Constitución de la República Dominicana Artículo El estatuto de la Función Pública es un régimen de derecho público basado en el mérito y la profesionalización para una gestión eficiente y el cumplimiento de las funciones esenciales del Estado. Dicho estatuto determinará la forma de ingreso, ascenso, evaluación del desempeño, permanencia y separación del servidor público de sus funciones. Ley de Función Pública Artículo 46.- El desempeño de los funcionarios de carrera será evaluado periódicamente, de manera objetiva e imparcial. Articulo 83.- Son faltas de segundo grado cuya comisión da lugar a la suspensión de funciones por hasta noventa (90) días, sin disfrute de sueldo, las siguientes: Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -7

8 Acápite 2.- Dejar de evaluar y calificar el desempeño anual de sus subalternos dentro de los plazos oficialmente establecidos Reglamento Artículo 68.- Se establece a favor de los funcionarios o servidores públicos que hayan obtenido resultados de bueno o más en la evaluación de su desempeño un bono equivalente al salario de un mes. Dicho bono se administra de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Evaluación del Desempeño. Reglamento Artículo 4.- Los sistemas de evaluación de desempeño, promoción y ascensos de los servidores y funcionarios de la administración pública se fundamentan en los principios: 1. Eficiencia de la administración pública. 2. Profesionalización y mejoramiento continuo de la funció pública. 3. Gestion basada en resultados. 4. Rendición de cuentas 5. Merito personal. 6. Ética del servidor público. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -8

9 OBJETIVOS Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -9

10 EVALUACION DEL DESEMPEÑO Proceso cuyo objetivo fundamental es el análisis del desempeño de los servidores de la institución. Este análisis consiste en llevar a cabo un proceso conjunto entre el supervisor y el supervisado por medio del cual se determinan los factores que impactaron tanto positiva como negativamente el desempeño del servidor público en un período determinado con la finalidad de aprovechar el aprendizaje obtenido y establecer mecanismos de mejora de los resultados, tal como lo establece el Reglamento de Evaluación de Desempeño y Promoción de los Servidores de la Administración Publica en su Artículo 5, numeral 2. Los resultados de la evaluación del desempeño inciden de manera directa en los siguientes subsistemas: Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -10

11 Los principios que rigen este proceso son: 1. Eficiencia 2. Flexibilidad 3. Profesionalización 4. Mejoramiento continúo 5. Gestión basada en resultados 6. Rendición de cuentas 7. Mérito Personal 8. Ética 9. Confiabilidad Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -11

12 NORMAS Y POLITICAS 1. La evaluación del Desempeño es de carácter obligatorio para todo el personal con más de seis (6) meses en la institución. 2. Se debe tener a mano el Formulario de Incidentes Críticos, debidamente completado mes tras mes con las actividades positivas y negativas del colaborador. 3. Serán sancionados los supervisores que sin justificación comprobada dejen de evaluar el desempeño del personal bajo su cargo. (Ver Reglamento Disciplinario Art. 10, Acápite 9) 4. Se conformará un Comité Ad-Hoc, para los casos de desacuerdo entre las partes. 5. Las evaluaciones del desempeño se realizaran según los plazos establecidos por la Dirección de Gestion Humana de Ministerio de Trabajo en conjunto con el Ministerio de Administración Pública y las políticas internas. 6. Los supervisores deben de retroalimentar a cada empleado al momento de finalizar la evaluación, especificándoles sus puntos fuertes y los débiles. 7. El empleado debe de tomar en cuenta los puntos a mejorar, con el fin de tomar en cuenta las competencias más bajas y mejorarlas para el próximo año. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -12

13 8. Los resultados de las dos (2) últimas evaluaciones del desempeño servirán para la toma de decisiones sobre ascensos, otorgamiento de incentivos, adiestramientos, aumentos de sueldos, entre otros. 9. El empleado de Carrera que obtenga una puntuación menor a sesenta y cinco (65) puntos, calificación de insatisfactorio deberá someterse a un programa especial de capacitación. En los casos en que el funcionario público de carrera no culmine o apruebe el programa especial de capacitación, o que en el siguiente proceso de evaluación su desempeño sea nuevamente calificado de insatisfactorio, será destituido de su cargo. 10. En caso de que un supervisor tenga menos de seis (6) meses en el puesto, habrá que conformar un Comité Ad-Hoc de Evaluación del Desempeño para evaluar aquellos colaboradores que cumplan con el tiempo. 11. Si durante el período previo a la evaluación, el evaluado ha tenido más de un superior inmediato, será evaluado por cada uno de ellos. Se promediarán ambas evaluaciones y de ese modo se obtendrá la calificación final. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -13

14 COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PONDERACION COMPONENTES POR GRUPO OCUPACIONAL CATEGORIZACIÓN DEL DESEMPEÑO Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -14

15 PROCEDIMIENTOS 1. El Ministerio de Administración Pública (MAP) aprueba los instrumentos de los que dispone el Ministerio de Trabajo y autoriza a la Dirección de Gestion Humana dar inicio al proceso. 2. La Dirección de Gestion Humana del Ministerio de Trabajo, emite circular a nivel nacional convocando a las jornadas de capacitación. 3. El Departamento de Evaluación y Compensación elabora el calendario de capacitación a nivel nacional. 4. Los supervisores realizan la Evaluación del Desempeño en el plazo establecido. Si tuvieren alguna irregularidad lo notifican a la Dirección de Gestion Humana del Ministerio de Trabajo para su debida asistencia. 5. El Departamento de Evaluación y Compensación, asesora con el apoyo de la Dirección de Tecnología de la Información en los aspectos operativos del proceso. 6. El supervisor recomienda la capacitación necesaria en el compendio de formación que se encuentra en el formulario en línea. 7. El empleado y el supervisor firman el formulario, sin importar la condición de aceptación o No del empleado. 8. El empleado puede hacer uso de la casilla no de acuerdo siempre y cuando sustente su justificación. 9. El supervisor recopila todas las evaluaciones de su área, una vez completada, las remite formalmente a la Dirección de Gestion Humana del Ministerio de Trabajo. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -15

16 10. El Departamento de Evaluación y Compensación, realizará una previa conciliación de las evaluaciones recibidas, con el fin de identificar las unidades pendientes de evaluación. 11. La Dirección de Gestion Humana del Ministerio de Trabajo, envirará comunicación a las áreas que no hayan enviado las evaluaciones en el plazo establecido, con el fin de otorgarles 5 días francos para la finalización. 12. La Dirección de Gestion Humana de Ministerio de Trabajo conformará los comités Ad Hoc para la conciliación de los casos en desacuerdo. 13. El Comité Ad Hoc conciliará en la jurisdicción o unidad el caso, en donde estarán formando parte el supervisor y el empleado en desacuerdo. 14. El Comité Ad Hoc cierra el caso con sus sugerencias. Estas deberán ser anexadas a la evaluación del desempeño del colaborador. 15. El Departamento de Evaluación y Compensación realiza las estadísticas finales del proceso para ser presentadas a la Directora de Gestion Humana del Ministerio de Trabajo quien hará los planes de mejora y las sanciones para los casos que aplique. 16. La Dirección de Gestion Humana informara a los supervisores, encargados y directores la fecha límite para el cierre definitivo del proceso de evaluación. 17. Para recibir ascensos y otorgamiento de incentivos, aumento salarial, el evaluado debe haber obtenido por lo menos dos (2) evaluaciones del desempeño de excelente consecutivas y la unidad o departamento tener las previsiones presupuestarias para tales fines. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -16

17 TECNICAS PARA UNA BUENA RETROALIMENTACION El supervisor, encargado o director de área debe observar los siguientes aspectos: Elegir el lugar adecuado, donde no hayan distracciones. Tener a mano los registros de las conductas de los evaluados. Al iniciar la entrevista se le debe decir al evaluado cuál es el objetivo de la misma. Analizar primero los aspectos sobresalientes o fortalezas del evaluado. Analizar las debilidades del evaluado, citando ejemplos que justifican esa calificación. Motivar al evaluado a que exprese sus opiniones o comentarios. Se le debe pedir al evaluado que firme el formulario, expresando su conformidad o no con los resultados de la evaluación. Elaborar, conjuntamente con el evaluado, el plan de desarrollo para mejorar el desempeño del mismo y entregárselo por escrito. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -17

18 LISTA DE CARGOS POR GRUPOS OCUPACIONALES Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -18

19 Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -19

20 Modelos de Formularios FORMULARIO GRUPO OCUPACIONAL I FORMULARIO GRUPO OCUPACIONAL II FORMULARIO GRUPO OCUPACIONAL III FORMULARIO GRUPO OCUPACIONAL IV FORMULARIO GRUPO OCUPACIONAL V Estos formularios usted lo puede encontrar accesando a la dirección electrónica del Ministerio de Trabajo: Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -20

21 Ruta de acceso para realizar Evaluación del Desempeño Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -21

22 A continuación presentamos el proceso de Evaluación de Desempeño de forma online para ser utilizado exclusivamente por los supervisores, encargados y directores de áreas con el personal que supervisan. Primer paso: El supervisor, encargado o director de área accesa a la dirección electrónica del Ministerio de Trabajo luego pulsa clik en Institución. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -22

23 Segundo paso: El supervisor, encargado o director de área pulsa click en Gestión Humana. Tercer paso: El supervisor, encargado o director de área pulsa clik en Evaluación de Desempeño. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -23

24 Cuarto paso: El responsable de la evaluación debe colocar el mismo dominio y contraseña con el cual enciende su computador. Quinto paso: El responsable de la evaluación digita el numero de cédula del servidor a quien va a evaluar seguido de la tecla ENTER o haciendo click en botón buscar. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -24

25 Sexto paso: Luego, se desplegará el formulario correspondiente para comenzar a puntuar los distintos renglones. El primer componente a evaluar es la Capacidad para ejecutar el trabajo. El responsable debe iniciar el proceso de puntuación según considere, tomando en cuenta los reportes de incidentes críticos del servidor que se realizan mensualmente. Cada uno de estos aspectos tienen un rango de puntuación de 0 a 3, donde 0= Insatisfactorio; 1= Promedio; 2= Sobre el promedio y 3= Sobresaliente. Nota: Este rango de puntuación no es el mismo para todos los formularios de evaluación de desempeño. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -25

26 Séptimo paso: El segundo componente a evaluar es el Régimen Ético y Disciplinario y para esto damos clik a la parte 2 del formulario. Para evaluar el tercer componente correspondiente al Logro de Metas se hace clik en la parte 3 del formulario. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -26

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28 El responsable hace click en la parte 4 del formulario y procede a llenar los renglone correspondientes, concluyendo así el proceso de evaluación. Esa última parte es de suma importancia en virtud de que el supervisor, encargado, o director de área coloca sus recomendaciones en relación al evaluado para que sean tomadas en cuenta por el área de Evaluación de Desempeño de la Dirección de Gestión Humana. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -28

29 Octavo paso: El responsable hace click en Enviar y luego en el botón Mis evaluados. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -29

30 Luego se desplegara el siguiente cuadro en donde el evaluador podrá ver la lista de los servidores evaluados, seguido de cinco (5) botones con las aplicaciones siguientes: Editar evaluación Exportar a documentos Enviar a mi correo Imprimir evaluación Cancelar evaluación Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -30

31 En el caso específico para la impresión física de la evaluación, el evaluador deberá dar click en el botón Imprimir, desplegándose en la pantalla una vista previa de dicha evaluación, la cual deberá extraer presionando las teclas (Ctrl + P) y seleccionando la impresora de su preferencia. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -31

32 Noveno paso: En caso de que el evaluado no se sienta satisfecho con su evaluación debe proceder a firmar el documento, justificando su inconformidad en el campo correspondiente. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -32

33 Al finalizar el proceso de evaluación de todo el personal, es responsabilidad del evaluador enviar mediante oficio todos los formularios debidamente firmados a la Dirección de Gestión Humana a más tardar los días 30 de mayo de cada año. Este proceso nos permitirá accionar nuestros planes de mejora, incentivos y capacitación a los fines de lograr nuestras metas institucionales con un capital humano cada día más preparado y competitivo. Esperamos que esta guía se convierta en un instrumento de mucha ayuda en este nuevo esquema de evaluación del desempeño, por lo que le sugerimos imprimir este material para la retroalimentación y su mejor aplicación en cada una de sus áreas. La Dirección de Gestión Humana les recuerda que: Lo que no se puede medir, no se puede dirigir ni gestionar. Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -33

34 Esta guía fue elaborada por la Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo, exclusivamente para fines informativos de los servidores del Ministerio de Trabajo

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38 Ave. Jiménez Moya, Centro de los Héroes Santo Domingo, Distrito Nacional Tel.: (809) Ext.: Dirección de Gestión Humana del Ministerio de Trabajo -38