Gastos Generales de Manofactura

Transcripción

1 Gastos Generales de Manofactura Se define como gastos generales de manofactura, también conocidos con los nombres de Costos Indirectos, Gastos generales de producción o de fabricación, carga fabril y más apropiadamente Costos de los gastos generales de fabricación, a todos aquellos costos que se presentan en una empresa necesaria para la buena marcha de la producción, pero que de ninguna manera se identifican con el producto que se está elaborando. De manera que todos aquellos costos que No son materiales directos y mano de obra directa, ni gastos de administración y de ventas, son gastos generales de producción y constituyen el Tercer elemento del costo. Recordemos: Costo: Es todo gasto que tenga que ver con el volumen de producción. Gasto: Será todo desembolso que tenga relación con el volumen de ventas. En una empresa industrial podemos distinguir tres funciones básicas: producción, administración y ventas, para llevar a cabo cada una de ellas, la empresa tiene que efectuar ciertos desembolsos por pago de salarios, arrendamientos, servicios públicos, materiales, etc. Estas erogaciones reciben el nombre de costos de producción, gastos de ventas, gastos de administración, según a la función que pertenezcan. Los costos de producción se transfieren (capitalizan) al inventario de productos fabricados, en otras palabras el costo del producto fabricado esta dado por los costos de producción en que fue necesario incurrir para su fabricación, por esta razón los desembolsos relacionados con la producción es mejor llamarlos Costos y no Gastos puesto que se incorporan en los bienes producidos y queda por lo tanto capitalizando en los inventarios hasta tanto se vendan los productos. Los gastos de administración y de ventas, por el contrario no se capitalizan, sino como su nombre lo indica se gastan en el periodo en el cual se incurriere o aparece como tales en el estado de resultados. ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Son los que se aplican para determinar el costo de los productos fabricados. Estos costos de producción se dividen así: Materiales. Materiales Directos. En la fabricación de un producto entran diversos materiales, algunos de estos formando parte integral del producto como sucede con las materias primas y demás materiales que integran físicamente el producto. Estos llevan el nombre de Materiales Directos y su costo constituye el primer elemento integral del costo total del producto terminado. Materiales Indirectos. Los combustibles, los lubricantes, las herramientas, los suministros de fábrica como los tornillos y pegamento, mantenimiento de planta y equipo, aseo, todos estos reciben el nombre de Materiales Indirectos y su costo se incluye en el tercer elemento denominado CIF (Costos Indirectos de Fabricación). Mano de Obra. Mano de Obra Directa. Para la transformación de los materiales directos en productos terminados hace falta el trabajo humano por lo cual la empresa para una remuneración llamada Salario. Los trabajos de producción son de diversas clases alguna interviene con su acción directa en la fabricación de los productos bien sea manualmente o manipulando las máquinas que transforman las materias primas en productos 1

2 terminados, la remuneración de todos estos trabajadores cuando se desempeñan como tales es lo que constituye Costos de la Mano de Obra Directa. Otros como: Salario de empleados de oficina de administración de la fábrica, tomadores de tiempo, empleados de almacén y ayudantes, conductores, fogoneras, primas por horas extras, tiempo ocioso, salarios de capataces, etc. Mano de Obra Indirecta. Trabajadores que desempeñan funciones como aseo, vigilancia, mantenimiento, la remuneración de estos trabajadores se denominan Mano de Obra Indirecta. Se incluye en el tercer elemento del costo Costos Indirectos de Fabricación. Dentro de estos figuran: Depreciación (edificio y máquinas), impuesto, seguro, alquileres, servicio público (agua, luz, teléfono), repuestos de maquinaria; prestaciones sociales de los obreros de producción indirecta, costos de fletes en compra de materiales, conservación de edificio, de maquinaria, de muebles y enseres, de equipos y automotores, etc. Los CIF no son directamente asignables a los OP (ordenes de Producción). GASTOS GENERALES FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES Gastos Generales Fijos. Son aquellos que permanecen constantes por un periodo relativamente corto, generalmente el ciclo contable de la empresa. Ej, Impuesto, alquiler, seguro, depreciación en línea recta, salarios de superintendentes, salarios fijos de supervisión. Gastos Generales Variables. Son aquellos que varían en forma proporcional al volumen de producción o de ventas, es decir si estas aumentan el 50% los gastos aumentaran en la mínima proporción, y si por lo contrario la actividad disminuye un 20% en el mismo porcentaje disminuirán los gastos. Ej, Suministros, seguros de accidente, reparación, seguro social, calefacción, energía, etc. Costos Generales Semivariables. Son aquellos que aumentan o disminuyen cos los cambios de producción o de ventas, pero no en forma proporcional al volumen de actividad, como en el caso de los gastos variables, no permanecen fijos a cualquier nivel como el caso de los gastos fijos. Ej, la fuerza del vapor, los medios de comunicación, los gastos por teléfono, la mano de obra directa, la propaganda, etc. Son gastos que pueden ser fijos durante un periodo específico aunque aumenten o disminuyen la producción. METODOS PARA CALCULAR LAS TASAS PREDETERMINADAS DE GASTOS GENERALES Existen varios métodos para conocer las tasas predeterminadas de gastos generales que se necesita para conocer el tercer elemento del costo. De las actividades de cada empresa, o de la forma como trabaja cada uno de los departamentos de producción, pues mientras unos lo hacen con un costo muy elevado de los materiales directos, otros lo hacen en abundancia de mano de obra o con muchas máquinas que reemplazan en gran parte el costo de la mano de obra humana. En todos estos casos la tasa predeterminada se obtiene al Dividir el Costo de los gastos generales presupuestadas para un periodo por la Base presupuestada para un mismo periodo. Gastos Generales Presupuestados 2

3 Tasa Predeterminada T.P. = G.G.P. Gastos Generales B.P. Base Presupuestada. Con base a las unidades producidas. Estas se aplican esencialmente en aquellas empresas que producen un solo artículo. En este caso se obtiene una tasa predeterminada en pesos por cada unidad producida. T.P. = G.G.P. V.P. unidades Producidas Ejemplo. Con base en un presupuesto de ventas de Unidades para el primer semestre, una empresa desea calcular su presupuesto de producción para el mismo periodo, y para ello tienen en cuenta los siguientes datos: Inventario Inicial de Unidades en Enero 1: Inventario deseado de Unidades en Junio 30: El cálculo de las producciones presupuestadas se obtiene de la siguiente manera: Presupuesto de Ventas Uds Inventario real Enero 1 < Uds> Producción presupuestada para Hacer frente a las ventas Uds + Inventario deseado Junio Uds Producción Presupuestada Uds La misma empresa, una vez calculadas sus ventas y su producción del periodo, presupuesta unos gastos generales por valor de $ y las unidades producidas reales son de uds, la tasa predeterminada de gastos generales será de $4,00 por cada unidad así: T.P. = = $4, Su costo $4,00 * 5,00 Uds = $20 Este es el costo de las uds producidas. Con base en Horas de Mano de Obra Directa: Se obtiene una tasa expresada por cada hora de mano de obra directa presupuestada mediante la siguiente fórmula. Gastos Generales Presupuestados 3

4 T.P. = G.G.P. * 100 H.M.O.D.P. Costos Hora Mano de Obra Directa Presupuestada Ejemplo. Gastos generales presupuestados de $ y un presupuesto de $ Horas de Mano de Obra Directa, 500 horas reales de mano de obra directa. T.P. = = $ 6,00 * 500 hrs = $3.000 de Gastos Grales Aplicados hrs Con base al costo de las horas de mano de obra directa. Bajo este método la tasa predeterminada se obtiene mediante la siguiente fórmula expresada en porcentaje: T.P. = G.G.P. * 100 C.H.M.O.D.P. Costo Hora Mano de Obra Directa Presupuestada Ejemplo. Una compañía tiene unos gastos generales presupuestadas de $ y el costo de mano de obra directa presupuestada para el mismo periodo es de $ de acuerdo con esto la tasa es de 50% de la mano de obra directa, el costo del mano de obra directa real fue de $ T.P. = * 100% 50% = * 50% = Con base en el costo de Materiales Directos: La tasa que se obtiene bajo este método es expresada en porcentaje mediante la siguiente fórmula: T.P. = G.G.P. * 100 C.M.D.P. Costo Materiales Directos Presupuestados Ejemplo Una empresa Tiene en un periodo unos gastos generales presupuestos de $ , un costo de materiales directos presupuestados de $ , y un costo real de materiales directos para el trabajo específico de $90.000: T.P. = * 100% = 80% del costo de materiales directos Gastos Generales aplicados a la producción de: $ * 80% =

5 Con base en el costo primo: Se denomina costo primo, a la suma de los 2 primeros elementos del costo, o sea los materiales directos y la mano de obra directa. La fórmula es la siguiente: T.P. = G.G.P. * 100 C.Pr.P Costo Primo Presupuestado Este método es aplicado por aquellas empresas que consideran que los gastos generales de manofactura varían de acuerdo tanto en los materiales directos como0 en la mano de obra directa y en forma homogénea. Ejemplo, Una compañía dispone de la siguiente información: Gastos generales presupuestados $ ; Costos de los materiales directos presupuestados $ ; Costo de la mano de obra directa presupuestada $ ; Costo de materiales directos reales invertidos en el trabajo $10.000; Costos de la mano de obra real utilizada en el trabajo $ T.P. = $ * 100% = * 100% = 60% $ % del Costo Primo Con base en las Horas Máquina: No es un método muy utilizado, pero quienes lo emplean estiman que los gastos generales varían de acuerdo con el tiempo y en las máquinas empleadas T.P. = G.G.P. Gastos Generales Presupuestados H.M.P. Horas Máquinas Presupuestadas Ejemplo, Si una compañía tiene en un periodo unos gastos generales presupuestados de $ y un presupuesto de hrs máquina, la tasa predeterminada de gastos generales valdrá $5,oo por cada hora máquina, pero el trabajo requirió de Hrs máquina reales. Cual será su costo hora máquina? T.P. = = $5,oo Cada Hora Máquina Horas Máquina reales horas * $5,oo = $ Costo de Hrs Máquina. PRESUPUESTO DE CIF El numerador para hallar la tasa predeterminada en el presupuesto de los CIF una vez determinada la capacidad que se va a emplear para el cálculo de la tasa y una vez expresada en la unidad mas conveniente la empresa debe calcular el total de los CIF correspondiente a dicho nivel de producción presupuestado para ello 5

6 es necesario presupuestar cada tipo de clase de CIF (MOD, Materiales, Unidades, Máquinas), mediante un análisis de su comportamiento en relación con posibles variaciones en el nivel de producción real. Ejemplo, Una empresa a presupuestado su nivel de producción en 100 HMOD y el análisis del comportamiento de los CIF con respecto a las variaciones en dicho nivel de actividad expresada en MOD arrojó la siguiente fórmula presupuestal. Costos Fijos $ Costo Variable $ 0,50 / HMOD CIF Presupuestado: Costos Fijos Costos Variables: * 0, Presupuestos CIF es ===== $ Tasa predeterminada = CIF presupuestada = = $1,oo / HMOD Nivel Pdn Presupuestado Que se hace durante el periodo contable si se tienen 2 aspectos seleccionados con los CIF que son la contabilización de los CIF Reales y la aplicación o cargo de los CIF a las órdenes de Producción (OP)? En el primer caso se debita las cuentas CIF y la cuenta que se acredita varía según el caso y puede ser: Inventario Materia Prima, Nómina de fábrica, caja o bancos, CxP, Depreciación acumulada, Seguro prepagado, etc. Contabilización CIF Reales $1.000 Material Indirecto CIF (material Indirecto) $ Inv. Materia Prima $ El departamento de costos no realiza ningún asiento porque no se está afectando la cuenta inventario en proceso. Al finalizar el periodo contable se deben cerrar las cuentas de CIF Debitando los CIF Aplicados y Acreditando. Los CIF Reales cualquier diferencia entre estos se lleva a una cuenta Variación CIF; si los CIF Aplicados son mayores que los CIF Reales quiere decir que hay una Sobreaplicación de CIF y por lo tanto la variación irá al Crédito. Mayores CIF Aplicados xxxx CIF Real xxxx Variación CIF xx Menores CIF Aplicados xxxx 6

7 CIF Real xxxx Variación CIF xx FORMULAS UTILIZADAS PARA CALCULAR GASTOS APLICADOS A LA PRODUCCIÓN Fórmula para cálculo de tasa predeterminada de Gastos Generales: T = G.G.P. * 100 C.P.M. Compras Presupuestadas Ejemplo, Compras Materiales Presupuestadas Presupuestos Gastos Generales T = * 160% = 60% Compras reales $ Los gastos serán $ * 0.60 = $ Las bases usadas son: Unidades de producción. Hora Mano de Obra Directa. Costos de las Horas de Mano de Obra Directa. Horas Máquina. CONTABILIZACION DE LOS GASTOS GENERALES APLICADOS A LA PRODUCCIÓN Se presentan 2 situaciones: Cuando la empresa lleva únicamente los libros contables convencionales, la aplicación de los gastos generales a la producción se registra así: Departamento de Costos: Se coloca en la hoja de costos por trabajo, el valor correspondiente a los gastos generales que se aplicaron a la producción en un determinado trabajo, como al tercer elemento del costo. Departamento de Contabilidad: En este Departamento se registra: Inventario TEP xx Gastos generales aplicados xx TEP: Trabajo en proceso para gastos generales Representa el tercer elemento del costo y surge siempre que se apliquen gastos generales a la producción en 7

8 un trabajo particular. La cuenta gastos generales aplicados es temporal y deberá cerrarse al final del periodo contable. Al final del periodo contable, se tendrá igualmente el monto de los materiales directos usados y la MOD utilizada, mientras que el tercer elemento, los gastos generales estarán expresados en datos estimados. Cuando la empresa lleva dos juegos de libros, la contabilización de los gastos generales aplicados, serán: Departamento de Costos: La cifra se coloca en la hoja de costos como el tercer elemento. Departamento de Contabilidad: Se registra en la fábrica: Inventario TEP xxxx Gastos generales aplicados xxxx En la Oficina general, no se hace asiento porque esta Oficina se ocupa solo de transacciones diferentes a las de producción. CONTABILIZACION DE GASTOS GENERALES REALES. También se deben tener en cuenta 2 situaciones: Cuando la empresa lleva únicamente libros convencionales, el registro de los gastos reales lo hace el departamento de contabilidad mediante el siguiente asiento: Si el caso es por depreciación. Control de Gastos generales fca (deprec. Maq) xxxx Provisión para depreciación de Maq xxxx Si es gasto alquiler: Control Gastos generales (Alquiler) xxxx Caja xxxx Si es gasto seguro: Control de Gastos generales Fca (Seguros) xxxx Seguro prepagado xxxx De igual forma se registrarían todas las cuentas de gastos, esta cuenta es auxiliar, y la suma de todas las auxiliares de gastos reales durante el periodo, deberá ser igual a una de control que se tendrá al final, denominada: Control de Gastos Generales de Fábrica. Cuando la empresa lleva además de libros convencionales, otros libros para registrar las transacciones que tengan que ver con la producción; su contabilización se hará así: Oficina General: 8

9 a. Mayor de fábrica xxxx Provisión Deprec. Maq. xxxx b. Mayor de Fábrica xxxx Caja xxxx c. Mayor de Fábrica xxxx Seguro Prepagado xxxx En la Fábrica: a. Control Gastos Generales fab. (Dep. Maq) xxxx Mayor General xxxx b. Control Gastos Generales Fab. (Alquiler) xxxx Mayor General xxxx c. Control Gastos Generales Fab. (Seguros) xxxx Mayor General xxxx CIERRE DE GASTOS GENERALES APLICADOS Al finalizar un periodo contable la empresa debe hacer una comparación del monto total de los datos reales registrados con la cuenta Control Gastos Generales de Fábrica, incurridos en el periodo con saldo débito, y los Gastos Generales Aplicados con saldo crédito. Si las cifras son exactas quiere decir que la estimación que se hizo fue la más exacta posible. Si no es exacta, como ocurrirá la mayoría de las veces el Departamento de contabilidad deberá hacer un ajuste, mediante el cierre de las cuentas temporales del control de gastos generales de fábrica y gastos generales aplicados surgiendo una nueva cuenta temporal denominada Gastos Generales Sub o Sobreaplicados, que se debita si los gastos aplicados son más bajos que los reales y se acredita en caso contrario si los aplicados son más altos que los reales. Registros cuando la empresa lleva únicamente libros convencionales. Si los gastos generales aplicados fueron sub estimados a los reales. Gastos generales aplicados xxxx Gastos generales sub aplicados xxxx Control gastos generales de fábrica xxxx Si los gastos generales aplicados fueron sobreestimados. Gastos generales aplicados xxxx 9

10 Control gastos generales de fábrica xxxx Gastos generales sobreaplicados xxxx Registros cuando la empresa lleva además los libros para registrar transacciones de producción. Si los gastos generales aplicados fueron más bajos. Gastos generales aplicados xxxx Gastos generales sub aplicados xxxx Control Gastos de fábrica xxxx Si los gastos generales aplicados fueron más altos. Gastos generales aplicados xxxx Gastos generales sub aplicados xxxx Control Gastos de fábrica xxxx Ejemplo, al finalizar un periodo una empresa muestra en la cuentas control del libro mayor las siguientes cuentas: Control Gastos generales de fábrica Gatos generales aplicados La diferencia de $5.000 que representa una sub estimación de gastos generales durante el asiento de cierre: Gastos generales aplicados Gastos generales sub aplicados Control gastos grales fábrica Al cerrar las cuentas surge una nueva Control gastos grales fábrica Gastos generales aplicados Gastos generales sub aplicados CIERRE DE LOS GASTOS GENERALES SUB APLICADOS. La cuenta Gastos generales sub aplicados, se deberá cerrar al final del periodo con la de Costos de Mercancía Vendida. 10

11 Si se considera la sub aplicación como un mayor o menor valor del costo del producto, o con ganancias retenidas en caso de que se considere como un gasto del periodo. Cuando la empresa lleva libros convencionales, incluyendo los de producción el cierre es así: Si hubo una sub estimación: Costo de Mercancía vendida xxxx Mayor de fábrica xxxx O también: Ganancias Retenidas xxxx Mayor de fábrica xxxx Si hubo una sobre estimación: Mayor de fábrica xxxx Costo de mercancía vendida xxxx PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Preparación de estados financieros para empresas que manejan costos: Para elaborar el estado de resultados es indispensable hacer primero un estado de costos de productos manofacturados y vendidos, sumando o restando los gastos generales sub o sobre aplicados, según sea el caso, para obtener al costo real de manofactura del producto terminado o vendido. En los costos habrá además del inventario de productos terminados y de materiales, inventario de trabajo en proceso, de suministros, de materiales de productos defectuosos, productos dañados y de repuestos. El estado de ganancias y pérdidas no sufrirá variación de ninguna naturaleza. RESUMEN Con el nombre de gastos generales de manofactura, o gastos indirectos; se conocen todos aquellos gastos que no son materiales directos, Mano de obra directa o Gastos de administración y ventas. Los gastos tanto de producción, como de mercadeo, se clasifican como Fijos, o sea aquellos cuyos costos permanecen constantes, no importa la variación de producción o ventas; Variables, varían en forma proporcional con la producción o las ventas, y semifijos o semivariables que se componen de una parte fija y otra variable, que no varían en forma proporcional a la producción o las ventas. En el sistema de costos por ordenes de fabricación el tercer elemento de costos son los gastos generales de producción, no es real. Hay muchos costos generales de producción como los servicios de agua y electricidad, cuyo costo no es posible conocerlo por una semana en relación a un centro de producción en donde se costean elaborando al mismo tiempo varios artículos. De ahí, la necesidad de calcular el tercer elemento del costo con base en una tasa predeterminada de gastos generales que se obtienen al dividir unos gastos generales presupuestados para todo un periodo, por una base presupuestada para el mismo periodo expresada dicha base en Horas de mano de Obra Directa, costo de esas horas, horas máquina o costo de los materiales directos 11

12 usados. Esta tasa multiplicada por una base real de un periodo corto (expresada en términos idénticos a la base presupuestada) da lugar a los gastos generales aplicados a la producción para cada hoja de costos, o sea para el tercer elemento del costo. Al final del periodo se conocen dos gastos generales reales, y su comprobación con gastos generales aplicados a cada hoja de costos, nos dirá si hubo una sub o sobre producción de los gastos generales expresada en una cuenta que se denominará Gastos Generales Sub o Sobre Aplicados cuya incidencia se reflejará en un mayor o menor valor del costo de producción. El denominado Ciclo de Costos se termina con la conversión del trabajo en proceso de cada elemento, en la mercancía terminada que se lleva al almacén y con la venta de las unidades. CONTABILIZACION DE VENTA DE UNIDADES La venta de unidades que han sido elaboradas, es el último paso dentro del ciclo básico de costos, la contabilización de las mismas depende de si las unidades se venden directamente del inventario que se tienen en el almacén, o si por lo contrario se venden directamente del salón de producción, como es el caso de muchos artículos de gran demanda que no esperan ser trasladados al almacen para ser vendidos. Venta de Unidades Provenientes del Inventario Hay dos asientos necesarios para contabilizar la venta de productos terminados, por lo general en costos se cumplía el sistema perpetuo o permanente; sin embargo, aquí también se deben tener en cuenta dos situaciones diferentes: Que la empresa lleve únicamente los libros convencionales, caso en el cual el registro de la venta de unidades provenientes del almacén se hace de la siguiente manera: En el almacén, se procede a hacer la deducción correspondientes en las hojas de existencia del kardex de las unidades que han sido vendidas. En el departamento de contabilidad general, se hacen los siguientes asientos: Caja / Cuentas por cobrar xxxx Ventas xxxx Costo Mcia Vendida xxxx Inventario Mcia Vendida xxxx En el departamento de costos, no se hace nada con la venta de unidades. Que la empresa lleve, además de los libros convencionales, otros para registrar las transacciones que son estrictamente de producción o que tienen que ver con los procesos de manofactura. La contabilización de la venta de unidades provenientes de inventario se registra de la siguiente manera: En el almacén se hacen las deducciones necesarias en las hojas de existencia del kárdex. En el Departamento de costos, no se hace nada con la venta de unidades. En el departamento de contabilidad general, como se sigue el sistema de inventario perpetuo, se deben hacer dos asientos en el momento de la venta, y ambos juegos de libros, los de la oficina central y los de la fábrica, se verán afectados por esa transacción de la siguiente manera: En la Oficina General Caja / Cuenta por Cobrar xxxx 12

13 Ventas xxxx Costo Mcía Vendida xxxx Mayor de fábrica xxxx En la Fábrica No se hace asiento con relación al precio de venta, porque es una transacción comercial, pero si con respecto al costo de la mercancía. Mayor General xxxx Inventario Mcía Terminada xxxx En los asientos anteriores sobre la venta de las unidades se puede observar lo siguiente: El dinero que inicialmente transfirió la oficina central a la fábrica al cargar (debitar) a la cuenta Mayor de Fábrica, la compra de materiales, el pago de nómina y de los gastos generales reales durante determinado periodo; vuelve a la oficina central cuando se venden las Unidades producidas por la fábrica, al acreditar Mayor de fábrica, en el primer asiento, y debitar mayor general en el segundo. En relación con la venta de unidades provenientes del inventario, se puede observar aquí que el departamento de contabilidad general, por intermedio de la oficina general Acredita por primera vez la cuenta de Mayor de Fábrica cuando en todos los pasos anteriores del ciclo de costos la debitaba, y en cambio en los libros de la fábrica se debita Mayor General, que con anterioridad había sido siempre un crédito. Esto se hace con el objeto de que la oficina general, que anteriormente transfería costos expresados en dinero al Mayor de Fábrica recupere ese dinero a medida que se vendan las unidades manofacturadas a la fábrica. Venta de Unidades Directamente de la Producción Si este fuera el caso, que se presenta con frecuencia especialmente cuando se trabaja con órdenes de clientes que requieren con urgencia determinados artículos, el departamento de contabilidad general registraría la venta de tales unidades mediante los siguientes asientos: Caja / Cuenta por Cobrar xxxx Ventas xxxx Costo mercancía vendida xxxx Inventario TEP xxxx Anotaciones Finales Cuando una empresa esta llevando, además de los libros convencionales, otro juego de libros para registrar en forma, separadas todas las operaciones de producción, al finalizar el ciclo contable hace las siguientes consideraciones. Preparación de Estados Financieros. En la preparación de los estados financieros en las empresas que utilizan sistemas de costos, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 13

14 Elaborar el estado de resultados, es indispensable hacer primero un estado de costos de productos manofacturados y vendidos. El estado de situación sigue siendo el mismo que se estudio en la contabilidad financiera, con excepción de inventarios, puesto que en el caso de los costos habrá, además del inventario del producto terminado y de materiales, inventario de trabajo en proceso, de suministros, de desechos de materiales, de productos defectuosos, de productos dañados y de repuestos. El estado de ganancias retenidas, no sufrirá variación de ninguna naturaleza y tendrá entonces la misma conformación del que se estudia en la contabilidad financiera. Ejemplo, La compañía MNOP, que produce repuestos para automotores y cierra libros cada seis meses, dispone en Junio 30, de los siguientes datos: Saldos de inventarios en Enero 1: Materia Prima $ Trabajo en proceso $ Mercancía terminada $ Compra de materia prima en el semestre $ Nómina de los trabajadores por valor de $ , de la cual se dedujo un 2% para Seguro Social, y en ella están incluidos: Mano de Obra Indirecta $ Salarios de Superintendencia $ Materiales directos usados en manofactura $ Materiales Indirectos usados $ Gastos generales de manofactura (efectivo) $ Depreciación de maquinaria y equipo $ Costo de la mercancía terminada en el semestre $ Costo de la mercancía vendida en el semestre $ Ventas durante el semestre $ Gastos de Administración $ Gastos de Ventas $ Dividendos pagados $ Notas: Los gastos generales de manofactura se aplican a la producción a una tasa del 60% de los costos de la 14

15 mano de obra directa usada. Se requiere: Hacer todos los asientos que sean necesarios en relación con la información dada en los numerales anteriores. Preparar el estado de costos de productos manofacturados y vendidos. Hacer el estado de resultados y de ganancias retenidas. Lo primero que se debe hacer es abrir las cuentas T en el libro mayor, con base en las informaciones suministradas e inmediatamente después se procede a hacer los asientos respectivos, abriendo nuevas cuentas T y adicionando las ya existentes, como está a continuación. Inventario Materiales (1) Inventario TEP (14) Saldo Saldo Inventario de mercancía terminada (13) Saldo El segundo paso es hacer los asientos en el Diario, de acuerdo a cada información contenida en el numeral, abriendo de inmediato las cuentas T y adicionando las ya existentes. En este caso solamente se registraran las que tienen que ver con producción. Inventario Materiales Cuentas por Pagar Nómina de Fábrica Caja Seguro social a Pagar Inventario TEP (Mano de Obra) Control de G. G. De Fca (indir) Control de G. G. De Fca (super)

16 Nómina de fábrica Control G.g. de Fábrica (5) Cálculos de las cifras numeral (3): Inventario TEP (Mano de Obra) = $ ($ $10.000) = $ Seguro Social a Pagar = $ * 2% = $ Asientos Inventario TEP (material) Inventario Materiales Control de G.g. de fca (Mater. Ind.) Inventario Materiales Control de G.g. de fca (Varios) Caja Control de G.g. de fca (Deprec. Maq.) Provisión para deprec. Maquinaria Inventario Mercancía Terminada Inventario TEP Cuentas por Cobrar Ventas Costo mercancía vendida Inventario mercancía terminada

17 Asiento para mostrar la aplicación de los gastos generales a la producción: Inventario TEP (Gg) Gastos generales aplicados Gastos Generales Aplicados (8) Gastos generales aplicados = $ * 60% = $ El tercer paso es cerrar las cuentas de Control G.g. de fábrica y Gastos generales aplicados al final del periodo contable así: Gastos generales aplicados Control de G.g. de Fca Gastos generales sub aplicados Gastos generales sub o sobre aplicados Compañía MNOP S.A. Estado de costos de productos manofacturados y vendidos Enero 1 a Junio 30 Materiales Directos Usados Inventario Materiales Enero 1 $ Compra de materiales en el periodo $ $ Inventario materiales, Junio Total de Materiales usados $ Materiales Indirectos Usados Materiales directos usados $ Mano de Obra Directa Usada Gastos Generales Aplicados Costo de Manofactura en el periodo $

18 + Inventario TEP, Enero Costo total de manofactura $ Inventario TEP, Junio Costo de mercancía terminada, en el periodo $ Inventario mercancía terminada, Enero Costo total de productos fabricados $ Inventario mercancía terminada, Junio Costo de mercancía vendida a lo normal $ Gastos general sub aplicados Costo real de la mercancía vendida $ El cuarto paso es cerrar la cuenta de Gastos generales sub o sobre aplicados, que también es temporal, así: Gastos generales sub o sobre aplicados Costo de mercancía vendida VARIACIONES DE GASTOS GENERALES DE MANOFACTURAS Variación neta de gastos generales La diferencia entre los gastos generales aplicados a la producción, y los gastos generales reales de manofactura, que hemos llamado Gastos generales sub o sobreaplicados, seguirá denominándose de aquí en adelante Variación neta de gastos generales, por la posibilidad que existe de subdividir dicha variación en dos variaciones diferentes como resultado de profundizar en el análisis de las causas que determinan una sub o sobreaplicación de los gastos generales de producción, expresadas precisamente en el cálculo de una tasa predeterminada de gastos generales con la cual se obtiene la cifra de los gastos generales aplicados, que es la que se compara a su vez con la de los gastos generales reales, y surge por lo tanto la variación neta, donde esta es la diferencia entre los gastos generales aplicados a la producción y los gastos reales. Causas de la Capacidad Las causas de esta variación neta, es el costo de los gastos generales presupuestados, cuyo cálculo se hace teniendo en cuenta un Nivel Normal de producción (expresado en Horas de Mano de Obra Directa), que posteriormente, durante el periodo real de producción, resultará diferente del costo de los Gastos generales reales, y hace surgir por lo tanto la Variación del Presupuesto, al establecerse la diferencia entre lo que deberían ser los Gastos generales presupuestados expresados en el verdadero nivel de producción, y los gastos generales reales del periodo. Se considera que la parte variable de los Gastos generales presupuestados, es el factor que ocasiona esta variación, al suponerse que dichos gastos variarán de acuerdo con los cambios en el nivel de la actividad de la empresa; la fórmula que lo representa es: Variación del Presupuesto Gastos Generales Reales de Producción 18

19 VP = GGPNN GGR Gastos Generales Presupuestados Expresados en Nivel Real Si no hay variación de capacidad, esto significa que no hubo producción quedando la variación neta, solo con variación de presupuesto. Si la Variación es Favorable los gastos generales reales tienen menor costo que los presupuestados ajustados al nuevo nivel de producción, esta variación iría registrada como una cuenta temporal con saldo crédito que al final del periodo se cierra contra la cuenta Costo de Mercancía Vendida esto representa una disminución en los Costos de Producción y una Utilidad en el estado de Resultados. Pero, si la Variación es Desfavorable, Los gastos generales reales tiene mayor costo presupuestado ajustado al nuevo nivel de producción; esta variación iría registrada a una cuenta temporal de saldo débito que al final del periodo se cierra con la cuenta costo mercancía vendida y representa un aumento en los costos de producción y una disminución en la utilidad del estado de resultados. El término GGPNN, o sea los gastos generales presupuestados ajustados al nuevo nivel de producción, equivale a lo que se conoce con el nombre de Fórmula Presupuestaria que se utiliza precisamente en el cálculo de los Gastos generales presupuestados y se expresa mediante la siguiente fórmula: Fórmula presupuestaria = Costos fijos + Tasa variable Unidad La segunda causa es el Volumen real de producción (de más o menos) que al ser comparado con el volumen normal que se tomó para calcular los gastos generales presupuestados, da origen a la Variación de Capacidad, en la cual considera a la parte fija de los gastos generales presupuestados como la causante de esta variación, que indica el grado en que la planta utilizó bien o mal los recursos físicos de la misma, y se expresa mediante la siguiente fórmula: Variación de Capacidad Gastos Generales Presupuestados al Nuevo Nivel VC = GGA GGPNN Gastos Generales Aplicados a la Producción Esta Fórmula nos indica el grado en que fracasó o tuvo éxito en la utilización de sus instalaciones. La variación de capacidad se puede calcular de diferentes maneras: Horas Reales de MOD Tasa Predeterminada de Gastos Generales VC = ( HR HP ) x TASA Horas Presupuestadas MOD Esta fórmula la podemos aplicar en el sistema de costos por órdenes de fabricación histórica con base en el nivel de actividad de horas de Mano de Obra directa. Unidad real de Pdn Tasa Predeterminada de Gastos Generales VC = ( UR UP ) x TASA Unidad Presupuestada de Pdn 19

20 Funciona igual que el presupuesto de mano de obra tomando como base un nivel normal de actividades de unidades. Nuevo nivel de Pdn Gastos Generales Presupuestados Fijos VC = ( NN NP ) x GGPF Nivel Presupuestado de Pdn Con esta formula utilizamos el porcentaje de variación que nos dá la diferencia del nivel real de producción con el nivel presupuestado, dicho resultado expresado en porcentaje de lo aplicado de Gastos generales presupuestados fijos. La variación neta de gastos generales siempre será la suma algebraica de las variaciones de presupuesto y capacidad, y esto podrá expresarse mediante la siguiente fórmula: Variación Presupuesto VN = VP + VC Variación Capacidad Cuando surgen las variaciones, en el momento del cierre de los datos reales de producción y los datos presupuestados, expresándose en términos de variaciones de presupuesto y capacidad, y estas se muestran en las cuentas del libro mayor, y deberán aparecer registradas contablemente al final del periodo. Las cuentas de variaciones son temporales que nos indican si van a disminuir o aumentar el costo de producción. Bajo cualquier sistema de costos con datos históricos, es muy difícil controlar los gastos generales de producción, durante la producción, aunque se utilicen los denominados presupuestos flexibles, cuyo uso traerá mejores beneficios en los costos estándar. DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LOS COSTOS. Cuando hablamos de departamentalizacion de costos, nos referimos para empresas organizadas en donde existen una serie de departamentos dentro de la producción y otros tantos dentro del area de servicios que de igual forma generan una serie de erogaciones de dinero que deben de ser absorbidos por los de producción. En el departamento de producción el personal humano con ayuda de maquinarias labora directamente sobre el producto que se fabrica, es por ello que este departamento es el que contiene los costos primos, pues en el se emplea mano de obra directa y materiales directos. Al hablar de departamentos de servicios nos referimos a aquellos departamentos que prestan soporte a la fabrica o producción, con el fin de propender su debido funcionamiento ; ej ; el taller, el dpto. De mantenimientos, el de electricistas, el de supervisión, el de control de calidad etc. DISTRIBUCION DE LOS GASTOS GENERALES. Cuando se llega al punto de distribuir una serie de gastos generales o CIF, es indispensable saber o haber realizado una reclasificación de los mismos en CIF directos o indirectos, según las políticas y criterios de la empresa. 20

21 Los directos son aquellos de facil cuantificación y clasificación para cada uno de los departamentos, como son : mano de obra indirecta, fletes, materiales indirectos, tiempo ocioso, salarios administración de fabrica mantenimientos de maquinarias, etc. Los indirectos, son aquellos que aunque es facil cuantificarlos son dificiles de clasificarlos por cada departamento. Tomemos como ejemplo el consumo de agua y energia si solo se tiene un medidor o contador para el consumo general, es dificil determinar cuanto ha consumido cada uno de los departamentos. Ya teniendo el conocimiento y comportamiento de estos rubros se hace la distribución. Antes de seguir con el tema, es necesario saber como la empresa determina o clasifica en forma sistematica los rubros de los gastos generales. Para ello utiliza herramientas como : Centros de costos Son unas codificaciones internas que se le dan a todos los departamentos de la empresa, incluyendo no solo produccion y servicios sino a la vez administración y ventas. El fin es establecer claras posiciones sobre el direccionamiento de los rubros y definir a la vez la responsabilidad por departamento sobre las erogaciones por gastos generales. Aunque los centros de costos se dan generalmente por departamento, dentro de estos tambien se pueden hacer clasificaciones internas y creas sub centros de costos. Ejemplo tenemos : El departamento de Contabilidad, en el esta la dirección, la sección de impuestos, la sección de cuentas por pagar, la sección de activos fijos, etc. esto conlleva a la par a definir los llamados Centros de Responsabilidad que en pocas palabras definen la función obligación y deber de cada uno de los empleados y maquinarias sea el caso que puedan entrar en esta clasificación. Esto dio origen a la llamada Contabilidad por niveles de responsabilidad. Retomando la distribucción de los gastos generales indirectos, dice el autor, que estos deben de distribirse tanto en los departamentos de producción como en los de servicios. Ejemplo : tomando el cunsumo de energia se requiere de un estudio por un ingeniero electrico que ayude a determinar el nivel de consumo por departamento y de esta forma hacer un prorrateo. De igual forma con los demas gastos generales es importante tener unas bases estables y razonables que den confiabilidad al cargo que se le efectua a cada departamento. Las bases de distribucción deben de ser acorde con el gasto indirecto que se afecta. Ejemplo : La energía de acuerdo al consumo de kilovatios La depreciacion de edificios de acuerdo al area de cada departamento. El personal de acuerdo con el número de empleados. Etc. Como se habia mencionado antes, los CIF que generen los departamentos de servicios deben de ser absorvidos por los departamentos de produccion y para ello, generalmente se aplican dos criterios sumamente conocidos, aunque es de afirmar que existen muchos más y que en la mayoría de empresas son establecidos por la necesidad y politica de la misma. Metodo directo. Es uno de los más utilizados, como su nombre lo dice, la distribución de los gastos de los departamentos de servicios se hace en forma directa unica y exclusivamente a los de producción, teniendo en cuenta los 21

22 parametros o bases de distribución para cada departamento, ya sean horas mano de obra, costo de maquinaria, nivel de importancia, etc. Veremos ilustraciones en los talleres. Metodo paso a paso o escalonado. Este consiste en efectuar la distribucion de los gastos generales de los deparatamentos de servicios, tanto a los de producción como a los de servicios que no se hayan distribuido, para lo cual se recomienda lo más normal que es empezar a distibuir los departamento de mayor valor. Teniendo en cuenta los parametros o bases de distribucción para cada departamento. Veremos ilustraciones en los talleres. Aplicación de los gastos generales. Hay que tener en cuenta que para la aplicación de los cif se maneja la fijación de una tasa predeterminada que se maneja con la siguiente formula general : Cif presupuestados r. Base presupuestada El presupuesto de los CIF y lo real consumido se comparan, pero antes ha de buscarse las variaciones netas por cada departamento, de acuerdo al nuevo nivel de producción. El cual se calcula teniendo en cuenta : Costo MOD real. Nuevo nivel de producción. Costo MOD presupuestado La variacion de presupuesto se calcula así VP=CIFPNUEVO NIVEL CIF REAL. La variación cantidad se calcula así VC=CIF APLICADOS CIF NUEVO NIVEL. Por ultimo la variación neta es la sumatoria de ambas variaciones. VN= VP+VC Es de entender que para el calculo de las variaciones han de convertirse los gastos presupuestados a un determinado nivel, al nuevo nivel de producción, teniendo en cuenta que los fijos no cambian y que los variables lo hacen según el nuevo nivel de producción. 22