Reforma del Sector de Educación de la UNESCO Sección VII: Gestión de conocimientos

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1 Reforma del Sector de Educación de la UNESCO Sección VII: Gestión de conocimientos Gestión de conocimientos Para que una organización funcione eficazmente es fundamental garantizar la libre circulación de conocimientos e información y el fácil acceso a ellos. En el caso del Sector de Educación, habida cuenta de su magnitud, su carácter sumamente fragmentado y su vasta distribución geográfica, es especialmente esencial disponer de un sistema de gestión de la información y los conocimientos que funcione adecuadamente. A fin de permitir que la gestión de la información y los conocimientos respalde la nueva visión del Sector de Educación y de llevar a buen término la reforma general del mismo, se creó un equipo encargado específicamente de la reforma de ese ámbito de la gestión organizativa. El equipo encargado de la reforma recurrió a las entrevistas, los exámenes de documentos y las observaciones para evaluar la cultura y el sistema de gestión de datos e información del Sector de Educación. Con objeto de orientar su interpretación y sus recomendaciones, el equipo también llevó a cabo una amplia encuesta de la gestión de conocimientos, cuyo cuestionario se envió a todos los empleados del Sector de Educación y se analizó ulteriormente utilizando métodos estadísticos. Las recomendaciones también se están inspirando en la nueva estructura organizativa, los objetivos estratégicos y el proceso de descentralización en las regiones. Los resultados del análisis confirman las conclusiones iniciales de la fase de diagnóstico y muestran que actualmente el Sector de Educación carece de un sistema de gestión de conocimientos eficaz, flexible e integrado. La ausencia de un sistema de esas características

2 limita considerablemente las posibilidades de acceder fácilmente a informaciones y conocimientos importantes. Los medios de comunicación en todo el Sector son deficientes y el intercambio de conocimientos e informaciones entre todos los ámbitos y dentro de ellos está demasiado fragmentado. Además, el Sector de Educación no posee la capacidad organizativa necesaria para utilizar eficazmente el conocimiento de que se dispone. También escasean en el Sector las redes de colaboración y los círculos de información, que son fundamentales para elaborar, intercambiar y utilizar conocimientos. En lo que respecta a las relaciones externas del Sector, la gestión de la información y los conocimientos en sus funciones de comercialización y divulgación no es tan eficaz como podría ser. Por ejemplo, en la actualidad ERIC, que es la base de datos más amplia y prestigiosa en materia de educación, no alberga ni pone a disposición en línea ninguna publicación de la UNESCO 1. Recomendaciones relativas a la reforma de la gestión de conocimientos 1. Creación de comunidades de intereses El futuro de la gestión de conocimientos depende de la capacidad de la Organización de establecer comunidades (virtuales) eficaces para sus empleados, usuarios y destinatarios. Esas comunidades de intereses (o comunidades de prácticas) son esenciales para promover la libre circulación de la información y crear vías de comunicación eficaces que vinculen a todos los ámbitos del Sector. En última instancia, brindarán un marco que favorecerá entornos interactivos en el Sector durante los próximos decenios. 1 Ya se ha establecido contacto con ERIC y las publicaciones de la UNESCO se pondrán a disposición en breve para los organismos abonados a los servicios de dicha base de datos. Por otra parte, las publicaciones del Sector de Educación de la UNESCO también podrán adquirirse próximamente mediante ebriary. Gracias a ese servicio, se podrán comprar las publicaciones por página u obtener un acceso permanente mediante pago. Esta iniciativa está pendiente de la aprobación oficial de la Sede.

3 En un principio, esas comunidades se encontrarían principalmente en Internet, aunque podrían existir algunas extensiones físicas en el plano local. Las comunidades se utilizarían como un recurso para los conocimientos institucionales y como lugar de reunión en el que se podría adquirir información de carácter profesional, perfeccionar competencias e intercambiar conocimientos. Ello también ayudaría a los usuarios a aumentar sus conocimientos, mejorar sus competencias, entablar relaciones con sus colegas y participar eficazmente en equipos virtuales. Habida cuenta de la complejidad inherente a la UNESCO y, en particular, de la misión, las metas y los objetivos del Sector de Educación, inicialmente se han de crear cinco tipos diferentes de comunidades: Comunidades basadas en el programa Comunidades basadas en el nivel educativo Comunidades basadas en los proyectos Comunidades basadas en los procesos Comunidades basadas en las personas Al principio, las comunidades virtuales se basarían en el programa. Las comunidades basadas en el programa se adherirán directamente a la necesaria ejecución del programa y guardarían una estrecha relación con la realización de las metas, las estrategias y los objetivos del Sector de Educación. Además, las comunidades basadas en el programa deberían ayudar al Sector de Educación a mantenerse al tanto de las necesidades y orientaciones de los Estados Miembros. 2. Creación de una base de datos compatible con los SAP Para lograr una gestión de la información y los conocimientos más eficaz que facilite el acceso a éstos, es fundamental crear y

4 mantener constantemente una base de datos que pueda utilizarse para los componentes de información y conocimiento. La base de datos debería ser compatible con los SAP (o un módulo de los SAP), de modo que los datos sobre los recursos humanos y financieros de la UNESCO que se encuentran en módulos de SAP puedan integrarse en la base. Asimismo, es esencial disponer de una base que albergue contenido y datos comunes al Sector de Educación y, en cierta medida, a sus interlocutores de las Naciones Unidas, los Estados Miembros y otros sectores de la UNESCO, a fin de establecer comunidades profesionales de la información. La base de datos debería concebirse como un archivo central para la información del Sector y contener los conocimientos e informaciones pertinentes disponibles en la Sede, las oficinas regionales, las oficinas nacionales y multipaís y los institutos. Debería permitir que el personal del Sector gestione y utilice la información integrada de todos los proyectos del Sector de Educación y presente la información por países, regiones y tipos de proyectos. En ella se expondrán selecciones de datos e informes que restituyan la información basada en distintos criterios, como el lugar, el tipo, el contenido o los objetivos del programa. En la base también se deberán visualizar estadísticas sobre educación por países y regiones. Además, en ella se deberán facilitar datos presupuestarios por Eje de acción, fuente de ingresos, unidad administrativa, país y región.

5 3. Ampliación de la Sección de Publicaciones, Información y Documentación de la Sede Habría que ampliar la Sección de Publicaciones, Información y Documentación de la Sede y dotarla del personal y los recursos necesarios a fin de atender mejor las necesidades en materia de acopio de datos y documentación del Sector. Dicha Sección debería encargarse de crear la base de datos y colaborar con todas las unidades del Sector en la Sede, los institutos y las unidades fuera de la Sede para establecer comunidades de intereses. También debería cooperar con todas las oficinas del Sector para interconectar todos los sitios web del Sector de Educación y elaborar un protocolo de navegación fácil de utilizar para todos los sitios. Esta ampliación de la capacidad de la Sección de Publicaciones, Información y Documentación constituye una evolución natural de la tecnología y obedece a la transición hacia la edición por medios electrónicos y las bibliotecas electrónicas en Internet. 4. Creación de un puesto de director regional de gestión de conocimientos La creación de un puesto de plantilla relativo a la gestión del conocimiento en cada oficina regional mejoraría y racionalizaría la gestión de la información y los conocimientos en el plano interno y reforzaría la vinculación entre el intercambio de conocimientos interno y externo. Al nombrar a un funcionario encargado de la gestión de los conocimientos en cada región, la UNESCO podrá organizar de modo más satisfactorio sus actividades regionales de extensión y sensibilización. Si las distintas regiones alcanzan el mismo nivel de rendimiento en el campo de la gestión de la información y los conocimientos, se equilibrarán las posibilidades de ejecución en el plano mundial. Esta propuesta de creación de un puesto de tales características se define con más detalle en la recomendación sobre la dotación

6 óptima de personal que figura en la Sección VIII del presente informe. Región Asia y el Pacífico Ejemplo de transición: La Oficina Regional de Bangkok se encuentra ya en las etapas iniciales de esa transición y constituye un buen ejemplo de la manera en que el Sector de Educación puede pasar de la situación actual a una sólida gestión de la información y los conocimientos. Las enseñanzas extraídas de este caso son especialmente pertinentes, ya que el 80% de las actividades realizadas en la unidad regional encargada de la gestión de la información y los conocimientos de Asia y el Pacífico guardan relación con el Sector de Educación. De conformidad con las recomendaciones que formulamos en la sección relativa a la dotación óptima de personal, la unidad encargada de la gestión de la información y los conocimientos de la Región Asia y el Pacífico dispone actualmente de un funcionario de grado P 4. Dicho funcionario es asistido por empleados temporeros o pertenecientes a los servicios de apoyo. La Oficina de Bangkok también se está adaptando adecuadamente a un entorno cambiante. Asia y el Pacífico, al igual que otras muchas regiones del mundo, está abandonando los servicios de bibliotecas públicas que utiliza la población local para pasar a los servicios de información en Internet. Dado que la demanda local de servicios de bibliotecas ha disminuido hasta tal punto que la biblioteca de la UNESCO en Bangkok recibe la visita de menos de una persona a la semana, se está reconstruyendo el espacio físico. Se están realizando o se realizarán varias actividades de vanguardia para llegar a los usuarios y recuperar los gastos de funcionamiento relativos a la gestión de la información y los conocimientos. Gracias a la gestión de la información y los conocimientos, se están proponiendo algunas publicaciones del Sector de Cultura para que se editen por conducto de Asia Books. En un futuro próximo, las publicaciones del Sector de Educación podrán obtenerse mediante Asia Books y los derechos percibidos se

7 reintegrarán en los gastos de funcionamiento correspondientes a la gestión de la información y los conocimientos. 5. Utilización de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la educación En todo el mundo está aumentando con rapidez la utilización de las tecnologías de la información para impartir educación a distancia y mejorar los planes de estudios. Sí bien varias oficinas del Sector se ocupan de la aplicación de las TIC en la esfera de la enseñanza, el Sector no ha tratado sistemáticamente este importante campo, que evoluciona constantemente. Se transformó un puesto de la Sede para proporcionar capacidades en este ámbito con miras a realizar un inventario de los proyectos y recursos en materia de TIC del Sector y preparar un enfoque integrador del Sector. El funcionario encargado de la gestión de los conocimientos que se nombrará en cada oficina regional deberá también participar en el proyecto relativo a las TIC. El uso de la tecnología para promover la labor del Sector constituye una medida importante que deberá adoptarse inmediatamente, ya que representa la participación del mismo en la aplicación de las TIC en la enseñanza. Esos esfuerzos iniciales se realizarán reorientando al personal actual del Sector y creando nuevos puestos en las oficinas regionales.

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