ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

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1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA ACTUALIZACION Y SOPORTE TECNICO AL SISTEMA R- FAST DE LA FACTURACION HOSPITALARIA DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DE BARRANCABERMEJA. Se procede a elaborar los ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS, que contiene la exposición de las razones de conveniencia de la contratación y las necesidades que se satisfacen con ésta, incluyendo si es necesario, la elaboración de cualquier tipo de estudios, diseños y proyectos requeridos en aras de aportar al cumplimiento del objeto institucional y legal de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO BARRANCABERMEJA. 1. MARCO LEGAL La Ley 100 de 1993 artículo 195 trata del Régimen de Funcionamiento de las Empresas Sociales del Estado, específicamente de su Régimen Jurídico, en su numeral 6º establece En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar clausulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. ; esto es claramente establecido dentro del Acuerdo del Concejo Municipal de Barrancabermeja No. 072 de 1999 Por medio del cual se crea la Empresa Social del Estado Barrancabermeja cuando al tenor de su artículo 34º define el Régimen Jurídico de los Contratos que celebre la ESE. En el mismo sentido quedo establecido lo pertinente a través del artículo 76º del Acuerdo de Junta Directiva No. 01 de marzo de 2000, por el cual se adopta el Estatuto de la Empresa Social del Estado Barrancabermeja. De igual forma encontramos que el Acuerdo de la Junta Directiva No. 08 de 2005, Por medio del cual se adopta el manual de contratación en sus considerandos hace referencia al Decreto 1876 de 1994, el cual establece y reitera en el artículo 16º del mismo que las Empresas Sociales del Estado en materia contractual se regirán por las normas del derecho privado y estarán sujetas a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia, esto lo desarrolla posteriormente el Acuerdo No. 018 de 2011, y el Acuerdo 003 de 2014 por medio del cual se adopta el Estatuto de contratación de la Empresa Social del Estado Barrancabermeja. La Ley 1150 de 2007, a través de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993, en su artículo 13º estableció los Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la Administración Pública, siendo esta la situación concreta aplicable a la ESE Barrancabermeja, indicándole con toda claridad que dicha entidad pública en desarrollo de su actividad contractual debe dar aplicación a los Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal establecidos en los artículo 209 y 267 de la Constitución Política y estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la Contratación Estatal. Vale la pena señalar taxativamente los Principios de la Función Administrativa los cuales son: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; igualmente debemos mencionar que la Gestión Fiscal, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad, y la valoración de los costos ambientales. Finalmente, hacemos referencia, a fin de determinar el marco legal aplicable al presente documento, propio de la actividad contractual de la ESE Barrancabermeja, al artículo 13º del Manual de Contratación de la ESE Barrancabermeja: ARTÍCULO 13º. Requisitos previos para la convocatoria simple de ofertas.- Como requisitos previos para la celebración de contratos por la modalidad de convocatoria simple de ofertas se requiere: la solicitud por parte de la oficina gestora de la necesidad a contratar, que contenga como mínimo: la descripción de la necesidad que la ESEB pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, la determinación del probable costo del objeto a contratar, factores de selección y requisitos habilitantes; obtener el certificado de disponibilidad presupuestal; hacer la invitación y publicarla en la página web de la entidad como mínimo dos (2) días hábiles.

2 La modalidad de selección que se aplicara en el proceso para la prestación de servicios para la actualización y soporte técnico al sistema r-fast de la facturación hospitalaria de la empresa social del estado de Barrancabermeja, se encuentra regulada en el artículo 12º manual de contratación de la entidad, definida como convocatoria simple de ofertas en cuyos contratos la cuantía supere los (150) SMMLV. Descripción del requerimiento. 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Para una Empresa cuyo objeto legal es la Prestación de Servicios de Salud, siendo éste un Servicio Público que forma parte del Servicio Público de Seguridad Social a cargo del Estado, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, constituida para atender las necesidades en salud en un municipio con una población de alrededor de habitantes, con la problemática que actualmente enfrentamos, con un presupuesto para el 2014 aproximado de Quince (15) mil millones de pesos, de los cuales el 92% de sus ingresos corresponden a la prestación de servicios de salud, le resulta imperioso, necesario e impostergable, cumplir con la elaboración de los informes y requerimientos que las autoridades de salud y entes de control exigen para evitar sanciones. En este orden de ideas para el logro de los objetivos de la ESE Barrancabermeja están establecidos los postulados legales y reglamentarios que se traducen en la posibilidad concreta de celebrar los contratos que sean convenientes para los usuarios y para la Empresa. Los objetivos a alcanzar están expresamente señalados en el artículo 4º del Dto. 1876/94: ARTICULO 4o. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO. Son objetivos de las Empresas sociales del Estado los siguientes: a) Producir servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito. b) Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa Social, de acuerdo a su desarrollo y recursos disponibles pueda ofrecer. c) Garantizar mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y financiera de la Empresa Social. d) Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas Naturales o Jurídicas que los demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado. e) Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus Servicios y funcionamiento. f) Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la Ley y los reglamentos. Dado que la actividad administrativa de nuestra empresa se encuentra enmarcada por los principios de economía, eficiencia y eficacia, es preciso que la ESE Barrancabermeja propenda por la ejecución de sus fines y objetivos en una forma ordenada y racional. Siendo enormes las necesidades públicas y escasos los recursos destinados a su satisfacción, nace la exigencia de seleccionar las prioridades hacia las cuales se deben orientar los esfuerzos de la entidad. Es así como aparece la planificación y su herramienta financiera la cual es el Presupuesto, como marco de la gestión contractual de la ESE. La Entidad, a través de su presupuesto orienta su política de funcionamiento e inversión, y establece programa de obras, servicios y fomento a la eficiencia lo que constituye una parte fundamental del Plan, todo dirigido a la consecución de sus fines.

3 La Empresa Social del Estado Barrancabermeja tiene como objetivo la prestación de servicios de salud de primer nivel a la ciudadanía de Barrancabermeja y sus alrededores, sin embargo la prestación de dicho servicio requiere de herramientas que soporten dichos proceso y permitan demostrar y facturar a las diferentes entidades promotoras de salud con las cuales se contrata, la atención a dichos usuarios, en los últimos años la empresa ha venido trabajando conjuntamente unas herramientas para lograr sus objetivos, sin embargo debido a los avances tecnológicos y cambios en la normatividad vigente en el ministerio de la protección social se hace necesario contar con un soporte tecnológico que permita tener actualizado y operando correctamente dichas herramientas, las cuales con el paso del tiempo y debido a su uso y nuevos requerimientos son sometidas a cambios en arquitectura presentación y modelo de negocio según los requerimientos, esta labor solo puede ser llevada a cabo por la empresa desarrolladora quien cuenta con el conocimiento y recursos suficientes para realizar este tipo de ajustes. Actualmente se encuentran detectados algunas inconsistencias y errores al momento de la ejecución del sistema R-FAST, el cual es utilizado para el proceso de facturación, y requiere mantenimiento y soporte técnico del mismo, para que el proceso de facturación no se afecte directamente la cadena de valor de la empresa. Necesidades: Actualizar la licencia de mantenimiento. Contar con soporte técnico, y así obtener derechos a las actualizaciones realizadas al software en cuanto a normatividad o por mejoras en el mismo. Contar con soporte técnico para realizar ajustes y correcciones que se desea incluir en el sistema de acuerdo a nuestras necesidades. Contar con versiones para aplicaciones móviles, las cuales generarán beneficios para nuestra empresa, ya que podríamos tener facturación en tiempo real de las actividades extramurales o donde se requiera. Poder modificar tablas del sistema, cuando existan problemas en caso de duplicidad en prestadores, ya que esto debe ser solicitado directamente a los ingenieros de r-fast para la cual debemos tener la póliza vigente. En meses anteriores se detectó que cuando se imprimía una factura el número del Nit de la empresa responsable del pago de la factura no imprimía correctamente, ya que agregaba dos caracteres adicionales (-1 o -2) lo que generó devoluciones de facturas por error en el Nit, para corregirlo se hizo necesario cambiar los ejecutables de los clientes del sistema y hacer las pruebas del caso para corregirlo. Se ha presentado en varias ocasiones que adicional a la ventana emergente donde informa del vencimiento de la póliza, el sistema en algunos centros de salud no ha permitido el ingreso a los usuarios, haciéndose necesario tomar alternativas y pruebas que lograr reestablecer el acceso al mismo. Los clientes (equipos locales) ya no trabajan para remediar se debe reinstalar la aplicación completa y registrarla seguidamente, soporte que ya no tenemos. Teniendo en cuenta las necesidades que se presenta al momento de trabajar con este sistema se hace evidente la contar nuevamente con el soporte técnico que brindan los desarrolladores de R-FAST para poder actualizar nuestro sistema y poder cumplir a cabalidad los objetivos de cada uno de los procesos involucrados. Forma de satisfacer la Necesidad requerida. En virtud de la descripción del requerimiento descrito anteriormente, se hace necesario e imprescindible adelantar contratación a través de un contrato de prestación de servicios, para lo cual debe cotizar: ITEM DESCRIPCION VALOR VALOR +IVA 1 Actualizar la instalación del sistema de facturación RFAST en los equipos de los puestos de salud y el servidor asignado por la entidad TOTAL

4 3. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD (ACTIVIDADES) En atención a que la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO BARRANCABERMEJA, requiere el suministro antes descrito el contratista se debe comprometer a: 1) Actualizar la instalación del sistema de facturación RFAST en los equipos de los puestos de salud y el servidor asignado por la entidad (Actualizaciones en el sistema por cambios de normatividad, Actualizaciones por ajustes y correcciones al sistema, Actualizaciones a nuevas versiones de los componentes y módulos adquiridos. 2) Realizar asistencia con soporte remoto o telefónico (24/7) según la situación del sistema de facturación o cuando sea solicitada por los funcionarios con una duración de 6 meses. 3) Designar un ingeniero administrador permanente encargado de la vigilancia implementación y entregas parciales del mismo. 4) Realizar capacitación al personal encargado del área de facturación. 5) Una visita preventiva durante la vigencia del contrato, sin costo adicional. 6) Una capacitación total de los componentes contratados a los funcionarios de la institución. 7) Presentar cuenta de Cobro anexando copia del presente contrato. Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. 8) Cumplir con las obligaciones frente al sistema integral de seguridad social mensualmente (Salud y Pensión). 9) Pago de estampillas departamentales. 10) Presentar el pago se seguridad social (salud y pensión) con cada cuenta de cobro y/o factura. 4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 4.1 OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA ACTUALIZACION Y SOPORTE TECNICO AL SISTEMA R-FAST DE LA FACTURACION HOSPITALARIA DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DE BARRANCABERMEJA. 4.2 PLAZO DE EJECUCIÓN: Seis (6) MESES, a partir del acta de inicio en el domicilio contractual de las partes será el Municipio de Barrancabermeja. 4.3 VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato se acuerda en la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS ($ ) MCTE, pagaderos así: Un primer pago de 30% una vez se realice la actualización del sistema de facturación RFAST en los equipos de los puestos de salud y el servidor asignado por la entidad, y un último pago una vez se realice la capacitación y visita para el complemento del servicio, previa certificación y acta suscrita con el supervisor. 5. SOPORTE ECONOMICO Y PRESUPUESTAL El gasto relacionado con la celebración del contrato de prestación de servicios se cancelará con cargo al rubro presupuestal para la vigencia fiscal del 2014 GF ANALISIS DE LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS Para efectos del presente numeral se entenderá las siguientes categorías de riesgo: PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. : Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. : Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. ASIGNACIÓN DEL : Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.

5 ANALISIS DEL ASIGNACIÓN DEL ASIGNACIÓN DEL COMERCIAL DESCRIPCIÓN El riesgo comercial supone que el contratista realiza sus propios análisis para determinar el precio final, por lo tanto, el riesgo comercial debe ser asumido por el contratista desde la formulación de su oferta con la garantía de seriedad de la oferta y se extiende máximo hasta la culminación del plazo de ejecución. CONTRATISTA En la minuta del contrato a suscribirse por la partes se deberá establecer con precisión que los precios ofrecidos en la oferta económica se mantendrán sin ninguna variación y sin ningún reconocimiento por variaciones del mismo o por error en la elaboración de la oferta. Si se le solicito propuesta económica al contratista y la misma fue aceptada por la entidad estatal, el contratista al formular su oferta debe garantizar que conservará los precios ofrecidos hasta la culminación del plazo de ejecución y por ello no podrá reclamar desequilibrio económico, así después detectó que pudo cometer un error en la formulación de la oferta económica, no puede alegar su propio culpa para que le restablezcan la ecuación económica del contrato. TRIBUTARIO La entidad estatal al momento de celebrar el contrato deberá indicar la relación de impuestos nacionales, departamentales o municipales vigentes y dejar constancia que todos aquellos tributos, tasas o contribuciones que se generen antes de la presentación de la oferta, queden incluidos en la misma. CONTRATISTA En la minuta del contrato a suscribirse por la partes se deberá consagrar una cláusula que estipule expresamente que el contratista no podrá reclamar ningún mayor valor como consecuencia de su desconocimiento de la existencia del tributo, tasa o contribución generado antes de la presentación de su oferta. Los tributos, tasas y contribuciones que hayan sido aprobados por las respectivas corporaciones públicas, solo serán asumidos por los contratistas si dicha aprobación se surtió con anterioridad a la presentación de la oferta y ellos no podrán con posterioridad demandar un posible desequilibrio económico del contrato, por cuanto tienen la carga de haber conocido de su existencia al momento de formular su propuesta. Sólo si el tributo, tasa o contribución se aprueba por la respectiva corporación pública con posterioridad a la presentación de la oferta, sería la entidad estatal en virtud del principio de solidaridad constitucional que repararía hasta el punto de no perdida al contratista en aplicación del numeral 1º del artículo 5º de la ley 80 de FINANCIERO DEVALUACIÓN DEL PESO COLOMBIANO. Debido a las reglas de la economía, el peso colombiano sufre de la pérdida de su poder adquisitivo, por lo tanto, al momento con la presentación de la oferta económica y de celebrar el contrato, se debe dejar constancia que el contratista al realizar sus cálculos incluyó la pérdida del poder adquisitivo o el fenómeno de devaluación del peso colombiano, de tal manera que presentada la oferta, el contratista asume este fenómeno y durante la ejecución del contrato no podrá presentar reclamaciones sobre este concepto.

6 ASIGNACIÓN DEL ASIGNACIÓN DEL NIT CODIGO PRESTADOR CONTRATISTA En la minuta del contrato deberá dejarse una cláusula en donde se señale que la devaluación del peso colombiano es una contingencia estudiada por el contratista al momento de formular su oferta, por lo tanto, la entidad estatal no reconocerá suma alguna derivado de la pérdida del poder adquisitivo de la propuesta presentada por el contratista. Si bien la devaluación del peso colombiano es una constante que se ocasiona de manera mensual y así lo certifica el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), el contratista debe realizar su análisis financiero a fin de determinar cómo conserva el valor de su oferta sin que se deprecie, de tal manera que cuando presente su propuesta al Estado, ya incluya esta variable. De igual manera le permite hacer propuestas sacrificando este componente con el fin que le adjudiquen el contrato y de esta manera asumiendo el riesgo devaluativo de nuestro peso. DE INCUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION DE PAGO POR PARTE DE LA ENTIDAD ESTATAL En el evento que las partes hayan acordado que la entidad estatal tendría un plazo para el pago de sus obligaciones; superado ese plazo, la entidad estatal se encuentra en un estado de incumplimiento de sus obligaciones que pueden derivar en una afectación del equilibrio económico del contrato, por lo tanto se propone para su restablecimiento, que las partes mediante acuerdo de voluntades definan la tasa que se aplicaría para reconocer intereses moratorios. ENTIDAD ESTATAL En la minuta del contrato deberá dejarse una cláusula en donde se señale cual será el plazo que tendrá la entidad estatal para el cumplimiento de su obligación de pago y adicionalmente que tipo de interés le reconocería la entidad estatal en caso de no cumplir el pago dentro del plazo estipulado. En caso que las partes no definan la tasa de interés moratorio, el numeral octavo del artículo cuarto de la ley 80 de 1993, establece que será el doble del interés civil. Las entidades estatales cuando suscriben contratos estatales, dentro de sus obligaciones principales se encuentran la de pagar dentro de un plazo previamente establecido en el contrato. Si la entidad estatal no paga dentro del plazo convenido se genera una mora en el pago que puede afectar al contratista hasta el punto de romper la ecuación económica del contrato; por lo tanto, las partes pueden precaver este litigio colocando fórmulas dentro del contrato, en donde a través del reconocimiento de interés moratorios, se pueda mantener la ecuación económica del contrato sin que se vea afectado el interés del contratista. De acuerdo con el artículo 34º del Acuerdo 018 de 2011, mediante el cual de adopta el manual de contratación de la Empresa, en virtud de la cuantía y objeto, se requiere garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con la suscripción del contrato; es por esto que se hace necesario para el caso particular de la Prestación de Servicios, que el contratista constituya garantía única que ampare a la institución frente a hechos constitutivos de incumplimiento, requiriéndose exigir la póliza de CUMPLIMIENTO y CALIDAD DEL SERVICIO.

7 7. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO Con el presente estudio se determinó que la Empresa Social del Estado Barrancabermeja debe contratar por la modalidad de Convocatoria Simple de Ofertas, un contrato prestación de servicios para la actualización y soporte técnico al sistema R-fast de la facturación hospitalaria de la empresa social del estado de Barrancabermeja, dadas las características del objeto del contrato, circunstancias y las calidades del contratista, y en consideración a la Cuantía. Dado en Barrancabermeja el 25 de Junio de (ORIGINAL FIRMADO) LILIA DEL SOCORRO VILLEGAS LEBOLO Profesional Especializado Financiero

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