CAPACITACIÓN DE LOS CODIFICADORES DE LA CIE

Transcripción

1 CAPACITACIÓN DE LOS CODIFICADORES DE LA CIE Por: Cassia Maria Buchalla 1 Washington, D.C., de agosto del 2009 CRAES/09/12 La calidad de los datos de las estadísticas de salud depende de un conjunto de factores, que comienzan con la información correcta que aportan los médicos al llenar formularios sobre el diagnóstico o las causas de defunción. Muchas deficiencias en las estadísticas de salud derivan de la falta de calidad de la información médica. Para obtener datos más fiables, los médicos deben ser conscientes de la importancia de los datos y de su propia función en el proceso generador de las estadísticas de salud. La segunda función más importante para garantizar la calidad de los datos es la que desempeñan los codificadores, lo cual explica por qué es necesaria la capacitación antes de que inicien su labor. Al planificar la capacitación para el uso de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE), debe dividirse a los codificadores de la CIE en dos grupos: los que emplean la CIE en relación con la mortalidad y los que lo hacen en relación con la morbilidad. Sus actividades son diferentes, afrontan retos diferentes y el proceso de codificación tiene una finalidad distinta. Por consiguiente, la capacitación también tiene que ser diferente. Los codificadores de mortalidad parecen ser más trabajadores más estables en esta actividad. En muchos países, son un grupo pequeño que trabaja para el gobierno central. Los codificadores de morbilidad difieren en muchos aspectos: trabajan en clínicas u hospitales y la actividad de codificación está encaminada principalmente al reembolso de los servicios médicos. Otras características importantes que deben tenerse en cuenta son la falta de una carrera y la alta rotación o recambio de los codificadores. En muchos países, no se reconoce a los codificadores como una profesión, de modo que no hay incentivo alguno para capacitarse. En algunos casos, la capacitación resulta ser el medio para pasar a un mejor nivel de trabajo. Como consecuencia del frecuente recambio de este grupo, la capacitación tiene que repetirse a fin de preparar a los nuevos codificadores. Lamentablemente, pocos de ellos seguirán trabajando como codificadores, por lo que el proceso comienza nuevamente. Este círculo se convierte en un problema cuando los instructores siguen capacitando a nuevos codificadores y no tienen oportunidad de actualizar a los ya capacitados. Al mismo tiempo, las posibilidades de seguirles la pista a los codificadores que todavía trabajan en esta área disminuyen cada vez más. 1 Centro colaborador de la OMS para la familia de clasificaciones internacionales en portugués y codirectora del Comité de Educación de la red OMS-FCI.

2 Dados los retos que enfrenta, es necesario preparar muy bien la capacitación de los codificadores. Una parte de la capacitación tiene que dedicarse a lograr que el codificador reconozca su propia importancia, especialmente en lo relativo a la calidad de los datos que se obtiene con una codificación correcta. El contenido de la capacitación debe subrayar los usos de los datos: su utilidad para la prevención, para evaluar los programas de salud y para las medidas sanitarias. Esta es una manera de demostrar cuán sensibles son los datos de salud para el proceso de codificación; también tiene una importancia estratégica para el éxito de la capacitación, ya que pone de relieve la función de los codificadores. La capacitación con respecto a la CIE-10 es un trabajo muy complejo y difícil de enseñar, sobre todo en lo relativo a la mortalidad, que tiene gran número de reglas, secuencias y excepciones. No es fácil hacerla interesante, dinámica, práctica y estimulante. Sin embargo, los instructores aprovechan todos los recursos a su alcance para hacerla atractiva. Se recomienda emplear recursos tales como actividades de grupo, debates y juegos como estrategias pedagógicas para la capacitación sobre mortalidad. Otra estrategia útil es comenzar los cursos en la internet, aplicando el método de la educación a distancia para el aprendizaje básico o la introducción, y solo entonces pasar a la capacitación presencial. Un aspecto importante es la manera en que se ofrece la capacitación. En nuestra experiencia, la mejor opción es impartirla completa en una o dos semanas, con sesiones de todo el día. Esto significa un total de 40, 60 u 80 horas. Otra opción es impartir la formación unas cuantas horas a la semana, durante un periodo más largo, lo cual parece más conveniente para los servicios pero no es muy productivo para los participantes. En muchos países, la selección de la causa básica de defunción ya se ha convertido en un proceso automático. Se usan varios programas informáticos para codificar y seleccionar la causa básica y la posibilidad de contar con datos sobre múltiples causas de defunción hoy en día es una realidad. Estos sistemas ayudan a reducir los errores humanos durante el proceso de codificación, como ocurre al interpretar las reglas de selección de la CIE-10. También hace necesario un número menor de codificadores, pero no deja de ser importante contar con un buen codificador que supervise las causas de defunción seleccionadas automáticamente. Durante la capacitación, es fundamental dejar en claro que el proceso de una buena codificación es resultado de la actividad mecánica de consultar los volúmenes de la CIE para obtener el código correcto. No obstante, el codificador debe tener un conocimiento pleno del proceso de selección de la causa básica de defunción. La posibilidad de comentar o consultar con otros codificadores les brinda mayor confianza a los profesionales y da como resultado datos más fidedignos. CRAES/09/12 2

3 LA EXPERIENCIA BRASILEÑA EN LA CAPACITACIÓN DE CODIFICADORES DE MORTALIDAD El Centro Brasileño lleva más de treinta años capacitando a codificadores. La capacitación ha sido una de las actividades más importantes, realizada en colaboración con el Ministerio de Salud. Esta vasta experiencia sufrió un cambio en fecha reciente, cuando el gobierno brasileño descentralizó los sistemas de estadísticas sanitarias. Desde los años noventa, el Sistema de Información de Mortalidad incorpora los datos generados en los municipios. No se procesa ninguna codificación en los departamentos de salud estatales. De las 5564 ciudades brasileñas, 3112 preparan sus datos de mortalidad a nivel local. Este cambio, que acompañó a la introducción de un nuevo sistema de atención sanitaria llamado Sistema Universal de Salud, se propone tener codificadores de mortalidad no solo en el gobierno central o a nivel estatal, sino también en tantas ciudades pequeñas como sea necesario. El reto de capacitar codificadores de mortalidad para un gran porcentaje de las cinco mil ciudades es parte de esta ponencia, como un ejemplo que podría ser útil para otros países aunque no requieran un número tan elevado de codificadores. El proyecto comenzó con un plan para preparar instructores en cada una de las cinco regiones del país y se llevó a cabo en colaboración con el Ministerio de Salud 2. En primer lugar, era necesario saber el número de codificadores de mortalidad que estaban activos en el país, como una forma de evaluar las necesidades de cada región. El Ministerio de Salud hizo un relevamiento para obtener información sobre todos los codificadores de mortalidad activos en el país. Se preparó un formulario que se distribuyó a todos los departamentos de salud de los estados y las ciudades, a los que se les pidió remitirlo a sus codificadores de mortalidad. Dicho formulario contenía preguntas sobre la capacitación previa, el tiempo que llevaban trabajando como codificadores, los cursos de perfeccionamiento y actualización, y otras cuestiones; y le permitió al Ministerio de Salud no solo evaluar las necesidades de todas las regiones, sino también poner en marcha un Registro de Codificadores de Mortalidad. Brasil tiene más de codificadores de mortalidad registrados, 2 de los cuales más de 50% trabajan en ciudades de menos de habitantes, mientras que solo 4% trabajan en las grandes ciudades con más de un millón de habitantes. 2 Información proporcionada por el doctor Dácio de Lyra Rabello Neto, coordinador de la División de Sistemas de Información. CGIAE-DASIS-SVS - Ministerio de Salud (Brasil). Datos de diciembre del CRAES/09/12 3

4 La mayoría (77%) se ha capacitado, pero 72% nunca han tomado un curso de actualización y 70% de los codificadores aprendieron a codificar en el trabajo. A partir de un grupo de menos de cien codificadores de mortalidad que trabajan en el país, con los cuales era fácil ponerse en contacto, el Ministerio de Salud y el Centro tienen que capacitar y supervisar a casi codificadores. Después que hacer el relevamiento y reconocer las necesidades de las regiones, se estableció el plan para preparar a los codificadores..una vez que se supo quiénes eran los codificadores y dónde estaban, fue posible determinar las necesidades, lo que también permitió saber qué codificadores podían actuar como instructores. Se decidió preparar cuando menos a un instructor en cada una de las cinco regiones brasileñas, por lo que se los invitó a un taller de capacitación sobre la codificación de la mortalidad según la CIE. Se organizaron dos talleres para estandarizar la capacitación sobre la CIE. Cada uno de ellos contó con la presencia de 20 instructores especializados en la codificación de la mortalidad. Todos recibieron un paquete con las clases ya preparadas, presentaciones de PowerPoint sobre las reglas de selección de cada causa básica de defunción de la CIE-10, la legislación brasileña relativa a nacimientos y defunciones, y muchos otros materiales de apoyo, como documentos sobre la CIE, datos de mortalidad y varios más. Estos dos talleres prepararon a 40 instructores para difundir una capacitación estandarizada en todas las regiones del país. Muchos de ellos eran buenos instructores, y el taller fue la oportunidad para contar con materiales y capacitación normalizados. Después del taller, nos dimos cuenta de que algunos necesitaban mejorar sus aptitudes. Se estableció un programa para supervisar a estos codificadores y, como primer paso, ellos ayudarían a otros instructores. Pasado algún tiempo, será necesario evaluarlos nuevamente, antes de que empiecen a capacitar a nuevos codificadores. Una actividad importante es la supervisión permanente de los codificadores que asisten a los cursos. Mantenerse en contacto con ellos después del curso es una parte muy difícil del proceso de preparar a nuevos codificadores. El Centro recomienda a los instructores que supervisen a sus alumnos durante un mínimo de seis meses después de la capacitación. Esta es una actividad importante para mantener al grupo motivado. Las actividades tales como las reuniones y los debates en persona, o que se reciban y atiendan los comentarios y sugerencias, ya sea personalmente o por otros medios, son aspectos importantes para los codificadores, sobre todo los que se encuentran en zonas remotas del país. Lamentablemente, esto no es lo más común. El tiempo es poco, los instructores tienen muchas otras responsabilidades y es muy difícil organizarse para reunir a todos los codificadores. Es raro que un grupo alcance la meta, pero los buenos resultados de esta actividad son notables. Para mantener el contacto con los nuevos codificadores, el Ministerio de Salud organizó un foro sobre mortalidad en la internet. Todos los codificadores registrados podrán participar en ese foro y tendrán la oportunidad de comentar los casos especiales, la aplicación de las reglas de selección, e intercambiar información sobre nuevas CRAES/09/12 4

5 capacitaciones o cursos de actualización. El Ministerio de Salud será el propietario de este foro, el Centro supervisará los temas y el coordinador será el doctor Roberto Becker, de la representación de la OPS en el Brasil. El material didáctico, los manuales y los textos de apoyo tienen que actualizarse con frecuencia. Deben incluir todas las modificaciones de la CIE, los nuevos códigos y actualizaciones, y estar disponibles para distribuirse o descargarse desde el sitio web, de ser posible en forma gratuita. Otra parte muy útil del sitio web será una sección de preguntas y respuestas y una lista de abreviaturas, siglas y acrónimos que está preparando el Comité de Educación, sobre la cual se informará en la siguiente sesión. LA RED DE OMS-FCI Y EL COMITÉ DE EDUCACIÓN Los Centros Colaboradores de la OMS tienen entre sus cometidos el mejorar la salud mediante la elaboración, el mantenimiento y la promoción continua de una serie integrada de clasificaciones de salud y otras herramientas afines que generen información útil y valiosa en todo el mundo, así como establecer alianzas con la finalidad de que la información sanitaria sea comparable a nivel internacional 3. Cuando se propuso el concepto de una familia de clasificaciones internacionales (FCI), se organizó una red que comprende a los Centros Colaboradores, la sede de la OMS, las Oficinas Regionales, algunos de los Estados Miembros de la OMS y ciertas organizaciones no gubernamentales. La Red de OMS-FCI se divide en grupos y comités; en 1999 se estableció un subgrupo de capacitación y acreditación, que es parte del Comité de Ejecución. En el 2003, se convirtió en el Comité de Educación, después de que se aprobó la CIF (Clasificación Internacional del Funcionamiento, de la Discapacidad y de la Salud) como parte de la familia de clasificaciones internacionales de la OMS. A fines del 2004, se estableció oficialmente la Colaboración Conjunta con la Federación Internacional de Archivos de Salud (IFHRO), una organización no gubernamental fundada en el 2001 y que mantiene relaciones oficiales con la OMS. Esta alianza se conocía anteriormente como Comité Conjunto. La finalidad del Comité de Educación es apoyar y asesorar a la OMS y a la Red de OMS-FCI para mejorar el grado y la calidad del uso de la familia de clasificaciones internacionales de la OMS (OMS-FCI) en los Estados Miembros, mediante una estrategia de educación, capacitación y acreditación en materia de la FCI, determinando las mejores prácticas de capacitación y proporcionando una red para compartir los conocimientos especializados y la experiencia al capacitar. Se dará la máxima prioridad a las terminologías de referencia, la CIE y la CIF. 4 3 World Health Organization Family of International Classifications (WHO-FIC) - Strategy and Workplan (puede consultarse en y Términos de referencia de los comités de la OMS-FCI. Pueden consultarse en CRAES/09/12 5

6 El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta con la IFHRO sostienen dos reuniones presenciales y un mínimo de cuatro teleconferencias al año. Los informes de las reuniones y los demás documentos pueden consultarse en el sitio web del Comité de Educación: El Comité de Educación de la Red de OMS-FCI y la Colaboración Conjunta OMS-FCI-IFHRO han realizado varias actividades en común, algunas de las cuales se comentarán a continuación. 5 EL PROGRAMA INTERNACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN Las metas del programa de capacitación y certificación son mejorar la calidad de los datos codificados sobre mortalidad y morbilidad y las condiciones de los codificadores de la CIE. Considerando lo difícil que resulta contar con buenos codificadores en muchos países, la necesidad de educación continua y la falta de material didáctico normalizado, el Comité de Educación estableció una serie de actividades orientadas a crear un programa internacional de capacitación y certificación. Todo esto entraña diferentes medidas, tales como la realización de un cuestionario para evaluar las necesidades de los codificadores de la CIE-10, la elaboración de un plan de estudios común para la capacitación sobre la codificación de la mortalidad y la morbilidad, un examen internacional para codificadores e instructores especializados en la codificación de la mortalidad; y la revisión y el reconocimiento de materiales didácticos. Los Centros Colaboradores distribuyeron los cuestionarios para evaluar las necesidades de los codificadores de morbilidad y mortalidad de la CIE-10 entre el 2002 y el La finalidad del cuestionario era recopilar información acerca de las capacidades, aptitudes y responsabilidades de los codificadores de la CIE en los países miembros. Las respuestas, procedentes de unos 100 países, proporcionaron una visión integral sobre la fuerza laboral de los codificadores a nivel internacional. Los resultados permitieron esbozar un plan de trabajo para el programa internacional de capacitación y certificación. Otra actividad fue un inventario de los materiales didácticos existentes. El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta OMS-FCI-IFHRO solicitaron que se les enviaran los materiales didácticos de la CIE para examinarlos y compararlos con una norma internacional, los Planes de estudios básicos, elaborados por el grupo. Los Planes de estudios básicos para quienes certifican las causas de defunción y para capacitar a los codificadores de morbilidad se aprobaron en el 2006 y se han traducido a otros idiomas, como el portugués, el español y el francés. En una reunión que tuvo lugar en el 2008, la Red de OMS-FCI aprobó una serie de módulos del programa de estudios para la capacitación relativa a la CIF. Todos los programas de estudios se publican en el sitio web del Comité de Educación. 5 Tomado de los informes de las reuniones anuales del Comité de Educación de la red OMS-FCI. Pueden consultarse en CRAES/09/12 6

7 Usando los Planes de estudios básicos como marco de referencia, se examinaron y analizaron los materiales didácticos de la CIE-10 enviados por los países. Se realizaron evaluaciones cuantitativas y cualitativas de los materiales y se les dio retroalimentación a sus creadores. Este examen tuvo como finalidad normalizar el contenido de los programas de capacitación, lo que incrementa la confianza de los usuarios en los datos que emplean para la toma de decisiones, la asignación de recursos y la planificación de salud, con el objeto de mejorar la atención de los pacientes. Se presentaron los materiales didácticos de nueve países para la codificación de la mortalidad (causa básica de defunción) y de ocho países para la codificación de la morbilidad. Se ha reconocido que los materiales didácticos sobre la causa básica de defunción de Australia, Canadá, Corea, Estados Unidos y Sri Lanka cumplen con las normas de la Colaboración Conjunta. Otra actividad relacionada con la certificación de los codificadores de la causa básica de defunción que están en ejercicio es elaborar un examen internacional de codificación de la mortalidad. El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta OMS-FCI-IFHRO han señalado que evaluar a dichos codificadores en ejercicio es un tema de máxima prioridad. Para certificar a este grupo de codificadores, se elaboró un examen de codificación y un instrumento de autoevaluación. El examen internacional se preparó en colaboración con el Grupo de Referencia de Mortalidad y está dirigido a codificadores e instructores. Contiene 100 certificados de defunción que deben codificarse completamente. Los participantes tienen que codificar todos los diagnósticos mencionados, seleccionar la causa básica de defunción y mencionar todas las reglas de la CIE-10 que se aplican para llegar a esa causa básica. El examen se tradujo al coreano, japonés, francés, español y portugués, y está disponible para traducirse a otros idiomas. El examen se aplicó de manera preliminar en el 2007 y el 2008 en Canadá, Estados Unidos y el Reino Unido y dos veces en Corea, con gran éxito. Algunos de estos exámenes preliminares fueron precedidos por unas cuantas horas de capacitación sobre la codificación de la mortalidad de la CIE. Gracias a estos exámenes preliminares se certificó a 79 codificadores e instructores. Durante el período de prueba de 18 meses, más de 108 aspirantes de 21 países diferentes llenaron los formularios de interés en el examen, en los que manifestaban interés en el reconocimiento de sus competencias, como se muestra en la evaluación final. 6 El programa de certificación brinda una oportunidad para incrementar los conocimientos y aptitudes de los codificadores, y para que obtengan un reconocimiento internacional como profesionales en la materia. Este programa también pretende 6 AHIMA. Evaluation of the International Training and Certification Program for the International Classification of Diseases -Full Report. Junio del Puede consultarse en: CRAES/09/12 7

8 mejorar la calidad de los contenidos de los programas nacionales e internacionales de capacitación y, por ende, de los datos nacionales e internacionales. De esta forma, los datos de salud podrían usarse con confianza para la toma de decisiones, la asignación de recursos, la planificación de salud y, a fin de cuentas, para mejorar la salud de la población de todo el planeta. El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta con la IFHRO están evaluando la posibilidad de elaborar un examen internacional para los codificadores e instructores de morbilidad, en forma paralela al proceso que se ha seguido para los codificadores e instructores de mortalidad. El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta trabajan con la OMS en la creación de un instrumento modular de capacitación sobre la CIE-10 instalado en la web, el cual será presentado por el doctor Robert Jakob de la OMS, una de las personas a cargo del proyecto. Dicho instrumento de capacitación fue evaluado por el grupo entre marzo y junio del El Comité de Educación también ha estado colaborando con otros comités y grupos de la OMS, como el Grupo de Referencia sobre Funcionamiento y Discapacidad (FDRG, por su sigla en inglés). Este proyecto conjunto elaboró los módulos del programa de estudios de la CIF y la capacitación para la CIF en la web, que la OMS ha preparado en tres idiomas, inglés, español y turco, y que pronto se traducirá al alemán. Los módulos del programa de estudios se aprobaron en el 2008, como ya se mencionó, y se han usado como herramienta de capacitación para la CIF. Es un curso de autoaprendizaje que está programado en cuatro módulos diferentes: introducción, aprendizaje básico, aprendizaje avanzado y aprendizaje especializado. Por el momento, ya está terminado el módulo de introducción. Se están agregando ejemplos, ejercicios y pruebas. Este módulo fue elaborado por la División de Investigación sobre CIF del Centro Colaborador alemán de OMS-FIC, por la OMS y por Catherine Sykes, del FDRG. El plan de trabajo del Comité de Educación comprende muchos otros aspectos relativos a la generación de datos de salud codificados de alta calidad, uniformes y oportunos. Algunos ejemplos son la elaboración de folletos sobre usos de los datos de morbilidad y mortalidad codificados según la CIE; un proceso para certificar a los codificadores e instructores de morbilidad; proyectos de educación en gestión de la información sanitaria; y un paquete de materiales informativos para los Centros Colaboradores. El Comité de Educación y la Colaboración Conjunta con la IFHRO seguirán adelante con la tarea de reconocer a los codificadores e instructores de la CIE y mejorar sus aptitudes; promover la codificación como una profesión en los países en desarrollo; y mejorar las condiciones de los codificadores, certificando su competencia y creando conciencia sobre la labor fundamental que desempeñan en el proceso de generar información sanitaria de alta calidad. CRAES/09/12 8