Archivo Histórico de la Pontificia Universidad Católica de Chile: un desafío para las Bibliotecas UC

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1 Archivo Histórico de la Pontificia Universidad Católica de Chile: un desafío para las Bibliotecas UC Jaqueline Ortiz Lazcano Archivo Histórico de la Pontificia Universidad Católica de Chile (PUC) Alcance de la presentación. Esta presentación explora las diversas etapas por la que fue pasando el Archivo Histórico de la Pontificia Universidad Católica de Chile, al ser traspasado a Bibliotecas UC, desde el levantamiento de información hasta los inicios de la automatización del mismo, los trabajos realizados y los problemas encontrados. Identificación, historia y alcance del Archivo Histórico. El Archivo Histórico UC fue creado en 1988, antes de esa fecha los documentos se encontraban almacenados en la Rectoría sin ningún tipo de tratamiento. Ya en 1985 la Universidad solicitó ayuda al Sistema de Bibliotecas de la época, para realizar un plan de trabajo que permitiera ordenar y clasificar los documentos. Es así como se comenzó a trabajar en este proyecto en 1987 y en 1989 se transformó en Dirección de Archivos, dependiendo de la Secretaría General. En el año 2013 y después de diversas gestiones, el Archivo fue traspasado a Bibliotecas UC. Situación del Archivo Histórico Durante el año 2013 se realizó una investigación histórica sobre el Archivo, ya que se necesitaba descubrir su organización y estructura, porque no había información al respecto. Esto es considerado la primera etapa del Proyecto Archivo Histórico UC. 1

2 En paralelo se comenzó a realizar un inventario de los documentos del archivo. Actualmente estos materiales abarcan un período de 5 rectorados, desde la fundación de la Universidad en 1885 hasta el rectorado de Jorge Swett en Una vez realizada la tarea de inventario de los documentos se procedió a implementar en una primera etapa, el Archivo UC como un servicio integrado dentro del sitio web de Bibliotecas UC, ofreciendo cuatro servicios en línea: a) Inventario de colecciones b) Información sobre rectorados y principales hitos de cada período c) Galería de fotos d) Solicitud de documentos En el año 2014 comienza la segunda etapa del Proyecto, cuyos objetivos fueron procesar la documentación bajo las normas internacionales de archivística, en este caso ISAD G, digitalizar, seleccionar una plataforma computacional y perfilar el servicio que se brindará. En esta etapa se realizó una descripción documento a documento, con un total de 140, comenzando con el período fundacional de la Universidad que va desde 1885 a Es importante señalar que gran parte de esta documentación es fotocopia, ya que nuestra Universidad al pertenecer a la Iglesia Católica los originales se encuentran en el Arzobispado de Santiago. Para llevar a cabo este proceso se tomó como base el inventario de colecciones, además de una revisión exhaustiva de cada documento para agregar información faltante y que es básica para la descripción según ISAD G. A fines de 2014 se conformó un equipo de trabajo multidisciplinario para trabajar en el Archivo UC. Se abordó el Proyecto desde cuatro frentes: 1) Comité de archivo 2) Infraestructura 3) Procesos y flujo de información 4) Experiencia de usuario 2

3 De esta forma se fijó tareas mensuales para cada frente, de manera tal de ir avanzando de forma más rápida y ordenada en el desarrollo del proyecto. La Dirección de Informática de la Universidad y la Unidad de Tecnologías de Información (UTIB) de Bibliotecas UC realizaron un estudio para seleccionar el software que alojaría nuestro archivo. Las principales características que se buscaba fueron que el software pudiera integrarse con facilidad a la plataforma de Bibliotecas UC y que su funcionalidad fuese la adecuada. Se analizaron softwares existentes en el mercado tanto gratuito como comercial. Inicialmente se había seleccionado Digitool, que pertenece a la misma familia del software implementado por Bibliotecas UC, lo que significaba además una ventaja de integración. Esta alternativa fue descartada pues el proveedor informó que ese producto sería descontinuado; como segunda opción se seleccionó Rosetta, alternativa que también se descartó por su elevado costo. Finalmente se optó por DSpace. Seleccionado el software para el archivo se comenzó a trabajar en los metadatos para poblarlo. Para esto se realizó un mapeo de conversión de ISAD G a Dublin Core que es el formato que se utiliza en DSpace. Otra tarea importante fue la digitalización, en una primera etapa se digitalizó algunos documentos originales que se encuentran en el Arzobispado y otros con una empresa externa, pero luego por el valor de la documentación se tomó la decisión de hacer el trabajo internamente. Se adquirió un escáner para dicha tarea, y se capacitó a cuatro asistentes de biblioteca para realizar la digitalización. Previo a esto se trabajó en la foliación de los documentos para llevar un orden tanto en la digitalización como en las cajas donde se encuentran almacenados. Se determinó escanear en dos formatos TIFF a 600 dpi y PDF a 300 dpi. Una vez realizada la tarea, la bibliotecaria encargada hacía el control de calidad de la digitalización. Finalmente se trabajó en el último frente de este proyecto que es la experiencia de usuario, haciendo una revisión de los contenidos y el diseño de la página web, así como también la difusión del archivo a la comunidad UC. 3

4 Desafíos de implementación El primer desafío al que se vio enfrentado Bibliotecas UC fue el de integrar a su colección este material tan particular y completamente diferente a lo que se tenía, manteniendo el principal objetivo del Archivo que es conservar la identidad y patrimonio histórico de una de las universidades con más trayectoria del país, además de ofrecer a la comunidad UC, un acceso eficiente y expedito a esta valiosa información. Otro gran desafío es que el hecho de integrar el archivo a Bibliotecas UC repercute en el desarrollo de este proyecto principalmente en lo referente a los recursos humanos y su falta de experiencia en el tema de archivos y por otra parte el tiempo de dedicación a esta tarea. Por eso Bibliotecas UC se ha preocupado en capacitar a bibliotecarios en el área de la archivística, ya sea en cursos como en participación en congresos y seminarios especializados. Uno de los problemas que surgió durante la implementación del archivo fue la descripción documental, ya que fue un proceso largo que demoró varios meses por diversos motivos, principalmente por los recursos humanos disponibles para el procesamiento y segundo la complejidad de la documentación, debido a la caligrafía y el formato de fotocopia que en algunos casos impedía leer con claridad, esto sumado a la temática de los documentos, ya que al desconocer el contexto de ellos, se debía leer casi en su totalidad para poder comprender su contenido. Situación actual. Actualmente el Archivo Histórico UC se encuentra integrado como un servicio dentro de la amplia gama de recursos de información que ofrece Bibliotecas UC, pero aún quedan grandes desafío por delante, por una parte el procesamiento de la documentación restante que va desde 1921 a 1984, y por lado tenemos pendiente la infraestructura física del 4

5 Archivo UC, hasta el momento se tomó la decisión de trasladarlo a la Biblioteca San Joaquín, pero bajo qué condiciones y por cuánto tiempo aún es un tema que no está resuelto. Además, Bibliotecas UC posee otros materiales patrimoniales de gran valor que serían un tremendo aporte para la comunidad el poder ingresarlos a la colección. Esperamos que una vez que el Archivo UC esté posicionado dentro de la comunidad como un servicio eficiente con valor patrimonial e histórico, capture la atención de las autoridades y se genere la instancia para la creación de políticas de gestión de archivos, de manera de poder continuar trabajando en el desarrollo del archivo con mayores recursos. 5

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